Proces donošenja menadžerske odluke: čimbenici utjecaja, faze, bit i sadržaj

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Upravljanje odlukama (DM) je skup procesa za optimizaciju akcija. Njegov je cilj unaprijediti način upravljanja, koristeći sve dostupne informacije za poboljšanje točnosti, dosljednosti i učinkovitosti. Za njegovu implementaciju koriste se alati kao što su poslovna pravila, poslovna inteligencija (BI), kontinuirano poboljšanje (Kaizen), umjetna inteligencija (AI) i prediktivna analitika. Da biste uspješno upravljali tvrtkom, morate znati sve o čimbenicima koji utječu na proces donošenja menadžerskih odluka.

Sustav odlučivanja

To je osnova menadžerskog djelovanja. To je kontinuirani ciklus funkcioniranja važne komponente holističkog procesa vođenja. Odlučiti znači doći do određenog zaključka za pravi izbor iz niza alternativa.

Prihvaćena varijanta djelovanja tima neophodna je za organizacijsko i plansko upravljanje, praćenje i zapošljavanje. Proučavanje čimbenika koji utječu na procesdonošenje menadžerskih odluka je obvezna faza upravljanja.

Viši menadžment odgovoran je za sve strateške prekretnice kao što su poslovni ciljevi, kapitalni izdaci, operativni događaji, obuka osoblja i druge kontrole. Bez takvog SD-a ne može se poduzeti nikakva radnja, a potrošena sredstva će postati neproduktivna. Odluke moraju biti što točnije. U današnjem poslovnom prostoru zahtijevaju znanstveni pristup.

Oxfordska terminologija i modernost

U Oxfordskom rječniku, izraz "odlučivanje" definiran je kao "akcija za realizaciju ili ostvarenje". To znači odabrati dva ili više alternativnih tečajeva. Za svaki poslovni problem postoje alternativni putevi s vlastitim čimbenicima koji utječu na proces donošenja menadžerskih odluka.

Menadžeri razmatraju ove alternative i biraju najbolju opciju. Za stvarnu implementaciju, menadžeri bi trebali razmotriti dostupno poslovno okruženje i odabrati obećavajući alternativni plan. Prilikom donošenja odluke potrebno je kritički razmotriti različite opcije i odabrati među najboljima. Alternativa može ili ne mora biti ispravna, ali će se ocjenjivati u budućnosti na temelju stvarnih rezultata dobivenih njenom implementacijom.

Fape rada voditelja

Donošenje odluka sastoji se od niza logično odabranih koraka. To je racionalan procesšto oduzima mnogo vremena i daje neka pravila i smjernice o tome kako ih provoditi, uključujući mnoge organizirane aktivnosti.

Peter Drucker je pionir znanstvenog pristupa u svojoj svjetski poznatoj knjizi Praksa upravljanja, objavljenoj 1955. godine. U njemu je jasno ocrtao sve čimbenike koji utječu na proces donošenja menadžerske odluke, te preporučio znanstvenu metodu koristeći sljedeće korake:

1. Definirajte pravi poslovni problem. Informacije relevantne za njega treba prikupiti na način da je moguća njihova kritička analiza. Mora se napraviti jasna razlika između problema i simptoma koji mogu prikriti pravi uzrok. Menadžer mora potražiti kritični čimbenik, razmotriti sve kvarove i otkriti jesu li oni kontrolirani ili ne.
2. Analiza situacije. Ovaj parametar je klasificiran kako bi se odredio krug donositelja odluka i osoba za koje su obavezne informacije potrebne. Čimbenici u procesu donošenja upravljačkih odluka uzeti u obzir u analizi: buduća faza, količina utjecaja, broj uključenih argumenata i njihova jedinstvenost.
3. Prikupljanje podataka o problemu. U poslovnom svijetu postoji snažan protok informacija koji osiguravaju najnovija dostignuća u području informacijske tehnologije. Sve dostupne informacije o profilu u potpunosti se koriste za analizu problema, što vam omogućuje da objasnite sve njegove aspekte.
4. Razvijanje alternativa. Upravitelj je dužan odrediti dostupne alternative koje se mogu koristiti za rješavanje ovog problema. U procesupri donošenju i provedbi upravljačkih odluka potrebno je razmatrati samo realne alternative. Jednako je važno uzeti u obzir vremenska i troškovna ograničenja, kao i psihološke prepreke koje ih usporavaju.
5. Optimalni izbor rješenja je najracionalnija opcija. Ovako odabrana alternativa skreće pažnju na one koji mogu utjecati na provedbu.
6. Pretvaranje odluke u akciju. Bez toga će to ostati samo izjava dobrih namjera. Tim ga mora implementirati u potpunosti, prema planu koji je odobrila uprava, a koji je dobiven uzimajući u obzir sve čimbenike procesa donošenja upravljačkih odluka.
7. Dajte povratne informacije. Menadžer mora poduzeti korake za pružanje povratnih informacija korištenjem kontinuiranog testiranja stvarnog razvoja kako bi ispunio očekivanja od provedbe akcijskog plana. Povratne informacije su moguće u obliku organiziranih informacija, izvješća i osobnih zapažanja. Potrebno je odlučiti da li nastaviti s već usvojenim planom ili ga prilagoditi u svjetlu promijenjenih okolnosti.

