Organizacija sustava interne kontrole u organizaciji: stvaranje, svrha, zahtjevi i analiza

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Vlasnik bilo kojeg gospodarskog objekta uvijek brine o kvaliteti organizacije svoje gospodarske djelatnosti. Svako profitabilno poduzeće nosi potencijalnu dobit za svog vlasnika. Kojeg kompetentnog poduzetnika ne bi zanimali uvjeti funkcioniranja vlastitog potomstva koji mu donose tako ozbiljne prihode? Vjerojatno treba biti budala da sve ide svojim tokom i pretpostaviti da će tako uvijek biti, da će se rad u organizaciji odvijati po planu i zauvijek donositi iste pozitivne financijske rezultate, bez udubljivanja i miješanja u proces rada vaših podređenih. Upravo zato što se svaki gospodarstvenik pri zdravoj pameti i s objektivnim odnosom prema menadžmentu svoje tvrtke boji izgubiti profit i jednog dana postatiu stečaju, uvodi sustav interne kontrole organizacije. Što je? Što ovaj sustav daje? Kako je to organizirano? A koji su ciljevi? Prvo prvo.

Što je sustav interne kontrole u organizaciji

Uzorak svakog uzornog poslovnog subjekta je poduzeće koje nesmetano obavlja svoju gospodarsku djelatnost i ispunjava glavni uvjet svog postojanja - ostvaruje dobit, redovito je povećava. Vlasnik tvrtke sve napore i ulaganja uvijek usmjerava samo na ono što njegovu organizaciju čini još jačom i moćnijom, proširujući izvore povrata u vidu prihoda. Naravno, svaki vlasnik želi da njegova tvrtka nesmetano funkcionira. I on razumije da za to morate poduzeti odgovarajuće mjere. Tu se javlja globalna potreba za organizacijom sustava interne kontrole organizacije. Ovdje se jasno vidi potreba da se unutar poduzeća formira takav aparat za praćenje i uočavanje nedostataka u procesu upravljanja, koji će vlasniku signalizirati sve povrede i nedosljednosti. Što bi trebao biti takav uređaj?

Sustav interne kontrole u upravljanju organizacijom je skup metoda za praćenje, praćenje, provjeru, evaluaciju i analizu svih postupaka i poslovnih procesa koji se odvijaju u poduzeću koji su izravno povezani s rezultatima gospodarska djelatnost poduzeća u cjelini. Drugim riječima, to su posebni djelatnici, specifične metodeistraživanja, popis analitičke opreme i povezanih tehnologija, koji zajedno daju vrlo kontrolni učinak koji vlasnik poduzeća želi dobiti. Takav nadzor mu je potreban kako bi se zaštitio od nepoštenih podređenih ili nekvalitetnog obavljanja njihovih dužnosti, što u konačnici može utjecati na financijski rezultat poduzeća u cjelini. Ali kako je ovaj proces organiziran?

Organizacija sustava interne kontrole u poduzeću je formiranje tako povoljne osnove za funkcioniranje regulatornih tijela u svezi s njihovim pristupom tehničkoj opremi i svim potrebnim informacijama poslovnog subjekta koji mogu pružiti visoke -kontrola kvalitete u praćenju rada radnika i njihovih neposrednih zadaća u skladu s opisom poslova. Jednostavno rečeno, stvaranje kontrolnog aparata u poduzeću uključuje obavljanje provjera od strane stručnih revizora u svim funkcionalnim područjima tvrtke.

Golovi

Kompetentan gospodarstvenik nikada ništa ne radi besciljno, stoga promišlja svaki detalj svog djelovanja, inovacije, naloga ili naloga danog preko direktora i implementira ga u poslovne aktivnosti svog poduzeća kako bi postigao određeni rezultat. Sukladno tome, isto je i s kontrolnim aparatom. Četiri su glavna cilja sustava interne kontrole u organizaciji, koja vode svakog vlasnika kako bi ih izbjegaojavljaju se problemi:

1. Provjera učinkovitosti ekonomske aktivnosti. To podrazumijeva potrebu praćenja i praćenja ekonomskih transakcija koje se provode u poduzeću kako bi se identificirala moguća odstupanja i suzbila ih.
2. Informacijska sigurnost. Uključuje organizaciju transparentnog funkcioniranja računovodstvenog odjela u pružanju pouzdanog, objektivnog, potpunog i pravodobnog izvještavanja menadžmenta i viših tijela.
3. Suzbijanje krađa i nezakonitih radnji zaposlenika. To se odnosi na strožu kontrolu nad mogućim incidentima pranja novca i prijevara od strane zaposlenika unutar poduzeća.
4. Poštivanje propisa. Svaka državna jedinica u kadrovskom aparatu mora se strogo pridržavati internog regulatornog rasporeda rada.

