Zadaci i funkcije financijskog odjela poduzeća

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Upravljanje poduzećem je teško, a jedan vođa to ne može učiniti. Zbog toga se stvaraju brojni odjeli, a jedan od najvažnijih je financijski. Možemo reći da je on srce cijele organizacije. Razmotrimo ciljeve i funkcije financijskog odjela detaljnije.

Što on radi?

Svaki odjel ima posebne odgovornosti, što se tiče odjela financija, one su sljedeće:

1. Financijska kontrola. Ovo je najvažnija značajka. Zaposlenici prate provedbu planova, kao i njihovu izradu. Financijski odjel trebao bi se baviti ne samo analizom i računovodstvom, već i kontrolirati izvođenje poslovnih procesa u organizaciji.
2. Upravljanje novcem. Druga funkcija odjela je upravljanje financijama poduzeća. Osim toga, to uključuje praćenje stanja međusobnih obračuna i izradu kalendara plaćanja. Ove se odgovornosti ne smiju podcjenjivati, jer su one glavni oslonac odjela financija.
3. Porezno i računovodstvo i njihova organizacija. Ne treba ništa objašnjavati, i to je torazumjeti.

Važno je napomenuti da neke funkcije mogu biti slične dužnostima glavnog računovođe, ali to nije sasvim točno. Morate ih jasno razlikovati.

Razlike

Glavni računovođa odgovoran je za vođenje poreznog i reguliranog računovodstva, koje je u potpunosti u skladu sa zahtjevima zakona. On je dužan pravovremeno generirati porezne i računovodstvene izvještaje, odražavati činjenice o gospodarskim aktivnostima organizacije u računovodstvenim registrima.

Funkcije financijsko-gospodarskog odjela, odnosno njegovog voditelja su da planira aktivnosti tvrtke, financijske rezultate. Štoviše, načelnik se mora pobrinuti da njegovi postupci nisu u suprotnosti sa zakonodavstvom naše zemlje, koje se stalno mijenja. Izravna odgovornost financijskog direktora organizacije je porezno planiranje.

Kako su glavni računovođa i financijski direktor u interakciji, jer su im dužnosti slične? Na ovo ozbiljno pitanje ne može se odgovoriti tako brzo. Računovođa, prema zakonu "O računovodstvu", mora poslušati glavnog direktora poduzeća, ali je također uključen u područje odgovornosti financijskog direktora, što znači da mora slijediti njegove naloge. Vjernici će poslušati oboje.

Usput, najčešće dužnosti odjela ne ograničavaju zadatke s kojima se suočava direktor službe.

koncept

Već smo primijetili da su funkcije financijskog i ekonomskog odjela vrlo opsežne, ali još nismo definirali ovaj odjeljak. Zapravo, sve je jednostavno. FEO je strukturna formacija kojabavi se izvršavanjem upravljačkih funkcija u organizaciji.

Na broj zaposlenih u cijelom poduzeću, a posebno u financijskom odjelu, utječe priroda aktivnosti koje se obavljaju, kao i pravni oblik.

Financijski promet, broj platnih dokumenata za obračune s partnerima ovise o obujmu proizvodnje i prirodi aktivnosti organizacije. To uključuje dobavljače, kupce, zajmodavce, privatne banke i sam proračun. Broj i sastav zaposlenika FEO-a ovisi o tome koliko su velike gotovinske transakcije.

U prethodnim odlomcima već smo spomenuli da odjel financijske kontrole planira proračun. Osim toga, obavlja analitičke i operativne aktivnosti.

O financijama

Što treba shvatiti kao proračun studijskog odjela? Stručnjaci primjećuju da u ovom slučaju govorimo o:

1. O analizi vlastitih potreba za prometom tvrtke.
2. O planiranju zajmova i financija. Moraju se uzeti u obzir svi potrebni troškovi.
3. O utvrđivanju mogućnosti za financiranje rada organizacije.
4. O sudjelovanju u izradi poslovnog plana.
5. O razvoju projekata kapitalnih ulaganja, s obzirom na sve značajke.
6. O dizajniranju gotovinskih planova.
7. O sudjelovanju u planiranju i implementaciji proizvoda organizacije.
8. O analizi profitabilnosti i povezanim troškovima.

