Poslovni proces: analiza poslovnih procesa. Opis, primjena, rezultati

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Svaki poduzetnik mora barem neizravno znati što je poslovni proces. Analiza poslovnih procesa pomaže u smanjenju troškova, povećanju profitabilnosti i u konačnici povećanju dobiti poduzeća. U ekonomskoj literaturi ovaj se koncept prvi put susreće u radovima istraživača 80-ih godina prošlog stoljeća. Tada su u Sjedinjenim Državama prvi put pomislili da učinkovitost cjelokupne proizvodnje ovisi o skupu međusobno povezanih radnji koje se nazivaju poslovni proces.

Definicije

Poslovni proces je složen koncept. Poslovni razvoj uvelike ovisi o međusobno povezanim operacijama, postupcima i aktivnostima. Nemoguće je zamisliti tvornicu bez opskrbe sirovinama, njihove prerade, radnika na strojevima i računovođa. Poduzeće je zatvoreni sustav koji funkcionira kao integralni organizam. A da bi sve funkcioniralo ispravno bez zastoja i kašnjenja, potreban vam je glavni mozak - iskusan menadžer koji će analizirati i pratiti usklađenost svih poslovnih procesa.

Ako gledate s ekonomske točke gledišta, onda se međusobna povezanost svih mogućih aktivnosti, tijekom kojih se prerada ekoloških resursa u konačni proizvod za potrošača, naziva poslovnim procesom. Analiza poslovnog procesa je procjena učinkovitosti određene radnje, operacije ili događaja vezanog uz proizvodnju.

Za što služe

Opisivanje poslovnih procesa prilično je jednostavno. No, najveći problem stvarnosti je što se u bilo kojem poduzeću u našoj zemlji rijetko može naći osoba koja je stvarno zainteresirana za poboljšanje učinkovitosti raznih proizvodnih procesa. Mala i srednja poduzeća pokušavaju koristiti davno zastarjele metode za smanjenje troškova, dok na Zapadu odavno shvaćaju da uspjeh poslovanja ovisi o kompetentnom angažiranom menadžeru koji je zainteresiran za maksimalne rezultate u svom radu.

Kreiranje poslovnih procesa daje jasno razumijevanje: tko je odgovoran za koju fazu, koju poziciju zauzima i što treba učiniti. Takvo strukturiranje čini organizaciju proizvodnje transparentnom i olakšava njome upravljati. Komunicirajući stablo ciljeva zaposlenicima, možete povećati njihovu motivaciju pokazujući da je njihov rad usmjeren ka zajedničkim ciljevima. Osim toga, organiziranje poslovanja na ovaj način pomoći će identificirati nepotrebne troškove financijskih i vremenskih resursa.

Kako stvoriti

Bez obzira na to je li posao velik ili mali, pristup izradi detaljnog plana je isti. Smatratikonkretan primjer. Postoji tvrtka koja prodaje sofe. Dijagram poslovnog procesa sličan je stablu. Glavne grane sadrže glavne značajke koje se granaju u manje. Dakle, koje su glavne faze poslovnog procesa za maloprodaju?

1. Kupnja robe. Ovo je prvi i središnji poslovni proces. Koje su njegove podetape?

• Analiza dobavljača.
• Sastavljanje ugovora s proizvodnim pogonima.
• Sastavljanje ugovora s transportnim tvrtkama.

2. Postavljanje sofe. U ovoj fazi postoje takvi trenuci:

• Odabir sobe.
• Izgradnja ili najam prostora.
• Stvaranje uvjeta za prodaju.

3. Proces prodaje.

• Zapošljavanje.
• Kupnja blagajne.
• Stvaranje atmosfere i dizajna za prodaju.

4. Marketing i oglašavanje.

• Postavljanje znaka.
• Izradite posjetnice, knjižice, brošure, kataloge itd.
• Položaj oglasa.

Popis može biti dugačak. Važno je razumjeti kako nastaju poslovni procesi. A onda ćemo dati nekoliko zlatnih pravila kako organizirati posao kako bi bio uspješan.