Nastojeći zaštititi sebe i plodove funkcioniranja svoje tvrtke u obliku prihoda, njezin vlasnik postavlja sebi konkretne ciljeve. Ovi ciljevi se uspješno postižu zahvaljujući učinkovitoj organizaciji sustava interne kontrole u organizaciji.

Struktura

Mehanizam kontrole u svakom poduzeću provodi se kroz hijerarhijsku podređenost kontrolnih tijela. Na svakom mjestu postoje tijela odgovorna za provođenje aktivnosti praćenja i provjere. Kako izgleda primjer sustava interne kontrole u organizaciji u smislu strukturne i hijerarhijske podređenosti?

NaravnoMnogo ovisi o obliku vlasti u poduzeću. S malom firmom i osobljem od tri-četiri čovjeka, sve je jasno, nema se ništa posebno kontrolirati, to radi neposredni rukovoditelj. Ali u velikim poduzećima sve je drugačije: što je poduzeće veće, relevantnije mjere interne kontrole trebale bi biti raspoređene na njegove strukturne odjele. Na primjer, organizacija interne kontrole u korporativnim sustavima provodi se u kontekstu nekoliko strukturnih blokova:

• Prvi blok je upravni odbor, glavni i nepokolebljivi administrativni aparat, kojim se centralno upravlja i kontrolira.
• Drugi blok uključuje grananje kontrole s upravnog odbora na dva glavna tijela u obliku upravljačkog aparata i revizorskog odbora.
• Treći blok - predviđa podjelu kontrole s upravljačkog aparata na voditelje svih postojećih odjela u tvrtki, koji zauzvrat kontroliraju izravne aktivnosti svojih podređenih u svakom odjelu.
• Četvrti blok - uključuje raspodjelu kontrolnih odgovornosti revizijskog odbora na jedinicu za upravljanje rizicima i jedinicu interne kontrole.

Na temelju blok strukturiranja kontrolnih tijela u poduzeću, možemo zaključiti da postoje dva smjera u korporativnim oblicima vlasti: to su zasebna strukturna tijela unutar poduzeća i voditelji odjela koji prate svoje podređene. Često je to način na koji je organizacija sustava unutarnjegkontrola u poduzeću.

Struktura nadzora financijskih institucija izgleda malo drugačije. Sustav interne kontrole kreditne institucije predviđa šest glavnih izvora diseminacije relevantnih mjera na određenim razinama hijerarhije:

• upravljačka tijela kreditne institucije;
• glavnik i njegovi zamjenici;
• glavni računovođa i njegov zamjenik;
• revizijska komisija ili revizor spojeni u jedno;
• posebne upravljačke jedinice;
• ostali strukturni odjeli kontrolnih tijela kreditne institucije.

Pregledi

Klasifikacija vrsta unutarnjeg nadzora prilično je višestruka zbog velikog broja karakteristika jedinice. Dakle, stvaranje sustava interne kontrole organizacije predviđa nekoliko podružnica u glavnim područjima.

Slijedom implementacije:

• administrativni;
• administrativni;
• financijski;
• tehnološki;
• pravni;
• računovodstvo.

Prema obliku podnošenja:

• stvarno;
• računalo;
• dokumentarni.

Privremeno:

• preliminarni;
• trenutno;
• sljedeća.

Prema pokrivenosti:

• puno i djelomično;
• čvrsto ili selektivno;
• složeno ili tematsko.

Metode

Pored navedenih vrsta nadzora, revizijski postupci koji se provode u poduzeću mogu se očitovati u provedbi različitih metodoloških pristupa provjeravanju. Stoga organizacija sustava interne kontrole u poduzeću uključuje korištenje skupa tri glavna metodološka područja.

