Kartica interne financijske kontrole: čemu služi, uzorak popunjavanja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Organizacije u procesu financijske i gospodarske djelatnosti obavljaju veliki broj poslova: proizvodnju robe, pružanje usluga, obračune s dobavljačima i kupcima, plaćanje poreza i pristojbi, te druge poslove propisane Zakonom vrste djelatnosti i zakonodavstvo. Organizacija mora o svim tim poslovima i njihovim financijskim rezultatima izvještavati regulatorna tijela, podnositi određena izvješća na vrijeme. Osim izvješćivanja poreznoj službi i drugim tijelima, tvrtke moraju izvješćivati o financijskim rezultatima svojim dioničarima i osnivačima, partnerima, pa čak i nekim dužnicima. Izvještavanje je također potrebno za internu upotrebu. Za sve to postoji interna kontrola, za čiju se praktičnost koristi kartica interne financijske kontrole. Ovaj je članak posvećen ovoj temi. Iz njega će se saznati što je interna kontrola,koja je procedura za njegovu provedbu i zašto nam je potrebna kartica interne financijske kontrole, njezine komponente, specifičnosti i pravila popunjavanja.

Što je interna kontrola

Unutarnju kontrolu u organizaciji provodi računovodstvo ili sam direktor, ako je organizacija mala i on je preuzeo ulogu glavnog računovođe. Uređuje postupak obavljanja unutarnje financijske kontrole Federalni zakon broj 402 od 6. prosinca 2011. godine. Zove se Zakon - "O računovodstvu". Izričito se odnosi na unutarnju kontrolu u članku 19. Opisuje niz ključnih zahtjeva za tekuće računovodstvo, potrebu za njegovim održavanjem za sve organizacije bez iznimke, kao i sankcije za organizacije koje se ne pridržavaju ovih zahtjeva.

Kako bi interna kontrola trebala izgledati

Procedura provođenja interne financijske kontrole podrazumijeva provedbu nekoliko načela. Usklađenost s njima važna je i za interne korisnike u organizaciji i za vanjske recenzente.

• Pouzdanost. Sva dokumentacija i izvješća moraju u potpunosti odgovarati izvedenim operacijama. Svi stvarno dovršeni procesi trebaju biti prikazani, sa stvarnim iznosom i uvjetima.
• Dovršenost. Dokumenti i izvješća trebaju sadržavati sve podatke koji su važni za dionike. Operacije treba navesti, ako je potrebno, sadržavati komentare s objašnjenjima.
• Neutralnost. Interesi ne bi trebali biti naznačeni u dokumentaciji i izvješćimabilo koje osobe.
• Kontinuitet. Promatra se hijerarhija dokumenata i izvješća, slijed odraza ukupnih iznosa, kumulativni zbroj za izvještajna razdoblja. Svi dokumenti su povezani.

Načini implementacije

Sve organizacije su u različitim situacijama. U nekima radi samo jedna osoba, koja je i osnivač, i direktor, i knjigovođa, i voditelj prodaje i nabave, sve skupa. U drugima, naprotiv, postoji ogroman kadar ljudi, od kojih se svatko bavi svojim poslom. U jednom slučaju, organizaciji je prikladnije provoditi vlastite izračune, u drugom jednostavno nema dovoljno osoblja za to. Na temelju toga, tvrtke imaju dva moguća izlaza iz situacije, od kojih svaki ima svoje prednosti i nedostatke.

• Samoregistracija. Čak iu organizaciji s jednim zaposlenikom moguće je samostalno voditi evidenciju. U ovom slučaju za računovodstvo je zadužen sam ravnatelj. To podrazumijeva da posjeduje znanja iz područja računovodstva i izvještavanja, pravilnika i propisa o računovodstvu, uredskog rada i toka rada. Do danas postoje online servisi koji uvelike pomažu u radu, čak i uz minimalno znanje iz tog područja. Možete angažirati pojedinačnog računovođu ili čak cijeli računovodstveni odjel, ovisno o potrebama tvrtke. U tom slučaju računovođe dobivaju posao u skladu sa zahtjevima Zakona o radu, isplaćuju im se plaće i doprinosi u specijalizirane fondove.
• Dogovor s revizijom odnsavjetovanje treće strane. U ovom slučaju, sve računovodstvene odgovornosti padaju na ramena stručnjaka iz tvrtke treće strane. Glavna briga kupca je platiti usluge na vrijeme. Nema potrebe tražiti kandidate za mjesto računovođe, testirati ga i birati iz mase kandidata, nema potrebe za isplatom plaća i doprinosa u socijalne fondove. Ali obično je cijena konzultantskih usluga višestruko veća od plaće prosječnog računovođe.

