Što je ERP sustav? Planiranje financijskih resursa poduzeća

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Sve više poduzeća različitih veličina diljem svijeta nastoji u svoj rad uvesti najmoćniji alat za upravljanje poznat kao ERP sustav. Njegovo korištenje je osmišljeno kako bi se uspostavila učinkovita kontrola i planiranje svih strateški važnih poslovnih procesa za organizaciju, kako bi se optimizirao rad glavnih proizvodnih i pomoćnih objekata.

Koncept ERP i ERP sustava

Poslovna strategija ERP (EnERPrise Resource Planning) je integracija svih odjela i procesa organizacije: proizvodnih pogona, financijskih, kadrovskih i odjela profila klijenata i mnogih drugih. Takva kombinacija prvenstveno je usmjerena na optimizaciju distribucije različitih resursa unutar poduzeća.

Ako je ranije bio isključivo marketinški koncept, danas se ERP sustav najčešće shvaća kao klasa specijaliziranih softverskih alata. U širem smislu, to je metodologija za planiranje i upravljanje svim resursima poduzeća. Povijesno gledano, ERP strategija je formirana na temelju svojih prethodnika:

• MRP - planiranje materijalnih potreba.
• MRP II - planiranjeproizvodni resursi.

Nasuprot tome, ERP sustav se može koristiti za vrlo velika poduzeća, često zemljopisno raspoređena. U ovom slučaju govorimo o korporativnom planiranju resursa, budući da se pridaje pozornost ne samo proizvodnji, već i sveobuhvatnom financijskom planiranju. Bitna značajka ERP-sustava je i mogućnost njegove uporabe u apsolutno svakom poduzeću, bez obzira na specifičnosti posla, uključujući i one koji se ne bave proizvodnim aktivnostima. Smatrajući ga softverskim proizvodom, treba napomenuti da je opremljen snažnijim skupom tehničkih sredstava koja olakšavaju ili zamjenjuju proces donošenja odluka.

Svrha ERP sustava u poduzeću

Da bi se odlučila na radikalnu promjenu djelatnosti svoje tvrtke, vezanu uz uvođenje sustava upravljanja informacijama i implementaciju nove poslovne strategije, menadžment mora biti jasno svjestan potrebe za ovim korakom, koji bi trebao biti izražen u sljedećim ključnim točkama:

• nespremnost da se prihvati trenutno stanje stvari;
• postojanje potrebe korištenja suvremenih tehnologija za jačanje pozicije poslovnog subjekta na tržištu u konkurentskom okruženju;
• očekujem značajne koristi od implementacije.

Prije svega, korištenje ERP sustava osmišljeno je kako bi doprinijelo uspješnoj implementaciji slične poslovne strategije, čije bi izvršenje trebalo osigurati učinkovituplaniranje i upravljanje resursima poduzeća. Za to je potrebno optimizirati rad njegovih odjela, odnosno postići maksimalnu dosljednost među njima i smanjiti administrativne troškove. To se može postići kroz prednosti koje pruža informacijski sustav. Ovo je:

• Povećanje transparentnosti poslovnih procesa.
• Rješavanje problema s organiziranjem i pronalaženjem pravih informacija.
• Poboljšajte pouzdanost i relevantnost podataka.
• Povećanje brzine tijeka rada između odjela.
• Organizacija jedinstvenog informacijskog prostora između glavnog ureda i udaljenih podružnica.
• Smanjenje vremena potrebnog za dovršavanje dokumentacije i uklanjanje mogućih pogrešaka.
• Povećavanje brzine donošenja odluka na svim razinama.

ERP-sustav osigurava povećanje konkurentnosti objekta, ne samo kroz uvođenje učinkovitijih poslovnih procesa u njegov rad. Njegova uporaba također bi trebala dovesti do smanjenja ukupnih troškova poduzeća. Napredni alati za planiranje, modeliranje i analizu pomažu u optimizaciji resursa proizvodnih aktivnosti, financijskog sektora, kao i rada skladišta, transporta i drugih odjela.

Glavne značajke rada

U različitim tvrtkama, čak i onima koje se bave istim poslom, svi poslovni procesi mogu se odvijati na potpuno različite načine. Standardizirana shema rada koju nudi informacijski sustav za upravljanje poduzećima može se značajno razlikovati od one ranije korištene. Po ovomerazlog da ga se smatra samo softverskim proizvodom u osnovi je pogrešan, jer njegova implementacija zahtijeva velike interne promjene od strane tvrtke u obliku reorganizacije postojećih poslovnih procesa.

