Matrična struktura upravljanja: shema, osnovni principi, učinkovitost

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Organizacijska struktura je model odnosa između pozicija i ljudi u datoj organizaciji.

Organizacijska struktura je skup različitih ovisnosti (npr. funkcionalnih, hijerarhijskih) između pojedinačnih elemenata (kao što su organizacijske pozicije, ćelije, jedinice) organizacija koje vam omogućuju upravljanje njome. Bit OS-a je ispravna povezanost ciljeva i zadataka s ljudima i načini utjecaja na njih u radnim procesima, odnosno stvaranje određenih dijelova u organizaciji, a zatim i njihova integracija kako bi se njima učinkovitije upravljalo.

Matrična struktura jedna je od najtraženijih struktura za složene organizacije koje karakterizira fokus na projektnim aktivnostima.

Matričnu strukturu karakterizira odstupanje od tradicionalne pretpostavke da bi formalna organizacijska struktura u cjelini trebala biti stalan i nepromjenjiv sustav. U ovoj strukturi bilo je moguće kombinirati pozitivne karakteristike strukture osoblja sa svojstvima strukture.

koncept

Matrični oblik organizacije upravljanja odnosi se na jedan od oblika organizacijskih struktura poduzeća, koji su prilično rašireni u suvremenim uvjetima. Temelji se na preklapanju dvaju kriterija spajanja. Funkcionalni odjeli čine osnovu stvaranja matrice. Nakon njihove definicije odabiru se i crtaju skupovi grupa. Ovisno o profilu poduzeća, glavni kriterij za razlikovanje prethodno navedenih grupa je proizvodni ili privremeni odjel koji se bavi određenim zadatkom.

Ova vrsta strukture povezana je s matematičkim konceptom matrice, odnosno pravokutnog niza realnih brojeva, karakteriziranog kombinacijom stupaca i redaka.

U matričnoj strukturi, stupci su ekvivalentni funkcijama koje se stalno ponavljaju. Svaki element matrice ima 2 centra odlučivanja - upravitelja funkcija i upravitelja zadataka. Njegove prednosti su fleksibilnost i otvorenost za promjene u okruženju, povećana odgovornost voditelja projekta za projekt, poboljšan protok informacija i prilika da zaposlenici povećaju svoju kreativnost.

Ova vrsta organizacijske strukture uvedena je šezdesetih godina u zrakoplovnoj industriji. NASA je odigrala vodeću ulogu u primjeni ovog okvira. Struktura niza najčešće se gradi oko problema ili projekata u kojima organizacija sudjeluje. Obično se prepoznaju u redovima matrice. Stupci matrice analozi su stalnih, ponavljajućih funkcija.

Prijave

Matrična strukturakoristi se kada je potrebno izvršiti određene posebne aktivnosti koje zahtijevaju imenovanje projektnih timova u sustavu upravljanja poduzećem. Članovi ovih grupa su djelatnici stalnih organizacijskih jedinica strukture.

Dodjela zaposlenika može se dogoditi u sljedećim slučajevima:

• potpuno isključenje s izvorne ćelije (odjela) za vrijeme trajanja zadatka (projekta) poduzeća i potpuna podređenost voditelju dodijeljene projektne grupe (riječ je o tzv. projektnim timovima);
• dvostruka podređenost zaposlenika: i šefu odjela glavne ćelije i šefu tima (ovo rješenje odgovara tipičnim matričnim strukturama).

Svaki zaposlenik, koji je jedna od karika u strukturi niza, član je projektnog tima, kao i funkcionalnog odjela. Rezultat ovog dvostranačja je činjenica da postoji nekoliko vođa. Matrična organizacijska struktura je prilično složen poduhvat. Ne može ga svaka tvrtka učinkovito implementirati. Primjena ove strukture može dovesti do mnogo pozitivnih i negativnih stvari u organizaciji.

Pogodnosti

Među pozitivnim karakteristikama upotrebe matrične strukture su:

• stvaranje uvjeta za interdisciplinarni rad;
• promicanje vještina suradnje;
• fleksibilnost;
• promicanje visoke identifikacije zaposlenika s ciljevima;
• stvorite neovisne mehanizme upravljanja i koordinacije;
• promicanje pojave fenomena sinergije;
• oslobađanje kreativnog potencijala zaposlenika;
• mogućnost sveobuhvatnog fokusiranja na detaljan problem;
• veća otvorenost i fleksibilnost u prilagođavanju promjenama u okruženju;
• povećanje odgovornosti menadžera-koordinatora za poduzeće zbog proširenja njegovih kompetencija za cijeli ciklus implementacije projekta;
• poboljšanje protoka informacija.

