Ciljevi i odgovornosti odjela nabave

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Zašto nam je potreban odjel za nabavu? U svakoj organizaciji ovaj odjel je u ovom ili onom obliku zastupljen. A njegov rad izravno utječe na učinkovitost cijele organizacije u cjelini. Pogledajmo pobliže kako rad odjela utječe na rezultate organizacije.

Ciljevi odjela

Odjel nabave je odjel koji je specijaliziran za kupnju robe od dobavljača po najpovoljnijim uvjetima za tvrtku.

Rad odjela ima izravan utjecaj na sve aktivnosti tvrtke. Za asortiman, za prodaju, popunjenost skladišta, dostupnost potrebne robe, učinkovito korištenje obrtnih sredstava.

Ciljevi kupnje mogu se rangirati na temelju globalnih ciljeva tvrtke, ali ukupni popis često izgleda otprilike ovako:

• odredite potrebu tvrtke za određenim proizvodom;
• kupite robu po najboljoj mogućoj cijeni;
• promicanje visokog prometa;
• stvorite uvjete za primanje robe na vrijeme;



• procijenikvaliteta proizvoda i kupnja najviše kvalitete;
• održavati odnos s dobavljačem ili dobavljačima;
• učinkovito radite s ostatkom tvrtke;
• Učinkovito pratite kupljenu robu;
• pratite promet i ostvarite maksimalnu korist za tvrtku.

Glavne funkcije

U različitim organizacijama, funkcije odjela nabave mogu se međusobno značajno razlikovati. Ipak, postoje funkcije i odgovornosti koje će karakterizirati odjel u gotovo svakoj tvrtki:

• Nadzor tržišta dobavljača;
• praćenje dostupnosti robe na zalihama;
• pravovremena dopuna asortimana;
• tražite najbolje dobavljače i cijene;
• pregovori s dobavljačima;
• kontrola dostave i prijevoza tereta robe;



• prijam robe;
• kontrola kvalitete kupljene robe;
• pritužbe, ako je potrebno.

Dodatne funkcije odjela nabave, koje mogu i ne moraju biti prisutne u organizaciji - ovisno o njezinim specifičnostima i strukturi:

• upravljanje asortimanom;
• prikupljanje informacija o natjecateljima;
• uključuje dobavljače u marketinšku organizaciju.

Struktura

Struktura odjela nabave izgrađena je ovisno o:

• veličina organizacije;
• industrije;
• broj jedinica asortimana u prometu;
• broj dobavljača;
• njihov zemljopisni položaj.

Ovisno o vrsti organizacije, odjelom nabave može se upravljati centralno ili regionalno.

U pravilu, ovo je matrična struktura koja se sastoji od voditelja (voditelja, direktora) odjela nabave i menadžera (specijalista) za nabavu.

Prosječan broj artikala ili kategorija po menadžeru je oko 7, ali može varirati ovisno o obujmu proizvodnje ili prometu.

Dužnosti odjela i njegovih zaposlenika

Za učinkovit rad odjela nabave neophodna je jasna raspodjela odgovornosti odjela nabave između njegovih zaposlenika.

Glavna odgovornost voditelja odjela je osigurati kontinuitet i stabilnost opskrbe potrebnom robom optimizacijom rada odjela i koordinacijom aktivnosti zaposlenika. Također, voditelj nabave mora imati predodžbu o svim sklopljenim ugovorima i kategorijama kako bi organizirao i nastavio učinkovit rad odjela iu odsutnosti nekog od zaposlenika.

Dužnosti voditelja nabave ili običnih stručnjaka odjela uključuju organiziranje isporuke robe, praćenje transporta tereta, kontrolu plaćanja kupljenih lota i planiranje kupnje.

Učinkovit model bit će u kojem svaki kupac ima svoje područje odgovornosti, koje se sastoji od popisa artikala ili kategorija proizvoda.

Zahtjevi zaposlenika

S obzirom na odgovornosti zaposlenika i funkcije odjela, možete napraviti popis zahtjeva zaidealan kandidat za poziciju kupca.

