Kolektivne metode donošenja odluka u menadžmentu: glavne faze i primjeri

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Donošenje odluka za menadžera je stalan i prilično odgovoran posao. Provodi se doslovno u svim akcijama vođa na bilo kojoj razini, pomažući u formuliranju postavljanja ciljeva i dovodeći do njihovog postizanja.

Odlučivanje se ne odnosi samo na menadžera. To utječe na zaposlenike organizacije, a ponekad i na cijeli tim. Zato je za uspjeh toliko važno razumjeti prirodu i bit takvih radnji, koje će omogućiti uspjeh na polju upravljanja.

Kako bi odluka bila što učinkovitija, menadžer treba uzeti u obzir niz čimbenika. To će se postići korištenjem ciljanih međufunkcionalnih timova, čiji članovi moraju biti odabrani s različitih razina i odjela organizacije.

Kolektivne metode prihvaćanjaodluke su najučinkovitiji način razmišljanja. Uostalom, njihova nam uporaba omogućuje da s povjerenjem govorimo o maksimalnoj objektivnosti dobivene stručne procjene. To se događa zbog uključivanja predstavnika i širokog spektra stručnjaka.

Prednosti grupnih rješenja

Razmotrimo prednosti i nedostatke kolektivnih metoda. Njihove prednosti su sljedeće:

1. Dobivanje više informacija. Kada je grupa uključena u proces donošenja odluka, mogu se promatrati različita gledišta na temelju iskustva koje je stekao svaki od stručnjaka uključenih u nju. To postaje nemoguće za jednu osobu.
2. Razvijanje više opcija. U vezi s korištenjem velike količine informacija od strane grupe, mnoga su gledišta predmet rasprave. Ova prednost metoda kolektivnog odlučivanja posebno je vidljiva u slučajevima kada je tim sastavljen od predstavnika različitih specijalnosti. Mnoštvo prijedloga i razmišljanja dovodi do korisnijih opcija nego u slučaju rada svakog pojedinog zaposlenika.
3. Maksimalna vjerojatnost odobrenja odluka od strane tima. Često se događa da poduzeće ne ostvaruje svoj cilj. To se događa zbog neslaganja zaposlenika da provedu odluku na koju im je upućena. Ako, međutim, neposredni izvršitelj sudjeluje u njegovom donošenju, tada će ga u budućnosti zasigurno početi provoditi i osigurati da to učine i njegovi kolege.
4. Velika legitimnost. Kolektivne metode odlučivanja u skladu su s demokratskim idealima društva. Zato mišljenje koje je iznijela grupa mnogi ljudi percipiraju kao više pravne snage. Odluka koju donesete sami, a štoviše, osoba s punom moći, često se doživljava kao despotska i diktatorska.

Nedostaci grupnih metoda

Što se može pripisati nedostacima timskog rada? Među njima:

1. Značajno gubljenje vremena. Nije moguće brzo sastaviti grupu. Također je potrebno vrijeme da tim zaposlenika razvije jedinstveno rješenje. Takav nedostatak je lišen radnji jedne osobe.
2. Moć manjine. Članovi formirane grupe nikada neće imati isti položaj. Međusobno će se razlikovati po statusu u organizaciji, radnom iskustvu, poznavanju problema, sposobnosti izražavanja vlastitog mišljenja i ideja, kao i osobnom povjerenju. Takav utjecaj zasigurno će dovesti do toga da će jedan ili više članova grupe početi koristiti svoju prednost i "pritisnuti" druge. Kao rezultat toga, dominantna manjina može utjecati na usvajanje konačne verzije.
3. Grupni pritisak. U procesu donošenja odluka većina članova tima želi biti “kao svi ostali”. To se događa pod utjecajem formiranog tima. To dovodi do pojave fenomena koji se naziva šablonsko ili grupno mišljenje. U ovom slučaju osoba ili uopće nema svoje mišljenje ili ga odbija u korist mišljenja većine. Razmišljanje šablona je neobičnooblik podnošenja. Kada je ona prisutna, članovi tima će napustiti nepopularna ili nestandardna stajališta samo kako bi stvorili dojam da se slažu s većinom. Sve to negativno utječe na učinkovitost grupnih odluka.
4. Nedostatak jasne podjele odgovornosti. Za donesenu odluku odgovorni su svi članovi grupe. Ali kod koga tražiti konačni rezultat? Kada se donese jedna odluka, odgovor na ovo pitanje je očigledan. Ali nitko nije odgovoran za rezultate rada grupe.

