Dionici projekta. Autori i voditelji projekata

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Kako bi se uspješno natjecali na današnjem tržištu i bili uspješni u svojim nastojanjima, mnoge tvrtke koriste projektnu metodu. Omogućuje vam da dobijete gotov proizvod visoke kvalitete u ograničenom vremenu. Da bi ovaj proces bio učinkovit, morate poznavati njegovu bit, specifičnosti i značajke implementacije.

Definicija koncepta

Riječ "projekt" dolazi iz engleskog. projekt, od lat. projectus "izbačen naprijed, izbočen" i ima nekoliko značenja ovisno o području na kojem se primjenjuje. U menadžmentu, ovo je poduzeće ograničeno vremenom, čija je svrha stvaranje novog, jedinstvenog proizvoda, usluge ili rezultata. Provedba ovog skupa aktivnosti osigurava dobivanje pogodnosti za glavne dionike projekta (kupci, investitori, dobavljači). Ovaj oblik rada naširoko koriste građevinske, inženjerske, poslovne softverske ili marketinške tvrtke, određene skupine ljudi i uspješne tvrtke pribjegavaju ovoj metodi u svojim aktivnostima.osobnost.

Značajke

To je projekt, a ne skup zadataka koje treba izvršiti, ako aktivnost koju treba provesti ima niz karakteristika, i to:

• ograničeno u vremenu (zamišljeni događaj ima datum početka i datum primitka konačnog rezultata ili se kao rezultat očekuje određeni proizvod ili usluga);
• jedinstvenost je jedno od glavnih odlika njegove implementacije, dok može biti novo samo za organizatora ili sudionike projekta, a ne za sve zaposlenike;
• ograničenje sredstava i drugih resursa potrebnih za provođenje ovog procesa (vrijeme, novac, rad, tehnička podrška).

U životu običnog čovjeka projekt može biti preseljenje u drugi grad, kupnja nove kuće, traženje posla, pokretanje posla itd., u poslu je stvaranje novog proizvoda, širenje tržište, pokretanje nove reklamne kampanje, stvaranje novih proizvodnih kapaciteta. Upravo ova metoda omogućuje vam da napravite nove korake u aktivnostima organizacija ili pojedinaca, tako da je dionici projekta koriste pri razvoju bilo kakvih inovacija.

Ključni sudionici u procesu

Ova kategorija uključuje ljude (organizacije) koji imaju izravnu korist od provedbe namjeravanog poduzeća. To uključuje:

• Pokretači - ljudi koji tvrde da je potreban projekt. Oni mogu biti zaposlenici bilo koje razine unutar i izvan tvrtke.
• Sponzori su uglavnom zaposlenici višihpoveznica tvrtke koja nadzire njezin tijek sa strane kupca. Oni nadziru provedbu ovog skupa aktivnosti i osiguravaju izvore financiranja projekta, materijalne i druge vrste potpore, kao i ostvarivanje planiranih koristi za organizaciju. Sponzori imenuju menadžera koji će voditi proces, osigurati mu sva potrebna sredstva i izvještavati o napretku radnji višem rukovodstvu (izvršnom direktoru, upravnom odboru itd.).
• Projekt menadžer je voditelj odgovoran za implementaciju danog poduzeća. Njegove zadaće su: kontrola postizanja konačnog rezultata na vrijeme, ušteda na razini granice osiguranih resursa i visoka kvaliteta konačnog proizvoda ili usluge. Svakodnevno se bavi projektom, upravlja radnjama tima, kontrolira ispunjavanje postavljenih zahtjeva, uvažava i dogovara želje svih zainteresiranih strana, a po potrebi dobiva pomoć od administratora ili tim stručnjaka privremeno stvoren za rješavanje zadataka.

Ovi sudionici projekta s vremenom postaju vlasnici konačnog proizvoda (rezultata), stoga diktiraju svoje zahtjeve za projekt, financiraju ga ulaganjem vlastitih ili vanjskih sredstava, a također sklapaju ugovore s izvođačima potrebnim za planirano aktivnosti.

Realizatori plana

Članovi planskog tima su pojedinci ili subjekti koji sudjeluju u poduzeću, ili one strane kojena čije interese može utjecati postizanje cilja.

