Tokovi informacija u logistici su Pojam i klasifikacija, karakteristike i primjeri

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Informacijska logistika se bavi organizacijom tokova podataka koji prate materijalne vrijednosti u procesu njihovog kretanja. Omogućuje vam povezivanje ponude, proizvodnje i prodaje. Informacijski tokovi u logistici su alat za upravljanje procesima kretanja i skladištenja proizvoda. To osigurava pravovremenu isporuku robe u pravoj količini, dogovorenoj konfiguraciji i traženoj kvaliteti uz minimalne troškove i optimalnu uslugu.

Opće informacije

Kada se analizira pojam i klasifikacija tokova informacija u logistici, potrebno je najprije dotaknuti glavne elemente. To uključuje:

1. Protok.
2. Sustav.
3. tehnologija.

Tokovi informacija u logistici su transportne arterije koje prenose podatke do i iz sustava upravljanja. Sve potrebne informacije moraju se dobiti u traženom roku. U tu svrhu informacijska logistika obavlja sljedeće funkcije:

1. Prikupljanje podataka.
2. Analiza.
3. Premjesti.
4. Skladištenje i akumulacija.
5. Filtriranje toka podataka za odabir točno onoga što je potrebno u određenom slučaju za određenu razinu kontrole.
6. Kombiniranje i odvajanje informacija.
7. Izvedite elementarne transformacije.
8. Kontrola protoka podataka.

A sve se to provodi s informacijama – skupom raznih informacija koje postoje i koje se mogu zabilježiti, prenijeti, transformirati i koristiti u interesu (ili protiv njih) ekonomskog objekta. Najčešće se koriste za provedbu upravljačkih funkcija kao što su planiranje, računovodstvo, ekonomska analiza i regulacija.

Kakvi su i kakvi su?

Treba napomenuti da su tijek materijala i informacija u logistici usko povezani. Dakle, podaci koji kruže u logičkim sustavima omogućuju vam upravljanje i kontrolu izvršenih operacija. Istodobno se razmatra veliki broj klasifikacijskih obilježja. Dakle, vrste tokova informacija u logistici, ovisno o smjeru komunikacije, mogu biti:

1. Horizontalno. Poruke se prenose kroz ekonomske veze između partnera na istoj razini upravljanja.
2. Okomito. Tijek poruka ide od vodstva do podređenih veza sustava.

Ovisno o tome gdje prolaze:

1. Vanjski. Tijek poruka ide u okruženje izvan sustava.
2. Domaće. Tok poruka kruži unutar sustava.

Ovisno o smjeru vožnje:

1. Unos. Tijek poruke šalje se samom logičkom sustavu ili jednom od njegovih sastavnih dijelova.
2. Vikend. Tok poruka se prenosi izvan logičkog sustava ili jednog od njegovih sastavnih dijelova.

Ovisno o stupnju tajnosti:

1. Redovno.
2. Čini poslovnu tajnu.
3. Sadrži državne tajne.

Ovisno o opsegu:

1. Lokalno.
2. Izvan grada.
3. Daleko.
4. Međunarodna.

Ovdje je kratka klasifikacija tokova informacija u logistici. Ali to nije sve. Kada se govori o protoku materijala i informacija u logistici, treba naznačiti i stupanj sinkronizacije. Na primjer, podaci mogu voditi, slijediti istovremeno s vrijednostima ili nakon njih. Osim toga, ti tokovi mogu biti usmjereni u jednom smjeru ili u suprotnim smjerovima. U isto vrijeme, postoje takve nijanse:

1. Napredni protok informacija je poruka prije dolaska koja obično sadrži samo informacije o narudžbi.
2. Informacije o kvantitativnim i kvalitativnim karakteristikama pružaju se istovremeno.
3. Podaci koji prate materijalni tok su informacije o rezultatima prijenosa robe, potvrdama, raznim potraživanjima i slično.

Osobinosti prijenosa informacija

Trebao biimajte na umu da se putevi duž kojih se potočići kreću možda ne podudaraju. Istodobno, na informacije koje kruže utječu:

1. Izvor njihove pojave.
2. Smjer kretanja.
3. Brzina protoka.
4. Brzina prijema i odašiljanja.

Za formiranje visokokvalitetnih informacijskih sustava potrebno je proučavati tokove u kontekstu određenih pokazatelja. Što to znači u praksi? Pretpostavimo da trebamo riješiti problem osiguravanja radnog mjesta s računalima. Istodobno, nema podataka o tome koje količine informacija prolaze kroz njega, a nije utvrđena ni brzina obrade dolaznih informacija. Da biste dobili ideju o tokovima, morate ih procijeniti koristeći nekoliko karakteristika:

1. Izvori nastanka. Informacije mogu kreirati i sudionici u logičkim lancima i povezane organizacije.
2. Smjer razlikuje izravne, neizravne, horizontalne i vertikalne. U prvom slučaju pretpostavlja se da poruka sadrži zahtjeve koji moraju biti ispunjeni. Neizravno - ovo je prijenos podataka za upoznavanje s problemom. Horizontalni tokovi stvaraju se između sudionika na istoj razini, a vertikalni tokovi se stvaraju kada menadžeri komuniciraju s podređenima.
3. Obujam prijenosa podataka. Postoji nekoliko načina da se to obračuna. Najpopularniji uključuje određivanje broja dokumenata ili listova (stranica) u toku. Osim toga, evaluacija se provodi u posebnim mjernim jedinicama računalnih sustava. Za male tokove može se koristiti broj redaka u dokumentu ili korištene riječi.(lit.).
4. Periodičnost, odnosno koliko često se generiraju preneseni podaci.