Odabir tima

U prvoj fazi korištenja metoda kolektivnog odlučivanja u menadžmentu potrebno je stvoriti radni tim. U pravilu je to privremeni tim, koji uključuje i voditelje i izvođače. Takav tim je ciljana udruga zaposlenika koja nadilazi organizacijsku strukturu tvrtke.

Među karakterističnim karakteristikama grupe stvorene za donošenje upravljačke odluke, mogu se razlikovati sljedeće:

1. Dijelimo vodstvo među članovima.
2. Posjedovanje komplementarnih vještina i sposobnosti.
3. Prisutnost osobne i međusobne odgovornosti.
4. Stvaranje proizvoda koji može pružiti sinergiju.
5. Procjena učinkovitosti aktivnosti na temelju konačnog rezultata.
6. Zajedničko donošenje i izvršenje odluka.

Timske uloge

Prema teoriji R. Belbina, u svakoj grupi stvorenoj za donošenje optimalne upravljačke odluke,Najučinkovitiji timski rad moguć je kada članovi ispunjavaju sljedećih devet uloga:

1. Generator ideja. To je osoba čija je zadaća iznijeti nove strategije. U isto vrijeme, ovaj će se član tima morati usredotočiti samo na glavne probleme koje grupa mora riješiti. Generator ideja trebao bi biti ozbiljan mislilac, individualist, au isto vrijeme otvoren za svježe ideje.
2. Resource Explorer. Ovaj član tima bi trebao otkriti i komunicirati nove ideje i razvoje koji se odvijaju izvan tima. Po prirodi bi takva osoba trebala biti ekstrovertna, zainteresirana, znatiželjna i društvena.
3. Koordinator. Ovaj član grupe svakako je samouvjerena i zrela osoba koja ima kvalitete vođe. Njegova je zadaća definirati zajedničke ciljeve. Nakon što je vodio proces donošenja odluka, voditelj mora vješto delegirati ovlasti.
4. Motivator. Ovo je dinamična i poticajna osoba. Dok radi u timu, ne smije izgubiti prisebnost ni u najtežoj situaciji. Motivator treba imati hrabrosti i zagona, što će omogućiti grupi da uspješno prevlada prepreke koje se pojave.
5. Kritičar. Zadaća ovog člana tima je analizirati probleme s pragmatične točke gledišta. Kritičar ocjenjuje primljene prijedloge i ideje na način da usmjeri tim na donošenje uravnotežene odluke. Ova osoba, koja igra ulogu skeptika u timu, treba imati zdrav razum, razboritost idiskrecija.
6. Pčela koja radi. Zadaća ovog člana tima je pretvoriti koncepte i planove u praktične postupke. Pritom pčela radilica mora redovito i učinkovito ispunjavati sve preuzete obveze. Takva osoba treba biti osjetljiva, nježna i društveno orijentirana. Samo treba biti dobar diplomat i adekvatno reagirati na razne situacije i postupke ljudi, kao i aktivno sudjelovati u oblikovanju duha tima.
7. Podrška grupi. Osoba koja igra ovu ulogu morat će podržati tim i pomoći mu u najtežim situacijama, pomažući u stvaranju dobrog raspoloženja. U grupi mu je dodijeljena uloga diplomata. Po prirodi bi trebao biti miran i samouvjeren, kao i svoje ponašanje pod kontrolom.
8. Specijal. Ovaj član tima treba planove pretvoriti u stvarnost. Takva osoba treba biti predana postizanju visokih standarda u svom profesionalnom području, kao i posjedovanju rijetkih vještina i znanja.
9. Završno. Za ovog člana tima važno je zadržati ustrajnost među svojim članovima, spasiti ih od pogrešaka povezanih ne samo s aktivnošću, već i s neaktivnošću. Po prirodi mu je važno da bude vrijedan, savjestan i marljiv.

