Opis posla administratora ureda: dužnosti, funkcije i prava

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Na većini javnih mjesta, prva osoba koju sretnete čim prijeđete prag je recepcionar. Ove stručnjake zapošljavaju hoteli, kozmetički saloni, restorani i, naravno, uredske ustanove. Imaju brojne odgovornosti, od komunikacije s gostima i partnerima do obrade dokumentacije.

Značajke

Vrijedi reći da je administrator vrlo svestrana profesija, koja može uključivati svestrane dužnosti. Prednost za početnike je što ne zahtijeva nikakvo dubinsko znanje u određenom području.

Potencijalni poslodavci obraćaju više pažnje na osobne kvalitete. Potencijalni kandidat za mjesto uredskog administratora trebao bi biti umjereno društven, biti sposoban uspostaviti kontakte s različitim ljudima i ispravno izražavati vlastita razmišljanja. Također će biti prednost imati interes za odabrano područje.aktivnosti i sposobnost suočavanja sa stresom. Potonja kvaliteta sigurno će dobro doći budućem administratoru. Morat će komunicirati s ogromnim brojem posjetitelja, među kojima će sigurno doći do sukoba. Međutim, čak i u takvim situacijama, administrator mora biti sposoban ostati pristojan.

Treba napomenuti da, ovisno o politici zapošljavanja tvrtke, mogu postojati zahtjevi za visoko obrazovanje, sposobnost rada s uredskom opremom, itd.

Raspored rada za ovu poziciju obično je određen radnim vremenom ustanove, budući da je administrator taj koji otvara ujutro, a zatvara navečer. Međutim, kada se zaposlenici rade 24 sata dnevno, sastavlja se raspored smjena. Uredi u pravilu ne rade u ovom načinu rada.

Vrijedi obratiti pažnju i na činjenicu da su administrator i voditelj ureda različite profesije. Voditelj ureda zapravo nadzire druge zaposlenike. Administrator, za razliku od njega, ne obavlja ovu funkciju. On obavlja samo svoje vlastite funkcije, komunicirajući s drugim zaposlenicima ureda ako je potrebno.

Glavne odgovornosti

Urednik, dok je na radnom mjestu, mora obavljati znatan broj poslova koje mu uprava dodijeli. Nabrojimo ih ukratko.

• Prijem i naknadna distribucija telefonskih poziva. Tijekom pregovora administrator mora zabilježiti podatke i prenijeti ih zaposlenicima. Ako je potrebno, poziv bi trebaopreusmjeriti na drugi odjel.
• Dužnosti uredskog administratora uključuju klauzulu koja zahtijeva da zaposlenik pruži početni savjet potencijalnim klijentima.
• Potreba za obradom dolazne i odlazne dokumentacije.
• Objavljivanje oglasa za posao na specijaliziranim portalima i agencijama za zapošljavanje. Također, dužnosti administratora ureda uključuju provođenje početnih razgovora s potencijalnim kandidatima.
• Kupnja pribora i potrošnog materijala potrebnog za nesmetani rad uredske opreme.

Pored gore navedenih dužnosti, uredski administrator zapravo stalno komunicira s ljudima. To su i potencijalni kupci i sadašnji zaposlenici tvrtke. Taj je stručnjak odgovoran za raspoređivanje zaposlenika.

Prava

Broj prava, za razliku od dužnosti, mnogo je manji. Dakle, što rade upute uredskog administratora?

• Djelujte u ime tvrtke, zastupajući njezine interese u interakciji s drugim poduzećima.
• Za interakciju s drugim zaposlenicima unutar dodijeljenih ovlasti.
• Dajte prijedloge za razmatranje za poboljšanje izvedbe organizacije.

Funkcije administratora ureda

Ovaj stručnjak bi trebao biti na radnom mjestuizvršiti znatan broj zadataka koji su mu dodijeljeni:

• Priprema ureda.
• Održavajte red.
• Usluživanje posjetitelja.
• Telefonska usluga.

