Upravljanje projektima - što je to? Za i protiv

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2024-01-17 18:53

Upravljanje projektima sastavni je element modernog sustava upravljanja u Rusiji. Mnoge domaće i strane tvrtke koriste upravljanje projektima za poboljšanje kvalitete proizvoda i usluga, smanjenje troškova, povećanje dobiti. Što je upravljanje projektima i koje su njegove glavne prednosti?

Što je projekt?

Koncept "projekta" može se tumačiti na potpuno različite načine. Prva opcija uključuje definiranje projekta kao skupa dokumentacije, prema kojoj je moguća izgradnja zgrade ili građevine. Ovaj članak će raspravljati o drugom značenju riječi "projekt".

Postoji mnogo definicija projekta, iako se sve slažu u jednom: projekt je ideja koja uključuje provedbu određenog materijalnog zadatka u ograničenom vremenskom razdoblju. Istovremeno, glavne značajke projekta nazivaju se:

• Jedinstvenost (projekt je nešto što se stvara po prvi put).
• Vremenski ograničen (projekt uvijek ima rokove za svoju provedbu).
• Svrhovitost (projekt se uvijek provodi radi rješavanja specifičnih problema, izraženih, u pravilu, u kvantitativnim jedinicamamjere).

Ako su ispunjena sva tri uvjeta, tada se skup aktivnosti može nazvati projektom.

Programi i portfelji

Projekti se često grupiraju u programe i portfelje. Istovremeno, programi su skup projekata koje objedinjuje zajednički cilj. Na primjer, program za poboljšanje kvalitete obrazovanja za stanovništvo može uključivati projekte povećanja plaća učitelja za 20%, izgradnju 15 novih škola, izdavanje 26 novih udžbenika iz osnovnih predmeta.

Projektni portfelj okuplja projekte financirane iz jednog izvora, bez obzira na njihove ciljeve. Na primjer, portfelj projekata tvrtke N može uključivati projekte za dobrotvorne svrhe, izgradnju novog korporativnog ureda, proslavu godišnjice direktora i povećanje godišnjeg prometa za 10%.

Projekti u portfeljima i programima također bi trebali imati tri glavne značajke opisane gore.

Osnovni principi upravljanja projektima

S obzirom na dinamično razvijajuće tržište za tehnologije dizajnirane da olakšaju proces upravljanja, teško je imenovati specifične metode koje u potpunosti opisuju upravljanje projektima.

Upravljanje projektima uključuje mnoge pristupe i alate i temelji se na sljedećim osnovnim principima:

• Orijentiran na rezultate. Ovo načelo je određeno značenjem pojma "projekt". Upravljanje projektom nije samo upravljanje kvalitetom, to je svrhoviti skup međusobno povezanih radnji.
• Princip "dizajn trokuta". Naupravljanje projektom treba biti vođeno međuovisnostima između: vremena, proračuna, kvalitete projekta. Promjena jednog od čimbenika dovodi do promjene ostalih, što ih čini, takoreći, stranicama istog trokuta.



• Obračunavanje životnog ciklusa projekta. Životni ciklus projekta počinje formiranjem same ideje o izradi projekta i završava istekom vremenskog razdoblja navedenog u projektu. Životni ciklus projekta, u pravilu, završava u trenutku kada započne životni ciklus proizvoda nastalog kao rezultat projekta.
• Procesni pristup upravljanju. Ovo načelo uključuje evaluaciju projekta kao skupa procesa koji su međusobno povezani i kulminiraju međurezultatima u obliku poluproizvoda ili važnih dokumenata. Ovaj pristup vam omogućuje kontrolu projekta bez tzv. "slijepih zona".

Metode poticanja sudionika u projektu

Poticanju sudionika u projektu obično se pridaje posebna pozornost kada je upravljanje projektom odabrano za obavljanje određenih zadataka. Upravljanje projektom obično uključuje materijalne i nematerijalne motivacijske mehanizme.

Materijalni poticaji uključuju bonuse, novčane kazne, dodatna plaćanja za prijevremeni završetak srednjih zadataka.

