Strategija operativne učinkovitosti: koncept, sveobuhvatan pristup, faze razvoja i rezultati

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Sjetite se poznatog "Brzo, visokokvalitetno, jeftino: odaberite dva." Ispunjenje triju međusobno isključivih želja u isto vrijeme smatralo se nemogućim u načelu. Sada se moramo riješiti ovog stereotipa.

Strategija operativne učinkovitosti usmjerena je upravo na poboljšanje kvalitete proizvoda bez gubitka vremena i uz minimalne troškove proizvodnje. Ovo je odmak od žurnih poslova i više sile u novo stanje tvrtki čiji naziv još nije dobro uvriježen. To se ponekad naziva "agilnost" u poslovanju, a odnosi se na brzinu, agilnost i agilnost.

Operativna učinkovitost poduzeća je poboljšanje kvalitete proizvoda uz smanjenje troškova. Ovo nije lak zadatak, a postizanje tako ambicioznih ciljeva zahtijevat će strategije i velike promjene u tvrtki.

Ali igra je vrijedna svijeće, jer je glavna prednost najboljih modernih tvrtki sposobnost brzog i adekvatnog reagiranja na vanjske promjene, zadržavajućiovo je optimalna cijena. Tehnologiju za postizanje visoke razine operativne učinkovitosti potrebno je dobro razumjeti.

Nešto je pošlo po zlu. Sve je pošlo krivo

Poduzeće posluje već nekoliko godina s dobrim profitom i stabilnim tržišnim udjelom. Ništa se ne mijenja u sustavu upravljanja, jer “najbolje je neprijatelj dobrog”, a zašto, kad korporativni pokazatelji idu ruku pod ruku s grafikonima inflacije i regionalnom tržišnom statistikom. Sve je dobro.

Dobro, ali ne tako dobro. Jer u ovoj situaciji će se sigurno pojaviti alarmantni simptomi:

• dodatni postupci i regulatorne mjere koje su zastarjele, ali ih nitko nije eliminirao;
• dupliranje poslova po različitim odjelima;
• nedostatak pouzdanih trenutnih informacija o stanju resursa, uključujući i financijske;
• nedostatak planova za optimizaciju troškova i troškova;
• stara oprema, zastarjela tehnologija;
• smanjenje kreativne aktivnosti zaposlenika: jednostavno nemaju vremena.

Takvi simptomi ne mogu dovesti ni do čega dobrog. Nemaju.

Ovo je rezultat:

• država je napuhana, platni spisak katastrofalno raste - članak o plaćama;
• nitko ne kontrolira troškove;
• pojavljuju se suvišni papiri - dokumenti nepotrebnog izvještavanja, neisplative pozicije u izvještajima itd.;
• u skladištima - prekomjerne zalihe, iu financijskim izvještajima - zamrzavanje novca u zalihama;
• raspoloženje zaposlenika podsjeća na opći depresivni sindrom tvrtke,svaka motivacija je prestala djelovati, ostaje samo metoda “ispod štapa”.

Dijagnoza, kao što vidite, nije važna. Najbolje moderno sredstvo liječenja je povećanje operativne učinkovitosti. Idemo dalje na način upotrebe, doziranje i kontraindikacije.

Koncept, nijanse i razlike

Koja je temeljna razlika između standardnih metoda poboljšanja učinkovitosti tvrtke i projektne inicijative "Operativna učinkovitost"?

U operativnom bloku poslovanja tvrtke nikad nema sitnica. Naizgled beznačajna greška na početku ili u sporednoj grani procesnog lanca može dovesti do ozbiljnih negativnih posljedica. Otklanjanje takvih situacija obično je vrlo skupo sa svih stajališta: psihološkog, financijskog, komunikacijskog, itd.

Na primjer, počinjete se ponašati na tradicionalan način i počinjete rješavati problem prekomjernih zaliha u skladištima - smanjiti razinu zaliha gotovih proizvoda. Tražite rješenje unutar tvrtke. A u takvoj situaciji postoji rizik od negativne nuspojave u obliku sukoba s proizvođačima, kojima ste postavili nemoguće zahtjeve za povećanjem brzine puštanja proizvoda u promet.

