Horizontalne veze: koncept, struktura upravljanja, vrste veza i interakcija

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Jedan od modernih trendova u menadžmentu je organizacija upravljanja po vrsti horizontalnih veza. Takvu strukturu karakterizira smanjenje broja odluka koje se donose na najvišoj razini, davanje širih ovlasti zaposlenicima niže razine. Kao rezultat toga, vrijeme odgovora na nove probleme i situacije se povećava. Međutim, takav sustav ima i nedostatke. Određenu poteškoću predstavlja odabir inicijativnog osoblja sposobnog za samostalno postavljanje i rješavanje problema.

Opći koncept

U svakoj organizaciji treba provoditi koordinaciju aktivnosti zaposlenika i odjela. Interakcija između njih i menadžmenta definira skup stabilnih veza koje osiguravaju dobro koordiniran mehanizam, koordinaciju uloga i funkcija. Skup veza koje se nalaze na istoj razini hijerarhije čini fazu upravljanja.

Glavne vrste veza su sljedeće:

• Horizontalne kontrolne veze. Ovaj pojamkarakterizira odnos između iste razine upravljačkih jedinica ili članova poduzeća.
• Okomite veze. Oni povezuju različite hijerarhijske razine i formiraju raspodjelu ovlasti. Njihova glavna svrha je prijenos administrativnih (od vrha prema dolje) i izvještajnih (odozdo prema gore) informacija. Ova vrsta odnosa tipična je za velike organizacije. Primjer idealizirane verzije je sustav državne uprave tijekom sovjetske ere, izgrađen na temelju federalizma i unitarizma.

Horizontalne i vertikalne upravljačke veze međusobno djeluju u jednom korporativnom okruženju. Prvi doprinose jačanju potonjih i pomažu organizaciji kao cjelini da postane otpornija na vanjske i unutarnje promjene. Zadaci vertikalnih veza su sistematizacija različitih oblika horizontalnih, prijenos administrativnih i izvještajnih informacija te osiguranje stabilnosti.

Funkcionalne i linearne veze

Okomite i horizontalne veze u organizaciji mogu biti linearne i funkcionalne. Prvi tip karakterizira činjenica da voditelj odjela ili organizacije vrši izravnu kontrolu nad podređenima (vertikalna hijerarhija). Prednosti linearne upravljačke sheme su sljedeće:

• jasnoća i jednostavnost postavljanja zadataka i praćenja njihove provedbe;
• brzo donošenje odluka;
• koherentnost rada izvođača.

Nedostaci uključuju:

• menadžerski ipreopterećenost informacijama o upravitelju;
• potreba za visokokvalificiranog vođu;
• nedostatak menadžerske fleksibilnosti u promjenjivim vanjskim uvjetima.

Prilikom izgradnje funkcionalnih vertikalnih i horizontalnih veza u organizaciji, menadžerske odluke donose se na savjetodavnoj razini. Najjednostavnija shema koja odražava ovu vrstu upravljanja je podjela na dvije razine. Može se primijeniti samo na mala poduzeća. Svaka strukturna jedinica (odjel marketinga, inženjerska služba, proizvodnja, financije i računovodstvo, upravljanje osobljem) ima svoj specifični niz zadataka i funkcija, a njezini stručnjaci odgovorni su za uži dio posla.

Linearno-funkcionalno upravljanje

Postoji i kombinirana linearno-funkcionalna shema upravljanja koja kombinira značajke linearnih i funkcionalnih odnosa. Informacije i odluke iz odjela komuniciraju se putem linijskih rukovoditelja i na razini pojedinih izvršitelja i službi. Njegove vrline su:

• promicanje profesionalnog rasta unutar upravljačke strukture;
• visoka razina kompetencije funkcionalnih menadžera zbog njihove specijalizacije;
• poboljšanje dosljednosti rada u upravljanju osobljem, resursima, kvaliteti, proizvodnji i drugim područjima;
• smanjenje broja funkcija koje se ponavljaju za izvođače različitih odjela.

Na nedostatke takvihdijagrami se odnose na:

• nedostatak kvalitetnih horizontalnih veza između organizacijskih struktura;
• rizik od razlika u interesima i ciljevima između jedinica;
• potrebno je uvesti dodatne menadžerske srednje menadžere;
• Niska fleksibilnost interakcije između zaposlenika administrativnog aparata zbog prisutnosti formalnih procedura i pravila;
• nizak interes za inovacije.

