Radno vrijeme. Fotografija radnog vremena: primjer, uzorak

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Učinkovitost čini ljude uspješnim, konkurentnim. Izvrstan alat za istraživanje koliko učinkovito koristite radno vrijeme je fotografiranje radnog vremena, drugim riječima naziva se i mjerenje vremena. Što je ovaj alat, kako ga koristiti i kakve rezultate donosi - pročitajte u članku.

Što je fotografiranje radnog vremena?

Ovo je metoda istraživanja u kojoj se cijeli radni dan ili određeno vremensko razdoblje podvrgava kontinuiranom mjerenju. Zahvaljujući ovom zapažanju možete dobiti informacije o tome što zaposlenik, grupa zaposlenika ili tim radi tijekom radnog dana. Nadzor provodi specijalist, a takav se studij može provesti i samostalno. Sve radnje, kako vezane uz posao tako i ometanja, pauze za dim, neformalnu komunikaciju i tako dalje, potpuno su fiksirane.

Među zaposlenicima koji vole upravljanje vremenomi shvatiti važnost upravljanja vremenom, to je popularan alat. Štoviše, ako vas zanima kako optimizirati radno vrijeme, fotografiranje radnog vremena bit će prvi korak. Možete upravljati samo onim što se mjeri. Često samo promatranje, čak i bez promjene radnog dana, već dovodi do povećanja učinkovitosti.

Golovi

Ova metoda služi u brojne svrhe. Jedna od najvažnijih je identifikacija gubitaka vremena tijekom radnog dana. Sljedeće je utvrditi razloge gubitka vremena i razviti sustav mjera koje će vam omogućiti učinkovitiji rad. Fotografija radnog vremena omogućuje vam da razvijete standarde vremena za radne procese, učite iz organizacijskog iskustva najuspješnijih zaposlenika i podučite druge ljude kako bi postigli visoke rezultate.

Ova vrsta istraživanja postaje posebno vrijedna kada se odlučuje o pitanju proširenja ili smanjenja osoblja, preraspodjele odgovornosti.

Ako sa svojim nadređenim želite razgovarati o povećanju plaće ili potrazi za asistentom, samostalno sastavljena fotografija radnog vremena bit će izvrsna baza dokaza. Imat ćete jake argumente, voditelj će vaše prijedloge shvatiti ozbiljnije ako se pripremite na ovaj način.

Fotografiranje radnog vremena

Unatoč činjenici da naziv postupka sadrži riječ "fotografija", ništa od fotografske opreme nije potrebno. Dovoljno papira iolovke. Kako bi se pojednostavio zadatak, razvijeni su gotovi obrasci s uzorcima popunjavanja. Mogu se naći u pravnim sustavima poput "Konsultanta". Obrazac možete razviti sami ili se snaći s običnim stolom.

Jedan dan nije uvijek dovoljan, pa nadzor može potrajati nekoliko dana.

Cijeli proces se uvjetno može podijeliti u tri faze: priprema, proces promatranja, obrada rezultata. U pripremnoj fazi sastavljaju se i ispunjavaju obrasci, u fazi promatranja se vode evidencije, u fazi obrade rezultata izračunavaju koliko dugo traje ova ili ona vrsta posla, analiziraju učinkovitost i donose zaključke.

Brojanje rezultata

Kako bi bilo lakše brojati, operacije iste vrste se kombiniraju, skupljaju u grupe. Najpopularnije grupe su:

• Pripremni i završni radovi (pokretanje opreme, priprema potrebnih alata, gašenje opreme, čišćenje radnog mjesta).
• Organizacijski problemi.
• Vrijeme korišteno za izravno obavljanje dužnosti.
• Odmor i pauze za ručak.

Manje grupe mogu se identificirati ako je prikladno za određenu studiju. Zatim se izračunava koeficijent koji pokazuje učinkovitost ili neučinkovitost radnog dana zaposlenika.

Tablica o vremenu

Obrazac mora imati “zaglavlje” u koje se unose podaci o punom nazivu i specijalnostizaposlenik, objekt u kojem se provodi studija, datum i vrijeme analize.

Onda bi trebao postojati stol. Prvi stupac je serijski broj, zatim stupac za naziv obavljenog posla. Treći stupac označava vremenski period od kada i koliko dugo je posao obavljen. Četvrti stupac izračunava količinu vremena utrošenog na posao. Možete dodati stupac komentara.

