Analiza situacije: opcije, značajke, faze i rezultati analize

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Voditelji su često prisiljeni donositi odluke ne u skladu s postojećim planom, već na temelju trenutne situacije. To se događa iz raznih razloga. Glavni zadatak menadžera je analizirati situaciju, razviti i usvojiti najoptimalniji smjer djelovanja u rješavanju nastalih problema.

Što je ovo

Analiza situacije je način obrade informacija koji ih prvo dijeli na dijelove, a zatim pažljivo ispituje svaki element pojedinačno kako bi pronašao problem i riješio ga. Na primjer, dobit poduzeća može se smanjiti zbog povećanja troškova ili zbog smanjenja prihoda, povećanja potraživanja i drugih čimbenika. Kako bi se utvrdilo koji je čimbenik utjecao na promjenu dobiti, potrebno je proučiti te čimbenike.

Tek nakon što se utvrdi uzrok, donositelj odluke (DM) će moći razviti akcijski plan i riješiti problem. U svrhu analize situacije, ovlaštena osoba okuplja tim stručnjaka koji objedinjuje podatke i provode analitičkeprocedure, svaki u svom području stručnosti i vještina.

Tko radi analizu

Analizu konkretnih situacija ne provodi jedna osoba, već nekoliko grupa. Vodi ih menadžer ili donositelj odluka (DM). Tim se sastoji od:

• Stručnjaci prve razine. Oni prikupljaju i obrađuju primarne informacije.
• Stručnjaci druge razine. Pregledajte izvješća i razvijte ideje za rješavanje problema.
• Analitička grupa. Ispituje ideje koje su stručnjaci druge razine razvili i odabire najrealnije, s njihove točke gledišta, opcije za razvoj događaja. Analitičari razvijaju poslovne strategije i strategije rješavanja problema.
• Donositelj odluke od predloženih opcija razvojne strategije bira onu koja je, po njegovom mišljenju, najprikladnija za rješavanje problema u trenutnoj situaciji. On snosi punu odgovornost za ovo.

Samo velika tvrtka može si priuštiti obavljanje velikih poslova koristeći nekoliko grupa stručnjaka. U većini slučajeva, čelnik tvrtke provodi analizu situacije uz sudjelovanje jedne grupe - stručnjaka iz odjela. Poslove druge grupe i analitičara obavljaju ljudi koji su članovi uprave tvrtke, računovođe, marketingaši i inženjeri. Okupe se na poslovnom sastanku, razgovaraju o situaciji i traže rješenja za probleme.

Zbornik

Analiza počinje utvrđivanjem odstupanja poslovanja tvrtke od planiranih. Na primjer, u izvještajnom tromjesečju otkriveno je smanjenje prihoda za 30%, a menadžer ne može objasniti razlogeovu razinu pada. U tom slučaju trebao bi okupiti skupinu stručnjaka i proučiti situaciju. Proces se sastoji od sljedećih faza analize situacije:

1. Identifikacija odstupanja indikatora - identifikacija problema.
2. Organizacija grupe stručnjaka od strane voditelja.
3. Dodjela svakom stručnjaku stranice za rad.
4. Prikupljanje informacija po odjelima.
5. Stručnjaci obrađuju primljene informacije koristeći svoja specijalizirana znanja i vještine.
6. Priprema izvješća o napretku od strane stručnjaka.
7. Proučavanje ovih izvještaja od strane pročelnika, rasprava na glavnoj skupštini o sadržaju izvješća.
8. Razvijanje rješenja problema i primjena jednog ili više njih u praksi.

Priprema za izvješće i njegovu prezentaciju

Voditelji su uvijek zauzeti poslom, tako da nemaju vremena za čitanje dugih podužih izvještaja. To sugerira da bi informacije u izvješću trebale biti predstavljene kratko, sažeto i po mogućnosti na vizualan i prikladan način. Bolje je da izvješće umjesto stotina ispisanih stranica i brojčanih stupaca sadrži grafikone, dijagrame, rezultate proračuna i mišljenje stručnjaka koji je proveo analizu u određenom području. Naravno, izvješće treba navesti izvore informacija i najvažnije pokazatelje koji su, prema mišljenju stručnjaka, uzrokovali odstupanje u radu tvrtke. Stoga, prije nego što takva situacija nastane, treba razraditi tehnologiju analize problematičnih situacija. Tvrtka mora imati računala s posebnim softverom zarješavanje sličnih problema.