Upotreba takve sheme je racionalna unutar malih i srednjih organizacija.

Shema upravljanja divizijama

U velikim tvrtkama sve se više koristi divizijski pristup - struktura upravljanja proizvodima u kojoj svaki od odjela proizvodi robu ili usluge orijentirane na različita tržišta. Funkcionalne usluge i sustav horizontalnih veza postoje unutar svake divizije.

Divizijskim strukturama upravlja se uz pomoć dodatnih srednjih razina. Rast vertikalne hijerarhije, s jedne strane, pomaže menadžmentu tvrtke da se usredotoči na strateške aktivnosti, a s druge strane, pomaže u suprotstavljanju zajedničkim ciljevima ciljeva pojedinih divizija. Ako su materijalni, financijski, radni resursi raspoređeni među njima centralno, tada može doći do sukoba interesa.

Ključne značajke

Horizontalne veze su u prirodi poravnanja koje promičeproduktivna interakcija poduzetničkih struktura za rješavanje problema koji se pojavljuju između njih. Pomažu u razvoju samopouzdanja i inicijative među zaposlenicima. Međutim, nisu svi ljudi spremni pokazati te kvalitete, pa postoji određeni problem u odabiru osoblja za implementaciju takve upravljačke sheme.

Horizontalne veze u organizaciji odražavaju razinu specijalizacije zaposlenika i usmjerene su na razlikovanje funkcija. Što više vrsta posla zahtijeva posebna znanja i vještine, to sustav povezivanja postaje složeniji.

Kada se opisuje takva upravljačka struktura, također se koriste sljedeći koncepti:

• Raspon kontrole - broj podređenih koji se moraju prijaviti istom menadžeru.
• Funkcionalizacija je interakcija između najviših, srednjih i najnižih menadžera.
• Geografska podjela rada. Ako organizacija ima regionalne podjele, onda to uvelike komplicira strukturu vertikalnih i horizontalnih odnosa. Koordinacija akcija i njihova kontrola također je otežana.

Horizontalne veze služe kao svojevrsni motivacijski resurs. Nemoguće je osigurati vertikalni razvoj karijere za sve zaposlenike organizacije. Zadaća horizontalnih poveznica u suvremenom sustavu upravljanja je potaknuti zaposlenika na obavljanje više poslova unutar jedinice i to na najvišoj razini. Kao rezultat toga, može se pomaknuti na ljestvici karijere do sljedećeg koraka u hijerarhiji.

Razlika između horizontalnih veza je u tome što oninemoguće je točno formalizirati, odnosno opisati pravila odnosa, raspodjelu funkcija i uloga, budući da nastaju između odjela i zaposlenika koji nisu izravno podređeni. U većini slučajeva, te se veze uspostavljaju kroz neformalne procese koji poboljšavaju cjelokupnu, formalnu strukturu.

Osnovni oblici

Najčešći oblici horizontalnih veza u upravljačkoj strukturi organizacije su:

• izravni kontakti između šefova odjela;
• horizontalni prijelaz zaposlenika;
• formiranje privremenih grupa za rješavanje određenog problema ili provedbu projekta;
• uspostavljanje stalnih grupa za rješavanje ponavljajućih problema;
• formiranje dodatnih struktura za integraciju i upravljanje horizontalnim procesima;
• Uvođenje dvojnog sustava odgovornosti u funkcionalnu upravljačku strukturu. Voditelj projekta radi sa stručnjacima koji mu nisu izravno podređeni. Odgovornost se proteže na kritične točke koje se moraju ispuniti prema određenom programu.

Izravan kontakt rukovoditelja

Primjer izravnog kontakta između vođa može biti sljedeća situacija. Odjel nabave je preispunio plan. Druga radionica, mehanička montažna radionica, trenutno se zbog velikog opterećenja ne može nositi s takvim obujmom praznina. Izravnim kontaktomčelnici ovih dviju struktura međusobno rješavaju ovaj problem bez uključivanja direktora poduzeća (stvarajući zaostatak skladišta u radionici nabave ili u međuskladištu).

