Reinženjering poslovnih procesa: koncept, ciljevi, načela

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Upravljanje reinženjeringom poslovnih procesa uključuje skup metoda i tehnika. Organizacija ih koristi za uspješno osmišljavanje svojih aktivnosti. To se događa prema postavljenim ciljevima.

Reinženjering poslovnih procesa podrazumijeva potpuno preispitivanje i daljnji redizajn svih organizacijskih procesa. To je neophodno za postizanje ciljeva i zadataka. Poboljšanja se mogu dogoditi vrlo naglo, u skokovima i granicama. Unatoč tome, organizacija je u mogućnosti postići uspjeh i izvršiti željenu prilagodbu u cijeni robe i usluga, kvaliteti pruženih usluga i poboljšanju pružanja usluga.

Komponente definicije

Definicija reinženjeringa poslovnih procesa uključuje četiri osnovne riječi: fundamentalno, radikalno, oštro, proces.

Fundamentalnost ulazi u prvu fazu, u kojoj je potrebno odgovoriti na brojna pitanja vezana uz glavna:

1. Zašto organizacija radi ovu aktivnost, a ne nešto drugodrugi?
2. Zašto organizacija radi svoj posao na ove načine, a ne implementira druge opcije?
3. Koja organizacija na kraju planira postati i što se vidi za nekoliko godina?

Ljudi koji odgovaraju na neka od ovih pitanja moraju preispitati trenutna pravila za poslovanje. Često mogu biti zastarjeli, neučinkoviti i neprimjenjivi na određenu proizvodnju.

Radikalno se odnosi na ponovno planiranje poslovanja. Promjene nisu samo površne. Cijeli operativni sustav podložan je promjenama. Vlasniku se nude opcije, čija implementacija može promijeniti cjelokupnu proizvodnju.

Oštrina. Reinženjering poslovnih procesa se ne koristi u slučajevima kada je potrebno poboljšati i povećati pokazatelje ostvarenih prihoda za određeni postotak, do maksimalno 100%. Svrsishodnost korištenja vrijedi samo ako poduzetnik želi povećati učinak za 500% ili više. U takvim slučajevima dolazi do potpune zamjene metoda poslovanja i proizvodnje robe. Sve novo dolazi da ih zamijeni.

Upravljanje reinženjeringom poslovnih procesa podrazumijeva korištenje novih metoda u tvrtki korak po korak, zahvaljujući kojima možete kreirati potpuno novi proizvod koji je trenutno relevantan za potrošača. Dobro osmišljeni procesi omogućuju organizaciji da postigne svoje ciljeve i riješi niz problema.

Za štoorganizacije mogu koristiti reinženjering?

Trenutno postoje tri vrste organizacija koje moraju prilagoditi ili potpuno promijeniti svoj rad:

Organizacije koje su u fazi stečaja. Često je to zbog činjenice da su cijene roba i usluga postavljene mnogo više od onih kod konkurenata ili kvaliteta ne odgovara deklariranoj vrijednosti. Ako se mjere ne poduzmu na vrijeme, organizacija može biti likvidirana nakon nekog vremena

• Organizacije koje trenutno nemaju problema i poteškoća u poslovanju, ali se mogu pojaviti nakon nekog vremena i negativno utjecati na poslovanje. Takvi problemi mogu biti povezani s povećanjem tržišta roba i usluga konkurenata ili promjenom potreba kupaca.
• Organizacije koje nemaju problema, ali vlasnik tvrtke gleda u budućnost. Želi spriječiti probleme koji se mogu pojaviti na putu tvrtke. Takve organizacije su pretežno lideri. Njihova marketinška politika je agresivna, nisu zadovoljni dobrom pozicijom na tržištu, stalno žele poboljšati svoje radne procese.

Dakle, glavni zadaci reinženjeringa poslovnih procesa uključuju uvođenje inovacija koje će omogućiti organizaciji da čvrsto konsolidira svoju poziciju na tržištu i ne izgubi sposobnost konkurencije. Sve to omogućuje tvrtki opstanak i nastavak potpunog funkcioniranja, bez obzira na to koliko ih imanatjecatelji.