Opće metode:

• Revizija - uključuje kontrolu računovodstva i financijskog izvješćivanja.
• Monitoring - uključuje proučavanje ispravnosti postupaka koji se izvode u određenim područjima u određenim odjelima poduzeća.
• Revizija - izvršena verifikacijskim manipulacijama s dokumentacijom.
• Analiza - izračunava specifične ekonomske pokazatelje i uspoređuje ih s vrijednostima norme.
• Tematska provjera - obavlja se na temu nečeg specifičnog, na primjer, provjera blagajne i gotovine.
• Službena istraga - nastaje kada se otkrije neko nepoštivanje propisa ili prekršaj materijalno odgovorne osobe.

Dokumentarne kontrole:

• Pravna procjena - odnosi se izravno na ovlasti pravnog odjela u poduzeću s aktivnostima provjere ugovora i druge dokumentacije.
• Logička kontrola - provodi se radi provjere profitabilnosti tekućih poslovnih operacija, što se odražava u relevantnim dokumentima.
• Aritmetička provjera - očituje se u specifičnom pogrešnom izračunu i usporedbi pokazatelja u dokumentima sa stvarnimpodaci.
• Protuprovjera - uključuje podizanje primarnog iznosa za određeno razdoblje i njegovu analizu: to uključuje tovarne listove, porezne fakture, prilagodbe poreznih faktura i još mnogo toga.
• Formalna verifikacija - omogućuje kontrolu dostupnosti obveznih dokumenata na temelju kojih su izvršene određene operacije.
• Usporedna provjera - otkriva netočnosti i nedosljednosti u digitalnim, sažetim, ekvivalentnim podacima.

Tehnike stvarne kontrole:

• Inventar - osigurava provjeru računovodstvenog sustava interne kontrole u organizaciji prisutnosti i preračuna takve imovine kao što su dugotrajna imovina, materijalna i nematerijalna imovina, gotovina u blagajni, negotovinska sredstva na bankovnim računima, itd.
• Stručnost - provodi se privlačenjem stručnjaka ili stručnjaka za osoblje u određenom pitanju određenog fokusa.
• Vizualno promatranje - uključuje praćenje zaposlenika i njegove radne aktivnosti izvana. Na primjer, ovako viši računovođa može promatrati obavljanje svojih dužnosti od strane običnog računovođe.
• Kontrolno mjerenje - karakterizirana iznenadnom odlukom da se provjeri kvantitativna ili kvalitativna reprodukcija određene operacije u poduzeću kako bi se usporedila s normom.
• Analiza upravljačkih informacija - unaprijed određuje proučavanje naredbi, naloga, uredbi interne prirode i provjeru rezultata njihove provedbe.

Funkcije

Organizacija sustava unutarnjeg nadzora u organizaciji bilo kojeg oblika vlasništva osigurava obavljanje specifičnih funkcija od strane nadležnih tijela. Uostalom, svaka kontrolna operacija uključuje postizanje određenog rezultata. Globalni rezultat trebao bi biti neprekidan rad poduzeća s redovitim i stabilnim prihodima. A čini se da je to moguće postići samo pri obavljanju skupa strateških funkcija. Evo nekih od njih:

• Praćenje poslovnih aktivnosti tvrtke i njenog vanjskog okruženja - uključuje praćenje tržišnih trendova, promjena potreba potražnje, kao i konkurentskih objekata i njihovih politika.
• Razvoj strateških pravaca djelovanja poduzeća - osigurava postizanje glavnog cilja poduzeća kroz taktičke korake u operativnim i gospodarskim aktivnostima.
• Izrada sustava procjene i upravljanja rizikom - regulatorna tijela svakog poduzeća trebaju imati ideju o tome koji mu negativni čimbenici prijete unutar njegovih aktivnosti.
• Evaluacija investicijskih i kapitalnih investicijskih projekata - interna kontrola treba provoditi rad na procjeni produktivnosti, racionalnosti i profitabilnosti projekata u koje je investirala.