Konceptualne značajke ovih sustava izravno su povezane s njihovom biti. Podsjetimo da ERP metodologija uključuje konsolidaciju svih vitalnih odjela poduzeća kako bi se organiziralo učinkovito upravljanje njegovim resursima. Takvo se udruživanje provodi unutar informacijskog sustava kroz postojanje jedinstvene javne baze podataka. Informacije ulaze u spremište samo jednom, a naknadno ih mogu više puta obraditi i koristiti različiti unutarnji i vanjski potrošači. U odnosu na stvarni život, u ovom slučaju dolazi do smanjenja vremena i truda zaposlenika tvrtke za donošenje odluka. Također treba napomenuti da ERP sustav nije automatizirani sustav upravljanja procesima, već integrirani informacijski sustav zasnovan na njihovom apstraktnom modelu, u koji podatke unose živi ljudi.

Struktura baze podataka, kao i rad programskog paketa u cjelini, moraju biti uređeni na način da odražavaju aktivnosti svih odjela bez iznimke. Ovaj pristup omogućuje praćenje ukupnog skupa resursa i poslovnih procesa poduzeća gotovo u stvarnom vremenu, a samim tim i operativno i strateško upravljanje njima.

Jedan od glavnih zadataka ERP sustava je daoptimizacija procesa planiranja i kontrola provedbe plana. Ugrađeni inteligentni algoritmi uvelike pojednostavljuju njegovo rješenje za svoje korisnike. Na primjer, planiranje i upravljanje proizvodnim poduzećem ima mnoge specifične značajke povezane s heterogenošću njegovih komponenti. Dakle, u jednom pogonu mogu postojati radionice koje rade kontinuirano i diskretno. S ove točke gledišta, implementirani sustav ERP klase trebao bi biti univerzalan i sadržavati najširi raspon specijaliziranih modula.

Budući da su današnja moderna poduzeća često zemljopisno raspoređena, vrlo je važno da podružnicama udaljenim od glavnog ureda bude omogućen potpun pristup zajedničkom skladištu podataka. To provode najnaprednije mrežne tehnologije uključene u razvoj ERP sustava, koje također osiguravaju diferencijaciju prava korisnika na pristup informacijama pohranjenim u njima.

Funkcionalnost sustava ERP klase

Kad govorimo o funkcijama, ne smijemo zaboraviti da je svaki proizvod ERP klase sustav upravljanja poduzećem u cjelini. Raspon njegovih mogućnosti prvenstveno će ovisiti o razmjerima i značajkama rada objekta za čije potrebe se koristi. Razmislite o klasičnom skupu značajki:

Proizvodnja

• Održavanje specifikacija dizajna i procesa za proizvedenu robu ili izvršene usluge radi određivanja količine potrebnih materijala i troškova rada.
• Crtanje planova proizvodnje.
• Planiranje i upravljanje tehničkim kapacitetima poduzeća u različitim aproksimacijama: od pojedinačnih jedinica do radionica i proizvodnih udruga.

Financije

• Operativno računovodstvo, financijsko, upravljačko, porezno računovodstvo i kontroling.
• Upravljanje imovinom poduzeća, uključujući dugotrajnu imovinu, vrijednosne papire, bankovne račune, itd.
• Sveobuhvatno planiranje financijskih sredstava poduzeća i kontrola njegovih rezultata.

logistika

• Formiranje planskih pokazatelja potrebnih količina materijala, sirovina, dijelova, komponenti u skladu s planovima proizvodnje.
• Upravljanje nabavom i prodajom: računovodstvo za druge strane, vođenje registra ugovora, upravljanje lancem opskrbe, provedba planiranja skladišta i računovodstva.

Osoblje

• Upravljanje procesom zapošljavanja.
• Operativno osoblje i evidencija osoblja, osoblje, obračun plaća.
• Planiranje radne snage.

Marketing i oglašavanje

• Održavajte prodajne planove.
• Upravljanje cijenama na raznim vrstama tržišta kako bi se formirala adekvatna cjelokupna strategija poduzeća, transparentna politika obračuna cijene robe: obračun popusta i posebnih uvjeta prodaje.
• Planirajte i kontrolirajte tekuće promotivne i marketinške aktivnosti.

Projekti. Izvještavanje

• Pružanje širokog spektra standardiziranih obrazaca za računovodstveno, financijsko i upravljačko izvješćivanje, kao i fleksibilan mehanizamizradi prilagođeno.
• Izrada cjelokupne strategije: planiranje korak po korak potrebnog za uspješnu provedbu vremenskih, materijalnih, financijskih i ljudskih resursa.
• Praćenje ključnih pokazatelja uspješnosti projekta.