Višerazinski čimbenici

Donošenje odluka važan je aspekt modernog menadžmenta jer određuje organizacijske akcije poduzeća. Ovo je glavna funkcija upravljanja. Može se definirati kao tijek radnje koji je namjerno odabran iz niza alternativa za postizanje željenog ishoda.

Neki čimbenici su važniji na višim razinama administracije, drugi na nižim razinama. Ima raznihvrste odluka:

• programirano;
• neprogramibilno;
• unos podataka;
• predrasude;
• kognitivna ograničenja.

Programabilni se određuju u procesu donošenja i provedbe menadžerskih odluka pod pretpostavljenim uvjetima, kada menadžeri imaju jasne parametre i kriterije, kada su problemi dobro strukturirani, a alternative jasno definirane. Poteškoće se moraju riješiti putem utvrđenih smjernica i postupaka.

Neprogramabilni su rezultat jedinstvenih okolnosti, a njihovi su rezultati često nepredvidivi. Menadžeri su suočeni s loše strukturiranim problemima koji zahtijevaju odgovor korisničkog načina. Njima obično upravlja više rukovodstvo.

Ulazni podaci su važni jer je potrebno imati adekvatnu i točnu informaciju o situaciji kako bi se donijela odluka, inače će biti ugrožena njezina kvaliteta.

Predrasude i predrasude nastaju prilikom donošenja menadžerskih odluka. U procesu upravljanja, zbog osobitosti ljudske percepcije svijeta, mogu se odabrati neučinkovite opcije. Budući da je percepcija selektivna, menadžer prima informacije iz vanjskog svijeta kroz filtriranje svojih osjećaja. Osim toga, subjektivni stavovi iskrivljuju podatke prema unaprijed utvrđenim uvjerenjima, stavovima i vrijednostima.

Kognitivna ograničenja također utječu na rješavanje problema. Ljudski mozak, koji je izvor razmišljanja i kreativnosti, ograničen je u svojoj sposobnosti da prihvati složenu opciju iz brojnihnepovezani strukturni elementi iz nekoliko razloga. Na primjer, ljudsko pamćenje je kratkog vijeka, sposobno je pohraniti samo nekoliko ideja, riječi i simbola odjednom. Zato je teško istovremeno usporediti sve moguće alternative i napraviti izbor prilikom donošenja menadžerskih odluka.

Proces upravljanja i rizici

Odluke se formiraju u osobi kroz određene osobne kvalitete i organizacijske karakteristike. Na omjer rizika utječu sljedeće varijable:

1. Um programera. Viša razina inteligencije obično vodi do vrlo konzervativnih stavova, takvi pojedinci donose odluke niske razine.
2. Čekajući uspjeh. Ljudi s visokim očekivanjima obično su vrlo optimistični i spremni donositi prerane zaključke čak i s manje informacija. Menadžeri koji poduzmu akciju s niskim uspjehom trebat će više informacija u procesu donošenja upravljačkih odluka u organizaciji.
3. Vremensko ograničenje. U suvremenom svijetu postoje situacije kada zbog niza osobnih razloga (obitelj, kućanstvo, zdravstveni razlozi) izvođaču treba više vremena za racionalnu odluku. Međutim, postoji kategorija radnika koji rade bolje u kraćem vremenu i mogu brzo smisliti ideje.
4. Heuristički pristup. Većina ljudi se u nedostatku vremena oslanja na ovaj pristup koji se temelji na zadovoljavajućim, a ne na optimalnim opcijama. Takve radnje ograničavaju potragu za dodatniminformacije, razmotriti manje alternativa, ne usredotočujući se na razloge odstupanja. Ovaj pristup se također može koristiti kada su troškovi prikupljanja informacija i njihove procjene previsoki.

