RACI matrica kao alat za upravljanje obvezama. RACI: prijepis

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Jedan od najčešćih uzroka neuspješnih projekata je netočna raspodjela funkcija između članova tima. Sigurno ste se već susreli s ovim: na najmanju poteškoću sudionici počinju tražiti krivce i prebacuju odgovornost jedni na druge umjesto da rješavaju problem. A samo da bi se izbjegle takve situacije, izumljena je RACI matrica - jednostavan i učinkovit alat za planiranje ljudskih resursa.

"Pod mikroskopom": 4 ključne uloge u svakom projektu

Distribucija zadataka jedna je od glavnih odgovornosti menadžera. No u praksi sve obično izgleda drugačije: menadžer jednostavno imenuje članove tima s očekivanjem da će stručnjaci sami odlučiti tko će što raditi. Ali što se događa ako su rokovi propušteni ili je pušten nekvalitetan proizvod? "Ja to ne radim", "Nije mi rečeno"… I nema korisne radnje.

Dobro osmišljena RACI matrica odgovornosti rješava mnoge probleme. Prema ovoj metodologiji, bez obzira na složenost i obim posla, član tima u bilo kojem projektu obavlja jednu od četiri uloge.

R - Odgovorno

Preveo Odgovorniznači "izvođač". Riječ je o zaposleniku koji je izravno odgovoran za provedbu određenog područja rada. Istovremeno, u većini slučajeva ne bira rješenja i izvješćuje voditelja projekta.

Na ovu ulogu imenovani su kompetentni radnici i stručnjaci - ljudi koji znaju kako to učiniti. U RACI-ju izvođači obavljaju sljedeće funkcije:

• odredite što je konkretno potrebno učiniti za provedbu projekta i koliko će to trajati (unutar uvjeta postavljenih "odozgo");
• napravite popis potrebnih resursa;
• sudjelovati u koordinaciji i odobravanju tehničke dokumentacije;
• analizirajte napredak projekta i međurezultate;
• dajte izvješća o napretku upravitelju.

U timu može biti nekoliko takvih ljudi. Osim toga, ova se uloga može kombinirati s drugima. Najčešća kombinacija je Accountable + Resbonsible (prevedeno kao "odgovoran + izvršitelj").

A - Odgovoran

"Odgovoran" ili "odgovoran" je glavni voditelj projekta. On je taj koji je odgovoran za to da zadaci budu obavljeni na vrijeme, s potrebnom razinom kvalitete i unutar dodijeljenog proračuna. Također, A:

• odabire izvršitelje i tim za upravljanje projektom;
• dodjeljuje zadatke svim sudionicima;
• kontrolira napredak rada;
• distribuira resurse među izvođačima;
• vodi evidenciju o korištenju resursa, itakođer će kustosu opravdati potrebu za izdvajanjem dodatnih sredstava;
• razmatra ideje i prijedloge drugih članova tima i može ih odobriti ili odbiti.

Uobičajeno, voditelj projekta djeluje kao "veza" između korisnika ili višeg menadžmenta i tima.

C - konzultirano

Treća uloga u RACI matrici je "konzultant" (ponekad se naziva i "facilitator"). Uz voditelja sudjeluje u upravljanju projektima, ali se prvenstveno bavi strateškim pitanjima:

• odobrava sve promjene u opsegu i vremenu rada;
• dodjeljuje resurse potrebne za provedbu projekta;
• ako je potrebno, dogovorite se s kupcem o potrebi povećanja proračuna;
• prima izvješća o napretku od upravitelja;
• donosi odluke u svim nepredviđenim situacijama, u slučaju kritičnih promjena koje mogu utjecati na vrijeme i cijenu projekta.

Uloga konzultanata obično se dodjeljuje višim menadžerima. Oni su ti koji određuju globalne ciljeve, a zatim imenuju voditelja projekta koji već raspoređuje zadatke među članovima tima.

