Proračunski proračun. Vrste i namjena proračuna. Faza projekta

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Proračunsko planiranje projekta treba shvatiti kao određivanje cijene onih radova koji se provode unutar određene sheme. Osim toga, riječ je o procesu formiranja proračuna na temelju toga koji sadrži utvrđenu raspodjelu troškova po troškovnim stavkama, vrsti posla, vremenu njihove realizacije ili drugim stavkama.

Formiranje strukture proračuna

Kako se priprema preliminarni proračun projekta? Struktura takvih otkriva se kroz kontni plan koji obračunava trošak određenog programa. U pravilu, da bi se to utvrdilo, dovoljno je imati tradicionalnu računovodstvenu procjenu.

Proračun se smatra planom troškova ili oznakom troškova. To znači da nakon preliminarnog planiranja morate razumjeti koliko, kada i za što će se točno sredstva uplatiti. Stoga je u ovom slučaju moguće koristiti bilo koju metodu iskazivanja gubitaka. Međutim, treba imati na umu da moraju ispunjavati praktične zahtjeve dionika,zainteresirani za njih, kao i utvrđeni standardi. Osim toga, moraju odgovoriti na pitanja koja su od interesa za investitore projekta.

Obrasci za prezentaciju proračuna

I planirani i stvarni proračuni imaju određene oblike prezentacije. Dakle, među njima je važno napomenuti sljedeće:

• rasporedi, koji su vrsta planova troškova;
• matrice distribucije gubitaka;
• trakasti grafikoni potrošnje;
• slični grafikoni kumulativnih gubitaka;
• linijski grafikoni kumulativnih troškova tijekom vremena;
• prikazivanje strukture gubitka kružnog tipa.

Vrijedi napomenuti da je u različitim fazama razvoja projekta relevantan različit dizajn projektne i radne dokumentacije. Činjenica je da je riječ o razvoju različitih vrsta budžeta. Međusobno se razlikuju po potrebnoj točnosti i namjeni. Vrijedi napomenuti da proračunska marža postaje mnogo manja kako projekt napreduje.

Različitosti i svrha proračuna

Smanjenje pogreške može se argumentirati podacima iz donje tablice. Dakle, razmotrite svrhu i glavne vrste proračuna.

Fape projekta	Financiranje	Odredište	Pogreška, %
Koncept dizajna. Glavna ideja u proširenom obliku	Proračunska očekivanja. Točan datum	Unaprijed planiranje za potrebe gotovine i plaćanja	25-40
Opravdanje ulaganja (studija izvodljivosti)	Privremeni proračun	Opravdanje troškovnih stavki, planiranje privlačenja i naknadno korištenje financija	15-20
Natječaji, pregovori i dogovori. Za svaku fazu posebno	Ažurirani proračun	Zakazivanje nagodbi s dobavljačima i izvođačima	8-10%
Izrada radnih dokumenata. Svaka faza ima svoj izračun	Završni proračun	Direktno ograničenje korištenja resursa	5-8%
Provedba i završetak projekta	Stvarni proračun	Upravljanje troškovima (drugim riječima, računovodstvo i naknadna kontrola). Proračun projekta i procjene troškova

Proračun projekta i procjena troškova

Zanimljivo je napomenuti da je proračun projekta sličan procjeni operativnih troškova jednog poslovnog elementa tvrtke. Glavna razlika ovdje je u tome što ga tradicionalno pokriva u cijelosti, tj. od početka do kraja. Zauzvrat, proračun poslovne jedinice formira se godišnje ili tromjesečno. Za najučinkovitiju kontrolu treba ga podijeliti na dvije komponente: izravne troškove i neizravne troškove.gubitak.

Prva vrsta proračuna je ključni alat za upravljanje i kontrolu za voditelje projekata, kao i za direktore funkcionalnih jedinica koji u njemu sudjeluju. To uključuje troškove (putne troškove, plaće i tako dalje) svih koji su uključeni u programski tim. U ovom slučaju svaki od ispitanika obavlja zasebne zadatke.