Dakle, proračun je cjelokupni novčani tok koji proizvodi odjel.

Operativni rad

Odjel financijske kontroleradi u ovom smjeru. Služba se prvenstveno bavi obavljanjem raznih poslova. Među njima:

1. Osigurajte nadopunu proračuna putem plaćanja u zadano vrijeme. To uključuje i kontrolu plaćanja po kreditima – dugoročnih i kratkoročnih, isplatu plaća zaposlenicima na vrijeme, sve gotovinske transakcije.
2. Plaćanje dobavljačima za rad ili robu.
3. Pokriće za troškove uključene u planove.
4. Obrada kredita prema ugovorima.
5. Dnevna kontrola nad prodajom proizvoda, dobiti od njih i drugim izvorima prihoda za organizaciju.
6. Kontrola nad provedbom zahtjeva materijalnog plana i cjelokupne materijalne situacije u organizaciji.

Ali funkcije financijskog i ekonomskog odjela tu ne prestaju.

Kontrolni i analitički rad

Već je gore rečeno da FEO stalno prati novčane primitke. Ova se dužnost smatra jednom od glavnih funkcija financijskog i gospodarskog odjela. No, nije jedini, jednako je važno izračunati izvedivost korištenja proračuna tvrtke i posuđenih sredstava. Potonji uključuju bankovne zajmove.

Ranije su sve FEO dužnosti obavljali računovođe. Ali s vremenom su svi postali odgovorni za svoje projekte. To se dogodilo jer je studijski odjel imao više zadataka, što znači da je došlo vrijeme da se odvoji u samostalnu službu. Više zadataka postalo je nakon pojavljivanja neprofitnih organizacija i različitih organizacijskih i pravnih oblikapotonje. Obilježja je ostavila i činjenica da su objekti državnog i općinskog vlasništva počeli prelaziti u privatne ruke, a intenzivirao se rast samostalnosti subjekata.

Ako je tvrtka mala, tada računovođa preuzima funkcije financijskog odjela organizacije. To je zbog činjenice da je u poduzeću malo zaposlenih, a promet sredstava je mali. Ali kada je u pitanju velika organizacija ili otvoreno ili zatvoreno dioničko društvo, funkcije odjela obavlja sama služba. To je zbog velikog obrta sredstava i brojnih zaposlenika.

Financijsko upravljanje

Često možete čuti ovaj izraz, ali nije uvijek jasno o čemu se radi. To se zove upravljanje svim dobitima i rashodima. Potrebno je kako bi se sredstvima iz proračuna poduzeća i privučenim izvana na najučinkovitiji način povećala dobit organizacije.

Funkcije financijskog odjela poduzeća uključuju analizu izvješća o nekoliko pokazatelja, a ujedno i sustav za predviđanje budućih prihoda. FM razvija najprofitabilniju strategiju i taktiku za rješavanje novčanih problema. Zbog toga je financijska usluga poduzeća neophodna.

Dužnosti financijskog odjela poduzeća vrlo su raznolike, kao što ste već vidjeli. Ali usluga je stvorena prvenstveno kako bi osigurala napredak organizacije i rast njezine dobiti.

Što je financijski rad?

Funkcije i zadaci FEO-a usko su isprepleteni, te stoga menadžment organizacije povjerava zaposlenicima službe:

1. Financiranje poslovnih aktivnosti.
2. Racionalno planiranje i korištenje proračunskih sredstava poduzeća i posuđenog novca.
3. Održavanje partnerstva s gospodarskim i financijskim i kreditnim subjektima.
4. Osiguravanje primitaka proračuna na vrijeme, odbitaka bankama, plaćanja zaposlenicima i dobavljačima.

Da rezimiramo, ispada da je financijska služba angažirana u kruženju financija, pritom striktno planirajući gdje potrošiti sredstva. Ovdje također možete dodati partnerstva za povećanje komercijalne dobiti.

Ako nema FEO

S funkcijama i zadacima financijskog odjela sve je manje-više jasno, prijeđimo na analizu situacije kada takve službe nema.