Neopipljive metode motivacije uključuju svjedodžbe i disciplinske darove u obliku slobodnog vremena, kao i raspoređivanje natjecanja među sudionicima projekta u sklopu natjecateljskog natjecanja.

Glavne faze upravljanja projektom

Upravljanje projektom događa se u fazama životnog ciklusa projekta i fazama složenosti upravljanja. Odnos između faza i faza prikazan je u donjoj tablici.

FAZE:	Upravljanje troškovima	Upravljanje dužnim rokovima	Upravljanje sadržajem	Upravljanje rizikom
FAZE:	1	2	3	4
Inicijacija	Preliminarna procjena financiranja	Preliminarna procjena vremenskog okvira projekta	Definicija ključnih zadataka	Preliminarna analiza mogućih negativnih čimbenika
Planiranje	Izračun proračuna i traženje izvora financiranja	Izračun rasporeda projekta	Izračun ciljeva projekta	Izračun prilagodbe rizika
Provedba	Postupno financiranje projekta	Praćenje provedbe rasporeda	Praćenje postizanja srednjih pokazatelja	Praćenje promjena ključnih pokretača
Zatvaranje	Procjena dobiti/gubitka	skor noge/vode	Procjena dovršetka/neuspjeha projektnih ciljeva	Analizanapravljene pogreške

Dakle, područja upravljanja projektima uključuju financijska, kadrovska, strukturna područja organizacije.

Opseg upravljanja projektom

Struktura upravljanja projektima uključuje podjelu cjelokupnog rada organizacije na projekte koji su vremenski i ciljevi ograničeni. Istovremeno se formira tim svakog projekta i tim projekt menadžera koji izvješćuju voditelja o napretku svog projekta.

U tom smislu, upravljanje projektima se u pravilu koristi u organizacijama različitih industrija i veličina, sa širokim rasponom istovremeno izvršavanih naloga. Međutim, u malim poduzećima također koristi projektni menadžment za rješavanje specifičnih problema modernizacije proizvodnje ili, primjerice, uvođenja novog proizvoda.

Upravljanje projektima u građevinskoj industriji

U građevinskoj industriji posebno je relevantno korištenje metodologije upravljanja projektima. U tvrtkama koje obavljaju funkcije naručitelja ili izvođača, projektni menadžment koristi prirodnu podjelu posla na projekte (prema proizvodnom principu, odnosno gradnja svake zgrade je zaseban projekt), a struktura top menadžmenta praktički ne zahtijeva ozbiljno restrukturiranje.

Upravljanje projektnom organizacijom također se često provodi po projektnom principu, uspješno koristeći već formirane timovedizajneri kao projektni tim.

Upravljanje projektima u državnim strukturama

Upravljanje projektima u vladi prilično je novi trend našeg vremena. Programsko-ciljna metoda upravljanja, koja se razvijala od sovjetskog razdoblja, sada je poprimila oblik upravljanja projektima u cijeloj zemlji. Sada se za rješavanje strateški važnih zadataka za državu koriste programi koji uključuju pojedinačne projekte s ciljnim pokazateljima i rokovima provedbe. Međutim, sama metodologija upravljanja takvim programima je još uvijek daleko od idealne i zahtijeva modernizaciju i ažuriranje.

Iskustvo implementacije upravljanja projektima u regiji Belgorod

Javna uprava utemeljena na projektima dokazala se u cijelom svijetu. U Rusiji postoji iskustvo u primjeni ove tehnologije u regiji Belgorod.

Ovaj eksperiment velikih razmjera utjecao je na gotovo sve aspekte državne službe u regiji Belgorod. Među glavnim elementima su obuka za upravljanje projektima, organizacijska i metodološka podrška, inspekcije na licu mjesta, motivacija, procjena kompetencija zaposlenika, stručna povjerenstva za pregled projekta.

Upravljanje projektima regije Belgorod sada uključuje kolegijalna tijela za upravljanje projektima:

• Međuresorna komisija koja upravlja projektnim aktivnostima.
• Sektorska stručna povjerenstva koja odlučuju o otvaranju/zatvaranju projekata.
• Regionalni projektni ured koji kontrolira usklađenost s metodologijomupravljanje projektom.

