Zapisnik glavne skupštine sudionika LLC-a. Pravila dizajna

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Zapisnik glavne skupštine sudionika LLC-a je izuzetno važan dokument. Zahtjevi za sastavljanje OSU protokola nisu utvrđeni na zakonodavnoj razini, međutim, običaji poslovnog prometa i uredskog rada nalažu određena pravila za njegovu kompilaciju.

Obvezno vođenje evidencije

Prvo, zapisnik sa sastanka sudionika u DOO-u je obavezan dokument koji potvrđuje samu činjenicu da je sastanak održan (a obveza održavanja i broj obveznih sastanaka godišnje reguliran je zakonom i, u nekim slučajevima, Statutom društva).

Drugo, sve odluke o aktivnostima poduzeća formaliziraju se u obliku protokola.

Zapisnik glavne skupštine LLC-a čuva se u poduzeću i mora se dati na pregled svakom članu društva na njegov prvi zahtjev.

U pravilu se imenuje direktor poduzeća odgovornim za vođenje protokola, što mora biti odraženo u opisu njegovog posla.

Što se odražava u protokolu

Protokolglavnu skupštinu sudionika doo održava tajnik skupštine ili predsjednik GMS-a.

Odraženo u protokolu:

• datum i vrijeme početka sastanka;
• tip OS;
• quorum i OS legitimitet;
• OS agenda;
• govor (sažetak) sudionika, pitanja, rasprave, dodaci;
• rezultati glasovanja o određenim pitanjima;
• odluke koje je JSU donio.

Zapisnik glavne skupštine sudionika u LLC-u potpisuju svi članovi društva ili predsjednik skupštine i tajnik. Protokol je prošiven obaveznom numeracijom stranica, zapečaćen pečatom poduzeća.

Treba napomenuti da OS protokol ne mora sadržavati popis svih sudionika osobno, ali u ovom slučaju, upisni list sudionika mora biti obavezan dodatak uz navođenje podataka o putovnici i osobnog potpisa svaki od njih. Registracijski list je sastavljen u slobodnom obliku i spojen zajedno s protokolom.

Druga opcija bila bi vođenje dnevnika. U tom slučaju stranice časopisa su numerirane, prošivene i zapečaćene pečatom tvrtke. Razdoblje pohrane takvog časopisa nije ograničeno nikakvim regulatornim aktom.

Također je preporučljivo voditi evidenciju o radu komisije za brojanje. Odlukom sjednice bira se samo povjerenstvo za prebrojavanje koje čine predsjednik i najmanje jedan član povjerenstva. Protokol potpisuje predsjedavajući i podnosi ga zajedno s OS protokolom.

Za reguliranje svih bitnih točaka u postupku vođenja zapisnika preporuča se izraditi i provesti "Pravilnik o postupku vođenja zapisnika OS", kojim se reguliše postupak sastavljanja, dopune, žalbe, pohranjivanje protokola. Takav stav odobrava čelnik poduzeća ili ga dostavlja OS na raspravu (izuzetno rijetko).

Svi OS protokoli moraju se čuvati do likvidacije tvrtke, a zatim prenijeti u arhivu za pohranu.

Jedan sudionik - kako sastaviti protokol?

Ali što ako postoji samo jedan član u LLC-u? Je li vođenje zapisnika obvezno ili je dovoljno za dokumentiranje odluka sudionika? Zakon ne čini iznimku za takva društva. Zapisnik glavne skupštine sudionika doo po obliku i sadržaju se u ovom slučaju ni po čemu ne razlikuje od zapisnika s velikim brojem sudionika.

Također želim napomenuti da je protokol samo tehnički način formaliziranja odluka sudionika. Stoga će u slučaju sudskog spora biti pravno nadležan priznati da odluka, a ne zapisnik s godišnje skupštine sudionika doo, nije u skladu sa zakonom. Međutim, nedostaci u vođenju evidencije mogu postati razlogom za proglašenje odluka nezakonitim.