Pređimo na specifične metode kolektivnog donošenja odluka.

Brainstorming

Vjeruje se da su ovu metodu izmislili stari Vikinzi. Dogodilo se to tijekom putovanja, kada je njihov brod došao u tešku situaciju. Tada se okupio kapetanpalube cijeli tim. Svaki od njegovih članova je zauzvrat ponudio svoje rješenje problema. Štoviše, kabinski momci su prvi iznijeli svoje mišljenje, a kapetan je posljednji govorio. Korištenje takvog reda omogućilo je da se isključi utjecaj autoriteta starijih članova tima na mišljenje mlađih. Ali konačna odluka ipak je bila na kapetanu.

Metodu brainstorminga karakterizira lavinski napredak novih ideja bez njihove kritičke evaluacije. Ovaj proces se nastavlja sve dok se ne pojavi optimalno rješenje. Zadatak ove metode je razviti maksimalan broj opcija za pronalaženje izlaza iz neizvjesne situacije.

Rašireno je uvjerenje da je brainstorming vrsta neformalnog sastanka na kojem zaposlenici izražavaju sve što im padne na pamet o postojećem problemu. S jedne strane, to je istina. No budući da je brainstorming prvenstveno metoda koja vam omogućuje da dođete do rješenja problema, on ima svoju tehnologiju, a također ima određena pravila i faze. Njihovo poštivanje može značajno povećati učinkovitost ove metode i razviti najučinkovitije i najkvalitetnije rješenje.

Brainstorming uključuje šest koraka. Prvi je pripremni. Neophodan je za odabir ljudi i raspodjelu njihovih uloga. Tada se bira vođa.

Koji je princip formiranja grupe? Sve će ovisiti o zadatku. Na primjer, moždasudjelovanje cijelog odjela, koji se tiče određenog pitanja. Ali ako ovoj fazi pristupite sa svom odgovornošću, tada biste trebali uključiti u grupu one zaposlenike organizacije koji se u svojim službenim dužnostima moraju suočiti s problemom koji je nastao.

Jedan primjer mozganja je izazov razvoja ideje reklamne kampanje za proizvođača dječje hrane. U ovom slučaju, za raspravu o tom pitanju, potrebno je pozvati dizajnere i kreativce, kao i voditelja odjela. Za sudjelovanje u timu trebat će vam i zaposlenici reklamne agencije koji imaju malu djecu. Ti će radnici vjerojatno sami kupiti proizvod, a njihove ideje mogu biti temelj za razvoj konačnog proizvoda.

Druga faza metode brainstorminga uključuje postavljanje ciljeva i zadataka, što je i postalo razlogom ovog događaja. Ovdje je važno svakom od članova tima detaljno i razumljivo objasniti bit postojećeg problema. To će minimizirati moguće nesporazume. Tim mora dati što više doprinosa. Takav će postupak biti glavni poticaj za početak rasprave.

U trećoj fazi korištenja metode provodi se zagrijavanje. Mozak ga treba jednako kao i mišići. Prije nego što počne sama rasprava, grupa bi se trebala "zamahnuti". U ovom slučaju, vođa djeluje kao kolovođa. Svaka grupna igra prikladna je za zagrijavanje mozga. Samo nekoliko minuta i sudionici će biti dobro raspoloženi.