Možete razmotriti razvoj projekta reinženjeringa poslovnog procesa na primjeru faza koje su uključene u rad:

1. U prvoj fazi razvija se slika kojoj će organizacija odgovarati. Da biste to učinili, gradi se određena slika koja će uključivati potrebne smjerove za razvoj aktivnosti. Sve će to doprinijeti ostvarenju zacrtanih ciljeva.
2. Analizirajte izvedbu postojeće organizacije. U ovoj fazi stručnjaci provode studiju poduzeća, na temelju koje se gradi shema koja odgovara radu u određenom trenutku.
3. Proces razvoja nove aktivnosti. U tom se slučaju grade novi procesi ili mijenjaju postojeći. Zahvaljujući informacijskim sustavima, ti se procesi počinju testirati.
4. Nakon prolaska kroz sve faze, razvijeni proces se implementira u rad poduzeća.

U tim je fazama potpuno izgrađena bit reinženjeringa poslovnih procesa.

Glavni koraci

Svaki proces i njegova implementacija sastoji se od faza. Glavne faze reinženjeringa poslovnih procesa uključuju:

1. Globalno razmišljanje, na temelju kojeg se razvijaju perspektive u pristupima. Vodeći menadžeri moraju biti dobro orijentirani i razumjeti sve značajke koje su povezane s razvojem poduzeća. U tom procesu morate uzeti u obzir potrebe kupaca, prednosti konkurencije i najnoviji razvoj tehnologije koji se može implementirati u poslovanje.
2. Radite na pripremiorganizacijama. Komunikacija je glavni ključ uspjeha. Unaprijed morate napraviti popis zadataka i ciljeva čije je rješenje planirano. U slučajevima kada inicijativa dolazi od zaposlenika, treba ih poticati.
3. Stalno pregledajte implementaciju procesa. Ako nešto treba poboljšati, onda se vrijedi vratiti na to, ovaj pristup će vam omogućiti da izbjegnete niz pogrešaka u radu. Ako je potrebno, možete kontaktirati stručnjake s punim radnim vremenom koji bi mogli naići na probleme u radu i detaljno ih opisati. Sve ideje koje se pojave trebale bi biti snimljene kako bi kasnije mogle dobro doći.
4. Odredite razinu učinkovitosti. Učinkovitost se može pratiti samo ako je unaprijed navedena referentna točka.
5. Budite kreativni. Prvi korak je obratiti pozornost na potrebe potencijalnih kupaca. Prikupljanje informacija mora se pažljivo pratiti, izvori koji su ih dostavili, a po potrebi i ubrzati proces diseminacije. Ako je potrebno, delegirajte ovlasti i kontrolirajte korisničku podršku.
6. Promjene aktivnosti unutar organizacije moraju se planirati unaprijed. Bez sumnje, poboljšanja u izvedbi mogu se dogoditi u kratkom vremenu, ali implementacija će potrajati. Unaprijed morate izraditi plan u kojem možete navesti sve željene pokazatelje, te ih treba pretvoriti.
7. Svi procesi moraju biti pregledani i ocijenjeni. Mora postojati povratna informacija od zaposlenika. Potrebno je kontrolirati sve faze provedbe i evaluiratiučinkovitost i performanse.

Dakle, kada koristite učinkovite metode u organizaciji, možete lako i brzo postići svoje ciljeve.

Koje metode se koriste u radu?

Za poboljšanje aktivnosti organizacija i poduzeća potrebno je koristiti određene alate. Glavne metode reinženjeringa poslovnih procesa uključuju:

1. U procesu poslovne transformacije može se dogoditi da se pojave nepotrebni procesi koje je potrebno prvo zbrinuti kako se na to ne bi gubilo vrijeme. Takvi procesi uključuju provjeru i odobrenje.
2. U procesu aktivnosti mogu nastati praznine između procesa, koje je također potrebno pravodobno identificirati i otkloniti.
3. Svi radovi na reorganizaciji trebali bi koštati minimalni iznos utrošenih resursa. Na primjer, ako trebate riješiti nekoliko zadataka, onda ih je najbolje grupirati i povjeriti izvršenje jednom zaposleniku. Ova metoda omogućuje smanjenje ne samo troškova, već i broja zaposlenika uključenih u poslovni proces.
4. Neki se procesi mogu delegirati zaposlenicima organizacija i tvrtki trećih strana.
5. U procesu aktivnosti možete naići na teške zadatke. Svaki takav proces trebao bi uključivati nekoliko opcija rješenja. To će vam omogućiti izbor i odabir najbolje opcije.
6. Vrijeme ciklusa može se smanjiti izvođenjem više koraka na istom mjestu u isto vrijeme. tomože pomoći u smanjenju troškova dostave.
7. Kombinirajte više zadataka. Ako rješavanje zadataka padne na ramena zaposlenika, onda se oni mogu okupiti u jednu cjelinu i dati im priliku da obavljaju ne jedan zadatak, već cijeli proces.
8. Olakšajte posao što je više moguće. U većini slučajeva zaposlenici u organizaciji imaju ograničeno radno vrijeme, nedostaju odgovarajuće vještine i nema vremena za obuku. U takvim trenucima potrebno je maksimalno pojednostaviti rad, što će svakom biti krajnje jasno i jasno.

S vremenom, kada zaposlenici osobno ispunjavaju svoje ciljeve i rješavaju probleme, počet će stjecati iskustvo, tako da će im se u budućnosti moći povjeriti teži procesi.

Koji su principi rada?

Glavna načela reinženjeringa poslovnih procesa uključuju:

1. Nekoliko vrsta posla spojeno je u jedan. Tijekom funkcioniranja poduzeća zaposlenici većinu svog vremena provode ne na rješavanje problema, već na koordinaciju i interakciju. U ovom slučaju, ne samo izgubljeno vrijeme, već i povećani troškovi. Da biste smanjili ove pokazatelje, preporučljivo je kombinirati.
2. Odluka je na izvođaču. Osoba kojoj se povjerava da će obaviti posao može osobno donositi odluke o zadatku koji obavlja. Time ćete izbjeći gubljenje vremena i usporavanje svih procesa prilikom kontaktiranja upravitelja.
3. Svi se radovi moraju obaviti po strogom redoslijedu.
4. Posao se obavlja gdjepotrebno je. Funkcije su raspoređene ovisno o radnom procesu, a ne prema dužnostima. Na primjer, ako je zaposleniku lakše i bolje kupiti ono što mu je potrebno za rad, onda je bolje da to povjeri njemu, a ne osobi čije bi to dužnosti trebalo biti.
5. Bilo koji proces podrazumijeva nekoliko opcija za izvršenje. Implementacija procesa se provodi ovisno o situacijama.
6. Smanjite posao provjere i kontrole, jer sve to podrazumijeva ne samo dodatno vrijeme, već i nepredviđene troškove.
7. Smanjite udio odobrenja - to ne uzrokuje troškove, ali usporava sve procese.
8. Kao odgovorna osoba, možete imenovati upravitelja kojemu je dodijeljena odgovornost da izvrši zadatak.

Ako se okrenemo procjeni stručnjaka, možemo razumjeti da gotovo 50% projekata propada. Da bi se to spriječilo, potrebno je odgovorno pristupiti poslu i obavljati ga učinkovito.

Koji su ciljevi rada?

Glavni ciljevi reinženjeringa poslovnih procesa uključuju:

1. Ne samo povećati razinu sposobnosti natjecanja s drugim tvrtkama koje pružaju isti asortiman roba i usluga, već i povećati profitabilnost poslovanja. Poduzimanje takvog koraka jednostavno je neophodno ako je organizacija na rubu bankrota i naknadne likvidacije.
2. Spriječite moguće probleme koji se mogu pojaviti tijekom vremena. Na primjer, ako je aktivnost organizacije prilično uspješna, onda s pojavom novihigrači na tržištu mogu povećati konkurenciju. To može dovesti do povećanja kvalitete proizvedene robe, smanjenja troškova. Za to se potrebni procesi moraju razviti na vrijeme.
3. Pomoć u sprječavanju gubitka pozicije na tržištu roba i usluga. To se može odnositi na vodeće organizacije koje pokušavaju doseći sljedeću razinu i nisu zadovoljne dobrim poslom. U procesu kontinuiranog rada pokazatelji se poboljšavaju, a vlasnik tvrtke možda neće brinuti da će izgubiti svoju vodeću poziciju.