Koje tvrtke mogu koristiti ERP sustave

Na prvi pogled može se činiti da su sustavi ove klase dizajnirani isključivo za velike industrije, budući da ih više karakterizira visoka složenost strukture tokova resursa i procesa različitih tipova. Međutim, postoje situacije u kojima uporaba MRP ili MRP II klasa možda neće biti dovoljna za malo poduzeće. Danas na tržištu možete kupiti softverske proizvode s različitim mogućnostima. Ovisno o razmjeru poduzeća gdje se mogu učinkovito koristiti, postoje teška, srednja i lagana rješenja.

Što se tiče neproizvodnih organizacija, sustavi ERP klase također su primjenjivi na njih. Za takva poduzeća bit će dovoljna ne previše široka funkcionalnost. Trenutno postoje male integrirane ili lokalne varijante sustava koji mogu zadovoljiti potrebe trgovačkih tvrtki ili organizacija koje rade u uslužnom sektoru. Također treba napomenuti da mnogi programeri nude svojim klijentima i industrijske proizvode.

O metodama klasifikacije

Najočitija značajka po kojoj se svi ERP sustavi upravljanja poduzećima mogu klasificirati jerazmjera organizacije, gdje bi mogli biti primjenjivi. S ove točke gledišta, ovisno o broju poslova, uobičajeno je alocirati rješenja za:

• Velike korporacije (preko 10 tisuća ljudi).
• Srednje korporacije (od 1.000 do 10.000 ljudi).
• Srednja poduzeća (od 100 do 1 tisuća ljudi).
• Male tvrtke (manje od 100 ljudi).

Važan znak sistematizacije takvih informacijskih proizvoda je funkcionalnost. Ovisno o implementiranom obimu izvršenih zadataka, postoji sljedeća općeprihvaćena podjela na:

• Veliki integrirani.
• Prosječno integrirano.
• Financijsko upravljanje.
• Lokalno.

Lokalna verzija je obično objedinjeni informacijski proizvod uskog okvira uskog fokusa, s relativno malim ukupnim troškom. Najčešće pokriva jedan ili više blokova u području financija organizacije ili njezinih računovodstvenih aktivnosti. Takvi su sustavi prikladni za male proizvodne ili trgovačke tvrtke.

Sustav financija i upravljanja poduzećem može se koristiti uglavnom u neproizvodnim organizacijama, uglavnom u trgovini ili u pružanju usluga. Osim financijskih i računovodstvenih, ovdje su uključeni i moduli upravljanja logistikom.

Integrirani informacijski sustavi, ovisno o mjerilu ciljanog objekta, mogu biti srednji ili veliki. Pokrivaju sve poslovne procese korporativnih struktura, odnosno interakciju s dobavljačima i potrošačima,proizvodnja finalnog proizvoda, materijalni i financijski tokovi, kadrovski odnosi, opskrba, skladištenje i marketing, provedba projekta i mnogi drugi.

Tržište modernih ERP sustava

Svi softverski proizvodi koji su danas predstavljeni na domaćem tržištu mogu se podijeliti u dvije glavne kategorije: ruski i uvozni. Razlike među njima nisu samo u mjestu stvaranja, već iu funkcionalnosti.

Moćni zapadni razvoji služe kao standardi za ono što se obično naziva sustavima ERP klase. Najjasniji primjeri toga su proizvodi SAP-a, Oraclea, PeopleSof-a, SAGE-a, Baana, Microsoft Business Solution-a. Svi se oni mogu koristiti na ciljevima bilo koje razine, uključujući i one vrlo velike. Međutim, njihova upotreba od strane ruskih tvrtki često može biti otežana zbog moguće pojave sljedećih problema:

• Nespremnost poduzeća za ozbiljnu reorganizaciju postojećih poslovnih procesa. Razmjere takvih promjena teško je preuveličati. Poslovni procesi stranih sustava upravljanja poduzećima bitno su drugačiji od onih koji se uobičajeno koriste u našoj zemlji.
• Nedovoljan broj stručnjaka sposobnih za implementaciju uvoznog projekta implementacije ERP sustava u Rusiji s odgovarajućom razinom kvalitete.
• Visoka cijena korištenja takvih rješenja.

Unatoč općem zaostatku za zapadnim analozima, moderni ruski razvoji postupno povećavaju svoju funkcionalnost. U potpunosti su prilagođeni radu domaćih poduzeća. i može se uspješno implementiratiako u pojedinom slučaju nije potrebna široka pokrivenost poslovnih procesa, već je dovoljno samo postaviti računovodstvo u pojedinim područjima djelatnosti korištenjem ERP sustava. Primjeri naprednog domaćeg razvoja su proizvodi 1C i Galaktike.

