Uvjeti i rok čuvanja primarnih dokumenata u računovodstvu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Kao što pokazuje praksa, u gotovo svakom modernom domaćem poduzeću najveća količina dokumentacije generira se računovodstvom. Naravno, to je razumljivo: u ovom odjelu rade s novcem, a svaka takva operacija mora biti službeno fiksirana na papiru. Osim toga, zakonski je utvrđen pojam za pohranjivanje primarnih dokumenata u organizaciji, što znači da neće raditi tek tako da se riješite “komadića papira”, već ćete ih morati čuvati barem nekoliko godina i tek onda uništiti ih. Usput, proces uklanjanja starog papira također nije lak, ima niz specifičnih značajki. O svemu tome - dalje.

Dokumenti, dokumenti…

Ako date statistiku o količini proizvedene dokumentacije, ispada da je u gotovo svim modernim domaćim poduzećima računovodstvo izvor 80-90% papirnatih dokumenata. Ne treba ih samo čuvati. Ograničenja određuju ne samo što je ispravno minimalno razdoblje skladištenja za primarne računovodstvene dokumente (obično varira odpet godina do desetljeća), ali i uvjete u kojima bi ti objekti trebali biti. Pritom treba imati na umu da postoji podjela na dokumentaciju za privremenu pohranu i trajnu.

Međutim, kao što praksa pokazuje, menadžeri svake tvrtke nisu zainteresirani za razumijevanje zamršenosti uvjeta skladištenja primarnih dokumenata. Da biste se spasili od glavobolje, možete koristiti usluge specijaliziranih arhivskih tvrtki. U takvoj tvrtki točno znaju kakvu vrstu dokumenata koliko dugo trebaju biti pohranjeni, pod kojim uvjetima, po kojim pravilima. Osim toga, takva organizacija ima tehničku sposobnost uništiti dokumente kojima je povjereno čuvanje kada isteknu rokovi. Doista je zgodno, ali košta. Ako želite uštedjeti novac, tada ćete morati dodijeliti posebnu prostoriju za arhivu i razumjeti koji je zakonski rok za pohranu primarnih računovodstvenih dokumenata u organizaciji.

Želim - ne želim

Problem, inače, ne nastaje ispočetka. Važeći zakoni utvrđuju uvjete čuvanja primarnih računovodstvenih dokumenata, a unutar svakog poduzeća oni se moraju poštivati. Iz zakonodavstva proizlazi da je svakoj poslovnoj pravnoj osobi povjerena obveza čuvanja dokumentacije. To znači da oblik djelatnosti nije bitan – radi li se o privatnom poduzetniku koji posluje sam, ili o velikom koncernu, ipak morate voditi računa o čuvanju financijskih izvještaja i druge dokumentacije. Važno je proučiti pravo zautvrđeni rokovi za pohranu elektroničkih primarnih dokumenata, papira, tako da u slučaju sukoba s izvođačem ili tijekom provjere od strane kontrolnog tijela ne budete u neugodnom položaju. Osim toga, nepoštivanje zakonskih vremenskih intervala može izazvati znatnu kaznu tijekom inspekcije. Važeća zakonska regulativa sadrži propise koji uređuju minimalni rok čuvanja primarnih knjigovodstvenih isprava. Važno je da je poslovanje sigurno, a poslovanje u našoj zemlji odlikuje zakonitost i poštivanje utvrđenih pravila.

125. savezni zakon, usvojen u listopadu 2004., govori o razdoblju skladištenja elektroničkih primarnih dokumenata, papirnatih dokumenata. Na temelju naziva posvećena je arhivskoj građi i ispravnom poslovanju. Upravo se u ovom službenom dokumentu razmatraju značajke pohranjivanja službenih dokumenata koje proizvodi računovodstveni odjel. Ovdje možete pronaći obje značajke koje vam omogućuju razlikovanje između dokumentacije o privremenoj i trajnoj pohrani, kao i pojmove specifične za određenu vrstu papira.

Odnosi se na koga?

Obveze pridržavanja minimalnih razdoblja skladištenja primarnih dokumenata dodijeljene su:

• lokalne samouprave;
• državne agencije;
• poduzetnici;
• poduzeća;
• osobe koje posluju.