U slučaju loše uspostavljenog upravljačkog računovodstva, direktor prima podatke o gubicima i dobiti tek nakon mjeseca zatvaranja obračunskog razdoblja. Odnosno, šef ne može ni na koji način utjecati na situaciju, što loše utječe na rad organizacije. Kako biti?

Treba sve pravilno isplanirati, poželjno je da plan bude za svaki tjedan. U tom slučaju nije potrebno čekati računovodstvena izvješća, možete samostalno kontrolirati troškove, izbjegavajući nepotrebne troškove.

Pravilno planiranje bit će izvrstan alat za poslovni prosperitet.

Struktura odjela

Kao i svaka služba, financijski odjel ima svoju strukturu. Ovisi o razmjeru organizacije, obujmu proizvodnje, aktivnostima i ciljevima poduzeća.

Odjel je podijeljen na sljedeće odjele:

1. Računovodstvo. Glavna funkcija je računovodstvo, održavanje i izvještavanje o bilanci. To također uključuje izvješće o troškovima i dobiti, pripremu općeg izvješća u skladu sa zahtjevima i zakonskom regulativom.
2. Odjel za analitiku. Ovi zaposlenici prate cjelokupno stanje poduzeća i analiziraju financijske podatke. Izrada godišnjeg financijskog izvješća za poduzeće i za skupštinu dioničara. Analitički odjel bavi se dizajnom investicijskog fonda i financijskim učinkom organizacije.
3. Financijsko planiranje. Funkcije odjela za planiranje i financije su izvođenje razvoja projekata različitog trajanja i upravljanje proračunom organizacije.
4. Porezno planiranje. Zaposlenici su dužni razvijati ispravnu poreznu politiku, sastavljati izvješća i porezne prijave te dostavljati dokumente određenim tijelima. Zaposlenici su također odgovorni za plaćanje poreza u cijelosti na vrijeme. Izračune glavnog proračuna i drugih financijskih izvora također treba uskladiti.
5. Operativni odjel. Zaposlenici službe komuniciraju s dužnicima i vjerovnicima, bankama i drugim financijskim institucijama. Djelatnici odjela kontroliraju sve male grupe radnika u pogledu porezne, platne i obračunske discipline.
6. Odjel za kontrolu valute i vrijednosne papire. Funkcije odjela financijske kontrole su različite od ove, i to je prirodno, jer svaki odjel radi svoj posao. Ovdje zaposlenici formiraju paket vrijednosnih papira, upravljajunjihovo kretanje. Paze da se sve financijske transakcije odvijaju u skladu sa zakonima naše zemlje. Ispostavilo se da se tvrtka temelji na ovom odjelu.

Koliko šefova financijskog odjela, toliko mišljenja o strukturi službe. Neki se odlučuju držati se klasične sheme, drugi zapošljavaju odjele u skladu s ciljevima poduzeća.

Osoblje

Ako smo razjasnili funkcije financijskog odjela uprave i ostalih odjela, onda ćemo prijeći na analizu zaposlenika.

Usluga uključuje:

1. Kontroler.
2. Blagajnik.
3. Glavni računovođa.
4. Direktori financijskih procjena.
5. Revizor.
6. Administrator ili porezni upravitelj.
7. Režiseri planiranja.
8. Financijski odbor.

Pogledajmo svakog zaposlenika detaljnije.

Tko je kontrolor?

Pokrili smo glavne funkcije odjela financija, prijeđimo na zaposlenike. Što radi kontrolor? Zaposlenik je dužan vršiti nadzor unutar odjela. Također ovlašten razvijati različite strategije obračuna troškova za povećanje profitabilnosti proizvodnje.

Sve primljene informacije zaposlenik prosljeđuje gore: glavnom direktoru, potpredsjedniku tvrtke i upravnom odboru. On je također odgovoran za izradu financijskih procjena.

Službenik je dužan analizirati financijsku situaciju u organizaciji, procijeniti stanje, predvidjeti buduće događaje, ponuditi određene opcije,što će samo povećati profitabilnost.

U korporaciji, zaposlenika na poziciju kontrolora imenuje upravni odbor, dok su dužnosti utvrđene statutom organizacije. Imenovanje također mora podržati predsjednik tvrtke zajedno s financijskim odborima.

Što radi blagajnik?

