Nomenklatura poslova organizacije: popunjavanje uzorka. Kako napraviti nomenklaturu poslova organizacije?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Svaka organizacija u procesu rada suočena je s velikim protokom dokumenata. Ugovori, statutarni, računovodstveni, interni dokumenti… Neki od njih moraju se čuvati u poduzeću za cijelo vrijeme postojanja, ali se većina potvrda može uništiti nakon isteka valjanosti. Kako bi se mogli brzo razumjeti prikupljeni dokumenti, sastavlja se nomenklatura poslova organizacije. Uzorci ovog dokumenta i algoritam za njegovu konstrukciju bit će razmotreni u nastavku.

Svrha

U svakoj organizaciji kreiraju se stotine dokumenata. Svaki dan se nakupljaju, radnici postupno zamjenjuju jedni druge. U nekom trenutku postaje teško pronaći narudžbu od prije dvije godine. Kako bi se izbjegle takve situacije, kreira se nomenklatura slučajeva.

Definicija

Slučaj je dokument koji se odnosi na jedanpitanje, područje djelovanja. Nomenklatura predmeta je popis koji sadrži popis otvorenih predmeta s naznakom razdoblja njihovog čuvanja. Uz njegovu pomoć možete pravilno organizirati tijek rada. Nomenklatura predmeta trgovačke organizacije, čiji će uzorak biti razmotren u nastavku, sastavljen je u sljedeću svrhu:

• sistematiziranje grupiranja dokumenata, što osigurava njihovu brzu pretragu i sigurnost;
• dodjela registracijskog broja prema klasifikaciji predmeta;
• sastavljanje inventara dokumenata za trajno, dugotrajno i osobnu pohranu (uključujući djela uništenja).

Nomenklatura predmeta koristi se pri odabiru dokumenata za arhiviranje i uništavanje. Ova multifunkcionalna referenca potrebna je svakoj organizaciji za pojednostavljenje uredskog rada. U ovom slučaju oblik vlasništva organizacije nije bitan. Ako se uzorak nomenklature slučajeva liječničke organizacije može pronaći u propisima i odlukama, tada će se analitika otvorenih slučajeva privatne organizacije morati sastaviti samostalno.

Obavezno ili prisilno?

Sastavljanje ovog popisa predviđeno je “Pravilima o radu arhiva”. Obavezno je za organizacije koje stvaraju arhiv kao zasebnu uslugu. Ovaj popis, osim državnih i općinskih institucija, uključuje i neke komercijalne strukture, kao što su javnobilježnički uredi.

Sve ostale institucije moraju izraditi nomenklaturu predmeta kako bi se sustavizirao rad s dokumentima, budući da poduzeća svih oblikaimovine dužni su osigurati sigurnost arhivskih referenci. To je predviđeno Saveznim zakonom br. 125. Detaljan popis obaveza trebao bi se pokrenuti ili ažurirati u četvrtom tromjesečju kalendarske godine.

Struktura

Nomenklatura predmeta treba sadržavati sve zavedene predmete, osim tiskanih publikacija: izjave zaposlenika, potvrde o radu, časopise, knjigovodstvene knjige, svu dokumentaciju strukturnih odjela, korespondenciju strukturnih odjela itd. Dokumentacija ograničenog pristupa mora sadržavati naslov "Sila". Imenik treba sadržavati spise privremenih komisija, odjela. Ali, primjerice, sindikat je samostalna organizacija. Njegovi zaposlenici samostalno su angažirani u formiranju imenika. Arhiv mora sadržavati i naslove neriješenih predmeta likvidiranih poduzeća, čiji je pravni sljednik postojeća organizacija.

Uzorak popunjavanja nomenklature poslova organizacije možete vidjeti u nastavku.

Danas mnoga poduzeća vode dokumentaciju u elektroničkom obliku. Neka izvješća nisu ni tiskana na papirnatom obrascu. Na kraju svakog odjeljka navedite koja se evidencija vodi elektronički, navedite broj datoteka i sve potrebne ključne riječi za pretraživanje. Neke institucije stvaraju zasebnu elektroničku nomenklaturu predmeta za komercijalnu organizaciju. Uzorak i algoritam za njegovo popunjavanje moraju biti u potpunosti u skladu s prihvaćenim standardima.

Odakle početi?

Odgovornost za sastavljanje imenika u velikim institucijama leži na dokumentacijskoj službi(tajništvo, ured), a u malim - tajnik, druga imenovana osoba. U trgovačkim organizacijama ovu funkciju obavlja kadrovski odjel, u kojem se stvara većina dokumenata. Budući da informacije moraju dolaziti iz svih strukturnih jedinica, svrsishodnije je započeti s izradom naredbe o nomenklaturi predmeta u organizaciji. Uzorak takve narudžbe predstavljen je vašoj pozornosti u nastavku.