Zakon će se morati poštovati u odnosu na arhivsku dokumentaciju, uključujući i onu koja se odnosi na osoblje. Cijelivremensko razdoblje navedeno u zakonskim aktima mora biti na sigurnom mjestu. Osim saveznih zakona, na specifičnosti uvjeta pohrane primarnih dokumenata i računovodstvenih registara utječe i niz regulatornih dokumenata koji su na snazi kako na teritoriju zemlje u cjelini tako iu svakoj pojedinoj regiji. Ipak, najvažniji dokument je gore spomenuti 125. zakon koji daje potpuni popis dokumentacije koja regulira trajanje pohrane računovodstvenih isprava.

Zakon broj 129

1996. godine izdan je savezni zakon o značajkama računovodstva. Navodi da računovodstvo svoju dokumentaciju može generirati na papiru, kao i korištenjem raznih alatnih strojeva. Ujedno, tvrtka mora samostalno izraditi kopije dokumentacije na papiru, kako bi svi sudionici u poslovanju imali pristup podacima o njima. Ako regulatorno tijelo zatraži uvid u dokumentaciju, dužni su je dati predstavnici tvrtke. Na to imaju pravo i tužitelji i predstavnici suda.

Izrada, skladištenje u skladu s rokovima skladištenja primarnih računovodstvenih isprava, isporuka na zahtjev mora biti u skladu s obrascima utvrđenim u regulatornim aktima. Dokumenti se moraju poslati osobi koja je zatražila u papirnatom obliku. Ako to dopuštaju mogućnosti strojeva koji se koriste u radu, ako se svi sudionici slažu, izvješće se može poslati u elektroničkom obliku. To je također dopušteno važećim zakonima naše zemljezemlje.

Drži se pravila

129. savezni zakon sadrži spominjanje obveze poštivanja uvjeta skladištenja primarnih računovodstvenih dokumenata. Konkretno, u članku 17. navodi se da svaka pravna osoba mora bez izostanka čuvati takvu dokumentaciju, uključujući registre i izvješća. Trajanje vremenskog intervala utvrđuje se pravilima koja uređuju arhivistiku na razini države. Trajanje ovog razdoblja ne može biti kraće od 5 godina.

Za dokumentaciju kojom se uređuje računovodstvena politika i neke druge kategorije (programi koji se koriste na strojevima koji obrađuju informacije, radni kontni plan) utvrđuje se poseban rok čuvanja primarnih dokumenata. Naravno, i ovdje je trajanje pet godina (u nekim slučajevima ovo razdoblje može se postaviti i duže), ali razdoblje počinje računati od trenutka kada je ovaj dokument zadnji put korišten u poduzeću. Čelnik pravne osobe je osoba koja je po zakonu dužna čuvati svu potrebnu dokumentaciju u vremenskim razmacima. To znači da svaki obrazovan i odgovoran šef mora znati rok čuvanja primarnih dokumenata u računovodstvu ako želi stanje u tvrtki držati pod svojom kontrolom.

Kao što pokazuje praksa, mnoge organizacije redovito provode popis službene dokumentacije, a lokalni propisi utvrđuju osobe odgovorne za pohranu dokumenata, s kojima inspekcijska tijela zapravo komuniciraju prilikom praćenja usklađenostipravila arhiviranja.

Izrada i pohrana: sve prema pravilima

Na temelju važećeg zakonodavstva, računovođe mogu generirati i primarnu dokumentaciju i sažetu dokumentaciju ne samo na papiru, već iu elektroničkom obliku; ujedno, obveze izrade papirnatih primjeraka dodijeljene su pravnoj osobi, a na zahtjev zainteresirane osobe, inspekcijskog tijela, tvrtka je dužna u najkraćem mogućem roku poslati papirnate dokumente na adresu. Sastavljanje i pohranjivanje moraju se izvršiti u obliku utvrđenom važećim zakonskim aktima.

O razdoblju skladištenja primarnih dokumenata u računovodstvu, redoslijed ovog procesa, govori popis dokumentacije koja uzima u obzir tipične upravljačke papire koji se formiraju tijekom rada bilo kojeg poduzeća. Oni su utvrđeni 2010. godine dokumentom koji su odobrili Ministarstvo financija i Federalni arhiv. Uz to, potrebno je uzeti u obzir i zahtjeve Poreznog zakona koji propisuje da je svaki građanin naše zemlje odgovoran za vođenje računovodstvene evidencije četiri godine. Ovo se odnosi na papire koji se odnose na računovodstvo rashoda, prihoda, a također i potvrdu plaćanja poreza.