Blagajnik nadzire obavljanje funkcija financijskog odjela provizije. Također radi s novcem i vrijednosnim papirima tvrtke. Sve novčane transakcije, bilo da se radi o prijenosu, naplati, ulaganju, plaćanju ili zajmu financiranja, obavlja blagajnik. Odgovoran je potpredsjedniku ili predsjedniku društva. Važno je napomenuti da potonje samo u iznimnim slučajevima.

Zaposlenik komunicira s bankama i kontrolira kreditne i gotovinske operacije organizacije. Kako bi ispravno predvidio situaciju s financijama, rizničar radi u tandemu s direktorom financijskih procjena. Ponekad je spojen kontroler.

Funkcije i zadaće odjela financijske potpore na prvi pogled izgledaju slične ostalim odjelima, ali to je samo privid. Ista stvar se događa i s dužnostima rizničara: ako kopate dublje, naći ćete temeljne razlike u prividnoj sličnosti.

Blagajnik ima ovlasti potpisati sve čekove organizacije, bilo velike ili male. Možemo reći da on upravlja blagajnom i iznosima. Ili to rade podređeni svojim znanjem.

Ponekad je blagajnik i tajnik koji potpisuje fakture, ugovore, hipoteke, potvrde i ostalofinancijski dokumenti.

Blagajnik igra važnu ulogu u sustavu upravljanja organizacijom, ali je važno zapamtiti da on odgovara potpredsjedniku.

Odgovornosti glavnog računovođe

Iznad smo rekli da su funkcije računovodstvenog i financijskog odjela slične na mnogo načina. Razgovarajmo o dužnostima koje ih obvezuju. Što radi glavni računovođa? Ima gotovo iste dužnosti kao i kontrolor, uz samo malo pojašnjenje - glavni računovođa je podređen potonjem, što znači da su njegove funkcije manje opsežne.

Zaposlenik je odgovoran za planiranje, razvoj i provedbu strategija za računovodstvo troškova i izdataka poduzeća. U njegovoj nadležnosti su i metode učinkovite revizije. Sve navedeno su prilično sporedne funkcije, dok je održavanje financijskog izvješćivanja i računovodstva glavni zadatak.

Zaposlenik je dužan pripremati statistička i financijska izvješća. Naknadno ih prima kontrolor, upravitelj ili blagajnik. Ali ako je organizacija mala, tada se kombiniraju funkcije financijskog i gospodarskog odjela u poduzeću, odnosno kontrolora i glavnog računovođe. To ne utječe na produktivnost.

Tko je glavni financijski direktor?

Velike tvrtke imaju takvog zaposlenika. On je odgovoran za izvješćivanje sustava i financijske procjene.

Direktor financijskih procjena izvješćuje kontrolora, budući da ima slične funkcije. Upravitelj je dužan ispravno procijeniti izglede i mogućnosti rada i sirovina. Gledati uprema primljenim informacijama, zaposlenik će formirati projekte na temelju administrativnih i proizvodnih financijskih procjena, koje se dostavljaju upravi poduzeća.

Osim toga, ravnatelj je dužan izraditi konačne verzije procjene i pokazati ih svim voditeljima odjela i voditeljima.

Drugi zadatak direktora procjene troškova je pravodobno predložiti poboljšanja procjena i planova proizvodnje.

Revizor nam dolazi

Svi su čitali kultnu komediju u školi, tako da postoji gruba ideja o kome će se raspravljati. Odmah napominjemo da revizor ne mora biti u financijskom odjelu svakog poduzeća. Ali ako postoji takva pozicija, onda morate znati odgovornosti.

Primarni zadatak ovog djelatnika je provjera izvješća, točnije, koliko se dobro čuvaju. Revizor ne radi sam, ima pomoćnike, predstavnike odjela i uredske radnike.

Inspektor može prijaviti bilo koga: od kontrolora do upravnog odbora i predsjednika organizacije.

Ako je jedan šef nezadovoljan obavljenim poslom ili ga ne želi prihvatiti, revizor se može obratiti višem menadžeru.

Najčešće, ovaj zaposlenik radi s računovođama koji revidiraju knjige organizacije.

Ponekad se kombinira pozicija revizora i direktora procjena.