Odnos između materijalnih i informacijskih tokova u logistici je vrlo blizak, a svi potrebni podaci moraju se prenijeti na vrijeme, inače povlači za sobom kašnjenje u tekućim poslovnim procesima.

Birokratski trenuci

Svi tokovi informacija dokumentarne prirode moraju proći proceduru odobrenja. Tako, na primjer, planirane poruke odobrava uprava poduzeća i prenosi ih na upravljanje trgovinama. Svaki dokument mora biti potpisan od strane određene osobe. To je učinjeno kako bi se razgraničili ovlasti i odgovornosti pojedinaca za određene sektore aktivnosti. Ako nema potpisa, dokument se priznaje kao nevažeći. Treba napomenuti da ako s tim nema problema, onda se postavljaju pitanja o valjanosti i rokovima skladištenja. To se u potpunosti odnosi na informativne poruke. Neki od njih se mogu skupiti u pakete, drugi su pohranjeni na elektroničkim medijima.

Tokovi informacija i sustavi u logistici - za osiguranje kretanja materijala. Optimalno je ako se sve promjene događaju sinkrono. No u praksi se često susreće s dostavom potrebnih dokumenata ranije i obrnuto. U prvom slučaju primatelj se smatra čuvarom robe dok se ne zaprime svi papiri. No, bolje je predvidjeti protok informacija, a ne materijalni. Njegova veličina se mjeri količinom informacija koje se obrađuju ili prenose u jednoj jedinici vremena. Kibernetika to detaljnije proučava. Jedinica protoka informacija u logistici je bit. Ako se koristi tehnologija elektroničkog računanja, tada se kao osnova uzima bajt. Uključuje osam bitova. Zašto točno? Činjenica je da je bajt dio strojne riječi i da se koristi kao cjelina pri obradi dostupnih informacija elektroničkim računalom. Treba imati na umu da se osim logističkih operacija provode i druge koje dovode do nastanka i prijenosa tokova podataka.

Primjer rada

Dakle, već smo manje-više razmotrili što su tokovi informacija u logistici. Ovo je dobar temelj, ali nije dovoljan. Da biste konsolidirali informacije, razmotrite još jedan primjer. Ulaz: Postoji velika trgovina. Ima značajan kumulativni protok informacija. Veći dio njegovog volumena (preko 50%) su podaci koji dolaze od dobavljača. U pravilu se radi o dokumentima koji prate primljenu robu. Oni formiraju dolazni tok informacija. No, logističke operacije nisu ograničene na to. Također postoji unutartrgovinski i tehnološki proces. Obuhvaća brojne logističke operacije koje su stalno popraćene kreiranim i prenošenim informacijama namijenjenim korištenju unutar komercijalne strukture. Istodobno, njegov udio u ukupnom volumenu iznosi oko 20%. Općenito, oko 2/3 svih podataka koji se obrađuju u trgovini potrebno je kako bi se osigurala kontrola i upravljanje logističkim operacijama.

Metode za istraživanje tokova informacija

Izbor je prilično velik, tako da možete odabrati točno ono što vam se najviše sviđa:

1. Metoda analize normi donošenja odluke. Bavi se proučavanjem vanjskih čimbenika, osobnih karakteristika ljudi, alternativa, kriterija odabira, faza pripreme i prihvaćanja i tako dalje. To uključuje aktivnu upotrebu dijagrama i grafikona.
2. Modul-metoda. Koristi se za analizu postojeće strukture toka informacija nakon primjene drugih alata. Dakle, u ovom slučaju treba sastaviti standardne kartice koje se šalju na kanale od interesa. Zahvaljujući njemu možete dobiti informacije o količini podataka, računskoj snazi, propusnosti. Također, ovaj pristup se koristi za prepoznavanje dupliciranja, određivanje učestalosti i učestalosti primanja informacija i drugih kvantitativnih/kvalitativnih karakteristika.
3. Grafička metoda. Dokumenti su ovdje glavni elementi. Odnosi koji postoje između njih prikazani su pomoću grafičke sheme. Koordinatni sustav je dvodimenzionalan. Koristi se za prepoznavanje trenutaka formiranja dokumenata, praćenje njihovog puta, tekućih operacija.
4. Grafičko-analitička metoda za proučavanje tokova podataka. Omogućuje vam da dobijete informacije o aktivnostima tijela za planiranje, ukazuje na vrste transformacija koje se provode, njihov slijed, smjer i adresu kretanja. Temelji se na izgradnji informacijskog grafa i naknadnoj analizi matrice susjedstva. Radi s ulazima, izlazima i internom memorijom upravljačkog sustava.
5. Metoda funkcionalne i operativne analize. Dizajniran za prikupljanje i obradu informacija. Ima funkcionalniju svrhu.