Vrijedi zapamtiti da se prilikom opravdavanja troškovnih stavki uzimaju u obzir sljedeće točke:

• trošak materijala koji je kupljen;
• iznos potrošen na proizvodnju;
• trošak odstupanja od uobičajene upotrebe tehnologije;
• iznos potrošen za puštanje proizvoda u rad;
• cijena opskrbe;
• ostali troškovi.

Zauzvrat, troškovi izravne vrste trebaju biti prikazani na sljedeći način:

• u raščlanjenom obliku - točno prema strukturi projekta do razine izvršnih zadataka;
• uključuju tjedne troškove za plaće osoblja, materijale (proizvedene prema ugovoru ili kupljene) i ostalo za svaku komponentu i zadatak projekta srednje vrijednosti;
• uključuju režijske troškove izravno povezane s plaćanjem materijala i rada;
• zbrojiti prema različitim zadacima koje su izvršili subjekti koji sudjeluju;
• omogućite rezerve upravljanja (drugim riječima, ostavite određenu rezervu troškova i vremena za svaki slučaj).

Važnost proračunskog procesa

Proračunprojekt stavlja značajan pritisak i na njegove menadžere i na odjele. Činjenica je da predlaže takvu alternativu: ako se držimo proračuna, onda djelujemo učinkovito, ali ako prekoračimo, posao se obavlja loše.

Međutim, ovaj zahtjev često nije primjenjiv na stvarno planiranje projekta. Činjenica je da se proračuni i formiraju i provode pod određenim pritiskom brojnih čimbenika, subjektivnih i objektivnih.

Na primjer, voditelj projekta koji je angažiran često je prisiljen prihvatiti proračune izrađene i usvojene bez njegovog sudjelovanja, čak i ako mu se čine nerealnim. U suprotnom, zaposleniku se može uskratiti ugovor. Međutim, ako se slaže s proračunom koji očito ne zadovoljava zadane rokove, kao i s raspoloživim sredstvima, onda čim postizanje određenih rezultata zahtijeva trošenje više od planiranog, zaposlenik je prisiljen objasniti ovaj problem, unatoč činjenica da je u početku proračun bio postavljen na iznimno nisku razinu.

Vrijedi zapamtiti da planiranje proračuna projekta može biti racionalno. U ovom slučaju, svrha proračuna je prvenstveno utvrditi pravi trošak projekta za tvrtku. Stoga, ako voditelj projekta prihvati proračun koji značajno premašuje granicu pogreške od 15-20% prihvatljivu za fazu opravdavanja troškova (podaci iz gornje tablice), vrlo je vjerojatno da situacija neće biti ograničena na objašnjenje strukture razloga višem rukovodstvuovaj višak. U ovom slučaju, voditelj projekta vjerojatno će izgubiti posao.

Kako to izbjeći?

Kako bi izbjegli takvu situaciju, M. Thomsett, američki znanstvenik, predlaže menadžerima da formiraju vlastite proračune za projekte. Međutim, on ističe niz razloga za takvo ponašanje:

• Vi ste odgovorni za izvještavanje o budućim troškovima projekta i mogućnosti trošenja njihovog budžeta. To neće biti moguće ako radite s unaprijed određenim proračunom.
• Budući da ste voditelj projekta, trebali biste bolje od bilo koga drugog znati koliko točno košta određeni projekt. Proračun koji ste postavili smatra se monetarnim ciljem. Trebao bi vas zadovoljiti prema sljedećim parametrima: pružiti priliku za mjerenje uspjeha projekta i biti način za mjerenje kompetencije menadžera (odnosno vas).
• Morate dopustiti neke dodatke u proračunskim stavkama. To je ključno ako buduća opravdanja za specifične troškove dođu u igru. Treba dodati da se pretpostavke uspoređuju s mogućnostima za tekuće razdoblje, a moguće komplikacije se ne uzimaju u obzir. Tek kada imate mogućnost usporedbe na ovoj razini, proračunski proces funkcionirat će kako je planirano.

Izrada, praćenje i izvođenje financijskog plana

Morate znati da se proračuni projekta formiraju, prate i izvršavaju odvojeno od financijskog plana jedinica uključenih u poslovanje,tvrtka kao cjelina.