Subjekti i objekti interne kontrole

U procesu kontrole mogu se razlikovati njeni subjekti i objekti. Subjekti - osobe koje provode radnje s ciljem dobivanja rezultata revizije, odnosno vlasnici ili službenici kojima su povjerene te obveze. Postoji nekoliko razina predmeta:

• prva razina - vlasnici ili članovi organizacije koji iniciraju reviziju iz nužde ili vlastitom odlukom;
• druga razina - izvršitelji kontrolnog procesa (članovi inspekcijskog povjerenstva, ili treći revizori kojima su te obveze povjerene na temelju položaja ili ugovornih obveza);
• treća razina - zaposlenici čije radne obveze uključuju provedbu kontrolnih funkcija;
• četvrti nivo - osoblje koje provodi inspekciju zbog potrebe.

Objekti provjere su objekti na koje je usmjerena kontrola. To mogu biti resursi organizacije,sigurnosni sustavi, osoblje, financijski rezultati i druge komponente gospodarske aktivnosti koje su od interesa za različite korisnike traženih informacija.

Organizacija sustava interne kontrole

Unutarnja kontrola pruža informacije i povjerenje u organizaciju mnogim korisnicima odjednom. Treba ga osmisliti na način da zadovolji interese svih osoba kojima je važna informacija o financijskom stanju poduzeća i njegovom položaju na tržištu. Da biste to učinili, kontrola bi se trebala odnositi na sljedeće komponente poslovne aktivnosti:

• potpunost i pouzdanost informacija koje se odražavaju u računovodstvu, poreznom i upravljačkom računovodstvu, njihova usporedivost i kontinuitet;
• djelatnost poduzeća u cjelini i stupanj njenog odraza u računovodstvenim dokumentima;
• legitimno i učinkovito korištenje sredstava kojima poduzeće raspolaže;
• pouzdanost zaštite poslovne tajne;
• odnos menadžmenta organizacije prema uočenim nedostacima, brzina i pristup ispravljanju istih;
• brzi prijenos internih informacija i izvješćivanje osobama čije poslovne obveze uključuju donošenje upravljačkih odluka.

Što je kartica interne financijske kontrole

Provedbi interne kontrole mora se pristupiti sustavno. Kako bi postupak bio najprikladniji, postoji poseban dokument -kartica interne financijske kontrole. Pojednostavljeno rečeno, ovo je kontrolni akcijski plan u kojem su naznačeni postupci i odgovorne osobe (objekti i subjekti). Proces dokumentiranja internih kontrola sadrži niz međusobno povezanih obrazaca i izvješća. Istodobno, treba napomenuti da je kartica interne financijske kontrole za neke organizacije obavezna, za druge je samo prikladan alat koji se koristi po želji.

Ministarstvo financija izradilo je jedinstveni oblik kartice interne financijske kontrole javne ustanove. Primjer takvog oblika dat je u ovom materijalu. Obvezna je za organizacije koje u svom djelovanju koriste proračunska sredstva. Odnosno državne, državne i općinske strukture.

2017 Kartica interne financijske kontrole: provjerljive informacije

U internoj kontroli organizacija, kako komercijalnih tako i javnih, važno je dotaknuti se svih sastavnica poslovanja. U karticama interne financijske kontrole za 2017. odraženi su sljedeći kontrolni postupci:

• Usklađivanje stanja navedenih u dokumentaciji i navedenih na računima bilance. U obzir se uzimaju blagajne, bankovni izvodi, akti usaglašavanja sa suradnicima, blagajnički izvještaji, skladišni izvještaji, odnosno primarna dokumentacija.
• Usporedba iznosa navedenih u bilanci na početku godine, godišnje izvješće za posljednje izvještajno razdoblje, pokazateljiGlavne knjige i iznosi prikazani u odjeljcima bilance na tekući datum.
• Inventar zaliha, dragocjenosti, imovine.
• Kontrola i usklađivanje obaveza i potraživanja.
• Provjera ispravnosti vođenja dokumentacije, usklađenosti papirologije sa zahtjevima zakonske regulative, računovodstvenih politika organizacije, kontnog plana, drugih propisa vezanih za područje djelatnosti.
• Provjera dostupnosti i ispravnosti primarne dokumentacije, na temelju koje su podaci uneseni u računovodstvo i izvješćivanje.