Nedostaci

Među negativnim karakteristikama upotrebe matrične strukture su:

• visoki troškovi upravljanja;
• mogućnost anarhije;
• povećano vrijeme dovršetka zadatka;
• kršenje načela jedinstva zapovijedanja i mogućnost sporova o nadležnostima između voditelja funkcija i koordinatora projekta;
• nedostatak odnosa i povjerenja od strane voditelja funkcija i projekta;
• postavlja prilično visoke zahtjeve pred menadžere i podređene, što uzrokuje poteškoće u popunjavanju radnih grupa;
• neizvjesnost i prijetnja koje prate vođu tima i sudionike u mehanizmu upravljanja projektom;
• preopterećenje projektnih menadžera s tekućim problemima s koordinacijom.

Značajke strukture

Matrična struktura se preporučuje kao moderna zbog lakoće s kojom organizacija djeluje u matricisustav sposoban odgovoriti na promjenjive uvjete okoline. Ova vrsta strukture izgrađena je na principu dvodimenzionalnog grupiranja: stupci su ekvivalenti funkcija koje se stalno ponavljaju, a linije predstavljaju neobične, povremeno mijenjajuće zadatke, proizvode, projekte.

Ako organizacija obavlja nekoliko zasebnih zadataka (projekata) u isto vrijeme, timovi koji ih izvode djeluju kao da "prijelaze" tradicionalnu strukturu "osoblje" stvarajući matricu zadataka i funkcija.

Svaki element matrice - pozicija ili organizacijska jedinica - dva su centra za donošenje odluka: voditelj funkcije i voditelj zadatka (projekta). Oba sustava presijecaju se kao rezultat prodora stare podjele na funkcije s novom podjelom na projekte. To dovodi do prijenosa informacija i koordinacije rada u horizontalnom rasporedu, a rasterećenje obično preopterećuje vertikalne kanale (hijerarhijska podjela po funkciji).

U matričnoj strukturi, koja koristi dva pravila grupiranja koja se preklapaju, postoje takve strukturne značajke upravljanja poduzećem kao što su:

• visoki stupanj profesionalne specijalizacije;
• duboka decentralizacija;
• mali stupanj formalizacije.

Matrična struktura u praksi

Svjetski poznati američki automobilski koncern Ford koristio je pristup niza kako bi stvorio jedan od svojih najpopularnijih modela, odnosno Ford Focus. Grupa stvorena za tu svrhu zvala se „timfokusi , uključujući inženjere, dizajnere, stručnjake za marketing i proizvodnju. Organizaciju rada voditelja izvršili su stručnjaci iz drugih područja tvrtke. Zahvaljujući implementaciji ove strukture i okupljanju stručnjaka, projekt izrade novi je model bio uspješan barem godinu dana ranije, nego što se to moglo postići korištenjem prijašnjeg pristupa tvrtke.

Sljedeće tvrtke također koriste matričnu strukturu: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid i Manhattan Bank. Međutim, matrična struktura, unatoč svim naporima u implementaciji i pokušajima implementacije, nije našla primjenu u tvrtkama poput Philipsa ili Citibanka. Gornja situacija pretpostavlja da matrična struktura nije univerzalna struktura prikladna za implementaciju u bilo kojem poduzeću.

Primjer matrične strukture

Slika ispod prikazuje primjer matrice kontrolne strukture i dijagram odnosa unutar nje.

Kao što se može vidjeti iz slike, struktura sadrži i princip funkcionalnog i dizajna odvajanja veza podređenosti.

Rukovoditelj tvrtke unutar ove strukture ima nekoliko zamjenika. direktor za područja: marketing, istraživanje i razvoj, proizvodnja, ekonomija i financije, tehnički odjel. Ovaj popis može se razlikovati od tvrtke do tvrtke. Svaki od ovih zamjenika direktori snose svoje funkcionalne odgovornosti prema profilu.

U podređenosti svakog od njih možete vidjeti funkcionalnezaposlenika. Ako uzmemo kadrovski odjel, tada će kadrovski menadžer biti podređen zamjeniku za osoblje. Ako uzmemo marketinškog pomoćnika, onda će marketinški stručnjak biti podređen itd.

Upravitelj ljudskih resursa obavlja svoje funkcionalne poslove u području kadrovskog rada, ali istovremeno ima i drugog voditelja projekta (ne samo funkcionalnog). Ovaj zaposlenik sluša i ispunjava naredbe svog voditelja projekta kojem je vezan. Ovo otkriva bit dvostrukog lanca zapovijedanja.

