Optimizacija poslovnih procesa je Metode, koraci i pogreške

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Optimizacija poslovnih procesa prilično je popularna tema. Rijetko tko ga može pravilno primijeniti iz prvog puta, jer početnici čine greške koje se u konačnici reflektiraju na praksu. Kako biste ih izbjegli, pročitajte naš članak. Započnimo obrazovni program s definicijom.

koncept

Optimizacija poslovnih procesa aktivnosti su usmjerene na poboljšanje poslovne učinkovitosti.

Postoji mnogo metoda optimizacije, svaka ima svoje prednosti i nedostatke.

Pogledat ćemo ih u nastavku, ali prvo ćemo shvatiti je li optimizacija zaista potrebna.

Ima li potrebe?

Već smo rekli da je optimizacija poslovnih procesa skup aktivnosti usmjerenih na poboljšanje poslovne učinkovitosti. I stvarno jest.

Svako poduzeće se temelji na određenim poslovnim procesima, koje obavljaju zaposlenici organizacije. To uključuje prodaju, proizvodnju i procese upravljanja, nabavu, uredski rad i tako dalje. Čim poduzeće počne automatizirati postojeće procese, onrad postaje mnogo učinkovitiji.

Velike organizacije rade na sustavu upravljanja određenog standarda (ISO 9001), što ukazuje na visoku poslovnu kulturu. Sustav je izgrađen na način da organizira što je moguće više procesa, a istovremeno ih ističe i raspoređuje.

Budući da je optimizacija poslovnih procesa kompleks određenih mjera, teoretski bi to trebao učiniti stručnjak. Tako je to u velikim tvrtkama. No, kako god se gradio proces, povremeno ga treba reorganizirati, jer se mijenjaju uvjeti rada, pojavljuju se nova radna mjesta i procesi. Ako se optimizacija ne provede, nastaju sukobi koji onemogućuju normalno funkcioniranje dijelova organizacije. A to se, kao što razumijete, u konačnici odražava u dobiti.

Da biste razumjeli trebaju li se poslovni procesi tvrtke optimizirati, morate provjeriti ima li problema. Ispod je popis i ako se barem jedna stavka odražava u aktivnostima organizacije, trebali biste razmisliti o optimizaciji.

Optimizacija će pomoći

Dakle, s vremenom se u svakoj organizaciji mogu pojaviti problemi. Oni su lakmusov test kojim se lako može utvrditi potreba za optimizacijom poslovnih procesa tvrtke. Koji problemi mogu biti?

1. Poslovne obaveze se ponavljaju. Ako na istu stvar nisu prisiljeni samo zaposlenici, već i cijeli odjeli, onda to definitivno ukazuje na potrebu reorganizacije. To ne može trajati vječno, što znači da će rezultat biti kaos, nepotrebne financijske injekcije ineopravdano natjecanje između zaposlenika i odjela.
2. Voditelji mogu samo upravljati. Ovi šefovi su uglavnom beskorisni, jer ne znaju ništa o marketingu, ekonomiji i menadžmentu.
3. Poduzeće nema sustav za poboljšanje vještina zaposlenika. Ovo je ozbiljan propust koji vraća poduzeće unatrag. Uostalom, ako zaposlenik ne dobije nova znanja, onda ne želi ništa promijeniti i obilježava vrijeme.
4. Savršeno je neprijatelj dobra. Ljudi rade u jednom načinu rada i odjednom odluče povećati razinu aktivnosti. Da bi to učinili, uvode IT sustav za upravljanje zaposlenicima, prodajom ili financijama. Zvuči dobro, ali često zaposlenici to rade bez obzira na trenutne procese organizacije ili jednostavno kopiraju tuđe. Kao rezultat toga, potrošene su ogromne sume bez jasnog razloga, a ekonomski učinak nije postignut.

Što optimizacija poslovnih procesa pomaže postići u organizaciji?

1. Poboljšajte korisničko iskustvo.
2. Smanjuje vrijeme i operativne troškove.
3. Omogućuje vam postizanje novih ciljeva.
4. Povećava upravljivost tvrtke.