Osobne navike i društveni utjecaj

Osobne navike menadžera nastaju kao rezultat društvenih utjecaja okoline i procesa osobne percepcije, zauzimaju važno mjesto u glavnim procesima menadžerskog odlučivanja. Treba ih proučiti kako bi se osigurao osobni stil vođenja.

Neki se ljudi samo drže svog mišljenja, čak i ako ono nije optimalno za situaciju u proizvodnji. Drugi ne mogu priznati da su pogriješili i nastavljaju djelovati, zanemarujući jasne dokaze koji ukazuju na potrebu za promjenom. Postoje menadžeri koji neuspjeh pripisuju vanjskim čimbenicima, a ne vlastitim pogreškama. Ove osobne navike imaju velik utjecaj na organizacijske operacije i učinkovitost.

Društvene i grupne norme također imaju značajan utjecaj na stil donošenja odluka. Stručnjaci definiraju društvenu normu kao ljestvicu ocjenjivanja i ukazuju na prihvatljivu i nepoželjnu širinu ponašanja, događaja, uvjerenja ili bilo kojeg predmeta koji uzbuđuje članove društvene grupe.

Drugim riječima, društvena norma je standardni i prihvaćen način donošenja presuda. Slično tome, kulturno obrazovanje i njegovi različiti aspekti imaju dubok utjecaj nastil vodstva. Na primjer, u japanskom organizacijskom sustavu, osoba donosi odluku uz konzultacije s drugim sudionicima. Ovaj stil je orijentiran na kulturu i znatno olakšava implementaciju jer je svaki član tima uključen u proces.

Analiza procesa donošenja upravljačkih odluka

Ovo je važan korak i možda najteži. Menadžeri moraju odrediti prednosti i nedostatke svake alternative i odvagnuti ih u svjetlu različitih situacija prije nego što naprave konačni plan.

Metode za razvoj alternativa:

1. Brainstorming gdje tim radi zajedno na stvaranju ideja i alternativnih rješenja.
2. Tehnika nominalne grupe je metoda koja uključuje korištenje visoko strukturiranog sastanka s dnevnim redom. Ovaj model ograničava raspravu ili međuljudsku komunikaciju u procesu.
3. Delphi tehnika u kojoj se sudionici ne susreću, ali vođa tima koristi pisane metode u procesu donošenja upravljačkih odluka i evaluacije alternativa.

Alternative se mogu procijeniti na različite načine:

1. Kvalitativna i kvantitativna mjerenja.
2. Analiza troškova i koristi za svaku alternativu.
3. Analiza marže.

Nakon što su alternative analizirane i procijenjene, upravitelj mora odabrati najbolju opciju koja daje najveću prednost u ispunjavanju svih traženih kriterija. Ponekad je izbor jednostavan s očitim prednostima, ali običnonajbolje rješenje je kombinacija nekoliko alternativa. U slučajevima kada najbolja alternativa možda nije očita, menadžer koristi vjerojatnosti, istraživanje i analizu na temelju svog iskustva i prosudbe.

Posao menadžera ne završava donošenjem odluka. Menadžeri su odgovorni za postizanje pozitivnih rezultata iz implementiranog plana, čija se učinkovitost provjerava kroz sustave evaluacije koji daju povratne informacije za praćenje kvalitete poboljšanja.

Glavna skupina čimbenika

Na definiciju menadžerskog odlučivanja može utjecati niz čimbenika.

Podijeljeni su u tri glavne grupe:

1. Problemi percepcije. To se može opisati kao način na koji sudionici tumače svoje okruženje. Percepcija osobe može utjecati na način na koji rješava probleme. Na primjer, kada je potrebno prikupiti informacije o problemu, taj osjećaj utječe na to gdje se traže informacije.
2. Organizaciona politika se odnosi na ponašanje pojedinaca i grupa koje će utjecati na druge izvršitelje planova tvrtke.
3. Ekološka pitanja. Oni su vanjski čimbenici koji utječu na organizaciju. Vrste vanjskih čimbenika - ovo je tržište na kojem tvrtka posluje, gospodarstvo, državno zakonodavstvo, reakcija kupaca na proizvode i usluge organizacije.