I - informiran

Pored navedenih uloga, "informirani" ("promatrač") je naznačen u RACI matrici. Obavlja poslove administratora i uglavnom se bavi organizacijom upravljanja dokumentima. Međutim, promatrač izvješćuje voditelja projekta, za razliku odostalih sudionika, ne snosi odgovornost za njegove rezultate. Umjesto toga on:

• prikuplja i organizira sve informacije o projektu, resursima i planovima;
• zahvaća minute sastanaka;
• prihvaća dokumentaciju od sudionika projekta kako bi je potom prenio u odgovarajuće strukture;
• prati rokove za podnošenje i ispravnost ispunjavanja izvješća.

Napominjemo da je komunikacija s promatračem pretežno jednosmjerna. Njegova glavna funkcija je osloboditi upravitelja potrebe za gubljenjem vremena na birokratske procedure i "rasterećenje" ga.

Učenje graditi RACI matricu koristeći primjer

Razgovarajmo o praktičnoj strani problema. Kako sastaviti dijagram za raspodjelu ovlasti i odgovornosti?

1. Sastavljanje na popis zadataka

Prije svega, trebate zapisati sve što treba učiniti. Razina detalja ovisi o konkretnom projektu. Ponekad se radi lakše kontrole i upravljanja razvija nekoliko matrica. Najprije navedite glavne blokove rada, a zatim ih razdvojite u zasebne funkcije i zadatke. Popis radova je naveden u tablici okomito.

Koraci
Uvjeti poslovanja
Prototip
Dizajn
Programski kod
Izvješće o testiranju
Prezentacija web-mjesta

2. Odabir članova tima

Ovdje trebate odgovoriti na pitanje: "Tko će biti uključen u ovaj projekt?". Horizontalno je potrebno navesti sve zaposlenike i/ili odjele koji su uključeni u implementaciju u svim fazama - od planiranja do prezentacije rezultata i podnošenja izvješća.

Koraci	Analitičar	Dizajner	Sys. arhitekt	Developer	Tester	Sys. admin	Upravitelj projekta
Uvjeti poslovanja
Prototip
Dizajn
Programski kod
Izvješće o testiranju
Prezentacija web-mjesta

3. Ispunjavanje tablice

Nakontada možete početi distribuirati funkcije. Da biste to učinili, morate imati jasno razumijevanje svake faze rada i kako rad funkcionira u timovima.

Uzmimo naš primjer kao osnovu i zaustavimo se na fazi "Dizajn". U ovom slučaju, R - izvođač - samo jedan. U procesu rada fokusira se na unaprijed pripremljeni prototip stranice. Stoga, arhitekt sustava koji ga je razvio, u ovoj fazi djeluje kao konzultant C. Također, analitičar i programer mogu izraziti svoje želje. Gotov dizajn odobrava se s voditeljem projekta (A). No, testeri i administrator sustava u ovoj fazi ne donose nikakve odluke, već samo primaju informacije o tome kako se posao odvija, pa im je stoga dodijeljena uloga informiranog - I.

Koraci	Analitičar	Dizajner	Sys. arhitekt	Developer	Tester	Sys. admin	Upravitelj projekta
Uvjeti poslovanja	R	ja	C	C	ja	C	A
Prototip	C	ja	R	C	ja	ja	A
Dizajn	C	R	C	C	ja	ja	A
Programski kod	C	ja	C	AR	ja	ja	ja
Izvješće o testiranju	C	C	C	C	AR	ja	ja
Prezentacija web-mjesta	C	ja	C	C	ja	AR	ja

Varijacije modela

U većini slučajeva možete proći sa standardnom matricom. Međutim, kada se radi na složenijim projektima, ponekad postoji potreba za dodatnim ulogama. Stoga su se posljednjih godina pojavile 2 proširene verzije dijagrama odgovornosti.

RACI-VS

Ovdje su još dvije uloge dodane standardnim ulogama:

• Provjerava (V) - zaposlenik ili poseban tim koji provjerava da li rezultat provedbe određenog zadatka zadovoljava odobrene kriterije.
• Odjava (S) koordinira isporuku projekta s kupcem, provodi prezentaciju i daje izvješća. Obično ovu funkciju obavlja odgovorni, ali RACI-VS za to angažira posebnog stručnjaka.