Sve ove stavke utječu na konačnu cijenu proizvoda ili usluga u smjeru njenog smanjenja. Osim toga, optimizirana tvrtka privlači mnogo više novih kupaca, što znači da profit postaje veći, a konkurentnost raste.

Svaka upotreba materijala dopuštena je samo ako postoji hiperveza.

Važno je razumjeti da su svi poslovni procesi međusobno povezani. Odnosno, optimizacija poslovnih procesa uorganizacija će na ovaj ili onaj način utjecati na poslovanje cijelog poduzeća. Kako bi to bilo manje uočljivo, menadžment tvrtke počinje najprije optimizirati male procese, bez trošenja previše vremena i novca. Postupno se modeliranje i optimizacija poslovnih procesa prenosi na druge odjele.

Pokušaji da se sve promijeni odjednom obično završavaju vrlo tužno, a u budućnosti će želja za promjenom nečega u radu tvrtke biti negativno ispunjena.

Odakle početi?

Modeliranje i optimizacija poslovnih procesa počinje činjenicom da metode starog rada zastarjevaju. Optimizacija je neophodna za svaku tvrtku, s izuzetkom državnih korporacija. Što brže poduzeće usvoji nove načine rada i implementira ih u svoje procese, to će biti uspješnije.

One tvrtke koje se stalno razvijaju imaju cijeli odjel koji se bavi optimizacijom poslovnih procesa malih poduzeća ili velikih organizacija. Uostalom, samo izdašno financiranje modernih tehnologija ključ je uspješnog poslovanja.

Kriteriji ocjenjivanja

Kako biste pravilno optimizirali, morate odrediti prioritete. Potonji se odabiru prema određenim kriterijima. Oni su navedeni u nastavku:

1. Važnost procesa. Prije optimizacije rada potrebno je identificirati glavne procese čije će poboljšanje dovesti do visokih rezultata. Za određivanje takvog procesa dovoljno je znati kakvu ulogu ima u svim aktivnostima organizacije. Postoji i loša strana: ako je proces već u prvom planu i učinkovitradi, onda će optimizacija biti beskorisna. Naravno, već možete pokušati unaprijediti proces, ali to će biti gubljenje sredstava koje bi bilo korisno za nekog drugog. Bolje je potrošiti vrijeme i novac na problematične poslovne procese.
2. Problem procesa. Zvuči poznato, ali što to znači? U tom kontekstu se podrazumijeva razlika između onoga što se dobije kao rezultat i željenih radnji. Odnosno, ako neki proces uopće ne radi kako bi trebao, onda je to jasan razlog za optimizaciju.
3. Mogućnost implementacije promjena procesa. Optimizacija poslovnih procesa male ili velike tvrtke počinje činjenicom da se odabire najjednostavnija opcija za pokretanje procesa. Primjerice, biraju upravo onu koja će zahtijevati najmanje sredstava za usavršavanje, osobno vrijeme i radna sredstva. Također je važno obratiti pozornost na negativne čimbenike koji će se neizbježno pojaviti i uzeti ih u obzir.

Pa ispada da morate uzeti u obzir sve kriterije i čimbenike za uspješnu reorganizaciju. U pravilu, najveći procesi podliježu optimizaciji, jer na njihov račun poduzeće radi.

Principi

Metode za optimizaciju poslovnih procesa su različite, ali prije nego što odaberete jednu, morate znati principe poboljšanja. Bez njihovog praćenja nećete postići željeni učinak. Uzmite u obzir načela u nastavku:

1. Zaklada. Prije nego počnete optimizirati procese, morate razumjeti koji je proces za što odgovoran. To jest, prije svega morate razumjeti strukturu poslovanja i tek onda pristupiti optimizaciji. Ako se to ne učini, ondanije jasno što treba reorganizirati, što znači da neće biti učinka.
2. Prvo morate popraviti greške. Prije reorganizacije poduzeća potrebno je otkloniti male greške koje će ometati optimizaciju.
3. Dvosmislene odluke. Ovo je naziv situacije kada optimizacija jednog procesa negativno utječe na drugi. Iz tog razloga, prije poboljšanja bilo kojeg procesa, potrebno je izračunati sve pozitivne i negativne strane i tek onda donijeti pravu odluku.
4. Odbijanje promjene. Često zaposlenici organizacije nisu oduševljeni promjenama, što znači da se opiru svom snagom. Štoviše, otpor može biti nesvjestan ili izražen.