Sljedeći korak je najvažniji. On pretpostavljakontinuirano i aktivno generiranje ideja. Učinkovitost konačnog rezultata izravno ovisi o ovoj fazi. Istodobno, moguće je iznijeti bilo koje ideje - fantastične, apsurdne, pa čak i nerealne. Najvažniji je kontinuitet samog procesa. Metode za dobivanje informacija u ovom slučaju mogu biti vrlo različite. To su usmene izjave koje zahtijeva jedna osoba fiksiranje na papiru i pisanje ideja od strane svakog od sudionika, što će biti predmet daljnjeg razmatranja.

U petom koraku brainstorminga sve se ideje rangiraju i ocjenjuju. U njihovom razvrstavanju sudjeluju svi članovi grupe ili samo voditelj. U idealnom slučaju, to bi trebao raditi zaseban tim zaposlenika. Međutim, takav uvjet za primjenu metode nije obavezan. Nakon razmatranja svih prijedloga, najslabiji od njih se eliminiraju. Kao rezultat toga, najbolje opcije ostaju. Njihov broj ovisi o produktivnosti događaja.

U završnoj fazi, rezultati brainstorminga dostavljaju se na javnu raspravu. U ovom trenutku, grupa će se morati prebaciti s leta fantazije na racionalno razmišljanje. Zato se preporuča obaviti takav posao nekoliko dana nakon događaja.

Varieties of Brainstorming

Ova metodologija se može primijeniti na različite načine provođenja događaja. Razmotrite najzanimljivije od njih:

1. Igranje uloga. Bit ove metode leži u činjenici da svaki od članova grupe moraisprobajte jednu ili drugu sliku. To mu omogućuje da što točnije osjeti određenu situaciju. Na temelju pozicije uloge, zaposlenik organizacije opisuje senzacije, ideje i misli koje su mu pale na pamet. Glavna stvar u isto vrijeme je biti što je više moguće oslobođen, za što se čak možete promijeniti u svoje heroje. Primjer ove vrste brainstorminga bio bi dovršiti zadatak izrade ambalaže proizvoda. U ovom slučaju, članovi tima moraju igrati ulogu kupaca u supermarketu.
2. "120 soba". Ova metoda vam omogućuje generiranje sto dvadeset kreativnih ideja u prilično kratkom vremenu. Da bi to učinili, članovi grupe moraju zamisliti kuću ispred sebe. Ima 120 praznih soba. Zadatak tima je ući u svaki od njih, osjetiti atmosferu i ispuniti prostoriju novom idejom.
3. Obrnuta metoda. Glavni zadatak tijekom ovog događaja je pronaći najneuspješnija rješenja s njihovom transformacijom u najprihvatljivija.

Delphi metoda

Ovaj način donošenja kolektivnih odluka razvijen je u SAD-u 50-ih-60-ih godina XX. stoljeća. Njezin glavni zadatak bio je predvidjeti utjecaj onih znanstvenih dostignuća koje je namjeravao implementirati u budućnosti na metodologiju vođenja vojnih operacija. Ova metoda je razvijena u američkom strateškom centru RAND.

Danas se smatra jednom od metoda predviđanja i planiranja, što postaje moguće provođenjem stručne procjene. Njegova glavna značajka je višerazina, anonimnost, kao i dopisivanje. Osnovni, temeljniPreduvjet za stvaranje ove metode je ideja da će generalizacija i pravilna obrada pojedinačnih procjena velikog broja stručnjaka o određenoj situaciji dati mišljenje koje ima maksimalnu pouzdanost i pouzdanost.

Suština Delphi metode leži u pronalaženju načina za određivanje najoptimalnijeg rješenja problema. Kako se to događa? Postupak se provodi pomoću brainstorminga, upitnika i intervjua. Temelji se na mišljenju da će stvoreni tim neovisnih stručnjaka puno bolje procijeniti i predvidjeti rezultat od strukturirane skupine običnih ljudi. Štoviše, tim stručnjaka u ovom slučaju može se odabrati na takav način da njegovi članovi ne znaju jedni za druge. Time se izbjegava sukob različitih mišljenja.

