Službenik: dužnosti i karakteristike profesije

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Papirologija je karakteristična djelatnost većine poduzeća, organizacija i privatnih tvrtki, koja uključuje prikupljanje, izvršenje i pohranu cjelokupne dokumentacije. Učinkovitost dobivanja i obrade informacija ovisi o ispravnosti i pismenosti izrade radova, a to dovodi do pravovremenog donošenja učinkovitih odluka. Sukladno tome, u osoblju svakog poslovnog subjekta postoji službenik čije se dužnosti protežu na upravljanje dokumentima. Koje su dužnosti službenika?

Obilježja profesije

Službenik čije se dužnosti mogu razlikovati od papirologije do donošenja operativnih odluka uvijek je tražen na tržištu rada. Može raditi u bilo kojoj tvrtki gdje postoji tijek dokumenata. Danas je, prema zakonu, svako poduzeće, bez obzira na opseg i oblik vlasništva, dužno imati uredno izrađene popratne dokumente o djelatnosti i financijama, a njihovo održavanje je u nadležnosti referenta. U ovu struku dolaze sa srodnih pozicija: dispečer-operater, tajnik-referent,voditelj ureda ili djelatnik help deska. Dobar uredski radnik nezamjenjiv je stručnjak i pouzdan pomoćnik upravitelja. Službenik, čije su dužnosti odavno prerasle banalnu papirologiju, može postati osobni pomoćnik voditelja. Specijalist ove struke prvenstveno je zaposlenik koji je odgovoran za uređenje i čuvanje evidencije poduzeća. Najčešće radi u uredu i vodi se poreznim, građanskim, sudskim zakonodavstvom. U malim poduzećima, službenik, čije se dužnosti protežu samo na popunjavanje papira, obavlja svoje dužnosti sam. Moguće je da su on i tajnica ista osoba. U velikim tvrtkama i korporacijama u državi postoji nekoliko zaposlenika ovog smjera koji obrađuju radove o određenom nizu pitanja.

Funkcionalne dužnosti službenika

Njegova glavna dužnost je održavati tijek dokumenata tvrtke, on:

• prima, dopisuje, sortira, šalje sve poslovne papire i pisma;
• vodi poslovnu korespondenciju;
• ih prati u posebnim časopisima i kontrolira neotkrivanje posebno važnih informacija, kao i kontrolira pravovremeno i ispravno izvršenje dokumenata;
• priprema sve potrebne materijale za izvršne i poslovne sastanke;
• organizira rad arhive.

Izrada zahtjeva

Službenik mora imati diplomu visokog obrazovanja (ekonomija, pravo), ponekad je dovoljno srednje obrazovanje. Kandidat mora tečno govoriti jezik, poznavati ključna pravila vođenja poslovne dokumentacije. Ova profesija od stručnjaka zahtijeva ne samo profesionalizam i intelektualne sposobnosti, već i osobne karakteristike kao što su točnost, organiziranost, točnost, dobra volja. Osobu koja želi raditi kao službenik treba odlikovati sposobnost dugotrajne koncentracije, izvrsno pamćenje, psihička stabilnost, komunikacijske vještine i konstruktivna percepcija kritike. Najčešće, uz osobne kvalitete i diplomu o obrazovanju, kandidatu se nameću i drugi zahtjevi, na primjer, znanje stranih jezika. Danas mnoge tvrtke surađuju sa stranim poduzećima, a kako bi se izbjegli nesporazumi, službenik mora govoriti strani jezik, najčešće engleski.