Budite pametni oko stvari

Ispravna organizacija procesa u skladu s uvjetima čuvanja primarnih knjigovodstvenih dokumenata podrazumijeva profesionalan pristup, uključivanje osoblja zaduženog za računovodstvenu dokumentaciju, obradu arhivskih podataka o organizaciji samog procesa rada. Trenutno gotovo da nema mjestaspecijalizirana obuka za arhivistiku, pa je često teško pronaći uistinu kvalitetnog stručnjaka. S druge strane, progresivno zakonodavstvo zahtijeva poštivanje razdoblja čuvanja primarnih računovodstvenih dokumenata, inače se možete suočiti s kategorički neugodnim kaznama. Najbolja opcija za dovoljno obiman tijek dokumenata je stvaranje odjela odgovornog za arhivsku pohranu u osoblju tvrtke i osiguravanje redovite obuke osoblja odgovornog za dokumentaciju s internim resursima. Time će se inovacije utvrđene u zakonima držati pod kontrolom i u skladu sa svim zahtjevima.

Alternativna opcija koja vam također omogućuje da uzmete u obzir rok čuvanja primarnih dokumenata i da ga se pridržavate u svojim radnim aktivnostima je suradnja s posrednikom koji preuzima obvezu čuvanja papira klijenta. Međutim, odabir arhivske tvrtke za sebe također nije lak zadatak. Potrebno je pažljivo analizirati sve dostupne opcije kako biste dali prednost pouzdanoj tvrtki i ne brinuli se da će se ona zatvoriti i zgrada izgorjeti.

Značajke pohrane nekih vrsta dokumentacije

Kao što proizlazi iz važećeg zakonodavstva, primarna dokumentacija, kao i registri, izvještaji i bilance, moraju se prenijeti u arhivu. Sve ove kategorije službene dokumentacije, do slanja u arhiv, moraju se čuvati u računovodstvenim prostorijama, dok pravna osobadužan je osigurati sve uvjete za sigurnost papira: ormarići moraju biti zatvoreni, poštivati požarnu i drugu sigurnost. Unutar poduzeća posebnim dokumentom se imenuje osoba odgovorna za sigurnost dokumentacije.

Ako tvrtka koristi stroge formulare za izvješćivanje, po zakonu se ti dokumenti moraju čuvati u sefu ili posebnom ormaru, prostoriji koja je zatvorena i jamči sigurnost dokumentacije. Primarnu dokumentaciju tekućeg vremenskog razdoblja, obrađenu ručno, potrebno je kronološki skupljati u registre, koji se zatim šalju u arhivu na trajnu pohranu.

Na što još treba paziti?

Prilikom pohranjivanja bankovnih izvoda, gotovinskih naloga i predujma, sva dokumentacija mora se čuvati kronološki i uvezati za zajedničko sustavno skladištenje. Neke posebne kategorije dokumenata (izvješća o smjenama, radni nalozi) mogu se pohraniti bez obvezivanja, ali pohraniti u mape tako da se ništa ne izgubi ili koristi u nepoštene svrhe.

Sigurnost dokumentacije, kao i njezino pravovremeno slanje u arhiv, prvenstveno je odgovornost glavnog računovođe, iako, po potrebi, lokalni propisi mogu sadržavati delegiranje ovlasti na drugu osobu. Izdavanje primarne dokumentacije, izvješća, bilance moguće je samo u nekim slučajevima ako postoji službeni nalog glavnog računovođe. Općenito, strukturni odjeli nemaju pristup računovodstvenim dokumentima. Moguća je zapljena dokumentacijesamo ako postoji specijalizirani zahtjev od strane istražnih agencija, suda ili drugih tijela koja imaju odgovarajuće ovlasti prema zakonu. U tom slučaju potrebno je dostaviti službeno rješenje sastavljeno u skladu sa zakonom. Prilikom povlačenja potrebno je sastaviti protokol čiji se jedan primjerak predaje predstavniku organizacije uz potpis.

Razdoblje skladištenja primarnih dokumenata prikazano je u donjoj tablici.

Značajke tijeka rada

Izraz "tok dokumenata" primjenjuje se na skup čimbenika povezanih s kretanjem dokumentacije od trenutka nastanka papira do njegovog prijenosa u arhivsko poslovanje. Izrada rasporeda je odgovornost glavnog računovođe, iako je u nekim poduzećima povjerena stručnjaku za upravljanje dokumentima. Međutim, kako praksa pokazuje, najispravnije je uključivanje takvog rasporeda u računovodstvenu politiku organizacije, koji se zatim odobrava posebno izdanom naredbom koju potpisuje glavni dužnosnik tvrtke..