Koji je koncept reinženjeringa?

Rezultat obavljenog posla određen je učinkovitošću motivacijskih sustava i tehnologije reinženjeringa poslovnih procesa. Glavna značajka odlučivanja i provedbe procesa je da u radu zaposlenici koji obavljaju delegirane ovlasti imaju mogućnost samostalnog odlučivanja u okviru svojih dužnosti. To pomaže poboljšati i povećati učinkovitost i poduzeća i zaposlenika.

Reinženjering se temelji na korištenju radikalnih mjera, posao se radi jednom, ali je opseg širok. Koncept reinženjeringa poslovnih procesa leži između menadžmenta i informacijske tehnologije, što doprinosi stvaranju dodatnih alata za podršku. Za konsolidaciju provedenog procesa potrebno je korištenje novih informacijskih sustava i uputa koje će se proširiti na djelatnike. U nekim slučajevima bit će potrebno unaprijediti vještine radnika i njihovo daljetrening.

Koje promjene se mogu dogoditi u radu?

Suvremeni svijet u kojem poduzetnici obavljaju svoj posao značajno se promijenio u posljednjih nekoliko godina. Bez sumnje, promjene u reinženjeringu poslovnih procesa također su utjecale:

1. U ovom trenutku, potrošači su počeli samostalno vršiti kontrolu nad tržištem, preuzeli su ovu stvar u svoje ruke. Sada svaka osoba ima dovoljno znanja i ideja o tome kako bi proizvod trebao izgledati i koje funkcije bi trebao obavljati, te, u skladu s tim, određuje cijenu ovog proizvoda, iznos koji može potrošiti i ne biti razočaran. I što je najvažnije, kupac ima izbor.
2. Potrošači formiraju očekivanja koja se odnose na određeni proizvod. Neovisno o tome je li tek ušao na tržište ili se radi o starom proizvodu koji je doživio neke promjene. Roba će biti tražena samo ako može ispuniti očekivanja i potrebe.
3. U ovom trenutku su produktivne tehnologije doživjele značajne promjene, a posebno informacijske tehnologije, koje imaju mogućnost korištenja metode za prijenos potrebnih informacija do potrošača.

Unatoč promjenama koje su se dogodile, ostaju organizacije i poduzeća koja još uvijek koriste stare metode za razvoj i implementaciju ideja upravljanja učinkom.

Provedba projekta

Projekti se mogu implementiratirazmotrite jasno na primjeru reinženjeringa poslovnih procesa tvrtke koja je najveći mobilni operater u Rusiji, odnosno Rostelecom.

Upravljački tim sklopio je ugovor o uslugama s jednom od tvrtki još 2003. godine, a optimizacija procesa upravljanja traje do danas. Kao primjer možemo uzeti specifičnu etapu koja je završila 2005. godine i još uvijek funkcionira. Među glavnim razvojima je konstruirani model koji omogućuje proces izračunavanja usluga za korištenje komunikacija.

Iz riječi Vadima Izotova, koji je zamjenik generalnog direktora, može se razumjeti da nam je razvijeni model omogućio da pristupimo uvođenju novog sustava naplate.

Što može utjecati

Na reinženjering poslovnih procesa organizacije mogu utjecati brojni čimbenici:

1. Motivacija zaposlenika. Za učinkovitu provedbu projekta potrebno je uvesti motivaciju koja će biti svima razumljiva, ali i dokumentirana. Voditelj organizacije mora jasno razumjeti da će mjere koje se koriste dovesti do uspjeha i da će se sve izgrađene aktivnosti radikalno promijeniti. Kako bi osigurao uspjeh, vlasnik tvrtke mora biti svjestan da je reinženjering poslovnog procesa organizacije nužna mjera, te osigurati sve potrebne uvjete za njegovu daljnju provedbu.