Pogled u budućnost - ERP II

Nastao prije nekog vremena, koncept ERP II je rezultat poboljšanja ERP metodologije. Planiranje i upravljanje resursima poduzeća ovdje ostaju među glavnim zadaćama. Međutim, brzi razvoj interneta, koji je inicirao pojavu nove metodologije, ostavio je traga, učinivši tradicionalno poslovanje dijelom elektroničkim. ERP II kombinacija je klasičnog sustava upravljanja poduzećima sa specifičnim rješenjima za online trgovinu.

Sada je postalo iznimno važno komunicirati sa svojim suradnicima putem mreže. Za to postoje dva važna područja: upravljanje lancem opskrbe i upravljanje odnosima s kupcima. Informacije unutar tvrtke prestaju biti samo takve, ulaze u vanjsko okruženje i postaju temelj za suradnju s drugim poslovnim subjektima. Novi koncept u ovom slučaju formuliran je kao upravljanje resursima i vanjskim odnosima poduzeća. Osim ideološke preorijentacije, ERP II sustavi dobili su i vlastite tehnološke značajke.

Rješavanje problema s odabirom sustava

Odabir softvera ove razine iznimno je odgovoran proces. Pogrešna odluka o ovom pitanju, posebno za velike projekte, možepodrazumijevaju impresivne troškove vremena i novca u nedostatku očekivanog rezultata.

Učinkovita implementacija sustava velikih razmjera, koji bi, na primjer, trebao osigurati učinkovito upravljanje proizvodnim poduzećem, nužno će od njega zahtijevati reinženjering poslovnih procesa. Važno je spriječiti situaciju u kojoj bi program na kraju postupka implementacije prikupio neiskorištene podatke ili ne riješio potrebne zadatke. Iz tog razloga je bolje pozvati tim stručnjaka koji su se dokazali u ovoj materiji na suradnju u svrhu realizacije projekta.

Postoji određena lista kriterija na temelju kojih projektni tim, u dogovoru s administracijom ciljne tvrtke, može donijeti optimalnu, isplativu odluku o izboru softverskog proizvoda:

• Skladnost tehničkih i funkcionalnih mogućnosti sustava s glavnim ciljevima poduzeća.
• Ukupni trošak vlasništva mora odgovarati proračunu dodijeljenom za ovu svrhu. Uz trošak kupnje sustava, to uključuje operativne i druge vrste neizravnih troškova.
• Implementirani informacijski sustav ERP klase mora biti u skladu sa svim općeprihvaćenim tehničkim zahtjevima, što znači da mora biti skalabilan, pouzdan, otporan na moguće kvarove, imati antivirusnu i antihakersku zaštitu.
• Dobavljač mora osigurati naknadno održavanje i podršku instaliranog softvera.

Proces implementacije sustava ERP klase

Uvođenje ERP-sustava u poduzeća prati implementaciju istoimenih strategija na njima. Ovaj postupak, ovisno o razmjeru ciljanog objekta, obično traje od nekoliko tjedana do nekoliko godina. Organizacija se može sama baviti implementacijom ili koristiti pomoć tvrtki specijaliziranih za to. Možemo razlikovati glavne faze ovog procesa:

1. Primarna organizacija. Ovdje je potrebno definirati strateške ciljeve, ciljeve i odrediti očekivani učinak implementacije za pojedinu organizaciju. Na temelju tih podataka bit će moguće izraditi tehnički plan projekta.
2. Razvoj projekta. U ovoj fazi analiziraju se trenutne aktivnosti organizacije: strategija promocije, poslovni procesi. Na temelju njegovih rezultata izrađuje se model sustava, a plan rada se vrši na odgovarajući način.
3. Izvođenje projekta. Budući da pravila vođenja poslovnih procesa diktira implementirani ERP sustav, ovdje se ona transformiraju prema jedinstvenim zahtjevima. Po potrebi se provodi izrada izvještajnih obrazaca i algoritama za prijenos podataka iz prethodno korištenih računovodstvenih programa. Ako se u prethodnim fazama otkrije nedostatnost funkcija sustava za objekt, on je dovršen. Završava obukom korisnika i prethodnim testiranjem.
4. Puštanje u pogon. U procesu korištenja identificiraju se i otklanjaju moguće greške i kvarovi.

SustavUpravljanje ERP-klasom danas nije samo kopija skupog softvera instaliranog na svim računalima u organizaciji, već i glavna pokretačka snaga koja stoji iza obećavajuće poslovne strategije. Njegov izbor treba se temeljiti na postojećim potrebama i mogućnostima ciljanog objekta. Daljnji uspjeh cjelokupnog poslovanja u cjelini ovisi o ispravnosti donesene odluke i provedbi koraka za naknadnu implementaciju.