Stil vođe

Razvoj procesa donošenja menadžerskih odluka uvelike ovisi o pojedincu ipristup rješavanju problema. Svaki vođa ili menadžer ima svoj individualni stil, dopunjen iskustvom i osobnim sposobnostima. Postoji nekoliko stilova ponašanja menadžerskog osoblja:

1. Legitimna ili autokratska radnja. Menadžeri koji se pridržavaju ovog stila procjenjuju nekoliko alternativa koristeći ograničene informacije. Ne smatraju se važnim savjetovati se s drugima, tražiti potpunije i pouzdanije informacije.
2. Analitička radnja. Menadžeri koji koriste ovaj stil željeli bi dobiti više informacija i razmotriti brojne alternative prije donošenja konačnih odluka. Oni traže relevantne informacije iz svojih izvora, pronalaze ih i detaljno ih proučavaju, koristeći sve moguće izvore. Ovi menadžeri su oprezni ljudi koji se mogu prilagoditi i rješavati jedinstvene situacije.
3. Proces donošenja odluka o ponašanju. Vođe koji se pridržavaju ovog modela vjeruju u su-upravljanje, uzimaju u obzir mišljenje i iskustvo podređenih i uvijek ih slušaju.
4. Konceptualno odlučivanje. Menadžeri koji koriste ovaj stil su intuitivni u svom razmišljanju i tolerantni prema neizvjesnosti. Oni istražuju mnoge alternative i fokusirani su isključivo na dugoročno.

Tehnologija

Slijed procesa donošenja menadžerskih odluka uključuje različite tehnološke vrste. Informacijska tehnologija pruža podršku za DSS poslovna rješenja i AI. Kombinacija ovih sustava pomaže u stvaranju baze podataka putem internetaOLAP analitički proces za olakšavanje postupka koji zahtijeva puno truda i analize, što pojednostavljuje proces donošenja upravljačkih odluka.

Razina tehnologije u poduzeću osigurava formiranje plana za implementaciju odabrane opcije:

1. Moć obrade podataka raste uvođenjem tehnologija koje pomažu u donošenju brzih poslovnih odluka, pružajući mogućnost obrade ogromnih količina informacija pomoću alata za rudarenje podataka.
2. Pružanje brzine tehnologije u procesu donošenja upravljačkih odluka, obrada ogromnih nizova i složenih modela obrade, pomaže u stvaranju korisnih informacija.
3. Tehnologija podržava grupno odlučivanje, tim zaposlenika može koristiti sustav grupne podrške za brzi proces.
4. GDSS Sustav za podršku odlučivanju je vrsta sustava koji olakšava grupno formuliranje problema, usvajanje timskog plana kroz integraciju, timski rad, DSS sposobnosti i telekomunikacije. Što je složenija i manje strukturirana odluka koju tim mora donijeti, to više GDSS može pomoći.

Fleksibilni interaktivni sustavi

Za donošenje brzih i važnih odluka u organizaciji koristi se moderna tehnologija:

1. Sustavi za podršku odlučivanju DSS je vrlo fleksibilan i interaktivan IT sustav dizajniran da podrži proces kada problem nije strukturiran.
2. Grupapodrška odlučivanju GDSS je sustav koji olakšava formuliranje grupnih problema.
3. Geografski informacijski sustavi (GIS) su sustavi posebno dizajnirani za prostorne informacije.
4. Umjetna inteligencija (AI) je znanost o stvaranju strojeva koji oponašaju ljudsko razmišljanje i ponašanje.
5. Stručni sustavi su sustavi umjetne inteligencije koji koriste snagu logike za donošenje zaključaka.
6. Neuralna mreža je inteligentan sustav koji može naučiti razlikovati obrasce.
7. Genetski algoritam je sustav umjetne inteligencije koji oponaša evolucijski proces preživljavanja najsposobnijih kako bi se razvila bolja rješenja.

Prednosti strateškog konsenzusa

Usvajanje planova glavna je funkcija menadžmenta. Počinje tek kada menadžment zauzme strateške smjernice razvoja. Bez ove akcije, faze procesa donošenja upravljačkih odluka ne mogu se završiti, a resursi se neće koristiti. Stoga je usvajanje strategije glavna funkcija upravljanja i olakšava cijeli proces pružanjem odgovarajuće pozadine za prvu upravljačku aktivnost zvanu "planiranje".

Daje konkretan oblik odlukama o širokim poslovnim ciljevima koje donosi najviši menadžer. Ovaj proces ima funkciju kontinuirane kontrole. Menadžeri na svim razinama donose odluke u okviru svojih dužnosti. Kontinuitet procesa je obavezan za sve menadžere i menadžmentosoblje.