Nažalost, učinak pokušaja pobjede u jednom području dok gubite u drugom je sveprisutan: strategija za poboljšanje pojedinačnih pokazatelja često dovodi do uvođenja drugog IT programa, kompliciranja poslovnih procesa ili jednostavnog povećanja troškova.

Strategija operacijske sobeučinkovitost podrazumijeva uravnotežen pristup pronalaženju mogućnosti za unutarnje pričuve i njihovu provedbu. To je integracija svih aktivnosti u tvrtki.

Učinkovitost poslovanja nikako nije strategija, vrlo je važno to razumjeti. Strategija se razvija s definiranjem ciljnih pokazatelja, načina za njihovo postizanje, glavnih vektora razvoja. Operativna učinkovitost je u biti taktički alat, to je svakodnevno stanje tvrtke sa stabilnim radom na svim pozicijama.

Sve, odjednom i brzo

Najbolji omjer između troškova i konačnih rezultata rada glavni je uvjet za implementaciju koncepta. Tvrtke koje posluju u ovom formatu obavljaju iste radnje brže, bolje i s minimalnim brojem nedostataka. Upravo je ova kombinacija svojstava snažna konkurentska prednost na tržištu. Budući da neće biti moguće brzo postići visoke pokazatelje uspješnosti. Toliko je skupo. Za implementaciju koncepta potrebni su vam strpljenje, odlučnost, visoke komunikacijske vještine, sam program operativne učinkovitosti i još mnogo toga. Ovi pokazatelji se ne mogu „ukrasti“– neće se nikako koristiti tuđim. Stoga, operativna učinkovitost ima još dva vrijedna svojstva - održivost i dugovječnost.

Dva u jednom: integrirani pristup implementaciji strategije

Ne postoji jasna klasifikacija glavnih pristupa upravljanju organizacijom u gospodarstvu. Nema sumnje da bi to trebalo biti sustavno. Ali izbordostupnih metoda upravljanja može uzrokovati određene poteškoće. Koji je najbolji pristup za povećanje operativne aktivnosti: strukturni, funkcionalni, situacijski, procesni ili projektni?

Čini se da bi hibridno rješenje bilo prikladno i logično: kombinirati dva pristupa. Riječ je o integraciji projektnog i procesnog pristupa. Za njihovo usklađivanje bit će potrebno razviti strukturu operativnih aktivnosti, kreirati i implementirati procese uz jedinstveno izvođenje projekata operativne učinkovitosti. Sve ove radnje nisu nove i suvišne, one su u svakom slučaju potrebne. Stoga se izbor procesa i pristupa projektima čini sasvim prihvatljivim.

Faze razvoja i implementacije

Optimizacija poslovnih procesa organizacije. Ako procesni pristup nije implementiran u poduzeću ili formalno implementiran, ova situacija će se morati promijeniti. Bit će potrebno izračunati i izgraditi optimalne lance djelovanja koji će dovesti do poboljšanja rezultata uz minimalne troškove u vidu materijalnih i ljudskih resursa. Zaposlenici odgovorni za procesnu "filozofiju" u tvrtki trebaju biti posebno dodijeljeni s jasnim opisom funkcionalnih odgovornosti. Izravna podređenost trebala bi biti vrlo visoka - najbolje od svih šef ili prvi zamjenik šefa

