Opis posla voditelja ureda s funkcijama tajnice: značajke i zahtjevi

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Čak i uz malo osoblja, uključujući samo čelnika tvrtke i njegove zaposlenike, potreban je odgovoran djelatnik koji bi bio organizacijska snaga sposobna usmjeravati i kontrolirati radni proces - to je ideja koja određuje tekst opisa posla voditelja ureda.

Ova pozicija zahtijeva od kandidata da ima niz specifičnih vještina i relevantnog obrazovanja, kao i sposobnost interakcije s ljudima. Međutim, popis zahtjeva nije ograničen na ovo.

Opis posla

Kandidat se već u fazi prijave za radno mjesto može upoznati s normativnim aktom kojim se uređuju njegova prava, dužnosti i odgovornosti u tvrtki. Takav dokument naziva se opis posla. Sastoji se od pet glavnih odjeljaka:

1. Opće odredbe. Sadrže sve organizacijske podatke: naziv poduzeća, radno mjesto i strukturnu jedinicu kojoj pripada. Također označava podređenost, postupak popunjavanja radnog mjesta i razrješenja, kao i uvjete za obrazovanje ikvalifikacije.
2. Odgovornosti. Ovaj odjeljak pruža popis odgovornosti zaposlenika, kao i načine za njihovu provedbu.
3. Prava zaposlenika, odnosno sve dodatne mogućnosti koje doprinose učinkovitom obavljanju dužnosti.
4. Odgovornost. U skladu s ovim odjeljkom, uprava donosi odluke o procjeni učinka, unapređenju ili kazni.
5. Odnosi. Ovaj odjeljak regulira svu komunikaciju s vanjskim i internim odjelima koje zaposlenik može imati tijekom obavljanja svojih funkcija.

Načela izrade opisa posla

Normativna osnova za izradu takvih dokumenata je Kvalifikacijski imenik za radna mjesta menadžera, stručnjaka i drugih zaposlenika (1998.). Prilikom izrade, značajna pažnja posvećena je opisu radnog mjesta i uvjetima za obavljanje dužnosti djelatnika. Specifičnosti posla uključene su u naslov dokumenta, na primjer, "Opis posla tajnice" (voditelj ureda ili glavni računovođa).

Osim toga, ako postoje dvije pozicije s istim naslovom, ali različitim zadacima, tada treba pripremiti različite dokumente koji odražavaju te razlike. Opisi poslova voditelja ureda kadrovskog službenika imaju određene razlike u odnosu na isti propis za tajnika.

Zahtjevi za upravitelja ureda

Kandidat za poziciju na ovaj ili onaj način morat će upravljati ljudima. To može biti samo nekoliko ljudi u maloj tvrtki ili cijelo administrativno osoblje u velikom poduzeću. Prirodno,podnositelj zahtjeva mora biti siguran korisnik računala i biti sposoban raditi s drugom uredskom opremom (skener, pisač ili faks). Voditelj ureda često je predstavnik tvrtke, pa su dobar govor i sposobnost sastavljanja poslovnih pisama preduvjet. Vrlo često tvrtke zahtijevaju od takvih zaposlenika poznavanje osnova uredskog rada i zakona o radu. Poznavanje barem jednog stranog jezika i dalje je poželjna vještina, ali kada se prijavljujete za veliko poduzeće, to je već jedan od obveznih uvjeta.

U nekim slučajevima, voditelj ureda mora kombinirati svoje dužnosti s funkcijama drugih zaposlenika. To dovodi do povećanja potrebnih vještina. Dakle, voditelj ureda s funkcijama računovođe mora imati odgovarajuće obrazovanje i posjedovati posebne programe.

Glavne odgovornosti

Tipični opis posla voditelja ureda s tajničkim funkcijama uključuje sljedeće stavke:

• rukovanje poštom, kako dolaznom tako i odlaznom; njihova preraspodjela unutar tvrtke;
• kontrola nad vremenom ispunjenja obveza iz ugovora i sporazuma;
• upućivanje odlaznih i primanje dolaznih poziva;
• rad s klijentima i predstavnicima partnerskih tvrtki;
• praćenje dostupnosti potrebne tiskanice;
• održavanje uredske opreme u radnom stanju i pozivanje stručnjaka u slučaju kvara;
• raspodjela vremena unutar radnog rasporeda (u nekimslučajevi i za vođu);
• organizacija potrebnih događaja (sastanci, konferencije, poslovna putovanja, korporativne zabave);
• minuta sastanaka;
• ažuriranje i dodavanje novog sadržaja na korporativnu web stranicu.

Ovaj popis uključuje samo osnovne zahtjeve. Ostale stavke mogu se dodati u skladu s specifičnostima ugovora o radu koji se sklapa. Opis posla voditelja ureda s funkcijama kadrovskog službenika, na primjer, upućuje zaposlenika da vodi i pravovremeno dostavlja svu izvještajnu dokumentaciju ili da u slučaju njegove odsutnosti zamijeni voditelja kadrovskog odjela.