Prezentacija svakog izvješća ne bi trebala trajati više od 15 minuta kako se proučavanje i rasprava o rezultatima analize stanja ne bi odužila nekoliko dana. Izvještaji moraju biti činjenični i informacije moraju biti aktualne u vrijeme pripreme i prezentacije.

Što voditelj radi s primljenim informacijama

Dobijanje rezultata analize situacije u obliku izvješća samo je pola bitke. Nadalje, te bi informacije trebao proučiti i analizirati čelnik tvrtke. I tu mnogo ovisi o njegovom znanju i iskustvu. Istodobno, iskustvo ne znači samo njegovo osobno iskustvo, već i koliko dobro zna kako su se slične situacije rješavale u drugim poduzećima. Upravitelj se obično sastaje s drugim menadžerima i stručnjacima, uključujući one koji su bili uključeni u analizu terena i izvješćivanje, prije donošenja konačne odluke.

Kakve situacije postoje

Problematične situacije su standardne i nestandardne. Za rješavanje standardnih problema menadžeri koriste metode analize situacije po analogiji. Odnosno, uspoređuju podatke koje imaju o drugim poduzećima s onima koji su dobiveni kao rezultat istraživanja njihove tvrtke. Ako su situacije slične, onda koriste iste metode za rješavanje problema.

Ako je situacija nestandardna, primijenite metode analize konkretnih situacija. Za to se koriste različiti računalni programi za modeliranje mogućih razvojnih mogućnosti, izvođenje proračuna, dinamiku proučavanja itd. Da bi to učinio, upravitelj može koristiti posebne računalne simulacijske programe na temelju unesenih podataka. Na primjer, Project Expert se koristi ne samo za izradu poslovnih planova, već i za predviđanje rada postojećih poduzeća.

Problem se može riješiti bez pomoći računalnih programa, ali to će zakomplicirati ionako složene izračune. Osim toga, stručnjaci će morati nacrtati grafikone i dijagrame kako bi pripremili izvješće. Trebat će puno vremena. Upravitelj ne smije koristiti poseban softver, ali samo u slučaju kada je modeliranje na računalu nepraktično. Na primjer, u slučaju više sile, ako trebate brzo djelovati i rješenje ne ovisi o prošlom stanju stvari ili dinamici. U isto vrijeme, količina i kvaliteta dolaznih informacija nisu dovoljni za izgradnju modela na računalu.

Brainstorming kao metoda rješenja

U teškim situacijama, kada menadžeru treba izvanredno rješenje složenog problema, može posegnuti za ovom metodom analize konkretne situacije – okupiti sve stručnjake, voditelje odjela i dogovoriti "brainstorming". Bit ove metode je da svaki sudionik sastanka iznese svoje mišljenje o mogućem uzroku problema i načinu njegovog rješavanja. Pravo na izražavanje mišljenja i ideja ima svatko, a nitko od sudionika, prema pravilima, ne smije biti sarkastičan prema mišljenju drugih.

Prirodno je da se rasprava o problemu odvija u okviru poslovnog bontona iprijavi se. Međutim, odluku ipak donosi pročelnik ili za to imenovana osoba. Kao rezultat brainstorminga, menadžer će dobiti nekoliko vrijednih ideja odjednom. Takva analiza ima i prednosti i nedostatke. Glavni plus su brzina i veliki broj opcija, minus je što takva analiza situacije ne odražava uvijek stvarno stanje stvari i često pati od nedostatka objektivnosti.

Problemi modeliranja događaja

Glavni problem tehnologije analize slučajeva je taj što stručnjaci moraju raditi s velikim količinama informacija, što može uzrokovati pogreške. Problem u modeliranju razvoja događaja predstavljaju i velike količine podataka koje je potrebno obraditi u kratkom vremenu. Ili će analiza potrajati puno dulje i rezultat će izgubiti relevantnost, ili će se zbog ograničene količine informacija rezultati analize dobiti s visokim stupnjem izobličenja. Kao rezultat toga, model može u najboljem slučaju biti neučinkovit, u najgorem - dovesti do bankrota.