Zaposlenici odjela nabave trebali bi imati sljedeće vještine, znanje i osobne kvalitete:

• Mogućnost analize informacija. Izbor dobavljača trebao bi se temeljiti na mnogim kriterijima. Ovo je najbolja cijena, geografska prednost i usklađenost logistike tvrtke dobavljača i vaše organizacije.
• Poznavanje principa određivanja cijena.
• Poznavanje pravnog okvira za nabavu.
• Mogućnost sastavljanja i sklapanja ugovora.
• Sposobnost pregovaranja. Ponekad je vrlo važno sastaviti pojedinačne uvjete s dobavljačem za svoju tvrtku. Smanjenje cijene dobavljača ili korištenje resursa dobavljača za promocije, obuka osoblja za specifične proizvode, obroci proizvoda i sustavi naknadnog plaćanja mogu poslužiti kao dobra konkurentska prednost među sličnim tvrtkama.
• Mogućnost održavanja poslovnih odnosa.
• Mogućnost planiranja vaših aktivnosti.

Motivacija kupaca i menadžera nabave

Sustav motivacije odjela nabave treba biti izgrađen na način da zaposlenik radi maksimalno učinkovito. Ali u isto vrijeme, ne smiju se postavljati suprotstavljeni zahtjevi i zahtjevi koji premašuju sposobnosti zaposlenika.

Za implementaciju mjesečnog sustava motivacije potrebno je:

• Izradite KPI model za odjel. To su pokazatelji kao što su ispunjenje plana nabave, omjer prometa, isplativost prodajeroba, prisutnost i odsutnost ustajale robe.
• Izradite model ključnih pokazatelja uspješnosti za svakog zaposlenika na temelju kriterija kao što su delta cijene organizacije u odnosu na konkurente, dostupnost traženog proizvoda, kvaliteta kupljenog proizvoda, lansiranje novih robnih marki, pojedinac uvjeti dobavljača i više.
• Na temelju KPI modela izračunava se premija. Štoviše, bit će učinkovito isplatiti bonus koji se sastoji od dva dijela: bonusa za učinak odjela i bonusa za osobno ispunjenje planova.

Istovremeno, svaki KPI kriterij mora imati svojstva kao što su:

• mjerljivost;
• transparentnost;
• kriterij planiranja treba kreirati uzimajući u obzir tržišne trendove.

Odnosno, kupac može, ako želi, samostalno izračunati iznos svoje premije.

Bonus voditelja odjela može se temeljiti na pokazateljima cijelog odjela, a uključuje i pokazatelje uspješnosti svakog zaposlenika pojedinačno.

U isto vrijeme, bonus dio običnog djelatnika odjela nabave trebao bi iznositi oko 50% ukupne plaće, a bonus voditelja odjela trebao bi biti oko 30-40%. Ostalo je plaća, jer se ne mogu svi pokazatelji uspješnosti odjela vezati uz aktivnosti određenog zaposlenika.

Da li prodaja spada u odgovornost kupca

U izračunima KPI odjela nabave možete koristiti takav kriterij kao što je promet kupljene robe - omjer prodaje i njegove imovine.

Čini se da bi kupac trebaobavi se samo kupnjom robe, ali i dalje kvaliteta kupljene robe, njezina cjenovna atraktivnost za krajnjeg potrošača ili klijenta tvrtke značajno utječe na provedbu plana prodaje.

Stoga, količina i kvaliteta prodaje upola ovisi o dobro obavljenoj kupnji.

Mjesto odjela nabave u strukturi organizacije

Zadatke koje rješava odjel nabave, u skladu sa modernim marketinškim trendovima, treba rješavati ovim redoslijedom:

• Prvo se gradi prodajna strategija (gotovi proizvod ili kupljena roba).
• Tada, ako je odjel nabave u poduzeću, odlučuje se o pitanju strategije proizvodnje.
• I tek tada se razvija strategija nabave potrebne robe, sirovina ili komponenti.

Šef nabave često odgovara izravno izvršnom direktoru tvrtke.

Također mora postojati učinkovita komunikacija između odjela nabave i odjela marketinga i prodaje. Bez toga, mnogi napori da se stvori odjel nabave, poboljša njegova struktura i motivacija ostat će bez odgovarajućeg rezultata.

Ako je sustav upravljanja kategorijama implementiran u gospodarstvu ili organizaciji, tada kupac mora raditi u suradnji s upraviteljem kategorije. Istodobno, potrebno je razgraničiti područje odgovornosti svakog stručnjaka kako bi sustav motivacije ostao transparentan i svima razumljiv.