Krećući se od općeg ka posebnom, možemo izdvojiti trenutne funkcije sustava interne računovodstvene kontrole u organizaciji kao temeljne informacijske podatke za provođenje visokokvalitetnih internihtvornički pregledi:

• proučavanje postojećih računovodstvenih sustava;
• procjena produktivnosti i profitabilnosti ovih sustava;
• financijska analiza i računovodstvena kontrola;
• praćenje metoda kontrole;
• globalna usklađenost;
• poštivanje internih propisa od strane zaposlenika;
• procjena razine pouzdanosti dostavljenih informacijskih podataka;
• savjetovanje u računovodstvu, porezu, pravnim pitanjima;
• sudjelovanje u izravnoj automatizaciji računovodstva, upravljanja i poreznog računovodstva;
• Provjera provedbe planiranih pokazatelja.

Koraci

Kao i svaki drugi ekonomski ili proceduralni postupak, provođenje kontrolnih mjera predviđa fazni slijed izvršavanja određenih zadataka. Evo glavnih faza u organizaciji sustava interne kontrole koje karakterizira ova vrsta procesije:

1. Pokretanje verifikacije. Svaka kontrolna radnja provodi se ili po nalogu uprave tvrtke ili kao planirani događaj. Provjera se provodi na temelju naloga ravnatelja ili u planiranom rasporedu kontrolnih postupaka.
2. Kontrola planiranja. Svakom nadzoru prethodi utvrđivanje nekog odstupanja u funkcionalnosti poduzeća ili želja menadžera da procijene stanje unutar osoblja i posao koji obavlja. Stoga prije izravnih kontrolnih postupakaprovodi se planski pregled područja koje se provjerava i izrada taktičkih smjerova u reprodukciji nadolazećih događaja.
3. Izravna potvrda. Na određenom mjestu za određeno vremensko razdoblje uzimaju se određeni dokumenti na pregled i analiziraju se poslovne transakcije u odnosu na povezane procese ekonomske aktivnosti u poduzeću.
4. Priprema rezultata testa. Na temelju rezultata svih operacija provjere, rezultati kontrolinga podliježu obaveznoj dokumentaciji kako bi se menadžmentu društva pružili konačni pokazatelji.
5. Izvođenje relevantnih poslova nakon proučavanja rezultata inspekcije. Tijekom provođenja kontrolnih radnji otkrivaju se prekršaji koje su počinile materijalno odgovorne osobe, otkrivaju se odstupanja od normi, uočavaju se slučajevi nemarnog odnosa pojedinih zaposlenika prema poslu, koji u određenom smislu povlači štetu za gospodarstvo poduzeća. u cjelini. Stoga takvi situacijski presedani daju reakciju upravljačkog aparata u obliku opomene, oduzimanja bonusa ili otpuštanja nemarnih podređenih. Osim toga, potrebno je analizirati dobivene podatke i donijeti zaključke o mogućoj modernizaciji procesa rada koja je potrebna u ovoj fazi kako bi se povećala učinkovitost poduzeća u cjelini.

Analiza

Analiza sustava internih kontrola u organizaciji nema mali značaj u održavanju kvalitete i ispravnosti interne revizije napoduzeće. Zašto je to toliko važno u suvremenom poslovnom sustavu? Zato što je analiza i evaluacija sustava interne kontrole organizacije poticaj za izradu preporuka za njegovo unapređenje i modernizaciju poslovnog procesa u cjelini. Ne samo da je provjera proceduralnih operacija gospodarskih aktivnosti poduzeća važna sama po sebi, već i razina učinkovitosti njezine provedbe može utjecati na prosperitet i profitabilno funkcioniranje poduzeća kao takvog.

Analizu sustava interne financijske kontrole organizacije provode nadležna tijela centralizirane podređenosti društva u sljedećim područjima:

• analiza procesa upravljanja kao predmet analitičkog istraživanja;
• ispitivanje kvalifikacijskog potencijala i profesionalnosti zaposlenika koji obavljaju kontrolne poslove;
• razmatranje kvalitete organizacije planiranog rada revizora u obliku pripreme za sam proces revizije;
• provjera zacrtanog strateškog akcijskog plana tijekom interne revizije na razini poduzeća;
• proučavanje dostupnosti planova inspekcijskih nadzora za budućnost, kao i analiza njihove relevantnosti i dubine pitanja koje razmatra nadzorni aparat.