Različite vrste tokova informacija u logistici, ovisno o namjeni, proučavat će se različitim metodama.

O upravljanju

Koncept protoka informacija u logistici neće se u potpunosti razmatrati ako ne obratite pozornost na različite aspekte vodstva. Upravljanje se u ovom slučaju dijeli na eksterno i interno. Istodobno, treba napomenuti da je poduzeće samostalan subjekt djelovanja s velikom slobodom djelovanja. Stoga je vanjska kontrola ograničena na određeni skup situacija. Njegova je suština u činjenici da je poduzeće ili došlo u određenu situaciju, ili provodi regulirano ponašanje. Eksterno upravljanje izražava se u prijenosu informacijskih proizvoda, te praćenju i kontrolisanju ponašanja. No, istodobno postoji vrlo važna specifična točka: utjecaj nije usmjeren izravno na određenu komercijalnu strukturu, već u informacijsko polje cijelog sektora. Unutarnje upravljanje je u određenoj mjeri orijentirano na vanjsko upravljanje. To u ovom slučaju podrazumijeva da menadžer postavlja ciljeve, predviđa, planira, organizira, stimulira i motivira, regulira i kontrolira, ocjenjuje kvalitetu izvedbe i interpretira rezultate. Svaki korak zahtijeva pažljivo razmatranjeodluka upravljanja. Tome pomaže logistika upravljanja protokom informacija, koja je odgovorna za osiguravanje da su svi potrebni podaci dostavljeni na vrijeme.

O utjecaju i preplitanju

Otkrivajući temu u cijelosti, jednostavno je nemoguće ne spomenuti informacijske i financijske tokove logistike. Odnosno, novčana sredstva i podaci koji ih prate u kretanju. Njihovo kreiranje i postavljanje nije u skladu s potrebama i željama menadžera. No, unatoč tome, uz njihovu pomoć stvara se baza za prikupljanje primarnih financijskih informacija, koje mogu biti trenutne i vremenski odgođene. Istodobno, što je bolja suradnja između različitih tokova, što se podaci brže prenose pravim primateljima, to je veća konkurentnost poduzeća u vanjskom okruženju. Pritom je potrebno voditi računa o informacijama koje dolaze izvana i formiraju se unutar poduzeća. Tokovi informacija u logistici su ono što može dovesti do uspjeha i prosperiteta, ali i do propasti poduzeća. Morate obratiti veliku pozornost na njih. Ali to postavlja pitanje njihovog razumijevanja i naknadne upotrebe.

Tako je u praksi prilično uobičajeno da primatelj mora imati određenu količinu znanja kako bi se uspješno nosio s informacijskim opterećenjem koje pružaju tokovi. Istodobno se stalno provodi izobrazba stručnjaka, koja se provodi stalnim promjenama u unutarnjem i vanjskom okruženju. Provodi se na temeljuznanja i vještina unutar određenog raspona mogućnosti. Da bi se proširio, stručnjaci se najčešće šalju na pripremne tečajeve, iako se to može učiniti na individualnoj osnovi.

Informacijski sustavi (ISS)

Ovo je prikladna i funkcionalna metoda za poboljšanje kvalitete upravljanja. Razmotrimo još jedan primjer. Recimo da imamo informacijske tokove transportne logistike. Istovremeno postoji veliki broj traka, točaka za primanje i slanje informacija. Tako se, na primjer, od kupaca može tražiti da prate pakete putem web stranice ili mobilne aplikacije tvrtke. Istodobno, u njima su označeni vozači, gdje i kakav se teret isporučuje (ako se više narudžbi isporučuje jednim kamionom). To jest, SIS vam omogućuje da dobijete tražene informacije uz minimalne troškove. Također vam omogućuje praćenje situacije s korištenim podacima. Dakle, ako ih ima puno, onda usporavaju brzinu pristupa pohranama i diskovima, prijenos, obradu i povlačenje. Stoga se sve ove točke također moraju razraditi. Treba imati na umu da sustavi informacijskih usluga sami po sebi ne utječu na kvalitetu odluka koje se donose u području logistike. Oni samo dopuštaju da se ovaj proces pojednostavi, olakša i ubrza.

Zaključak

Kada radite s tokovima informacija, adekvatnost cjelokupne organizacije igra važnu ulogu. Odnosno, dokumente bi trebali primati samo oni ljudi kojima su namijenjeni, a ne svi. Bilo bi poželjno razdvojiti ih po razini prioriteta. Primjerice, kopiju uputa za uređaj nije moguće poslati, dok je račun za plaćanje obavezan. Ako se stvori adekvatna struktura tokova informacija, to će imati vrlo dobar učinak na aktivnosti komercijalne strukture i olakšat će zauzimanje svoje niše na tržištu.