Razine optimizacije

Optimizacija poslovnih procesa u logistici ili drugim područjima podijeljena je na nekoliko razina od kojih svaka na svoj način utječe na rezultat. Na primjer, administrativni i upravljački procesi odgovorni su za donošenje ispravnih odluka i radnji upravljačkog tima. Zahvaljujući njima prikupljaju se informacije o tijeku rada organizacije uključene u glavni poslovni proces.

Učinkovitost optimizacije poslovnih procesa može biti različita, ali će u svakom slučaju dovesti do smanjenja financijskih troškova. Koju će razinu tvrtka odabrati ovisi o mnogim čimbenicima. Na primjer, ako menadžment želi uštedjeti novac, tada će izbor pasti na jednu razinu, a kada je cilj postići strateški rezultat, izbor će pasti na drugu.

Uzmite u obzir sve razine poslovne automatizacije i optimizacijeprocesi:

1. Prva razina. Ova faza je povezana s financijskim troškovima. Svaki odjel poduzeća stvara troškove za svoje potrebe. Ali ovu razinu možemo nazvati najbržom ako je cilj smanjenje troškova. To je zbog činjenice da razina ne utječe na interese drugih odjela tvrtke, što znači da nisu potrebna dodatna odobrenja. Nedostatak razine smatra se malom uštedom. U pravilu ne prelazi 20%. Važno je razumjeti da se svi troškovi ne pripisuju jednom odjelu, neki nastaju tijekom izvršavanja zadatka. Na primjer, jedan odjel naručuje podatke o analitici organizacije drugom, u ovoj situaciji izvođač će snositi sve troškove.
2. Druga razina. Primjeri optimizacije poslovnih procesa druge razine osiguravaju svođenje troškova na zajednički proces između kupaca i izvođača. Razina podrazumijeva aktivnost obiju strana, jednostrani rad je jednostavno neprihvatljiv. Do smanjenja troškova dolazi tek kada svi sudionici u optimizaciji razgovaraju i dođu do konsenzusa o tome kako će se odvijati procesi i suradnja. Druga razina osigurava uštedu veću od 20%, može se koristiti za optimizaciju različitih funkcija poduzeća. Glavni uvjet je da sve funkcije moraju imati isti rezultat i biti usmjerene na postizanje rezultata.
3. Treća razina. Ovakav pristup optimizaciji poslovnih procesa omogućuje uštedu do 30%. Istina, postoje određene poteškoće: da biste radili s troškovima, morate razumjeti cijeli sustav poslovanjaorganizacijski procesi. To je zbog činjenice da optimizacija ove razine omogućuje veliki broj aktivnosti.

Metode optimizacije

Poslovni procesi u svakoj organizaciji odvijaju se na svoj način, ali to ne sprječava stručnjake da istaknu glavne metode optimizacije. Razmotrite ih detaljnije:

1. SWOT analiza. Bit metode je proučavanje snaga i slabosti poslovnog procesa. Ovo je naziv metode strateškog planiranja, koja se koristi za evaluaciju pojava i čimbenika koji utječu na poduzeće ili poslovni projekt. Postoji nekoliko parametara specifičnih za metodu: snage, prilike, slabosti, prijetnje. Ciljevi optimizacije poslovnih procesa ovom metodom su pronaći i popraviti ranjivosti, kao i smanjiti rizike i moguće prijetnje.
2. Uzroci - posljedice. Metodu karakterizira Ishikawa dijagram, odnosno dijagram uzroka i posljedica. To je jedan od sedam najpoznatijih alata za procjenu, kontrolu, mjerenje i poboljšanje kvalitete proizvodnih procesa. Metoda vam omogućuje da pronađete odnos između parametara, što pomaže u provođenju točnih studija potrebnog poslovnog procesa. Dijagram znatno olakšava identificiranje glavnih čimbenika koji utječu na proizvodni proces.
3. Benchmarking. Metoda vrednovanja prednosti i analize prednosti konkurenata i partnera kako bi se identificirali najproduktivniji čimbenici. Benchmarking ima nešto zajedničko s industrijskom špijunažom, ali ne u potpunosti. Za provedbu metode dovoljno je površno promatranje, a ne uvodnatjecatelji.
4. Optimizacija i analiza poslovnih procesa na temelju pokazatelja. Koristi se princip postavljanja ciljeva poslovnog procesa nakon kojih se cilj ili povećava, ili, ako mu se nije bilo moguće pristupiti, analiziraju se metode njegove provedbe. Tehnologija optimizacije poslovnih procesa je takva da se prije svega analizira izvedba.
5. Brainstorming. Metoda je aktivna rasprava o zadacima, izražavanje različitih opcija. Od svih prijedloga, kao rezultat odabire se najuspješnija ponuda.
6. 6 Sigma. Smanjenjem broja proizvodnih pogrešaka postiže se povećanje pokazatelja produktivnosti.
7. Promjena i izračunavanje fragmentacije procesa. Metoda leži u činjenici da se komponente poslovnog procesa povećavaju ili smanjuju.
8. Analiza poslovne logike. Cilj je eliminirati neučinkovite procedure, povezati paralelne aktivnosti, podijeliti odgovornost za procese i podijeliti ovlasti donošenja odluka, uhvatiti informacije na izvoru i obraditi ih u stvarnim aktivnostima tvrtke.
9. Funkcionalna analiza troškova. Metoda je usmjerena na postizanje najviše funkcionalnosti objekta uz minimalne troškove i za kupca i za prodavatelja.
10. Simulacija poslovnih procesa. Optimizacija logističkih poslovnih procesa omogućuje vam predstavljanje radnji ljudi i korištenje tehnologija pomoću računalnog modela. Tijekom simulacije moraju se promatrati četiri faze: izgradnja modela, izvođenje modela, analiza rezultirajućegpokazatelji uspješnosti, evaluacija drugih mogućih scenarija. Metoda je učinkovita samo ako se za izgradnju modela koriste stvarne i točne vrijednosti.
11. Analiza i izračun složenosti i trajanja procesa. Metoda vam omogućuje da izračunate potreban broj radnika i opterećenje kojem su izloženi.
12. Analiza matrice raspodjele odgovornosti. Ovo je funkcionalna vizualna tablica koja raspoređuje organizaciju na veze, jedinice itd. odnosno metoda omogućuje dodjeljivanje zadataka strukturnim jedinicama.

Koraci optimizacije

Rad na optimizaciji poslovnih procesa podijeljen je u pet faza. Razgovarajmo više o svakom od njih:

1. Opis procesa organizacije. Analiza i optimizacija poslovnih procesa neraskidivo su povezani. Bez definiranja funkcija svakog odjela i zaposlenika nemoguće je započeti učinkovitu optimizaciju. Čini se da se ovaj korak podrazumijeva, ali zapravo većina tvrtki na to zaboravlja, a to je velika pogreška. Bolje je započeti procese učenja kroz lanac vrijednosti. Postoje tvrtke koje pružaju resurse ili proizvode vašoj organizaciji ili obavljaju dodatne funkcije koje su potrebne vašem klijentu. Razumjeti u kojoj fazi i kako se formira dodana vrijednost konačnog proizvoda. Korištenje takve strategije omogućuje brzo izračunavanje izlaznih i ulaznih točaka u tvrtku. Tako ćete moći proučiti cijeli tijek rada poduzeća, objasniti osoblju tko što radi,odvojiti radne procese kojima je potrebna prioritetna optimizacija, odlučiti o načinima poboljšanja kvalitete usluge ili proizvoda. Tijekom istraživanja shvatit ćete da osim ključnih procesa, postoje i oni potporni. U pravilu ih nije potrebno financirati, jer čine infrastrukturu poduzeća i pomažu kontinuiranom funkcioniranju glavnih procesa. Postoje i razvojni procesi odgovorni za buduću dobit.
2. Imenovanje odgovornih osoba. Sustav optimizacije poslovnih procesa izgrađen je na način da ne može funkcionirati bez kontrole. Stoga se imenuje osoba odgovorna za njegovu provedbu. Štoviše, jedna osoba treba provoditi opće upravljanje, dok bi drugi trebali kontrolirati svaku fazu. Menadžer ne samo da mora biti obvezan, već i biti sposoban koordinirati rad podređenih. Takvi lideri mogu se usporediti s vječnom baterijom, jer moraju stalno raditi i optimizirati proizvodnju. Iz tog razloga, radne obveze trebaju biti jasno navedene, za to je dovoljno propisati dužnosti internim aktima poduzeća.
3. Provedba optimizacije. Tako dolazimo do optimizacije poslovnih procesa poduzeća. Za nju je rezervirana samo treća faza, jer se prvo treba pripremiti. Nemojte misliti da je svaka organizacija u savršenom redu. U svakom poduzeću možete pronaći desetke problema. I nakon otkrića, morate djelovati u skladu s planom. Prvo morate procijeniti sve procese tvrtke, kao i eliminirati ponavljanje radnih obaveza. sljedeći korakbit će izračunavanje vremena za svaki od poslovnih procesa, komparativna analiza s prosječnim pokazateljima, prilagodba stvarnim pokazateljima. Zatim morate organizirati operativnu analizu proizvodnih resursa. Morate pratiti kretanje vrijednosti i informacija u tvrtki i iskorijeniti područja u kojima postoji gubitak i jednog i drugog. Posljednji korak bit će analizirati učinkovitost korištenja resursa u svakom procesu.
4. Automatizacija glavnih procesa poduzeća. Nije ni čudo da je ovaj korak naveden u četvrtom odlomku, jer prije nego što nastavite s njim, morate jasno razumjeti kako će se optimizacija odvijati. Ako postoji potpuna zbrka u poduzeću, onda bez obzira na to kako optimizirate proces, od toga neće biti smisla. Jedino što se može postići su veliki financijski troškovi i gubitak vremena.
5. Procjena rezultata. Optimizacija upravljanja poslovnim procesima je prevladana, kao i sama reorganizacija. Vrijeme je za pregled. Ako je operacija izvedena ispravno, rezultat će biti ukidanje ponavljajućih pozicija i dužnosti zaposlenika, nadzor nad izvođenjem posla radnika, smanjenje broja pogrešaka i smanjenje utjecaja ljudskog faktora u proizvodnji, uvođenje sustava čimbenici učinkovitosti koji motiviraju zaposlenike, formirana baza znanja o procesima organizacije, smanjenje kršenja u proizvodnji zbog nedostatka osoblja ili nedostatka resursa, pronalaženje financija koje nisu uključene u promet i njihova likvidacija, minimiziranje kupnje nepotrebnih proizvoda.

Uobičajene pogreške

Zaoptimizacija je dala rezultate, moramo se truditi ne raditi greške koje čine drugi poduzetnici. Evo nekih od njih.

Prva pogreška je pogrešna izjava problema. Ako menadžer ne zna što točno treba učiniti kako bi se poboljšao rad poduzeća, onda neće uspjeti. Početni korak je razumjeti kakav rezultat očekujete od optimizacije. Na primjer, beskorisno je sastaviti karakteristike računovodstvenog odjela ako organizacija nema izravne prihode. Nedostatak dobiti je posao odjela prodaje, a ne računovođe. Odnosno, u ovoj situaciji potrebno je promijeniti rad ovog konkretnog odjela, a bonus će biti promjena u radu drugih službi. Ukratko, vrijedi započeti optimizaciju s opisom poslovnih procesa, o tome smo već govorili gore.

Druga pogreška je nesrazmjer između napora i zadataka. Često možete vidjeti opis procesa koji apsolutno nisu povezani s glavnim ciljem poduzeća. Preuveličan primjer, ali jasno odražava bit, je komunikacija između pročelnika i tajnika radi pozivanja zamjenika. Jasno je da proces nema smisla i nema nikakvu vrijednost. Ispostavilo se da organizacija troši novac na ovaj proces.

