Naknada za rad na službenom putu: pravila, propisi, papirologija, obračun i plaćanja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Mnoge tvrtke zahtijevaju da zaposlenici redovito putuju kako bi riješili brojne radne probleme. Pritom bi svaki poslodavac i zaposlenik trebao znati kako funkcionira naknada na službenom putu. Za to se uzima u obzir plaća stručnjaka u tvrtki, trajanje službenog putovanja i drugi čimbenici. Ako se prekrše pravila za obračun isplate, tvrtka može snositi administrativnu odgovornost zbog kršenja odredbi Zakona o radu.

Koncept poslovnog putovanja

Poslovna putovanja predstavljaju odlazak zaposlenika u drugi grad ili državu po nalogu upravitelja. Njihova glavna svrha je izvršavanje određenih naloga, uspostavljanje kontakata s drugim tvrtkama ili rješavanje raznih pitanja s izvođačima ili kupcima. Trajanje takvih putovanja ovisi o njihovoj svrsi.

Najčešće su potrebna poslovna putovanja kako bi se riješili važni problemi za tvrtku:

• izgradnja odnosa s drugim tvrtkama;
• kontrola nad aktivnostimagrane;
• potreba potpisati novi ugovor;
• prisustvovanje izložbama ili prezentacijama.

Zaposleniku koji je otišao na službeni put zadržava se posao, a prosječna plaća se ne smanjuje. Osim toga, poslodavac je dužan kompetentno nadoknaditi sve troškove vezane uz ovo putovanje. Stoga plaću za službeni put obračunava računovodstvo.

Koga se može poslati na poslovna putovanja?

Za slanje djelatnika na službeni put dovoljno je samo da šef izda poseban nalog. Na temelju toga, stručnjak mora izvršiti određeni zadatak u drugoj regiji Rusije ili čak u drugoj državi. Da bi to učinio, zaposlenik mora imati odgovarajuće vještine i iskustvo.

Istovremeno, postoje neki stručnjaci koji se ne mogu poslati na poslovno putovanje. To uključuje zaposlenike tvrtke:

• trudnice;
• građani s malom djecom;
• malodobni radnici;
• osobe koje brinu o djeci s invaliditetom ili bolesnoj rodbini.

Navedeni stručnjaci mogu ići na poslovna putovanja samo nakon pismenog pristanka i ne smiju postojati nikakve medicinske kontraindikacije za slanje na službeno putovanje.

Koncept putnih naknada

Naknada za rad na službenom putu mora se izvršiti prema određenim pravilima. Sredstva koja građanin prima nazivaju se putnim naknadama. Doovo uključuje plaćanja:

• Dnevnice. Predstavljaju ih troškovi potrebni za život i ishranu građanina u drugom gradu ili državi. Sredstva se osiguravaju isključivo unaprijed, pa ih prije slanja na put mora primiti stručnjak. Za prijenos sredstava potrebno je da je voditelj izdao odgovarajući nalog. Novac se može izdati u obliku gotovine ili prijenosom na bankovnu karticu zaposlenika. Nakon povratka, građanin mora sastaviti izvješće koje se dostavlja računovođi. U njemu su navedeni svi troškovi koje građanin ima tijekom putovanja, pa moraju čuvati sve čekove, karte ili drugu ispravu o plaćanju. Ako je ranije primljeno premalo novca, tada se dodjeljuju dodatna sredstva.
• Plaćanje tijekom poslovnog putovanja. Predstavlja ga izravna plaća građanina za vrijeme službenog putovanja. Pod takvim uvjetima sredstva se obračunavaju i bilježe istovremeno s plaćom za sve ostale dane u mjesecu. Naknada za vrijeme službenog puta prenosi se općim redoslijedom, odnosno na dan isplate plaće u firmi.

Obračun plaće je nešto drugačiji, a to je zbog činjenice da je građanin prisiljen ne samo radne dane, već i vikende provoditi u drugom gradu.

Nijanse prirasta

Prilikom utvrđivanja visine naknade na službenom putu, računovođe moraju voditi računa o nekim pravilima, a ona se redovito povećavaju zbog unošenja izmjena u zakonsku regulativu. Ovimapravila uključuju:

• Dnevna naknada ne može premašiti 700 rubalja ako putovanje ne uključuje prelazak državne granice.
• Ako planirate posjetiti drugu zemlju, tada se taj iznos povećava na 2,5 tisuće rubalja.
• Dopušteno plaćanje dnevnica u stranoj valuti, ali u izračunu se uzima u obzir tečaj na dan kada su sredstva izravno doznačena zaposleniku tvrtke.
• Ako stručnjak samostalno stječe valutu u drugoj zemlji, tada mora računovođi dati potvrdu o razmjeni, a ako ovaj dokument nedostaje, tada se koristi tečaj središnje banke u trenutku izdavanja sredstava.
• Ako poslovno putovanje ne traje duže od jednog dana, dnevnica se ne isplaćuje.
• Svi troškovi koje zaposlenik ima na putovanju ne podliježu porezu na dohodak ili premijama osiguranja.
• Poduzeće može dodijeliti dnevnice veće od 700 ili 2500 rubalja, ali se od viška iznosa plaća porez na dohodak.
• Postupak za obračun naknade zaposlenika na službenom putu ima slične momente s obračunom regresa za godišnji odmor.
• Plaće se obračunavaju za osobe na službenom putu samo radnim danima, ali na godišnjem odmoru sredstva se obračunavaju na temelju punih kalendarskih dana.