Pravilo 1

Za svaku odabranu poslovnu fazu odgovorna je određena osoba. Uključite ih u stvaranje sheme. To će pružiti priliku detaljnije razumjeti proces, zainteresirati zaposlenike i povećati njihovu motivaciju za postizanje zajedničkih ciljeva. To je posebno važno u ranim fazama formiranja poduzeća. Pokretanje posla uvijek je povezano svelike poteškoće, a pravovremeno postavljanje ciljeva za određene faze dat će detaljniji plan djelovanja.

Pravilo 2

Koristite automatizirane programe i vizualizirajte svoje sklopove. Do danas postoji mnogo gotovih programa koji pomažu strukturirati informacije. Mala i srednja poduzeća koriste ih posvuda.

Ako radite u grupi, uzmite ploču ili komade papira da sve zapišete i nacrtajte stablo svojih procesa dok idete dalje. Počnite s velikim operacijama i razdvojite ih na manje. Za velika poduzeća stvaranje poslovnih procesa je ogroman mukotrpan posao koji zahtijeva maksimalnu koncentraciju i koordinaciju djelovanja svih zaposlenika.

Pravilo 3

Prilikom formuliranja poslovnih procesa vodite se strategijom tvrtke, a ne njezinom organizacijskom strukturom. Ista funkcija može nadilaziti postojeće odjele. Primjerice, prilikom isporuke proizvoda od dobavljača može se uzeti u obzir granica poslovnog procesa sve dok proizvod ne napusti sam prodajni prostor, odnosno kada se stavi na police i dostupan potrošaču. Ovaj proces uključuje nekoliko odjela koji su dio organizacijske strukture.

Pravilo 4

Nemojte biti previše detaljni u svom planu. Ako dijagram preopteretite nepotrebnim informacijama, to će dovesti do opće zbunjenosti i teškog tereta za odgovorne zaposlenike. Ako planirate napraviti promjene u pojedinom segmentu, ovaj dio je potrebno detaljno razraditi, a sve ostalo razmotriti.samo površno, ne ulazeći u detalje. Učinkovitost poslovnih procesa podliježe Pareto zakonu "20/80", kada će 20% detaljnih opisa donijeti 80% uspjeha cijele operacije.

Pravilo 5

Ne bojte se istine i izgradite shemu na temelju onoga što stvarno jest. Ova situacija se događa vrlo često. Glavni menadžer pita svoje podređene o njihovim odjelima kako bi napravio dijagram poslovnog procesa. Oni pokušavaju i govore kako im ide. Iako je zapravo stvarno stanje daleko od idealnog. Ali na temelju lažnih podataka izgradit će se pogrešna shema, nakon čega će se donijeti neučinkovite odluke i sav posao će otići u nepovrat.

Ne brkajte "kako jest", "kako bi trebalo biti" i "kako ja želim da bude". Koliko god sve bilo loše, poslovni procesi se sastavljaju upravo kako bi se ovo stanje poboljšalo. Stoga je imperativ opisati samo stvarnu situaciju.

Automatizacija poslovnih procesa

Pratiti sva događanja koja se odvijaju unutar tvrtke vrlo je teško, pogotovo kada su u pitanju velike korporacije i sindikati. Veliki posao teško je zamisliti bez cijelog sustava automatiziranih programa koji vam omogućuju analizu dolaznih podataka kako biste donijeli odluku. Stoga danas vrlo često govorimo o automatizaciji poslovnih procesa.

U praksi to znači da postoji poseban računalni program koji obrađuje sve vrste tokova informacija koji osiguravaju poslovni proces. Analiza poslovnih procesa odvija se izvan mreženačinu rada, a osoba se samo upoznaje s rezultatima i donosi odgovarajući zaključak.

Izbor metode analize

Kada se suoči s pitanjem kako najbolje opisati poslovne procese na automatski način, domaći poduzetnik će pronaći mnoge opcije koje nisu dobro optimizirane za rusko tržište. Gotovo sav predloženi softver kreiran je za zapadne tvrtke koje imaju iskustva u optimizaciji proizvodnje. No, nakon analize nekih podataka, napravili smo vlastiti popis programa koji implementiraju poslovni proces.