Glavne vrste istraživanja

Može se promatrati jedan zaposlenik, tada će to biti pojedinačna fotografija. Oni mogu gledati grupu ili brigadu, onda će to biti fotografija grupe ili brigade.

Ako se promatranje provodi tijekom cijelog radnog dana, tada se takva fotografija naziva klasičnom. Možete popraviti ne cijeli dan, već samo njegove pojedinačne trenutke.

Još jedna podjela je već spomenuta gore. Stručnjak može promatrati, ili možete sami fotografirati radni dan. Kada koristite vanjskog promatrača, možete naići na negativnu reakciju zaposlenika. Mogu odbiti raditi pod nadzorom ili, naprotiv, početi raditi brže i više nego inače, što će dovesti do netočnih podataka o vremenskim troškovima.

Istraživanje se može provesti uz pomoć video opreme. S jedne strane, to vam omogućuje da dobijete objektivne informacije, s druge strane, ne može se svaka radnja jasno razlikovati promatrajući je samo sa strane, bez komentara osobe koja radi.

Psihološkipriprema

Istraživanje o tome kako zaposlenici koriste radno vrijeme - fotografiranje radnog vremena, tehnički jednostavan, ali psihološki težak način. Zaposlenici takve studije doživljavaju kao pokušaj njihovog praćenja, pogoršanja radnih uvjeta, uočavanja nedostataka i kažnjavanja.

Stoga je važno obratiti pažnju na preliminarna objašnjenja važnosti takve studije. Psihološka klima u timu ima ozbiljan utjecaj. Ako ljudi rade u atmosferi povjerenja i dobre volje, rado će učiniti sve što će pomoći da organizacija postane učinkovitija i konkurentnija. Ako, naprotiv, tim karakterizira nepovjerenje, stalno kažnjavanje, tada će biti iznimno teško doći do pouzdanih informacija koje će stvarno dati rezultate.

Važno je izgraditi sustav motivacije u kojem bi zaposlenicima bilo korisno da rade što učinkovitije.

Seciranje primjera

Nije moguće da svaki zaposlenik točno odredi vrijeme radnog dana. Najteže je to provesti sa zaposlenicima na rukovodećim pozicijama, posebno je teška fotografija radnog vremena knjigovođe. Lakše je s onim stručnjacima čije djelovanje ima jasne granice i posebne značajke. U pravilu su to radni specijaliteti.

Pogledajmo primjer. Zaposlenik je menadžer u korporativnom odjelu. Evo fotografije radnog vremena (uzorak):

• Početak radnog dana - 9-00.
• Priprema radnog mjesta(podizanje računala, priprema dokumenata) - 9-10.
• Planerka – 9-15.
• Telefonski razgovor s ključnim klijentom - 9-30.
• Provjera e-pošte - 9-42.
• Priprema ugovora za klijenta – 9-53.
• Pauza za dim - 10-37.
• Priprema prezentacije novog proizvoda za klijenta – 10-57.
• Ručak - 14-05.
• Stažiranje za novog zaposlenika - 14-58.
• Pauza za dim - 16-15.
• Pozivanje klijenata - 16-30.
• Kraj dana (čišćenje radne površine, gašenje računala) - 17-55.
• Odlazak od kuće - 18-00.

Sada trebate izračunati koliko je vremena trajala svaka radnja, rasporediti vrste posla u grupe, izračunati omjer učinkovitosti menadžera. Ova fotografija radnog vremena (primjer) pomoći će vam da napravite svoju.

Kome trebaju ove informacije?

Prije svega, dionici su menadžeri i vlasnici tvrtke koji žele razumjeti koliko je osoblje optimalno popunjeno, koriste li se radni resursi tvrtke učinkovito.

Zaposlenici odjela za ljudske resurse, HR odjeli također trebaju slične studije kako bi izradili izvedive opise poslova, odabrali točan broj zaposlenika koji je potreban organizaciji i proveli istraživački rad.

Sami odgovorni djelatnici zainteresirani su da se radni dan iskoristi učinkovito, bez zastoja i hitnih poslova, nema situacija s prekovremenim ili uzetim radomdoma.

Sada ste upoznati s tehnikom koja vam omogućuje da procijenite da li se radno vrijeme učinkovito koristi (fotografija radnog vremena). Pokušajte metodu provesti u praksi, naći ćete veliki broj rezervi, vidjet ćete kako raditi optimalno. Zahvaljujući ovakvom pristupu možete se pretvoriti u jednog od najproduktivnijih zaposlenika tvrtke, a to će se svakako vidjeti i cijeniti.