S povećanom kontrolom i bližim kontaktom s klijentom, ovaj model je idealan za tehnički složene ili velike projekte koji uključuju desetke (ili čak stotine) ljudi.

RASCI

U ovoj varijanti pojavljuje se jedna nova uloga u matrici - Podržava (S). Njegove ključne funkcije su osigurati projektu dodatne resurse, odnosno podršku za voditelja i izvođače.

Savršena ravnoteža uloga

RACI matrica je sastavljena ne samo da bi se znalo koga "potisnuti" u slučaju bilo kakvih problema. Čak iu fazi planiranja, koristeći ovu tablicu, možete vidjetislabosti u organizaciji tijeka rada.

Vertikalna analiza omogućuje vam da vidite odgovornosti i ovlasti svakog od sudionika projekta, kako biste objektivno procijenili razinu opterećenja:

• puno R - najvjerojatnije će osoba morati biti rastrgana između nekoliko zadataka, što će negativno utjecati na brzinu i rezultate rada;
• puno A - zaposlenik "upada u vrat" svima; preporuča se ravnomjernije rasporediti odgovornost;
• bez ćelija R i A - razlog za razmišljanje o prikladnosti ove pozicije kao takve (u stvari, plaćate stručnjaka koji ništa ne radi);
• nema praznih ćelija - opet, problem preopterećenja, nije svatko u stanju obaviti toliko zadataka u isto vrijeme.

Horizontalna analiza zauzvrat pokazuje kvalitetu organizacije rada u svakoj fazi. I ovdje često nastaju problemi:

• puno R - možda postoji dupliciranje funkcija, a jedan od članova tima radi nepotreban posao;
• puno A - postoji "zamagljivanje" odgovornosti i zbrke u realizaciji projekata;
• mnogo C - rasprave značajno usporavaju tijek rada (morate pričekati dok svi ne naprave svoje izmjene i komentare, pronađu kompromise, itd.);
• no I - može biti signal da previše izvođača radi na jednom zadatku, što također usporava projekt.

Uz RACI, menadžer može brzo identificirati prezaposlene ili nedovoljno zaposlene radnike, beskorisne poslove i područja rada za koja nitko nije odgovoran. Dobro osmišljena matrica može značajno poboljšati kvalitetu organizacije i kontrole nad provedbom projekata, kao i smanjiti broj sukoba između izvođača („Ja to uopće ne radim…“, „Trebao je učiniti ovo …”, itd.).

Korisni savjeti

Postoji nekoliko važnih stvari koje treba imati na umu kako bi RACI matrica obavljala svoje funkcije i osiguravala učinkovit kontinuitet poslovanja u tvrtki.

1. Prilikom ispunjavanja tablice uzmite u obzir kvalifikacije zaposlenika. Dakle, računovođa ne bi trebao biti imenovan za konzultanta (C) u fazi izgleda stranice, barem zato što ne razumije ovo područje.
2. Mora postojati samo jedan odgovorni (A) po lotu. Ako ih ima više, molimo navedite uvjete. Na primjer, A1 je odgovoran za testiranje desktop verzije stranice, a A2 je odgovoran za testiranje mobilne verzije.
3. Svaki zadatak mora imati Odgovoran i Odgovoran (u prijevodu - "Odgovoran" i "Izvršitelj").
4. Pokušajte svaki zadatak formulirati što je preciznije moguće. Koristite glagole - "objaviti", "pripremiti", "pisati", "provjeriti", "ažurirati" itd. Preporučljivo je odmah naznačiti potrebne rezultate - ne samo "Provjerite brzinu učitavanja stranice", već "Provjerite je li brzina učitavanja stranice nije veća od 0,8 sec".
5. Radnje se ne bi trebale odnositi na određenog zaposlenika, već na poziciju u cjelini.
6. Bolje je sastaviti RACI matricu u timu, na temelju analizestvarne radne situacije. Važno je da svaki sudionik bude svjestan svoje uloge i zadataka s kojima se susreće.