Koje su dužnosti tajnice

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Kako biste jasno definirali poslove tajnice, morate znati tko je to točno. Uostalom, ovaj se položaj može promatrati iz nekoliko kutova. Poznat je npr. tajnik-referent kao službenik, glavni tajnik kao čelnik (voditelj) određene organizacije, državni tajnik kao državni službenik, tajnik kao diplomatska osoba, tajnik pročelnika kao zaposlenik i druge opcije. Najčešće, kada se govori o ovoj poziciji, misli se na zaposlenika koji obavlja poslove (zadatke) i direktora poduzeća i pojedinih voditelja njegovih strukturnih odjela. Ispada da se službene dužnosti tajnika u ovom slučaju svode na izvršavanje jednokratnih zadataka za rješavanje organizacijskih i tehničkih pitanja.

Što tajnica mora znati i raditi

Dnevno tajnik mora obavljati sljedeće funkcije:

1. Prihvatite informacije od podređenih kako biste ih prenijeli upravitelju.
2. Uredite telefonsku komunikaciju voditelja. U njegovoj odsutnostiprimite informacije, a zatim ih uputite direktoru.
3. Primajte i vodite evidenciju telefonskih poruka.
4. Stvorite uvjete za normalan rad voditelja: pratite potrebu za kancelarijskim materijalom i uredskom opremom.
5. Pomozite u organizaciji proizvodnih sastanaka i sastanaka. Obavijestite sudionike o datumu, mjestu i vremenu održavanja. Prikupiti potrebne materijale, osigurati nazočnost prisutnih i voditi zapisnik sa sastanka.
6. Obavljanje uredskog posla u poduzeću. Da bi to učinio, tajnik mora primati, sistematizirati dolaznu korespondenciju i predati je upravi na razmatranje. Zatim, na temelju izrečene vize, predati dokumente izvođačima uz potpis. Dužnosti tajnika također uključuju kontrolu napretka, vremena i rezultata njihovog izvršenja.
7. Izvršite ispis i reprodukciju dokumenata.
8. Organizirajte prijem posjetitelja kod čelnika tvrtke i, ako je moguće, stvorite uvjete za brzo rješavanje problema.

Da bi obavljao ove naizgled jednostavne poslove tajnice, zaposlenik mora znati:

• cijeli sastav uprave poduzeća i njegovih strukturnih odjela;
• čarter, osoblje i struktura poduzeća, njegov profil, izgledi razvoja i specijalizacija;
• normativni dokumenti za pravilno vođenje evidencije;
• pravila za korištenje uredske opreme i komunikacija;
• pravila VTR-a, OT-a, zaštite od požara i industrijske sanitacije;
• pravila organizacije rada na poslulokacija;
• normativni i pravni akti, nalozi, rješenja, nalozi za planiranje, računovodstvo i upravljanje kvalitetom obavljenog posla.

Čenički podaci

Ako govorimo o konkretnijoj, užoj specijalizaciji, onda je situacija nešto drugačija. Uzmimo, na primjer, dužnosti tajnika-činovnika. Sam naziv radnog mjesta jasno definira aspekt posla koji se obavlja. Obično svako poduzeće već ima opis posla, koji ukazuje na područja djelatnosti stručnjaka za vođenje evidencije. Ako nema takve upute, onda je bolje da je stvorite. Da biste to učinili, trebali biste koristiti kvalifikacijski vodič, koji sadrži približne uzorke. Nakon toga, standardna verzija mora biti dovršena u odnosu na određenu organizaciju, uzimajući u obzir specifičnosti i interne značajke. Općenito, tri glavna smjera trebaju biti jasno ucrtana u dužnostima tajnika-službenika:

1. Rad s korespondencijom. Prijem, obrada na suvremene načine i pravovremeno slanje.
2. Ispravna interna dokumentacija.
3. Registracija, strogo računovodstvo i prijenos dokumenata u arhivu na pohranu.

Obilježja rada referenta

U nekim poduzećima se takvo radno mjesto uvodi u državu, što uključuje širok raspon dužnosti: od “referentnog deska” do “pomoćnika direktora”. Takav specijalistmora imati širok raspon znanja i dobro vladati situacijom. Dužnosti referentskog tajnika neznatno su proširene zbog povećanja ovlasti. Općenito, ovo je uobičajeni posao tajnika, ali riječ "referent" čini neke dodatke standardnom popisu. Konkretno, pomoćnik tajnika može samostalno primati posjetitelje o određenim pitanjima. Posjedujući određene informacije, sposoban je samostalno donositi odluke. Osim toga, referent obavlja odgovorne upute voditelja u vezi s gospodarskim aktivnostima organizacije (poduzeća). Ponekad je pomoćnik tajnika zadužen za vođenje kadrovske dokumentacije. To se radi samo kada vam ukupna količina posla omogućuje obavljanje dodatnih dužnosti.