1. BEST-5 "My business" je softver koji često koriste male i srednje tvrtke. Program je dostupan za svako računalo i vrlo je jednostavan za korištenje. Njegova prednost je što može analizirati male količine podataka iz malog poduzeća.
2. Korporativni modelar. Često se koristi u modernim poduzećima, uglavnom zato što je jeftin. Pokretanje posla je lako organizirati s ovim programom, jer je vrlo zgodno izgraditi dijagrame poslovnih procesa, ali praktički ne analizira.
3. iGrafx Enterprise Central. Vrlo dobar kanadski dizajn. Može ne samo prepoznati i izraditi poslovne planove, već i uspješno analizirati nizove ulaznih podataka. Kod nas ima vrlo malu distribuciju, iako je proizvod vrlo vrijedan.
4. Poslovni studio. Najpoznatiji ruski razvoj. Integriran s drugim MS Office proizvodima (Word, Excel, Visio). Zadomaći poduzetnik je najbolji izbor po omjeru cijene i rezultata. Izvrsna analiza poslovnih procesa. Proizvodnja se može uspješno optimizirati zahvaljujući rezultatima dobivenim iz programa.

Tehnologija za izgradnju poslovnih procesa

Najčešća danas je integracija automatske i ručne metode izgradnje sheme "Poslovnog procesa". Analiza poslovnih procesa u ovom slučaju provodi se u dvije faze: prva uz pomoć rezultata dobivenih na računalu, druga - ručno od strane menadžera.

Razmotrimo dva glavna pristupa crtanju grafikona i grafikona. U ovom slučaju, tehnologija poslovnih procesa bit će izgrađena korištenjem sljedećih metoda:

1. DFD (dijagram toka podataka).
2. WFD (dijagram tijeka rada).

Prva DFD metoda uključuje izradu dijagrama tokova podataka. Oni uključuju: detaljan rad procesa, odgovorne djelatnike, potrebnu dokumentaciju. Takva konstrukcija daje potpunu sliku aktivnosti poduzeća, okolnih ulaznih i izlaznih podataka, svih elemenata proizvodnog procesa i odnosa među njima. Ovaj pristup vam omogućuje da istaknete besplatne (dodatne) poslovne procese koji smanjuju učinkovitost rezultata i mogu se optimizirati na različite načine.

WFD - dijagrami tijeka rada koji opisuju poslovne procese niže razine. Razvoj poslovanja može se značajno promijeniti ako poznajete ne samo vertikalnu hijerarhiju akcija, već i horizontalnu. Što to znači?

Ako pogledatejasno, WFD-dijagrami su mreža vremenskih okvira, čiji je svaki graf odgovoran za određeni proces. Pretpostavimo da isporuka robe traje dva dana - grafikon prikazuje početak i kraj procesa. Zatim slijedi događaj plasmana proizvoda u trgovačkom prostoru, a taj će proces započeti tek nakon završetka isporuke. Podaci se ucrtavaju uzastopno na grafikonu. Događaji, operacije i radnje mogu se ispreplitati ako se izvode istovremeno. Zgodno je započeti razvoj poslovanja u ranim fazama na ovaj način, određujući koliko je vremena potrebno za puni proizvodni ciklus.

Zaključci

Za male ili velike, nove ili stare, potrebno vam je razumijevanje što je poslovni proces. U bilo kojoj fazi životnog ciklusa poduzeća, optimizacija proizvodnje može značajno utjecati na daljnji razvoj. Uostalom, glavni cilj postojanja svake organizacije danas je zadovoljiti potrebe potrošača. A ako je klijent zadovoljan, ostvarit će dobit. Ovisnost je ovdje izravno proporcionalna. Što je veća razina zadovoljstva potrošača, to je veći profit tvrtke. A to se može postići samo analizom i promjenom procesa unutar poduzeća.