2. Voditeljski tim. Provedbu svih projekata treba provoditi pod nadzorom upravljačkog tima. Zauzvrat, on jeovlasti među podređenima i snosi punu odgovornost za obavljeni posao. Da bi se postigli željeni rezultati, reinženjeringom poslovnih procesa mora se upravljati kompetentno, jasno, čvrsto, vješto. Poslovni čovjek mora jasno shvatiti da se u tom procesu mogu pojaviti neki problemi, jer će se organizacija potpuno reorganizirati. Mora biti čvrst i ne pribjegavati starim metodama. Voditelj je dužan poduzeti sve mjere kako bi planirani projekt došao do kraja i naknadno bio proveden.

3. Osoblje. Tim za reinženjering poslovnih procesa trebao bi uključivati stalno zaposlene zaposlenike kojima će prethodno biti dodijeljena odgovarajuća ovlast. Moraju imati jasno razumijevanje zašto su promjene potrebne i što ometa učinkovit rad unutar tvrtke. Zaposlenik se mora pridržavati ovlasti koje su mu date i kompetentno obavljati svoje dužnosti.

Kao što praksa pokazuje, zaposlenicima niže razine je mnogo lakše objasniti zašto trebaju koristiti inovacije i obnoviti rad cijelog poduzeća. Zaposlenicima koji su dio menadžera puno je teže prenijeti tu ideju, jer ne razumiju što će im nova proizvodnja dati. Istraživači u Americi identificirali su tri grupe kojima menadžeri mogu pripadati:

• Tigr je mlad zaposlenik koji je tek počeo graditi svoju karijeru. Ima želju sudjelovati u projektu, ima entuzijazam, jasno ispunjava zadatke koji su mu dodijeljeni, ne šteti.
• Magarac je stručnjak koji radi utvrtka dugo vremena i dosegnula vrhunac na ljestvici karijere. Želi stabilnost u radu, smirenost. On apsolutno ne razumije zašto je potreban reinženjering poslovnih procesa poduzeća. S takvim zaposlenicima treba se postupati pažljivo, jer mogu naštetiti provedbi projekta.
• Shark - stručnjaci koji razvijaju upravljačke procedure i upute, što vam omogućuje upravljanje brojnim operacijama unutar organizacije. Takvi zaposlenici često imaju utjecaja u organizaciji. S njima treba postupati oprezno, jer mogu uzrokovati velike poteškoće i probleme ako počnu sabotirati promjene u životu poduzeća.

4. Komunikacijske vještine. U slučaju da zaposlenici trebaju postaviti novu zadaću, tada ona mora biti vrlo jasno formulirana unaprijed. Mora se komunicirati na jeziku koji svi razumiju. Uspjeh u učinkovitosti reinženjeringa poslovnih procesa poduzeća u potpunosti će ovisiti o tome koliko jasno zaposlenici razumiju svog vođu. To je ono što će vam omogućiti postizanje željenih ciljeva i rezultata.

5. Veličina proračuna. Provođenje reinženjeringa poslovnih procesa podrazumijeva da će u implementaciju i implementaciju biti potrebno uložiti određeni iznos sredstava. Na ovu točku treba obratiti posebnu pozornost ako se planira uključiti informacijsku tehnologiju u rad. Organizacijski lideri često su skloni pretpostaviti da se reinženjering samofinancira, što uopće nije slučaj. Vodite računa o veličini budžeta koji se može potrošiti na sveradi, potrebno unaprijed.

6. Tehnološka podrška. Za učinkovito izvođenje radova na implementaciji i provedbi projekta reinženjeringa poslovnih procesa potrebna je podrška koja je u potpunosti usklađena s odabranim metodama i alatima. U većini slučajeva, to uključuje izgradnju informacijskog sustava koji može podržati nove poslove.

Pripremni rad treba započeti unaprijed. Budući da je u većini slučajeva nemoguće u kratkom vremenu formirati stil u odnosu prema članovima osoblja iu timu u cjelini.