• Najvažnija i vrlo obećavajuća komponenta je racionalno korištenje ljudskih resursa. Ovo načelo nipošto nije ograničeno na razumljivoorganizacijska struktura s dobro definiranim funkcionalnim odgovornostima svakog zaposlenika. Riječ je o novim tehnologijama zapošljavanja, upravljanju talentima, novim formatima za obuku i razvoj zaposlenika. Drugim riječima, optimizacija ljudskih potencijala podrazumijeva prije svega visoku kvalitetu tih resursa. To su kompetentni i obrazovani djelatnici.
• Princip "resursa" - pažljiv odnos prema resursima. Danas se često koristi izraz “lean production” koji ne izgleda baš profesionalno. Činjenica je da japanski sustav "lean production" uključuje prilično specifične i stroge zahtjeve kojih mnogi nisu svjesni. Na ovaj ili onaj način, učinkovitost operativnog sustava uključuje problem "resursa". Važna točka koju treba imati na umu je da "pažljiv stav" ne znači uštedu novca, već optimalno korištenje resursa svih vrsta.
• Pratite promjene bilo koje prirode - unutarnje i vanjske. Ovo nije tako jednostavno kao što se može činiti na prvi pogled. Informacije o konkurentima, novim tehnologijama, izmjenama zakona, svađama između šefova odjela, nezgodama u udaljenim skladištima - sve se mora obraditi i prenositi ustaljenim kanalima. Informacijska komponenta treba biti dobro napisana u namjenskom poslovnom procesu.
• Sustav kontrole i računovodstva. Kompetentan tijek izvještavanja u skladu s pravilima klasične birokracije. Koncept birokracije je nezasluženo diskreditiran, znači ispravan tijek rada: "minimum neophodan za prave ljude." procesni pristup, kao iostale promjene treba dokumentirati iz jednog razloga: za praćenje rezultata i promjena u KPI-jima za operacije.

Zadaci za ruske tvrtke

U pozadini stroge regulacije tržišta, sofisticiranijih potrošača, usporavanja rasta BDP-a i mnogih drugih događaja koji ne olakšavaju rast poduzeća, potrebno je jasno definirati opseg. Oni se čak mogu nazvati borbenim, a njihova hitna provedba - front-line aktivnosti. Može se i bez šale, ali pojedinosti trebaju biti željezne:

• Pružanje transparentnosti s partnerima, optimizacija troškova, povećanje pokrivenosti, ažurirana strategija distribucijskog kanala.
• Izgradnja strateških saveza s ključnim partnerima novog tipa: s integracijom i promjenom ugovornih uvjeta.
• Bezuvjetna usluga visoke klase: jedini način da zadržite klijente i imate konkurentsku prednost.
• Razvoj i implementacija novih standarda za izravnu i neizravnu prodaju.

Ruske tvrtke imaju sve mogućnosti poboljšati poslovne funkcije i poboljšati operativnu učinkovitost. Strategija treba uključivati najmanje četiri područja:

1. poboljšanje produktivnosti rada;
2. učinkovitost upravljanja osobljem;
3. racionalno upravljanje kapitalom;
4. produktivni odnosi s kupcima.

Upravljanje operativnom učinkovitošću

Naravno, ovo je posao prvog vođe. Među kontrolnim alatimaizvršavanje postavljenih zadataka, uključena je i uravnotežena tablica rezultata koja izvrsno radi s analizom i izračunima operativne učinkovitosti.

Postoje tri područja na koja treba ostati u fokusu:

1. Izgradnja i održavanje vitkog i stabilnog operativnog sustava.
2. Formiranje nove organizacijske strukture.
3. Integrirajte korporativnu kulturu i angažman zaposlenika u sve aktivnosti poboljšanja.

Kada planirate bilo kakvu učinkovitu akciju, morate si postaviti četiri pitanja:

• Kako optimizirati uvjete i potrebne resurse za ovu akciju?
• Koje osoblje treba biti uključeno? Kako će se ljudi kontaktirati?
• Koja je njihova motivacija i što treba učiniti da se ona poveća?
• Jesu li ljudi dovoljno kompetentni ili ih treba obučiti?

Sve vrste operacija i aktivnosti savršeno se uklapaju u blokove poslovnih procesa. Ako već ne postoje, potrebno ih je opisati kako bi se potom optimizirali prema svim pravilima moderne znanosti o upravljanju poduzećima. Procesni pristup se bitno razlikuje od funkcionalnog, a prije svega po svojoj sposobnosti brze promjene i fokusiranja na konačni rezultat.