Dodatne odgovornosti

Osim osnovnih funkcija, opis posla voditelja ureda sadrži popis različitih dužnosti koje se mogu razlikovati ovisno o djelatnostima tvrtke. Voditelju ureda može se naložiti da radi s upravnim tijelima, tj. da dobije dopuštenje za obavljanje trgovine, otvori podružnicu tvrtke ili podružnice, itd.

Jedan od najodgovornijih zadataka je stvarno upravljanje tvrtkom u odsutnosti njezina direktora. Naravno, to je moguće samo ako se zaposlenik etablirao kao odgovorna i pouzdana osoba na koju se može osloniti. Osim toga, opis posla voditelja ureda često sadrži klauzulu o potrebi izdavanja opće punomoći. Takav dokument možepotrebno, na primjer, za primanje pošte velike važnosti.

Neformalni zahtjevi

Velike tvrtke obično dopuštaju kandidatima za ovu poziciju da se unaprijed upoznaju s uzorkom opisa posla voditelja ureda kako bi bili u potpunosti svjesni popisa zahtjeva i odgovornosti.

Ali čak i s takvim ovlastima, podnositelj zahtjeva mora razumjeti da ostaje jedan od mnogih zaposlenika poduzeća. S tim u vezi, ne treba zaboraviti ono što nije navedeno u opisu posla. Voditelj ureda s funkcijama tajnika mora biti osoba koja je osjetljiva na vrijeme kako bi ga po potrebi mogao distribuirati.

Zadaci tijeka rada

Najvažniji uvjet za njegov rad je učinkovitost, pa je osoba na takvoj poziciji dužna ekonomično trošiti uredski materijal, kontrolirati količinu potrošene električne energije.

Za ostale zaposlenike tvrtke, voditelj ureda je odgovoran gotovo jednako kao i šef. Zbog toga mora osigurati da radni uvjeti budu u skladu s prihvaćenim sanitarnim standardima i sigurnosnim pravilima. Konačno, u obavljanju svojih izravnih dužnosti, voditelj ureda dobiva pristup tajnoj dokumentaciji, pa je jedan od uvjeta i potpisivanje ugovora o neotkrivanju poslovne tajne ili drugih podataka koji bi mogli štetiti poziciji tvrtke na tržištu.

Desni ured-upravitelj

Naravno, obavljanje ovolikog broja dužnosti omogućuje zaposleniku da uživa posebna prava. Oni su također navedeni u opisu poslova voditelja ureda. Bit nekih od njih, poput mogućnosti pristupa povjerljivim informacijama, izravno proizlazi iz potrebe ispunjavanja svojih radnih obveza. Drugi su povezani s privilegijama moći. Dakle, voditelj ureda ima pravo zahtijevati od ostalih zaposlenika da isprave pogreške koje su napravili nemarom u proizvodnim dokumentima, za njih odredi iznos poticaja ili primijeni kazne za nemarne.

Često je upravitelj ureda poveznica između zaposlenika i rukovoditelja. Ova pozicija mu omogućuje da teži boljim uvjetima rada i iznosi kolektivne želje za poboljšanjem kvalitete rada kako pojedinačnog odjela tako i poduzeća u cjelini.

Obilježja opisa posla uredskog voditelja odjela prodaje

Ureditelji su dugo bili nezamjenjivi u velikim i malim tvrtkama, pa su im potrebne posebne vještine kako bi popunili takvo radno mjesto. Čest je slučaj kada više uredskih menadžera radi u istom poduzeću s posebnim funkcijama, nad kojima je viši. Njihovi opisi poslova u biti su isti, ali se razlikuju po dodatnom skupu funkcija.

Dakle, ako voditelj ureda radi u odjelu prodaje, njegov opis posla može sadržavati stavke kao što su:

• tražite nova prodajna mjesta;
• praćenje promjena u strukturi potražnje;
• izrada izvještajnih dokumenata o savršenoj prodaji;
• izravni rad s klijentom za primanje narudžbi i njihovu naknadnu obradu;
• raditi na informiranju kupaca o mogućim promjenama u asortimanu robe i preračunavanju cijena;
• organizirajte potrebne sastanke;
• potpisivanje ugovora o isporuci robe.

Daljnji zahtjevi mogu biti povezani sa specifičnostima robe koju nudi tvrtka. Ako je tvrtka uključena u prodaju i kupnju nekretnina, tada dužnosti voditelja ureda mogu uključivati pripremu informativnih knjižica i izradu određenih dokumenata.

Odgovornost upravitelja ureda

U slučaju neispunjavanja svojih dužnosti, prilikom počinjenja prekršaja, uključujući odavanje poslovne tajne, ili drugih radnji koje narušavaju imidž tvrtke, voditelj ureda odgovara u skladu s normama upravne, građanskopravne i kazneni zakoni. Ako je organizaciji nastala materijalna šteta, onda se kazna izriče u skladu s odredbama zakona o radu.