Ovaj oblik horizontalnih veza u upravljačkoj strukturi organizacije je najjednostavniji i najjeftiniji. Ovim pristupom, viši menadžment može se usredotočiti na rješavanje složenijih, strateških problema. Međutim, mogu postojati slučajevi u kojima odluka dvojice čelnika možda nije u općem interesu tvrtke. Na primjer, u gore opisanoj situaciji, ovo je kršenje ritma proizvodnje. Stoga je važno uspostaviti jasnu komunikacijsku vezu.

Prijenos zaposlenika

Horizontalni prijelazi zaposlenika između odjela su "egzotičniji" oblik od gore opisanog. Ova se shema obično provodi kao dio profesionalnog razvoja zaposlenika.

Ovakvi prijelazi ne doprinose samo sticanju profesionalnog iskustva i stjecanju novih znanja i vještina, već i razvoju neformalne komunikacije među osobljem, što pomaže jačanju horizontalnih veza u organizaciji. Problemi koji su se pojavili češće se rješavaju usmenim kontaktom, a ne pisanim oblikom komunikacije (dopisi i druge vrste službenih dopisa). Preporuča se češće provoditi takve prijelaze, jer informacije koje primaju zaposlenici s vremenom zastare.

Ciljane grupe

Ciljane grupe se kreiraju u slučajevima kada je potrebna odredbahorizontalne veze u organizacijskoj strukturi između velikog broja jedinica. U ovom slučaju, izravni kontakti praktički nisu primjenjivi. Takvi problemi obično zahtijevaju rješavanje više razine i integraciju napora stručnjaka iz različitih odjela, pa čak i odjela.

Oblik sudjelovanja u ciljnoj skupini može biti različit: zapošljavanje tijekom cijelog radnog dana, dio ili samo u obliku konzultantske pomoći. Nakon rješavanja zadatka i raspuštanja grupe, članovi se vraćaju svojim dosadašnjim radnim obvezama. Izrađuju se propisi i plan rada radi koordinacije njihovog rada.

Stalni timovi

Ako se prethodni oblici interakcije pokažu neučinkovitima, tada se stvaraju stalne grupe čija je svrha rješavanje problema koji se često pojavljuju. O njima se može raspravljati u različitim intervalima - svaki dan ili jednom tjedno.

Timovi se mogu organizirati na različitim menadžerskim razinama. Njegovi članovi mogu biti i vodeći stručnjaci i voditelji odjela. Što je veća heterogenost zadataka, tim ima više ovlasti i više razina upravljanja je uključeno u njega. Struktura stalne grupe može imati formaliziran opis u projektu.

Uvjeti za učinkovitost grupa i odnosa

U upravljanju organizacijama razlikuju se sljedeći uvjeti za učinkovitost privremenih i stalnih grupa:

• Motivacija zaposlenika. Rješavanje problema dodijeljenih grupikoju zaposlenici doživljavaju kao dodatni teret. Stoga ih je potrebno ili osloboditi prijašnjih funkcija ili razviti sustav poticanja. Iskustvo pokazuje da djelomično uklanjanje rutinskih dužnosti ima veći učinak, jer se time ne gubi kontakt s odjelom u kojem zaposlenik radi.
• Identifikacija linijskih rukovoditelja koji bi trebali biti odgovorni za rješavanje problema.
• Informativna podrška. Sudjelovanje u provedbi zadataka trebaju uzeti sve zainteresirane jedinice.
• Davanje članovima grupe potrebne ovlasti da mogu uključiti druge stručnjake u rad.
• Racionalan odabir članova tima prema hijerarhijskom statusu u upravljanju organizacijom. Ako između njih postoji prepreka zbog velike razlike u službenom položaju, tada će rad grupe postati neučinkovit.
• Kombinacija horizontalnih i okomitih veza. Horizontalni procesi najčešće se koriste za rješavanje svakodnevnih problema, dok se vertikalni procesi najčešće koriste za strateške.
• Iskustvo u rješavanju sukoba. Prilikom donošenja odluke u skupini često se javljaju situacije kada se sukobe interesi različitih odjela. U tom slučaju treba doći do produktivne razmjene informacija kako bi se dobila alternativna opcija.