Računovođa mora dobiti točne informacije o tome koliko je dana zaposlenik proveo na poslovnom putu.

Zakonodavna regulativa

Plaćanje rada za vrijeme službenog putovanja vrši se na temelju odredbi čl. 167 TK. Ukazuje na to da je čelnik poduzeća dužan zadržati svoje radno mjesto za zaposlenika, itakođer pokriva sve troškove vezane uz putovanje.

Stoga je nezakonito prenositi samo plaće bez raznih naknada.

Postupak obračuna reguliran je čl. 139 TK i PP broj 749. Ako računovođa tvrtke prekrši zakon, tvrtka i službenici mogu snositi administrativnu odgovornost.

Koja se plaća isplaćuje?

Naknada za službena putovanja, prema Zakonu o radu Ruske Federacije, treba se izračunati na temelju prosječne godišnje zarade zaposlenika. Dodatna sredstva se zaposleniku dodjeljuju uz izravnu plaću. To uključuje isplate:

• nadoknada troškova života u drugoj regiji ili zemlji;
• sredstva namijenjena obavljanju radnih aktivnosti na službenom putu;
• plaćanje za prijevoz.

U nekim tvrtkama plaćanje dana na službenom putu događa se neposredno prije putovanja, ali je samo određeni dio tog iznosa dopušteno uplatiti unaprijed, a ostatak sredstava prenosi se nakon službenog puta. Plaćanje nije uvijek predstavljeno strogo određenim iznosom, jer na troškove utječu različiti čimbenici, uključujući tečaj, cijenu smještaja i ulaznica, kao i trajanje putovanja.

Zaposlenik koji se vraća s poslovnog puta mora ispuniti posebno izvješće. U njemu su navedena sva utrošena sredstva i kupljeni artikli, a svi troškovi moraju biti potkrijepljeni odgovarajućim ispravama o plaćanju. Na temelju izvješća, konplaćanje službenog puta na temelju prosječne plaće zaposlenika.

Koji dani se plaćaju?

Prije obračuna trebate odrediti koliko će dana zaposlenik biti na službenom putu. Naknada za rad na službenom putu na slobodan dan se ne obračunava, stoga se uzimaju u obzir samo oni dani kada tvrtka radi izravno, za koje se uzima u obzir raspored rada poduzeća.

Računovođa tijekom obračuna mora koristiti tablicu radnog vremena. To je osobito istinito u situaciji kada tvrtka koristi promjenjivi raspored rada. Godišnji odmor na poslovnom putu se ne plaća, ali svaka organizacija može samostalno prikupiti sredstva ako je potrebno za zaposlenike.

Procedura izračuna

Proces utvrđivanja plaće zaposlenika koji je duže vrijeme na službenom putu uključuje računovođu u nekoliko uzastopnih radnji. Preporučljivo je tijekom postupka koristiti odredbu o naknadi službenih putovanja koju mogu formirati izravne tvrtke i osigurati odgovarajućom naredbom.

Proces izračuna je podijeljen u faze:

• određuje koliko će radnih dana zaposlenik provesti na poslovnom putu;
• izračunava iznos plaće koji bi se obračunao stručnjaku da je nastavio raditi u tvrtki tijekom obračunskog razdoblja;
• otkriva koliko je dana uključeno u izračun;
• izračunava prosječnu zaradu za razdoblje u kojem će stručnjak biti uposlovno putovanje.

Prilikom obračuna naknade vozača na službenom putu u obzir se uzimaju dodatni troškovi koje će zaposlenik morati snositi na službenom putu. To uključuje troškove benzina, smještaja u različitim hotelima ili gostionicama, kao i troškove potrebne za izvršavanje uputa uprave tvrtke. Svi ti troškovi predviđeni su Pravilnikom o plaćama.

Značajke plaćanja sredstava

Tijekom izračuna računovođe mogu koristiti različite načine i metode obračuna plaća za osobe koje su na poslovnom putu. Stoga značajke ovog procesa uključuju:

• Po potrebi može se naplatiti doplata do prosječne plaće građanina. Često se događa da se nakon službenog puta pokaže da je zaposlenik dobio puno manje novca nego što bi mu bilo plaćeno da je napustio službeni put i radio u uredu. U tom slučaju mogu podnijeti zahtjev inspekciji rada. Kako bi se izbjegli sukobi sa zaposlenicima, naplaćuje se doplata. Njegova veličina može biti različita, budući da je glavni uvjet potreba za plaćanjem takvog iznosa sredstava koji je jednak prosječnoj plaći građanina. To je osobito istinito ako se plaće po komadu koriste na poslovnom putu. Budući da građanin praktički nema rezultata aktivnosti, onda se standardnim izračunom može ispostaviti da mu se isplaćuje premala plaća, pa se dodatno plaća do prosječnog prihoda. Sami čelnici tvrtki donose takvu odluku, budući da ih to ne zanimapogoršati financijsku situaciju zaposlenika koji pristanu na poslovno putovanje.
• Plaćanje slobodnih dana. Često stručnjak organizacije mora otići na poslovni put na samo nekoliko dana. U tom razdoblju ima puno posla. U tom slučaju, dva dana mogu pasti na vikend. Prema zakonu, plaće na službenom putu na slobodan dan nisu potrebne, ali zapravo, tijekom tog razdoblja građanin se nije odmarao, već je bio angažiran na poslu. U ovom slučaju dvostruku plaću dodjeljuje čelnik poduzeća. Umjesto takve isplate, uprava može ponuditi priliku da uzme slobodno vrijeme u budućnosti.
• Pravila o plaćama za radnike s nepunim radnim vremenom. Često stručnjaci kombiniraju nekoliko poslova odjednom, pa rade u poduzeću na pola radnog vremena. Nakon što građanin bude premješten na glavnu poziciju, nastaju poteškoće s izračunom njegove prosječne zarade ako ide na službeno putovanje. U tom slučaju treba uzeti u obzir razdoblja u kojima je građanin radio nepuno radno vrijeme. Pod ovim uvjetima, iznos plaćanja bit će dovoljno nizak da uprava može nametnuti dodatnu naknadu.

Zbog gore navedenih točaka, ispravan izračun plaća za osobe koje odlaze na službena putovanja smatra se prilično specifičnim i složenim procesom. Tijekom njegove provedbe, računovođa mora uzeti u obzir odredbe ruskog zakonodavstva. Ako naprave ozbiljne pogreške, tada zaposlenik može napisati zahtjev inspekciji rada. U tom slučaju tvrtka može biti administrativno odgovorna.

Kako se nadoknađuju praznici?

Ako je zaposlenik tvrtke prisiljen raditi na službenom putu čak i vikendom, onda bi trebao dobiti naknadu. Da biste to učinili, možete odabrati jednu od opcija:

• ubuduće će zaposlenik imati priliku uzeti slobodno bilo koji dan;
• Plaćeni rad vikendom duplo.

Za prijenos dvostruke uplate, odgovarajući nalog izdaje uprava tvrtke. Označava radno mjesto i puno ime i prezime djelatnika koji je poslan na službeni put. Navedena je država i regija u kojoj je bio, period putovanja i razlog putovanja.

Kako bi se spriječile duple situacije, preporuča se potpuno objediniti interni regulatorni akt u poduzeću, na temelju kojeg se vrši ispravan obračun plaća za zaposlenike koji su prisiljeni raditi vikendom tijekom službenog puta. To će uvelike pojednostaviti rad računovođe.

Kako se sredstva mogu prenijeti?

Plaćanje se može izvršiti na dva različita načina:

• pružanje sredstava u obliku gotovine izdanih zaposleniku prije puta na blagajni tvrtke;
• prijenos novca na bankovnu karticu koja je plaća.

Ako se osnovna plaća prenosi na bankovni račun, tada se plaćanje službenog puta obično vrši na isti način.

Koje se ožičenje koristi?

Računovođa mora ispravno prikazati različite transakcije povezane snaknade zaposleniku na službenom putu. Za to se koriste objave:

• D71 K50 - izdavanje novca prema izvještaju zaposleniku organizacije za pokrivanje troškova nastalih tijekom službenog putovanja;
• D71 K50 - isplata naknade zaposleniku ako je tijekom putovanja potrošio ne samo primljena sredstva, već i vlastiti novac, stoga podnosi izvještaj računovođi sa svim svojim troškovima;
• D50 K71 - povrat sredstava od strane zaposlenika ako nakon radnog puta ima viška novca.

Zaposlenik se mora prijaviti organizaciji za sve nastale troškove, za koje formira predujam. Uz njega su priloženi razni dokumenti o plaćanju koji potvrđuju troškove. To uključuje račune, čekove ili karte. Ako se utvrde neprimjereni troškovi, organizacija može odbiti isplatiti naknadu. Često se u rashodnoj dokumentaciji nalaze računi u kojima se izdvaja PDV. Pod takvim uvjetima, porez se može prihvatiti za odbitak.

Zaključak

Poslovna putovanja su obavezna u različitim tvrtkama, jer samo službena putovanja mogu riješiti različite probleme, sklopiti nove ugovore ili kontrolirati rad poslovnica. Stručnjaci tvrtke poslani na službena putovanja moraju dobiti dnevnice i ispravno izračunate plaće.

Prilikom obračuna plaća uzima se u obzir prosječna plaća građanina za godinu dana rada. Istodobno, poteškoće mogu nastati ako zaposlenik radi u tvrtki kratko vrijeme ili je premješten u državunedavno. U tom slučaju se dodjeljuje doplata do prosječne zarade. Da biste to učinili, potrebno je ispravno sastaviti računovodstvene unose.