Postoje razlozi za to:

• Projekti se ne ponavljaju. Godišnje se formiraju proračuni odjela i odjela. Često se pregledavaju svakih šest mjeseci ili češće. Projekti prestaju postojati odmah nakon izvođenja. Činjenica je da vrijeme provedbe programa nije vezano uz fiskalnu godinu. Revizija proračuna je nepoželjna. Iznimka su slučajevi kada se u početnoj verziji pronađu velike pogreške ili kada se okruženje dramatično promijeni (u njemu se provodi određeni projekt).
• U rukama upravitelja - izravna kontrola nad izvršenjem proračuna. Vrijedi napomenuti da financijski planovi odjela i odjela u pravilu ovise o odnosu koji se razvija između nekoliko službi: izvršni odjel daje ograničenje troškova jednom ili drugom odjelu, na temelju informacija koje dostavlja drugi odjel; međutim, odluke o osoblju i sustavu donosi najviši menadžment. Projekt, naprotiv, koristi proračun u dva smjera: korištenje onih resursa koji su dostupni (postignuća i osoblje), oni su već na raspolaganju i proračun odjela, te ograničeno korištenje vanjskih sredstava tipa koje se privremeno privlače. Zapošljavanje dodatnog zaposlenika ionako rezultira fiksnim troškovima; dodatna jedinica osoblja za projekt, obično zapošljavajući snage koje su već u službi.
• Uspjeh izvršenja proračuna izravno je povezan s besprijekornim poštivanjem akcijskog plana projekta, kao i rasporeda korištenja sredstava. Također se sastoji odovisno o tome koliko je voditelj planirao provedbu svake faze, kao i pridržavaju li se zaposlenici koji sudjeluju u projektnom timu utvrđenog rasporeda. Ako provedba pojedine faze ili djela u cjelini kasni zbog potrebe, primjerice, ljudskih ili vremenskih resursa nego što je prvobitno određeno, to na neki način nepovoljno utječe na proračun, tj. povećanje troškova izvođenja radova na projektu.

Slična pravila, barem u idealnoj situaciji, trebali bi koristiti menadžeri svih odjela tvrtke koji imaju vlastiti proračun. Vrijedno je znati da je svaki od njih odgovoran za ne prekoračenje razine proračuna i, sukladno tome, prekomjernu potrošnju. Međutim, u praksi samo manji broj tvrtki striktno slijedi ovo pravilo. S druge strane, samo nekoliko tvrtki dopušta direktorima odjela da postave razinu proračuna koja je stvarno potrebna za projekt koji se izvodi u odjelu.

Natječaji, pregovori i dogovori

Sljedeće je preporučljivo razmotriti kulminaciju projekta: organizaciju natječaja, posebnih stranica, kao i sklapanje ugovora o suradnji i partnerstvu.

Pod natječajem treba razumjeti natjecateljsko nadmetanje, tijekom kojeg se provodi izbor dobavljača tržišnih proizvoda i usluga. Općinski i državni kupci provode svoje aktivnosti u okviru 44-FZ „O sustavu ugovora na terenunabave roba, radova, usluga za osiguranje države. i općinske potrebe.”

Državne korporacije, organizacije koje provode regulirane djelatnosti, prirodni monopoli rade u skladu sa zakonom 223-FZ „O nabavi roba, radova, usluga od strane određenih vrsta pravnih osoba. osobe” (na primjer, građevinski natječaji).

Posebna mjesta

Komercijalne strukture djeluju u okviru važećeg građanskog zakonodavstva na teritoriju Ruske Federacije. Informacije o svojim planovima objavljuju na stranicama natječaja. Pravo sudjelovanja u nabavi imaju i fizičke i pravne osobe koje u potpunosti ispunjavaju zahtjeve kupaca i ruskog zakonodavstva.

Postoje različiti natječaji: otvoreni (odnosno za sve sudionike), na primjer, otvoreni natječaj, zahtjev za ponudu, elektronska dražba, zahtjev za prijedloge; zatvorene (odnosno za ograničeni broj osoba), na primjer, ograničene aukcije i natjecanja. Kupnja se može izvršiti u elektroničkom obliku i u papirnatom obliku.