Ocjena

Koncept analize neraskidivo je povezan s konceptom evaluacije. U širem smislu, ovaj pojam podrazumijeva utvrđivanje apsolutne ili relativne vrijednosti istraživanog predmeta, subjekta, pojave. U ekonomskom smisluProcjena podteksta sustava unutarnje kontrole organizacije podrazumijeva usporedbu s normom koju su proveli revizori tijekom revizije radnji, kao i razmatranje kvalitete mjera koje su oni sastavili, s ciljem identificiranja nedosljednosti, netočnosti, pogrešaka u tijeku poslovnih aktivnosti. Jednostavno rečeno, ovo je test kvalitete rada samih inspektora.

Kombinacija dva povezana koncepta - procjene i analize - unaprijed određuje potrebu za dodatnim aktivnostima nakon revizije. Uostalom, na temelju rezultata analize sustava interne kontrole računovodstva u organizaciji, potreba za pooštravanjem, na primjer, propisa o radu u pogledu izvršenja i pohranjivanja toka dokumenata, ili se donose odluke o temeljitijim i češćim zalihe dugotrajne imovine poduzeća, budući da u ovom dijelu računovodstva često postoje nedosljednosti s prethodnim bodovima i sl. I to se ne odnosi samo na računovodstveni odjel poduzeća. Odnosno, drugim riječima, procjena rezultata dobivenih tijekom revizije omogućuje prosuđivanje potrebe za poboljšanjem sustava interne kontrole organizacije ili, obrnuto, donošenje zaključaka o njegovom kvalitetnom funkcioniranju u ovoj fazi. Ocjenom konačnih pokazatelja dobivenih tijekom revizije može se ocijeniti i rad samih regulatornih tijela, na temelju dubine i sadržaja njihovog izvješća na kraju kontrolnih aktivnosti.

Zahtjevi

Uz sve ovo, ne treba zaboraviti da je sustav interne kontrole koji koristi organizacijamoraju biti u skladu s utvrđenim standardima i propisima. Štoviše, tu usklađenost treba provoditi i na razini poduzeća iu smislu usklađenosti s važećim zakonodavstvom. Federalna porezna služba propisuje da sve postojeće organizacije kao poslovni subjekti slijede naredbu od 16. lipnja 2017. "O odobravanju zahtjeva za organizaciju sustava interne kontrole". Evo koji su ti zahtjevi:

• Izrada takvog kontrolnog aparata u poduzeću koji će osigurati uredno i učinkovito obavljanje poslovnih aktivnosti, postizanje pozitivnih financijskih rezultata, sigurnost imovine i imovine poduzeća.
• Formiranje okruženja prilagođenog za visokokvalitetnu kontrolu unutar tvrtke.
• Razvoj sustava upravljanja rizicima.
• Mogućnost provjere postojećih činjenica o utaji poreza, naknadama, premijama osiguranja.
• Otkrivanje potrebnih informacija o mogućim rizicima i njihovo pružanje menadžmentu u odgovarajućem obliku.
• Provedba kontrolnih postupaka usmjerenih na minimiziranje i smanjenje rizika.

Na temelju zahtjeva za organizaciju sustava internih kontrola možemo izvući zaključke o ozbiljnom udjelu važnosti koji se pripisuje upravo rizicima – postojećim mogućim prijetnjama koje su sastavni element potencijalnih strahova poduzetnika.

Rizici

Model interne kontrole utemeljen na riziku model je koji vam omogućuje analizu prijetnjipoduzeća zbog potrebe stjecanja pouzdanih informacija o imovini i obvezama danog gospodarskog subjekta. Orijentacija na rizik u organizaciji sustava internih kontrola podrazumijeva cilj menadžmenta poduzeća da stekne razuman stupanj povjerenja da će društvo ostvariti svoje ciljeve na najučinkovitiji način. I u tom smislu, glavna svrha kontrole je osigurati pravodobnu identifikaciju i analizu rizika pouzdanosti financijskih izvještaja, usklađenosti zaposlenika s propisima i normativima za reguliranje radnog procesa predviđenim računovodstvenom politikom Društva. poduzeća, kao i provedbu financijskih i ekonomskih planova, učinkovito korištenje resursa, istinitost financijskih i upravljačkih informacija. Stoga je glavni štit poslovnog subjekta u borbi protiv prijetnji i rizika koji mu onemogućuju funkcioniranje u normalnim uvjetima dobro izgrađena i pravilno organizirana kontrola.