Ako je s tradicionalnim funkcionalnim pristupom poduzeće skup odjela, onda je s procesnim pristupom skup operacija u obliku procesa. Glavna radna jedinica cjelokupne strategije poboljšanja bit će operacija - glavna cigla uspjeha.

Ljudi

Sada to zovu modernoHR izraz "angažman osoblja", koji je zapravo najvažnija komponenta uspjeha. Važno je ne zamijeniti ovaj angažman brojnim internim anketama zaposlenika, što se nažalost često događa. Anketa je izvrstan alat koji će vam svakako trebati tijekom cijelog posla. No, prije nego što provedete anketu, morate se potruditi kako bi apsolutno svaki zaposlenik shvatio kamo i zašto se kreće cijela tvrtka u cjelini, a posebno njezin odjel. A najvažnije će biti razumijevanje vlastite uloge u ovom pokretu. Takva motivacija nikad nikoga nije iznevjerila, vrijedi puno.

Pored dubokog razumijevanja zaposlenika svih promjena u tvrtki, potrebno je ozbiljno implementirati sustav ključnih KPI indikatora. Uostalom, ako pogledate, onda su klasični ključni pokazatelji ujedno i pokazatelji operativne učinkovitosti.

Rezultati: uspjeh je potreban danas

Najvjerojatnije, tvrtke danas moraju preispitati svoje stavove o poboljšanju tehnologije: ne mogu izbjeći projektne aktivnosti za poboljšanje procesa i operacija. Prije nekoliko godina, konkurentske prednosti formirane su usmjeravanjem poboljšanja u jednom smjeru – na primjer, smanjenjem troškova proizvodnje ili revidiranjem programa vjernosti kupaca. Učinci napravljenih promjena najčešće nisu nastupili odmah, već tijekom nekoliko mjeseci ili čak godina.

Danastakve stope su neprihvatljive. Situacija se mijenja kozmičkom brzinom na svim frontama, sada radi instalacija “uspjeh danas”. Ali ne radi se samo o brzini. Postigavši povećanje pokazatelja kvalitete proizvodnje u pozadini optimizacije troškova, zaustaviti se na tome je poput smrti. Već u drugom ili trećem ciklusu procesa morate početi ostvarivati veći profit. Nemojte čekati negativne simptome da biste započeli novi projekt kako biste ih eliminirali - ovaj pristup više ne funkcionira.

Danas ne postoje i ne mogu postojati nikakve korporativne tajne ili tajne povezane s određenim pogodnostima. Uspješan razvoj i privremene prednosti bilo kojeg smjera u djelatnosti tvrtke su količine vrlo sumnjive vrijednosti.

Zadržavanje konkurentske prednosti neće biti moguće s određenim proizvodima ili područjima djelovanja, već uz sposobnost tvrtke da se brzo i učinkovito prilagodi. Mogućnost promjene u cijelosti odjednom – ljudski resursi, upravljanje zalihama, tijek rada, linija proizvoda, ključni kupci, upravljanje rizicima i još mnogo toga – to je ono što bi upravljanje operativnim učinkom trebalo biti kao stalna tvrtka..

Umjesto zaključka: zdrav način života

Operativna učinkovitost poduzeća je stalan i kontinuiran proces koji nikada ne bi trebao stati. Ovaj format rada trebao bi postati “zdrav stil života” za tvrtku – način postojanja. Govoreći metaforama, nema potrebe ići na strogu dijetu kako biste hitno smršavili do ljeta. Ili srušitipovišeni krvni tlak tvrdim tabletama.

Reći zaposlenicima u ponedjeljak ujutro: "Od sada ćemo biti učinkovitiji" nije opcija, iskusni voditelji to dobro razumiju. Uključite sve, objasnite što je više moguće i osigurajte potrebne alate - to je zadatak prvih vođa, kako bi ga ljudi slijedili.

Bez požara ili više sile. Biti u dobroj formi cijelo vrijeme, pratiti sve promjene, pronaći lijepa i pametna rješenja, djelovati proaktivno… Samo tako. Nema drugog načina.