Porezni administrator

Već vidimo da ponekad dolazi do dupliciranja funkcija odjela financija, ali to nijetiče se poreznog upravitelja. Zaposlenik se javlja blagajniku, ali mu i kontrolor može dati zadatke. Uostalom, kako biste riješili porezna pitanja, morate komunicirati i s općim računovodstvenim odjelom i s odjelom revizije.

Upravitelj je dužan obavljati poslove osiguranja. Ako je tvrtka velika, onda svaka vrsta operacije ima svog administratora. Pa, ako se poduzeće ne može pohvaliti razmjerom, onda je jedna osoba odgovorna za sve.

Usput, u velikim organizacijama administrator odgovara izravno financijskom odboru ili predsjedniku tvrtke.

Direktor planiranja

Već smo gore objasnili koje funkcije financijskog i analitičkog odjela postoje, ali podudaraju li se s dužnostima direktora za planiranje?

Naravno, jer je to njegovo izravno polje djelovanja. Čak i ako radno mjesto kao takvo nije predviđeno u poduzeću, neki drugi zaposlenik obavlja te funkcije.

Pozicija direktora smatra se prestižnom, jer je u izravnoj interakciji s menadžerima tvrtke. U pravilu se glavni računovođa ili direktor troškovnika može popeti do pozicije direktora planiranja.

Zaposlenik razvija financijske planove, određuje ciljana područja u različitim područjima.

Ako se donese odluka o kupnji nove podružnice ili likvidaciji poduzeća, mora se uzeti u obzir mišljenje direktora planiranja. On procjenjuje ne samo ekonomsku situaciju organizacije, već izračunava i stanje tržišta u budućnosti i sadašnjosti.

Funkcije voditelja financijskog odjela i direktora vrlo su slične, ali sličnestvar ne završava. Zapravo, direktor planiranja je angažiran u radu svih navedenih djelatnika, isto pravilo djeluje u suprotnom smjeru. Ako radno mjesto nije predviđeno opsegom poduzeća, dužnosti se dijele između kontrolora, voditelja FEO-a i direktora troškovnika.

Naravno, funkcije voditelja financijsko-gospodarskog odjela bit će šire od ostalih zaposlenika. Uostalom, menadžment je prvenstveno odgovoran.

Financijski odbor

Koji smo odbor spomenuli u naslovu? Za što je on, za što je zadužen? Nedavno je dobio funkcije odjela financijske kontrole, rješavajući najvažnije strateške zadatke. Drugim riječima, svaka ozbiljna odluka u poduzeću rezultat je rada financijskog odbora.

Upravni odbor odlučuje o osnivanju takvog tijela. Sastanci se organiziraju samo ako postoji razlog za raspravu na dnevnom redu. Predsjednik može biti ili član upravnog odbora ili financijski upravitelj ili predsjednik organizacije. Ako je tvrtka mala, tada odbor uključuje sve odgovorne službenike.

Ali takva aktivnost nije glavna. Uz sve navedeno, povjerenstvo obavlja i poslove odjela financijske sigurnosti. Uostalom, on daje pristanak na velike zajmove, prethodno izračunavši sve rizike.

Ako je sve manje-više jasno sa pozicijama, onda idemo na aktivnosti odjela.

Kako funkcionira?

Za upravljanje poduzećem, financijski direktor koristirazličite metode. Može biti:

1. Oporezivanje.
2. Pozajmica.
3. Samofinanciranje.
4. Planiranje.
5. Samoosiguranje. To se zove formiranje rezervi.
6. Sustav bezgotovinskog plaćanja.
7. Osiguranje.
8. Leasing, trust, faktoring, kolateral i druge operacije.

Bilo koja od metoda pruža mogućnost financijskih transakcija.

Rad odjela je usmjeren u tri smjera:

1. Upravljanje financijskim prometom u ovom trenutku.
2. Planiranje financija. To uključuje troškove, kapital, prihode.
3. Kontrola i analiza svih novčanih transakcija.

Kako se razvija proračun?