Prema stupnju uključenosti u ovu vrstu aktivnosti, postoje tri glavne skupine istomišljenika:

• Glavni tim su zaposlenici (organizacije) koji su izravno uključeni u provedbu plana.
• Prošireni tim - profesionalci koji neizravno pružaju stručnu pomoć.
• Stakeholderi projekta (interni i eksterni) - organizacije ili zaposlenici koji utječu na predstavnike prve i druge skupine, a ne sudjeluju u izravnoj interakciji s izravnim sudionicima. Oni sami prilagođavaju tijek procesa ili izravno osjećaju utjecaj provedbe plana na svoje aktivnosti.

Mogući sudionici u poduzeću

Ponekad su uključeni i vanjski pojedinci ili organizacije kako bi ovaj skup događaja bio uspješan. Naime:

• Investitori su ljudi koji ulažu u projekt, na primjer, u obliku zajmova. Ponekad je investitor kupac, inače su to banke, fondovi i druge velike tvrtke.
• Izvođači - stranke koje preuzimaju obvezu obavljanja poslova u skladu s ugovorom (ugovorom). Može biti dio zadataka ili cijeli projekt. Odredite glavnog izvođača i podizvođača, koji s njim stupa u ugovorni odnos i pruža dio ugovorenih usluga.
• Dobavljači - dionici projekta, koji kupcu osiguravaju potrebne materijale, tehničku opremu, itd.
• Državna tijela - upravni aparat naselja,koji prati provedbu društvenih, ekoloških, društvenih i državnih zahtjeva.
• Potrošači - ljudi koji kupuju gotove proizvode ili koriste krajnji rezultat koji određuje želju za proizvodom ili uslugom i osigurava potražnju za njima.

Mogućnost sudjelovanja ovih strana u projektu ovisi o njegovoj vrsti, vrsti, razmjeru i stupnju složenosti. Rad menadžera mora nužno obuhvatiti sve zainteresirane strane i osigurati koordinaciju njihovih zahtjeva.

Tko nadzire proces?

Autori projekata su, u pravilu, stručnjaci (arhitekti, projektanti, graditelji), a voditelj osigurava provedbu planiranog poduzeća. Ovo je zaposlenik rukovodeće razine, voditelj odjela. Njegove odgovornosti uključuju praćenje provedbe plana na vrijeme, korištenje raspoloživih resursa i kvalitetu konačnog proizvoda.

Prioritet je prvi aspekt, jer vam omogućuje izbjegavanje prekoračenja troškova i problema tijekom rada. Stoga je kod upravljanja projektom fokus uvijek na rasporedu poduzeća.

Funkcije voditelja projekta

Učinkovitost upravljanja poduzećem izravno ovisi o ispravnoj raspodjeli moći između jednostavnih izvođača, ključnih članova tima i menadžera. Ovlasti i funkcionalne odgovornosti za potonje određuju se ili kupcem ili projektnom poveljom (ako se provodi unutar tvrtke).

KGlavne odgovornosti menadžera uključuju:

• Organizirajte strukturu koncepta i formirajte tim za upravljanje poduzećem.
• Tražite potrebna sredstva i resurse za njegovu provedbu.
• Analiza utjecaja dionika projekta na napredak procesa.
• Obuka osoblja potrebnog za izvršavanje zadataka, njihova motivacija.
• Formiranje zadatka i odgovornosti za sve sudionike, određivanje razine odgovornosti tima za upravljanje projektom.
• Razvijanje poslovnog plana i rasporeda, izračun proračuna i proračuna, analiza mogućih rizika i pronalaženje načina za njihovo uklanjanje.
• Praćenje realizacije svih vrsta radova prema planu.
• Potpisivanje ugovora za izvršenje zadataka, praćenje njihovog izvršenja i pravovremeno zatvaranje.
• Uspostavljanje komunikacije između upravljačkog tima i ostalih sudionika projekta.
• Primanje izvještajnog materijala i njihova analiza.
• Komunikacija s kupcem radi pružanja svih informacija koje ga zanimaju, kao i dobivanja informacija o željama ili zahtjevima za konačni rezultat.
• Praćenje rada svih sudionika projekta i njegovo pravovremeno zatvaranje.

Raspon funkcionalnih dužnosti menadžera je prilično velik, a samo specifičnim znanjem i pažljivom organizacijom svojih aktivnosti on može osigurati uspjeh poduzeća.