Moramo imati na umu da takav događaj zahtijeva ozbiljnu pripremu, posebice pravnu, financijsku i tehničku. To je potrebno kako bi se osigurala primjena i izvršenje ugovora. Stoga bi menadžeri u početku trebali postaviti svoje osoblje za timski rad, jer konačni rezultat ovisi o koherentnosti operacija koje provode zaposlenici.

Glavne faze provedbe natječaja

Shematski, sudjelovanje u takvim događajima može se prikazati na sljedeći način: Analiza tržišta → Odabir i daljnji prijemelektronički potpis → Registracija → Traži mjesto za natječaj → Priprema financijskog osiguranja → Otvaranje posebnog računa (ovo je potrebno za sudionike nabave u skladu s 44-FZ) → Priprema i naknadno podnošenje prijave za sudjelovanje u nabavi → Izravno sudjelovanje u natječaju. Posljednji korak, naravno, je dobivanje rezultata.

Razmotrimo glavnu fazu prikazanog popisa: sudjelovanje, na primjer, na natječaju za izgradnju. Bit će to elektronička dražba prema 44-FZ. U unaprijed određeno vrijeme, kupac počinje razmatrati prijave sudionika. Kada se vaša prijava smatra prihvatljivom za sudjelovanje na aukciji, trebate izračunati minimalnu razinu cijene za koju ste spremni isporučiti građevinski proizvod ili pružiti povezane usluge, organizirati radove u okviru ovog natječaja.

Elektronska aukcija se provodi u stvarnom vremenu. Dakle, u roku od deset minuta nakon dostave posljednje ponude za cijenu, sudionik ima pravo dati vlastitu ponudu putem interneta u “korak dražbe”: od 0,5 do 5% NMCC-a. Drugim riječima, korak koji se može poduzeti u isto vrijeme ne smije prelaziti 5% početne maksimalne cijene ugovora o partnerstvu (suradnji) naznačene u obavijesti.

Prema rezultatima aukcije sastavlja se protokol. Nakon što se aukcija smatra završenom, počinje faza razmatranja dodatnih dijelova prijava.

Zaključak

Dakle, razmotrili smo kategoriju proračuna:svrha i vrste proračuna, faze projekta. Osim toga, detaljnije smo analizirali glavnu pozornicu. Vrijedi napomenuti da čak i početnik može pobijediti na natječaju. Kako to provesti u praksi?

Elektronsko trgovanje uključuje prisutnost kupaca, odnosno novca. Međutim, natječaj isključuje neformalne odnose. Ne postoji način da se postigne dogovor. Nepoštivanje uvjeta navedenih u ugovoru može rezultirati gubitkom ugovora, gubitkom sredstava i gubitkom mogućnosti sudjelovanja na drugim dražbama zbog diskvalifikacije. Početnici često krše ova pravila zbog banalne nepažnje.

Prije svega, trebali biste se dočepati natječaja koji ne sadrže stroga pravila. Na primjer, na dražbi komercijalnog plana. Tek nakon toga preporučljivo je prijeći na ozbiljne natječaje, koji su regulirani zakonodavstvom o nabavi u skladu s 44-FZ i 223-FZ. Glavni uvjet za pobjedu nije ništa više od svjesnosti. Prije svega, trebate razmišljati o kvaliteti posla, a ne o visini ugovora.

Zamislite da ste ipak pobijedili. Imate ugovor u svojim rukama. Hoće li tvrtka uspjeti pronaći dodatne kapacitete i snage da to bez problema ispuni? A ako ne, koliko će novca biti potrebno za zapošljavanje radnika ili iznajmljivanje opreme? Hoće li posao ostati isplativ?

Vrijedi podsjetiti da su među pogreškama ponuđača ključne kao što su kršenje rokova, nepažljivo proučavanje dokumentacije, pokušaji sudjelovanja na više natječaja istovremeno, neispravnosti tehničkog plana,trgovanje s gubitkom. Sve to može dovesti do štetnih posljedica. Zato je potrebno unaprijed spriječiti sve navedene nedostatke.