Tri glavna čimbenika utječu na učinkovitost analize. To su kvalifikacije stručnjaka, količina informacija koje može obraditi i vrijeme na raspolaganju za analizu situacije.

SWOT analiza

SWOT-analiza je proučavanje i procjena snaga i slabosti poduzeća, kao i njegovih mogućnosti za razvoj i prijetnji s kojima se suočava ili bi se moglo suočiti. Ispod je matrica za provođenje SWOT analize.

Gornja lijeva ćelija označava snage i mogućnosti koje tvrtka ima i koje su identificirane tijekom praćenja i u prvoj fazi analize situacije. Primjer bi bila situacija u kojoj se saznalo da tvrtka ima monopolski položaj na tržištu proizvodnje određenih proizvoda, a zbog određene tehnologije koju posjeduje može ih proizvoditi i jeftinije. Analiza će pomoći da se utvrdi o kakvoj se vrsti proizvoda radi prije nego što konkurenti uđu na tržište.

Gornja desna ćelija označava snage i prijetnje. Na primjer, za neke od osnovnih proizvoda tvrtke od kojih ostvaruje najveću dobit, pojavilo se nekoliko konkurentskih tvrtki koje proizvode slične proizvode i prodaju ih jeftinije.

Donja lijeva ćelija navodi nedostatke i mogućnosti poduzeća. Na primjer, unatoč visokoj cijeni, proizvod koji proizvodi tvrtka je tražen.

Donja desna ćelija označava slabosti i prijetnje. Prvi može biti visoka cijena proizvoda ili njihova niska kvaliteta, a kao prijetnje - radnje konkurenata ili solventnost potrošača. Kako izgleda SWOT analiza može se vidjeti u gornjoj tablici.

Prednost SWOT analize pri analizi i procjeni situacije je u tome što omogućuje procjenu ne samo unutarnjih, već i vanjskih čimbenika, koji mogu biti čak i značajniji od internih.

Faktorska analiza

Faktorska analiza je metoda analize situacije koja uključuje izradu izračuna na temeljupodatke o radu poduzeća i izgradnju multifaktorskog modela postojećeg stanja i daljnjeg razvoja poduzeća. Obično se ova metoda koristi u procjeni financijskog stanja poduzeća. Izračunavaju se pokazatelji kao što su likvidnost, profitabilnost, financijska snaga i vjerojatnost bankrota.

Analiza slučaja

Ovo je metoda analize kada se, nakon čitanja izvješća o trenutnom stanju poduzeća, sudionici sastanka dijele u grupe i razilaze se na grupnu raspravu o primljenim informacijama. Nakon toga se ponovno sastaju, a svaka grupa iznosi svoje ideje u javnu raspravu.

Prosječna veličina grupe je tri do sedam osoba. Svoje ideje mogu izraziti i na glavnoj skupštini i izravno osobi koja mora donijeti odluku. Analiza slučaja uključuje opis problema, njegovu usporedbu sa sličnim slučajevima i rješenje. Odnosno, grupe bi trebale reći kako vide situaciju, kako im ona izgleda i koje korake treba poduzeti da se problem riješi.

Procjena dobivenih rezultata

Nakon provođenja aktivnosti razvijenih kao rezultat analize situacije, potrebno je izvršiti evaluaciju ovih rezultata, odnosno ponovnu analizu. Samo u ovom slučaju se ne provjerava stanje poduzeća, već učinak nakon što su rješenja implementirana u praksi. Da biste to učinili, koristite metodu usporedbe onoga što je bilo prije i poslije promjena.

Uloga analize u radu tvrtke

Bez redovite fizičke analize situacijenormalan razvoj poduzeća je nemoguć. Menadžer uvijek treba biti svjestan onoga što se događa i biti u stanju odrediti ne samo stanje poduzeća, već i izglede za njegov razvoj. Pomaže ne samo otkriti koji su nedostaci u radu poduzeća, već i identificirati vanjske prijetnje i prilike za povećanje njegove konkurentnosti i razvoja. Međutim, to se mora učiniti brzo i uz minimalne troškove. Promptna analiza omogućuje održavanje financijske stabilnosti tvrtke, utvrđivanje postojećih nedostataka u radu i pronalaženje rezervi za njihovo otklanjanje. Ubuduće će menadžer moći koristiti pogodnosti koje mu daju iskustvo i znanje stečeno kao rezultat rada.