One Stop Shop

U okviru prijelaza na upravljanje projektima, Belgorodska regija je još 2010. godine prešla na koordinaciju investicijskih projekata kroz sustav "jednog prozora", danas dobro poznat u Moskvi. Ulogu ovog prozora upravo obavlja jedna od novouvedenih usluga - regionalni projektni ured. Sada, točno mjesec dana nakon prijave u projektni ured, poslovni subjekt dobiva dokument o odobrenju.

Automatizirani informacijski sustav "Upravljanje projektima"

Informacija i tehnička podrška za upravljanje projektima u regiji Belgorod provodi se putem automatiziranog informacijskog sustava (AIS) "Upravljanje projektima". Ovo je web aplikacija bez softvera koja obavlja sljedeće funkcije za projekte, portfelje i programe:

• Održavanje registra (baze podataka).
• Raspored.
• Proračun.
• Praćenje provedbe na regionalnoj i općinskoj razini.
• Distribucija ovlasti i odgovornosti tima.
• Promijeni sadržaj.
• Sustav upozorenja o nadolazećim i nadolazećim događajima za projekte.
• Protok dokumenata.
• Automatsko analitičko izvješćivanje.
• Integracija s elektroničkom vladom regije Belgorod.

Prednosti i nedostaci upravljanja projektima

Opisano iskustvo implementacije upravljanja projektima u regiji Belgorod pokazalo se uspješnim. Učinak ovih promjena izražen je prvenstveno upovećanje stope rasta bruto regionalnog proizvoda za 0,1% (više od 3 milijarde rubalja), smanjenje vremena utrošenog na odobrenje projekta (za 2 mjeseca za svaki projekt) i povećanje stope razvoja ulaganja u regiji za 23%. Međutim, najvažniji rezultat je formiranje projektnog razmišljanja među zaposlenicima koji aktivno analiziraju i pokušavaju riješiti problem, ponekad čak i nestandardnim, inovativnim metodama.

Motivacija i restrukturiranje upravljačke strukture omogućilo je postizanje pozitivnog učinka ne samo za državnu službu, već i za poslovanje, stvaranjem povoljne investicijske klime i uklanjanjem prepreka poduzetništvu.

Stanovništvo regije sada aktivno sudjeluje u odabiru i kontroli provedbe važnih strateških projekata. Za ljude je upravljanje projektima prilika da uživaju u visokokvalitetnim uslugama i visokoj mobilnosti.

Međutim, unatoč svim prednostima strukture upravljanja projektom, postoje i nedostaci ovog pristupa.

Prije svega prijelazni rok. Potrebno je određeno vrijeme da projektni tim radi zajedno i obavlja svoje funkcije kao dobro koordiniran mehanizam.

Drugo, prilikom implementacije upravljanja projektima u poduzeću, potraga za dobrim voditeljem projekta može biti odgođena. Osobne i profesionalne kvalitete voditelja projekta postavljaju se vrlo visoki zahtjevi: sveobuhvatne kvalifikacije, potpuna udubljenost u projekt, iskustvo u vođenju projekta potrebnih specifičnosti.

Treći nedostatak upravljanja projektima može se smatrati potrebomdijeljenje resursa tvrtke između projekata. U "siromašnim" tvrtkama to možda uopće nije izvedivo. Voditelji projekta morat će se "boriti" za financiranje i osoblje, što je nedopustivo u uvjetima potpune kontrole svih faza životnog ciklusa projekta.

Jedan od najvažnijih nedostataka puta upravljanja projektom u organizaciji je zapošljavanje članova projektnog tima i voditelja projekta nakon završetka projekta. Kao što znate, opterećenost tima je najvažnije pravilo uspješnog poslovanja, a u slučaju projektnog rada redovito se pojavljuju grupe stručnjaka koji "vise u zraku" koji odjednom gube svoj stalni posao.

Rezimirajući navedeno, možemo zaključiti da je projektni menadžment sastavni dio suvremenog poslovnog prostora, a proučavanje njegovih osnova jednostavno je neophodno za kompetentno donošenje upravljačkih odluka kako na državnoj razini tako i unutar jednog poduzeća.