Uz pomoć rasporeda možete uskladiti organizacijske procese i pojednostaviti zadatak planiranja u poduzeću. Raspored rada za primarnu dokumentaciju je popis izvođača, vremenski razmaci u kojima se radovi moraju poslati u računovodstvo, te vremenski okvir za koji ih knjigovođe obrađuju. Obavezno opišite izvještajna razdoblja, uključujući bilance. Često računovodstvena politika sadrži i regulaciju rokova skladištenja primarnih dokumenata, a to razdoblje odnizjednačen sa zakonom utvrđenim ili viši ako to zahtijevaju specifičnosti djelatnosti društva. Prilikom podnošenja izvještaja za godinu, dokumentacija se izrađuje na propisani način i prenosi u arhivsku pohranu. Istodobno se uzima u obzir da će u budućnosti možda biti potrebno izdvojiti korisne podatke iz volumena prenesenog za pohranu. Za to je uobičajeno podijeliti slučajeve u mape, dok je grupiranje objašnjeno sadržajem. Svakako dodijelite relevantan naslov svakoj mapi.

Značajke pohrane futrola

Sva dokumentacija nastala tijekom poslovanja poduzeća, kao što je gore spomenuto, podijeljena je na onu namijenjenu za privremeno skladištenje i trajnu. Prilikom prijenosa radova u arhivu potrebno je svaku od ovih kategorija predati posebno, bez miješanja službenih radova u istim fasciklama. U tom slučaju, kopije se moraju čuvati odvojeno od izvornika. Također, u zasebne mape morat ćete razvrstati dokumentaciju koja prikazuje izvještaje, planove za godinu i za kvartale, po mjesecima. Jedna datoteka mora sadržavati jednu dokumentaciju.

Za grupiranje jednog predmeta možete koristiti dokumente generirane u jednom razdoblju (mjesec, godina, mjesec). Iznimka su takozvane prolazne kategorije - na primjer, osobni dosjei čije zatvaranje nije vremenski usklađeno s kalendarskom godinom. Ako datoteka sadrži dokumentaciju generiranu tijekom nekoliko mjeseci, potrebno je svaki mjesec odvojiti od ostalih posebnim listom, fiksirajući na njemu koje razdoblje dokumentira blok koji slijedi. U tom slučaju dopušteno je grupirati do 250 listova u jednu kutiju. Debljina mape može biti 4 cm ili manje.

Na što još treba paziti?

Kao što je vidljivo iz pravila arhiviranja, ako dokumentacija ima dodatke, oni (bez obzira kada su točno sastavljeni) moraju biti priloženi dokumentaciji koju prate. Općenito, redoslijed arhiviranja računovodstvene dokumentacije vrlo je važan, pa se mora strogo poštivati. U pravilu se prvo objavljuju izvještaji, zatim bilješke s objašnjenjima, nakon čega bilanca, dopunjena priloženim dokumentima.

Prilikom organiziranja pohrane osobnih računa zaposlenika tvrtke, potrebno je za to izdvojiti poseban slučaj u kojem je dokumentacija raspoređena po godinama sa strogom kronologijom. Godišnja korespondencija se oblikuje u mape s naznakom kalendarske godine, a također je sistematizirana prema datumima. Svaki zahtjev mora biti praćen odgovorom.

Neke značajke

Rokovi zadržavanja propisani Poreznim zakonom mogu se razlikovati od onih navedenih u zakonima koji uređuju računovodstvene djelatnosti. Prilikom uočavanja takvog odstupanja preporuča se, prije svega, pridržavati se dužeg vremenskog razdoblja - to će omogućiti, ako je potrebno, pozvati se na dokumentaciju, koristiti je, čak i ako je, prema jednom od važećih pravila, rok je već istekao. Osim toga, inspektori neće imati što zamjeriti. Također je potrebno zapamtiti poseban popis objavljen 2000. godine s naznakom trajanja skladištenjaneke specifične skupine dokumentacije. Ovaj se popis redovito ažurira i nadopunjuje, tako da glavni računovođa poduzeća i odjel odgovoran za upravljanje dokumentima moraju pratiti ažurne informacije.

Ako su uvjeti skladištenja prekršeni, odgovornost za to snosi čelnik tvrtke, unatoč činjenici da je pitanje sigurnosti prvenstveno odgovornost glavnog računovođe. Ako se prekrši red, trajanje skladištenja, tvrtka se kažnjava novčanom kaznom. Za službenika se kazna obično kreće od dvije do tri tisuće rubalja. Ali ako se primarna dokumentacija uopće ne vodi, mogu biti kažnjeni novčanom kaznom od pet tisuća rubalja ili više.