Društvo izvođača

Za provedbu projekta, upravitelj kreira 2skupine zaposlenika: projektni tim i menadžerska poveznica. Konačni rezultat uvelike ovisi o kvaliteti posla koji obavljaju ove dvije organizacijske strukture.

Projektni tim - to su stručnjaci i/ili organizacije koje obavljaju poslove unutar poduzeća i odgovorne su menadžmentu za njihovu provedbu i kvalitetu. Ova grupa se stvara za vrijeme trajanja planiranih aktivnosti. Može uključivati interno i privučeno radno osoblje (grupe).

Upravljački tim uključuje zaposlenike prve grupe koji su izravno povezani s nadzorom procesa i donošenjem upravljačkih odluka. Uspjeh pothvata, broj rizika i problema koji nastaju tijekom rješavanja problema ovise o tome kako voditelj pravilno odabere izvođače u ovoj skupini.

Zaposlenici menadžerske razine, kao nitko drugi, odgovorni su za provedbu svog djelokruga rada, čiji opseg može biti različit: od pripreme dokumenta do gotovog potprojekta. Ponekad čelnik poduzeća okuplja grupu ključnog osoblja (podtim) koji se formira u skladu s paketima potrebnih poslova ili podprojekata.

Kako bi se osigurala provedba zadanog plana na vrijeme, potrebno je da svaki zaposlenik poznaje obim svojih funkcionalnih dužnosti, zahtjeve za obavljeni posao, razinu osobne odgovornosti, vrijeme i oblike izvješćivanje o svojim aktivnostima.

Identifikacija dionika projekta

Svaki skup radnji usmjeren je na postizanje konačnog rezultata. Konačni proizvod je vizija kupca. Prilikom pokretanja događaja teško je reći hoće li rezultat ispuniti očekivanja. Da bi planiranje bilo uspješno, moraju se identificirati izvori neizvjesnosti. Često su razlozi neuspjeha promašena očekivanja od projekta, koji mora mijenjati tijekom rada. Inicijatori takvih promjena često su dionici projekta. Primjer bi bili sponzori, dobavljači, vlasti, itd. Oni imaju pravo iznijeti svoje želje za rezultatima, koji se mogu razlikovati jedni od drugih.

Ako gore navedene osobe ili organizacije mogu utjecati na tijek projekta, a voditelj to nije znao ili nije uzeo u obzir, tada će njihova intervencija promijeniti tijek cjelokupnog planiranog poduzeća, a on će morati usput napraviti prilagodbe. U radu menadžera ne bi trebalo biti nedostataka.

Postoji nekoliko načina da se identificiraju agenti ili tvrtke za koje bi ostvarenje namjere moglo imati svoje značenje:

• Klasifikacija, tj. izdvajanje svih poduzeća, grupa, osoba koje imaju bilo kakve veze s projektom. To uključuje: sponzore, kupce, dobavljače, korisnike proizvoda, menadžere, konkurente, rukovoditelje, poslovne partnere, medije, vlasti, itd. Ovdje je sastavljen potpuni popis svih mogućih dionika i je li određena korist za njih.
• Nominacija, čija je suština da vođa određuje glavnog dionika, na primjer, sponzora, čelnika tvrtke, koji sastavlja popis svih sudionika u čijoj snaziutjecati na tijek poduzeća.
• Dokumentacija studija.

Uspjeh pothvata i broj problema koji se pojavljuju ovise o potpunosti definicije dionika projekta.

Kontrola nad provedbom plana

Ostvarivanje plana prati se održavanjem timskih sastanaka, čiji članovi daju informacije o količini obavljenog posla i ujedno ukazuju koliko je još vremena potrebno da se zadaci završe na vrijeme. Ovi se podaci provjeravaju u odnosu na kalendarski raspored. Ako je predviđeno kašnjenje, tada se razmatraju različite opcije za rješavanje problema, a jedna od njih se uzima za izvršenje. Na isti način problem se rješava uz odstupanje od iznosa sredstava i sredstava osiguranih, kao i konačne razine kvalitete.

Provedba projekta je dobar način za organizacije čije su aktivnosti usmjerene na razvoj tvrtke. Poznavanje komponenti procesa dizajna omogućuje vam postizanje dobrih rezultata uz minimalne troškove u kratkom vremenu, a koordinirana interakcija s dionicima projekta otvara nove horizonte za poslovanje.