Slično, možete uzeti primjer stručnjaka za opskrbu. S jedne strane, u okviru organizacijske strukture, odgovara svom voditelju odjela nabave, s druge strane, sudjelujući u projektu, izvješćuje voditelja projekta u obavljanju funkcije opskrbe.

Kada biste trebali primijeniti matričnu strukturu?

Matrična upravljačka struktura i shema njezine primjene moguća je u sljedećim situacijama:

• Kada vanjsko okruženje poduzeća vrši snažan pritisak na njega, na primjer, u slučaju velike konkurencije na tržištu. Usvajanjem sveobuhvatnih mjera svih ćelija strukture niza možete brzo i učinkovito privući pozornost potrošača.
• U situaciji u kojoj poduzeće obrađuje nebrojene količine podataka i informacija. Korištenje ove strukture uvelike olakšava raspodjelu odgovornosti i koordinaciju zadataka.
• U slučaju da su resursi u kojima se organizacija nalazi ograničeni, ispada da matrična struktura štediodluka. Korištenjem ograničenih resursa, kao što su stručnjaci za proizvodnju, može se koristiti ne samo odjel koji proizvodi proizvod A, već i odjel koji proizvodi proizvod B.

Unatoč poteškoćama u stvaranju strukture aktivnog niza, on funkcionira u poduzećima i često pridonosi uspjehu i ubrzava vrijeme projekata.

Osnovni principi formiranja

U strukturi upravljanja matricom i shemi njenog formiranja razlikuju se dva odvojena dijela: fiksni i varijabilni. Fiksni dio čine organizacijske jedinice specifične za kadrovsku strukturu (opća uprava), dok varijabilni dio čine skupine zaposlenika koji su raspoređeni na određenu obvezu (projekt). Nakon završetka ovog projekta, ovi timovi su odvojeni i mogu se rekreirati ovisno o potrebama ustanove.

Dakle, varijabilni dio strukture uključuje organizacijske pozicije ili skupove pozicija kreiranih od pridruženih zaposlenika, kao dio funkcija koje čine proizvodni proces (na primjer, istraživanje i razvoj, planiranje, nabava, proizvodnja, prodaje), za provedbu pojedinačnih projekata. Ovisno o vrsti poduzeća, imenuju se voditelji projekata i ostali zaposlenici industrijskih odjela. Stalni dio ove strukture sastoji se od tipičnih pratećih organizacijskih jedinica (npr. osoblje, financije, računovodstvo itd.) koje su potrebne zaučinkovito upravljanje institucijama.

Struktura upravljanja matricom i shema njezine strukture su matrica u kojoj su stupci funkcionalna hijerarhija, a redovi veza tehnička hijerarhija. Tako izvršne ćelije (odjeli) u vertikalnom sustavu odgovaraju funkcionalnom voditelju, dok u horizontalnom sustavu ovise o koordinatorima projekta.

Naziv matrične strukture izveden je iz matematike: u znanosti se izraz "matrica" odnosi na pravokutni niz realnih brojeva koji karakterizira povratne informacije redaka i stupaca. To zajedno stvara matricu koja definira odnos između elemenata retka i stupaca.

U matričnom organizacijskom dijagramu, redovi obično predstavljaju neobične, ponavljajuće subjekte, dok su stupci ekvivalent stalnih, ponavljajućih funkcija koje obavljaju grupe osoblja. Ako se istovremeno izvodi nekoliko ili desetak velikih projekata, tada timovi koji te radove izvode djeluju kao da "unakrst" tradicionalne kadrovske strukture stvaraju matricu objektno-funkcionalnih zadataka. Karakteristična karakteristika matrične strukture je odstupanje od principa isključive kontrole.

Zaključak

Matrična struktura može se smatrati univerzalnim rješenjem, posebno u onim ustanovama u kojima se obavljaju složeni individualni zadaci koji zahtijevaju koordinaciju i suradnju stručnjaka iz različitih djelatnosti. Prema tome, matricastruktura je osobito korisna u znanstvenim i istraživačkim institutima, projektantskim uredima, istraživačkim centrima itd. Trenutno se takva struktura koristi i u mnogim velikim institucijama (holdingima, korporacijama), kao iu organizacijskim konzultantskim tvrtkama i reklamnim agencijama. Struktura matrice je fleksibilna i omogućuje interakciju između ljudi na svim razinama upravljanja organizacijom.