Zapravo, broj funkcija može biti više. Ovisi o popisu radnih obveza uredskog administratora u određenoj instituciji.

Priprema ureda

Ostvarivanje dodijeljenih funkcija u pravilu počinje pripremom za novi radni dan. Dolaskom na svoje radno mjesto administrator provjerava rad uredske opreme, dostupnost potrošnog materijala i tiskanice. Zatim se stručnjak mora upoznati s popisom posjetitelja i stvoriti uvjete za njihov susret.

Održavanje naloga

Administrator ne bi trebao biti izravno uključen u čišćenje i druge aktivnosti za održavanje reda u uredu. Međutim, među njegovim dužnostima je i potreba za koordinacijom rada osoblja za održavanje. On mora zakazati čišćenje, kao i navesti njegovo trajanje.

Usluga za korisnike

Dužnosti administratora također se sastoje od pregovaranja s posjetiteljima o vremenu posjete, koordinacije s voditeljem. Raspored posjeta treba sastaviti na način da nema preklapanja i da nitko ne mora gubiti vrijeme na čekanje. Osim toga, administrator mora izlaziti u susret posjetiteljima. On je taj koji stvara prvidojam.

Telefonska usluga

Ova je funkcija dodijeljena administratoru kako bi se upravitelj oslobodio pregovora i ne bi ga odvratio od tijeka rada. Zaposlenik može samostalno riješiti neke probleme ili zakazati termin za posjetitelja prema rasporedu voditelja. Prilikom obavljanja ovih funkcija zaposlenik svakako mora čuvati povjerljivost, ne otkrivajući vanjskim osobama informacije koje su mu dostupne.

Uzorak

Opis posla uredskog administratora može uključivati različite stavke ovisno o zahtjevima određene organizacije. No, u pravilu će u njemu biti propisani standardni uvjeti koji se uzimaju kao uzor.

• Opće odredbe.
• Kvalifikacijski zahtjevi. Za potencijalnog administratora u pravilu je dovoljno srednjoškolsko obrazovanje. Iskustvo će svakako biti prednost.
• Odgovornosti. Nijedan opis posla nije potpun bez ove stavke.
• Prava. Administrator, na primjer, ima pravo davati prijedloge za poboljšanje aktivnosti poduzeća.
• Dodatne odredbe koje mogu uključivati stavke koje nisu uključene u druge odjeljke.

Uobičajeno je dati opis posla novom zaposleniku na pregled, čiju činjenicu mora potvrditi vlastitim potpisom.

Radno mjesto

Uputa o zaštiti na radu za upravitelja ureda postavlja neke zahtjeve za uvjete rada. Na primjer, radno mjesto treba biti smješteno na takav način da je zaposleniku udobnoobavljaju vlastite dužnosti. U pravilu se nalazi uz ured upravitelja i omogućuje vam praćenje ostalih zaposlenika.

Morate razumjeti da prilikom obavljanja poslova administrator, kao i ostali zaposlenici, često moraju koristiti uredsku opremu. Zato se mora postaviti tako da bude dostupno za kratkotrajnu upotrebu.

Jedan od važnih zadataka koji nije jasno naveden u opisu posla administratora je djelovati kao poveznica između neposrednog nadređenog i podređenih. Stoga bi zaposlenik trebao pokušati stvoriti povoljno okruženje i uspostaviti kontakte s drugim stručnjacima. Važno je ne samo ispravno prenijeti upute voditelja, već i biti u mogućnosti kontrolirati točnost njihove provedbe.

Iz tog razloga, sposobnost povezivanja s drugima postaje važan čimbenik u postizanju uspjeha na ovoj poziciji. To se odnosi i na vođe i na podređene. Što se tiče osobnih kvaliteta, organiziranost i otpornost na stres smatraju se vrlo važnim, što vam omogućuje upravljanje drugim zaposlenicima i ostajete smireni čak i kada imate posla s posjetiteljima sukoba.