Da biste to učinili ispravno, morate uzeti u obzir mnogo podataka. Među njima:

1. Predviđanja i informacije o isplativosti usluge, proizvoda ili posla.
2. Fiksni i opći troškovi. Analiza se mora provesti za svaki pojedinačni proizvod, jer je to jedini način da se sazna isplativost.
3. Varijabilni troškovi proizvodnje u svakoj grupi proizvoda.
4. Predviđanje promjena u imovini organizacije, izvorima ulaganja, pokazateljima prometa, isplativosti obrtne imovine.
5. Porezna solventnost poduzeća, zajmovi, dodjela sredstava neproračunskim organizacijama.
6. Predviđanje profitabilnosti trampe, izvješćivanje nakon analize profitabilnosti.
7. Opće stanje u organizaciji. To uključuje trošenje opreme, sastav nekih fondova, njihovu isplativost i postotak obnove.

Da biste uspješno upravljali proračunom tvrtke, morate uzeti u obzir sljedeće:

1. Upotreba metoda računovodstva i izvješćivanja.
2. Analiza potencijala tvrtke.
3. Razvoj sustava upravljanja fondovima.
4. Obračun kadrovske strukture.
5. Priprema proračunskih sredstava za korištenje i izvještavanje o njima.

Prvo se imenuje proračunski direktor, koji sve oživljava. Zaposlenik je odgovoran za koordinaciju aktivnosti podstruktura i usluga poduzeća.

Ako organizacija ima proračunskog direktora, on je taj koji vodi financijski odbor.

Regulatorni dokument

Svako područje djelovanja ima svoj zakon. U našem slučaju to je "Pravilnik o financijskom odjelu u poduzeću". Sadrži sve važne točke upravljanja osobljem i vođenja evidencije. Dokument izrađuje direktor financija.

Komponente Uredbe:

1. Organizacijska i funkcionalna struktura financijske službe. Predstavljen kao blok dijagram koji najbolje predstavlja strukturu odjela financija sa svim odjelima.
2. Broj osoblja i struktura financijskog odjela. Izraženo u tablici u kojoj su navedeni svi odjeli, broj zaposlenika, službenici.
3. Glavni zadaci i ciljevi. Ciljevi poduzeća i zadaci svakog odjela ovise o razvojnoj strategiji organizacije.
4. Matrica funkcija. Tablica koja sadrži nazive funkcija okomito. U horizontali su ispisana imena djelatnika organizacijskih jedinica i rukovoditelja koji su odgovorni za obavljanje određene funkcije. Pomoćutablice, možete jednostavno pratiti opterećenje svakog odjela i preraspodijeliti.
5. Red interakcije između zaposlenika financijskog odjela. Obično uspostavljaju interni red između zaposlenika jednog odjela i između više odjela financijske službe. Zasebno se uspostavlja vanjska procedura koja regulira interakciju s javnim ili privatnim organizacijama i klijentima. Osnova je strukturno obilježje poduzeća, zadaci i ciljevi odjela, kao i tradicija poduzeća.
6. Rješavanje sporova i sukoba. Ako dođe do sukoba, mora se podnijeti žalba. U tu svrhu razvijen je vlastiti lanac "generalni direktor - direktor financija - voditelj odjela - zaposlenik". Ista shema primjenjiva je u slučaju pitanja običnih zaposlenika. Usput, pitanja se mogu odnositi na zadatke, odluke, poticaje, naknade, kao i razne prijedloge koji će povećati profitabilnost poduzeća.
7. Uspostavljanje indikatora za ocjenjivanje rada financijske službe. Ovaj stavak ukazuje na pokazatelje, čije poštivanje ukazuje na uspješan rad odjela. Važno je da su pokazatelji specifični i mjerljivi. Ako su formulacije nejasne, onda ne mogu poslužiti kao neka vrsta mjere.
8. Završne odredbe. Ovdje su glavni zahtjevi za pripremu ove Uredbe, rokovi za prihvaćanje od strane djelatnika odjela i pravila skladištenja. Suglasnost s Pravilnikom moraju dati izvršni direktor organizacije i zaposlenici kadrovskog odjela.

Kao što vidite, rad poduzeća popraćen je organizacijskimteškoće koje treba prevladati. Ali za osobu koja poznaje funkcije financijskog odjela poduzeća, nikakve prepreke nisu strašne.