Sadržaj karte interne kontrole

Procedura za izradu kartica interne financijske kontrole može se razlikovati u tvrtkama ovisno o pravnom obliku, značajkama rada, području djelatnosti. No, u svoj raznolikosti oblika dokumenata moguće je izdvojiti pojedinosti koje su svima njima zajedničke. Kartica financijske kontrole sadrži sljedeće podatke:

• naziv dokumenta;
• naziv organizacije u kojoj je usvojen i odobren;
• razdoblje za koje je kartica odobrena;
• naziv kontrolnih objekata;
• službenik koji je odgovoran za operaciju, drugim riječima, izvođač;
• službenik koji kontrolira transakcije - kontrolor;
• metoda kojom se provodi kontrola (na primjer, provjera izvršenja dokumenta, usklađivanje podataka tijekom inventara sstvarne brojke);
• metoda upravljanja (puna strujna kontrola, kontinuirana naknadna, selektivna struja, selektivna naknadna i ostalo);
• učestalost s kojom se provode kontrolne radnje (u procesu formiranja, prije odobrenja, prije prijenosa dokumenta, nakon transakcije);
• naziv pozicije, datum sastavljanja kartice interne financijske kontrole javne ustanove, primjer potpisa, prezime i inicijali kontrolora.

Što se uzima u obzir pri izradi karte

Specifičnosti kartice interne financijske kontrole ovise o uvjetima u kojima organizacija posluje, njenom obliku vlasništva, tržišnoj niši, dostupnosti radne snage, materijalnih i financijskih resursa te mnogim drugim čimbenicima. Za državne i općinske organizacije uspostavljene su jasne uzorke karata. Tvrtke u privatnom vlasništvu mogu same izraditi ovaj dokument za internu upotrebu. Prilikom sastavljanja treba uzeti u obzir nekoliko važnih točaka, a to su:

• relevantnost različitih vrsta, vrsta i oblika inspekcija za određenu organizaciju u određenom trenutku aktivnosti;
• periodičnost i učestalost inspekcija u kojima će organizacija raditi najproduktivnije;
• stanje organizacije, njezina dostupnost resursa potrebnih za provedbu inspekcijskih nadzora (financijskih, radnih, tehničkih, materijalnih, privremenih);
• ujednačena raspodjela opterećenja kadaprovođenje provjere trenutnih kontrolora, jer prekomjerna radna aktivnost stvara umor, a to za sobom povlači pogreške, propuštanje važnih informacija i druge neugodne posljedice.

Dodatni zahtjevi za kontrolne kartice javnog sektora

Proračunske transakcije za karticu interne financijske kontrole - osnova i razlog za njezino sastavljanje. U javnom sektoru ovaj dokument je nezamjenjiv. Ali ako se u komercijalnim organizacijama strukturi karte može pristupiti kreativno i na temelju potreba same tvrtke u danom trenutku, onda je s državnim poduzećima situacija složenija. Prije potpisivanja naloga za odobravanje kartice interne financijske kontrole za općinsku ili državnu organizaciju, morate se uvjeriti da su ispunjeni svi zahtjevi za njezinu strukturu i sastav. Ovi zahtjevi mogu biti predstavljeni sljedećim popisom:

• transparentan u razumijevanju smjera inspekcija;
• odražavaju područja poslovanja u kojima se provode revizije proračunskih operacija;
• detaljan opis algoritama koji se koriste za provjeru;
• jasno utvrđeni rokovi za preglede, njihovo poštivanje i potvrđivanje;
• granice unutar kojih se provode kontrolne aktivnosti.

Neki subjekti javnog sektora imaju mandatne planove inspekcije izdane na razini odjela. Upravo prema njima tvrtke moraju strogopratiti. Ove upute mogu se izdati na različitim razinama vlasti:

• Savezni dokumenti, propisi i pisma dogovoreni s Ministarstvom financija Ruske Federacije i obvezujući u cijeloj Ruskoj Federaciji.
• Regionalni propisi, propisi, pisma, uredbe i zahtjevi na snazi na području određenog područja, županije ili pokrajine. Za tvrtke koje se geografski nalaze unutar ovih granica, ovi zahtjevi za sadržaj i strukturu kartica interne financijske kontrole su obvezni. Uzorak popunjavanja prilikom izdavanja takvih dokumenata dogovoren je s Rosfinnadzorom.

Izbjegavanje zahtjeva dužne pažnje ili nepoštivanje propisa može rezultirati strogim sankcijama prema RF kodovima ovisno o težini financijskog kriminala.