Nikakve daljnje radnje nisu moguće osim ako se ne donesu odluke. Potrebno ih je redovito formirati kako se u poslovanju razvijaju novi problemi, složenosti i propusti. To može biti posljedica promjena u okolišu. Novi proizvodi mogu ući na tržište, konkurenti mogu ući, a vladina politika se može promijeniti. Sve to dovodi do promjena u okruženju oko poslovne strukture.

Ovo je delikatan i odgovoran posao. Menadžeri moraju donositi brze i ispravne odluke u izvršavanju svojih dužnosti. Zapravo, plaćeni su za svoju zrelost i sposobnost da budu odgovorni. Djelatnost upravljanja moguća je samo ako se donesu odgovarajući planovi. Ispravne radnje pružaju prilike za rast, dok pogrešne vode do gubitaka i nestabilnosti za tvrtku.

Uobičajene greške u upravljanju

Mnogi čimbenici koji utječu na proces donošenja odluka mogu dovesti do pogrešaka. U boljoj je poziciji voditelj grupe koji je promptno i potpuno svjestan svih mogućih vrsta pogrešaka i njihovih uzroka pogrešaka. Neke uobičajene pogreške i njihove vrste u procesu donošenja menadžerskih odluka:

1. Odlazak iz osobnog predloška. Svaka osoba ima svoj jedinstveni skup snaga ili predrasuda koje dovode do određenog stila vođenja. Najbolji način rješavanja ovog problema je pokušati biti otvoren za informacije unutar sustava upravljanja.
2. Pretjerano povjerenje u informacije drugih ljudi. Lideri se često oslanjaju na tuđa mišljenja. Međutim, ako nisu izravno uključeniu problematičnoj situaciji možda nemaju potrebnu razinu svijesti za donošenje odluka.
3. Ignoriranje informacija primljenih od članova kolektiva. Ovaj problem može lako nastati u timskoj situaciji. U mnogim slučajevima zaposlenici tvrtke su ljudi koji su najtješnje povezani s problemom. Ako se njihovo mišljenje ne uvaži, dolazi do općeg neuspjeha tima. Najbolji način za rješavanje ovog problema je osigurati da su svi članovi organizacije uključeni u proces.
4. Zanemarivanje intuicije. U mnogim slučajevima ljudi se ponašaju ispravno na podsvjesnoj razini. Nažalost, često su skloni zanemariti svoju intuiciju i onda učiniti pogrešnu stvar.

Savjet vrhunskim menadžerima

Postoje strategije koje možete koristiti kako biste izbjegli uobičajene pogreške i usavršili svoje menadžerske vještine. Donošenje boljih i bržih odluka pomoći će timu da iskoristi poslovne prilike i izbjegne zamke:

1. Ponovo razmislite o problemu. Kada tim naiđe na prepreku u nekoj aktivnosti, potrebno je ispitati njezin puni kontekst i sagledati problem iz najveće moguće točke gledišta. To će vam pomoći da zanemarite jedan aspekt ili zanemarite druge. Morate pronaći barem 3 različita načina gledanja na problem.
2. Donosite informirane odluke. Cilj menadžmenta je koristiti znanstvene dokaze u izradi planova, a ne oslanjati se samo na intuiciju.
3. Primijenite podatke o izvedbi na podrškurješenja.
4. Dobijte najnovije i potpune informacije iz poslovnog okruženja.
5. Izazovite svoje unutarnje osjećaje i pronađite objektivne dokaze koji će ih podržati.
6. Slušajte mišljenja drugih.
7. Budi otvorenog uma.
8. Pronađite načine za poticanje komunikacije unutar tvrtke.
9. Budite otvoreni za razgovor i stvorite okruženje u kojem ljudi mogu biti izravni čak i kada istina izađe na vidjelo.
10. Razvijajte osjećaj rizika.
11. Zaboravite prošle greške. Ljudi su skloni donositi odluke koje opravdavaju prošlo iskustvo, čak i ako prethodna odluka nije uspjela. Također su skloni trošiti vrijeme i novac na rješavanje prošlih problema kada bi bilo korisnije priznati pogrešku i krenuti dalje.
12. Budite iskreni prema sebi.
13. Budi odlučan.

Dakle, jasno je da je donošenje odluka važan aspekt modernog upravljanja i da ga je najbolje obaviti profesionalno.