Treća greška je pogrešan izbor načina opisa. Za karakterizaciju procesa koriste se različita sredstva, uključujući programe različitih kapaciteta. Cijena takvih programa je prilično visoka, počinje od 100 dolara i nema gornju granicu. Jasno je da kapacitet programa treba odgovarati veličini poduzeća. Ispada da je beskorisnomala tvrtka za stjecanje programa velikih razmjera. Alat se mora odabrati u skladu sa zadacima i ciljevima poduzeća, koje menadžment pokušava riješiti optimizacijom. Ali ne treba misliti da je softver glavni alat. Ovo je samo pomoćni alat. Na optimizaciju najviše utječe njezina pravilna organizacija.

Dopunska literatura

Osim informacija na internetu, čelnici tvrtki trebali bi čitati i knjige koje će pomoći u ovom složenom procesu. Evo nekoliko knjiga:

1. “Poslovni procesi. Modeliranje, implementacija, upravljanje” Vladimira Repina. Ako odlučite promijeniti poslovne procese i isprobati novi pristup, onda je ova knjiga za vas. To ne znači da je lako čitljivo, ali unatoč tome, u njemu se krije mnogo važnih informacija. Svako će poglavlje morati razumjeti i proraditi. Publikacija uključuje puno crteža, tablica i dijagrama koji pomažu u otkrivanju procesa. Također je vrijedno napomenuti da o tome nema ni riječi u drugim otvorenim izvorima.
2. “Sustavni pristup stalnom poboljšanju. Goldrattova teorija ograničenja Williama Detmera. Sve autoričine knjige se brišu s polica kao vrući kolači. A sve zato što pomaže u rješavanju mnogih problema, kao što je proturječje između vremena pružanja usluga i kvalitete, između financijskih troškova i cijene. Prije nije bilo moguće pronaći potpune podatke od autora, ali sada je objavljena knjiga koja otkriva sve tajne.
3. “Upravljanje poslovnim procesima. Praktični vodičo uspješnoj provedbi projekata” Johana Nelisa, Johna Jestona. Knjiga govori o osnovnim principima upravljanja poslovnim procesima, njihovim prednostima i pozitivnim značajkama. Publikacija je također bogata primjerima kako se upravlja. Knjiga je prikladna kao referenca za poduzeća koja provode projekte upravljanja procesima. To je zbog činjenice da opisani materijal govori o alatima koji se mogu primijeniti u praksi, a također pomaže u učinkovitoj provedbi poslovnih projekata.
4. "Cilj. Proces kontinuiranog poboljšanja Eliyahua Goldratta. U publikaciji se pojašnjava da je osoba koja u poslovnom projektu vidi neku vrstu problema dužna graditi uzročno-posljedične veze između ishoda i procesa. Pojedinac treba razumjeti osnovne principe postizanja učinkovitosti organizacijskog tijeka rada.
5. Lean softver: od ideje do profita Toma i Mary Poppendyck. Uprava će pružiti pomoć u situacijama kada je potrebno formirati najučinkovitije procese. Ovu knjigu trebaju pročitati vrhunski menadžeri, kao i menadžeri, programeri tvrtke. Odnosno, informacije će biti korisne upravo onima koji su uključeni u softver.

Zaključak

Kao što vidite, da biste pravilno optimizirali, morate puno znati i puno razumjeti. Reorganizacija neće pomoći ako menadžer ne razumije s čime radi. Često ima mnogo takvih šefova, što je razlog propasti mnogih tvrtki.

Čak i ako osnivač sam ne razumije problem, njegov zadatak je pronaći kompetentne zaposlenike kojineće raditi iz vlastitog interesa, već zato što su predani svom poslu. Ostalo je jako malo takvih nesebičnih radnika, što znači da ako imate sreće i našli ste ih, onda pokušajte ne pustiti. Kompetentnost osoblja je ta koja određuje koliko će organizacija procvjetati. Čak ni najtalentiraniji vođa neće moći sam izvući tvrtku, pa stoga ne treba zanemariti profesionalnost osoblja. Uostalom, radi se o vašem novcu i vremenu.