Postoje dvije grupe koje sudjeluju u Delphi metodi. Prvi od njih kreiran je od stručnjaka koji izražavaju svoje stajalište o postojećem problemu. Drugu skupinu predstavljaju analitičari. Neophodni su kako bi mišljenja stručnjaka doveli do jednog zajedničkog nazivnika.

Sama metoda uključuje nekoliko koraka:

1. Prvi od njih je odabir članova stručne skupine. U pravilu je to 20 ljudi.
2. U drugoj fazi, problem je formuliran. Stručnjaci, uzimajući glavno pitanje, razbijaju ga na nekoliko malih. Zadatak analitičara u ovoj fazi je sastavljanje upitnika. Nadalje, pruža se stručnjacima koji nude svoje načine za izlazaktrenutnu situaciju, te također proučiti dostupnost resursa i relevantnost prikazanih načina rješavanja problema. Analitičari razmatraju mišljenja stručnjaka i pokušavaju ih što više približiti. Ovi koraci se ponavljaju iznova i iznova dok se ne postigne konsenzus.
3. Treća faza je analitička. Ovdje se opet provjerava dosljednost stručnih mišljenja, analiziraju nalazi i izrađuju konačne preporuke.

Dakle, ova metoda je metoda ispitivanja čiji je postupak višerazinski. Nakon svakog kruga, dobivene podatke finaliziraju analitičari, a o rezultatima ovog rada izvješćuju stručnjake, navodeći ocjene.

U prvoj fazi metode anketiranja, članovi tima ne navode razloge za svoj životopis. U drugom krugu to je već prisutno, ako stručnjak ne promijeni svoju ocjenu.

Morfološka metoda

Proces donošenja odluke pri korištenju ove metode je razlaganje postojećeg problema na njegove komponente. Nakon toga se dijele na metode implementacije. Daljnji se rad provodi na kompilaciji svih mogućih kombinacija. Formira se projekt za najperspektivnije od njih.

Metoda analogija

Suština ovog načina donošenja kolektivnih odluka je pokušati riješiti postojeći problem uz pomoć ideja koje se odvijaju u drugim područjima znanosti i života.

Tijekom određenog vremenskog razdoblja, ova metodaIzbor alternativa prihvaćen je tako uspješno da je postao temelj za nastanak nove znanosti - sinektike. Koraci za primjenu ove metode su sljedeći:

• Izolirajte uzrok poteškoća.
• Njegov ograničavajući izraz, percipiran od strane stručnjaka u drugim područjima.
• Opis svrhe i objektivnih ograničenja.
• Izdvajanje područja znanosti ili života gdje mogu biti prisutna bliska rješenja.
• Odabir tima stručnjaka iz odabranog područja djelovanja.
• Organizirajte i provedite sesije razmišljanja.
• Tumačenja dobivenih rješenja.
• Odabir najučinkovitijih i izvedivih prijedloga.

Metoda recenzije

Moraju se donijeti neke menadžerske odluke u području predviđanja i planiranja ekonomskog razvoja organizacije. Provedba ovih zadataka složen je proces u više faza. Uključuje rješavanje širokog spektra znanstvenih, tehničkih i društveno-ekonomskih problema. Pritom svoju primjenu nalaze različite metode predviđanja i planiranja. Najčešći od njih su intuitivne metode koje se temelje na korištenju logičkog razmišljanja.

Ovo uključuje metodu stručnih procjena. Zaključuje se intuitivno-logičkim razmišljanjem stručnjaka. Istodobno se kombinira s kvantitativnim metodama za ocjenjivanje, kao i obradu dobivenih rezultata. Kada se koristi ova metoda, prognoza se temelji na mišljenju tima stručnjaka sprofesionalno, praktično i znanstveno iskustvo.