ABC LLC

20.11.2017. Moskva

U svrhu sistematizacije, pohrane i računovodstva dokumentacije

NARUDŽBA:

• Odobrite i stavite u promet nomenklaturu dosjea Društva od 01.01.2018.
• Šefovi strukturnih odjela koji osiguravaju formiranje predmeta u odobrenom obliku.
• Pošaljite tajnika strukturnim odjelima izvoda iz priručnika za rad.

CEO Ivanov N. A.

Za ustanove u pojedinim područjima djelovanja ministarstvo je već izradilo uzorke nomenklature poslova organizacija. Ovu nijansu treba razjasniti prije formiranja imenika. Model nomenklature treba ispuniti strogo u skladu s danom modelnom nomenklaturom slučajeva organizacije. Druge institucije mogu koristiti ove vodiče za sastavljanje pojedinačnog dokumenta.

Popratna dokumentacija

Prilikom izrade obrasca imenika, komercijalne organizacije trebale bi se usredotočiti na:

• "Pravila arhiva" (odluka Federalnog arhiva od 06.02.02);
• Odjeljak 5 Uredbe br. 477 od 15.6.2009. "O odobravanju Pravila uredskog rada".
• Upute za uredski rad.
• Popis arhivskih dokumenata.

Također treba proučiti kadrovsku tablicu, povelju, lokalne akte, propise o odjelima, pravila, standarde, upute, popise predmeta. Sadrže poveznice na relevantne dokumente. Najprije se sastavljaju uzorci nomenklature poslova organizacije po odjelima, kako bi se potom formirao opći imenik. Ponekad se primjenjuje funkcionalni, a ne strukturni princip. Odnosno, distribucija se ne vrši po odjelima, već po funkcijama.

Kako napraviti uzorak nomenklature poslova organizacije?

Obrazac imenika određen je u Dodatku br. 8 "Pravila za rad arhiva". Priručnici se sastavljaju na memorandumu organizacije. Glavni dio izvještaja predstavljen je u obliku tablice i sastoji se od 5 stupaca:

• indeks predmeta;
• naslov (svesci, dijelovi);
• broj (volumen, dijelovi);
• rok trajanja, broj artikla na popisu;
• napomena.

Indeks

Indeks je digitalna oznaka strukturne jedinice unutar poduzeća. Na primjer: 04-06, gdje je 04 serijski broj kadrovskog odjela, 06 je serijski broj predmeta. Indeks se može sastojati od tri para brojeva, na primjer: 04-03-08, gdje je 04 šifra financijsko-gospodarskog odjela, 03 je oznaka računovodstva, 08 je broj predmeta. Indeks može biti numerički, abecedni ili mješoviti.

Naslovi

Naslovi su raspoređeni prema važnosti dokumenata. Prvo, organizacijskiadministrativnu dokumentaciju (počevši od viših jedinica pa do strukturnih jedinica). Zatim se navode pravila i propisi koje je razvila sama organizacija. Nadalje, uzimaju se u obzir planovi i izvještaji (godišnji, tromjesečni, mjesečni). Nacrti upravnih dokumenata stavljaju se iza glavnih dokumenata. Slučajevi iste vrste (na primjer, osobne kartice zaposlenika) ispunjavaju se abecednim redom.

Naslov treba sažeti sadržaj dokumenta. Upotreba općih formulacija kao što su "razno", "korespondencija", "dolazni/odlazni dokumenti" nije dopuštena. Zaglavlje slučaja sadrži sljedeće elemente:

• naziv dokumenta ili vrsta predmeta koji se podnosi ako je dokument dio velikog broja;
• autor dokumenta (naziv organizacije ili odjela);
• primatelj (od koga se primaju dokumenti ili kome će se dokumenti slati);
• sažetak/suština (na primjer, "Pitanja o certifikaciji");
• ime teritorija;
• datum/razdoblje;
• označite ako datoteka sadrži kopije drugih dokumenata, a ne njihove originale.

Obujam svake kutije ne smije prelaziti 250 listova. Ako se pretpostavi da će slučaj biti opsežan, tada se dijeli na dijelove i volumene. Treći stupac na kraju kalendarske godine označava broj stvarno otvorenih predmeta.

Četvrti stupac označava uvjete čuvanja dokumenata, prema Pravilima. Moraju se poštivati i vlade i komercijalne organizacije. Ako dokument nije u Pravilima, onda njegov rokskladištenje treba odrediti na temelju Popisa. Odbrojavanje skladišnog razdoblja počinje 1. siječnja iduće godine nakon njegova osnivanja. Ako je potvrda izdana 2016. godine, odbrojavanje bi trebalo početi od 01.01.2017.

Ažuriranje popisa

Godišnje, kada se datoteke prenesu u arhivu, dostavlja se detaljan popis. Evo kako izgleda ažurirani uzorak nomenklature predmeta za granu sigurnosnih organizacija:

Tijekom godine svi dokumenti se grupiraju prema odobrenom obrascu. Ako trebate dodati prethodno nekorišteno izvješće, generira se novo zaglavlje. I proces se ponavlja prema gore opisanom algoritmu.