Inventar je obavezan: slučajevi, red, vrijeme

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Inventar predstavlja poseban postupak za usklađivanje postojećih vrijednosti, robe, novca ili dugotrajne imovine poduzeća s onim vrijednostima koje su dostupne u službenim dokumentima poduzeća. Može se provoditi obvezno ili na inicijativu uprave društva. Provođenje inventara je obavezno za neke tvrtke, a taj se proces nužno provodi svake godine u svim tvrtkama. Glavna svrha ovog postupka je identificirati razne nedosljednosti i nedostatke. Mnoge tvrtke ne shvaćaju vrijednost ovog procesa, pa se koristi samo kao formalnost. Iako ako ispravno pristupite popisu, onda uz njegovu pomoć možete identificirati sve nestašice ili viškove.

Svrha procesa

Mnogi budući poduzetnici razmišljaju o tome je li potrebno provesti inventuru i koji se ciljevi mogu postići ovim procesom. Postupak predstavlja sustavno računovodstvo materijalnih sredstava i sredstava, za koje se uspoređuje stvarnaindikatori s podacima iz službenih dokumenata.

Glavna svrha inventara je identificirati nepodudarnosti. Mogu se pojaviti iz različitih razloga:

• na vrijednosti utječu prirodni čimbenici, pa to uključuje skupljanje, propadanje zbog nepravilnog skladištenja, isparavanje ili gubitak koji nastaje tijekom prijevoza robe;
• nezakonite radnje od strane zaposlenika tvrtke, na primjer, uzimanje pogrešnih mjerenja, dopuštanje kompleta za tijelo ili čak krađa dragocjenosti;
• problemi koji se javljaju tijekom računovodstva, stoga se nakon popisa često otkrivaju razne pogreške, ispravci, netočnosti, tipkarske ili druge nejasnoće u dokumentima.

Na temelju toga, sustavna revizija omogućuje svakom menadžeru tvrtke da na vrijeme prepozna različite prekršaje i probleme.

Funkcije provjere

Provođenje popisa robe nužno uključuje korištenje različitih funkcija postupka:

1. Uvjeti pod kojima se pohranjuje različita roba objektivno se ocjenjuju, a takva procjena je objektivna.
2. Utvrđuje se koliko se pravilno i kompetentno provodi održavanje raznih dokumenata u poduzeću.
3. Odražava značajke upravljanja skladištem u tvrtki.
4. Ocjenjuje se potpunost i ispravnost računovodstva.
5. Dopušteno je sprječavanje raznih zloupotreba i kršenja od strane angažiranih stručnjaka.

Zbog tako brojnih funkcija, držanjeInventar se smatra važnim procesom u svakoj tvrtki.

Slučajevi obaveznog brojanja inventara

Neke tvrtke dužne su provesti postupak bez greške na temelju zakonskih zahtjeva. Informacije o tome u kojim slučajevima je popis obavezan nalaze se u sljedećim propisima:

• u saveznom zakonu br. 402 “O računovodstvu”;
• u smjernicama odobrenim Naredbom Ministarstva financija br. 49.

Provjera se svakako provodi u sljedećim situacijama:

• pri iznajmljivanju nekretnine;
• prodaja ili otkup imovine u vlasništvu tvrtke;
• transformacija državnog ili općinskog poduzeća;
• prije formiranja godišnjeg računa;
• prilikom imenovanja nove financijski odgovorne osobe u tvrtki;
• kada se otkrije oštećenje dragocjenosti ili krađa imovine;
• nakon prirodnih katastrofa ili drugih hitnih slučajeva;
• kada se tvrtka reorganizira;
• prije likvidacije organizacije;
• u drugim situacijama predviđenim zakonom.

Inventura je obavezna prije pripreme godišnjih izvješća. Takav proces omogućuje ne samo uzimanje u obzir zahtjeva zakona, već i sprječavanje raznih pogrešaka ili nedostataka u računovodstvenim dokumentima. Tvrtke obično obavljaju pregled svake godine prije kraja kalendarske godine.

Popis dugotrajne imovine provodi se svake tri godine. Svaki menadžer bi trebao poznavati sve slučajeve obveznog popisa. Osim toga, može samostalno imenovati inspekciju ako postoje sumnje u poštenje rada pojedinih angažiranih stručnjaka.

Kako se uspostavlja procesni nalog

Provođenje inventara nužno uključuje uzimanje u obzir zahtjeva sadržanih u Smjernicama. Brojne nijanse određuju izravni menadžeri tvrtki. Za to su pravila utvrđena u sastavnoj dokumentaciji.

Direktor tvrtke može identificirati neke važne točke:

• kada je potreban proces;
• koliko se puta godišnje može obaviti inventar;
• u koje vrijeme se postupak provodi;
• koliko traje;
• koja će se imovina sigurno provjeriti;
• koji je član ili predsjednik komisije za popis.

Odgovori na sva ova pitanja fiksirani su u osnivačkoj dokumentaciji. Provođenje inventara je obavezno kod promjene imovinsko odgovornih osoba. Pod takvim uvjetima, novozaposleni stručnjak može biti siguran da se nestašice koje su nastale pod njegovim prethodnikom neće ni na koji način prenijeti na njega.

Što se provjerava?

Popis se može provesti u odnosu na različitu imovinu, pa je istaknuta provjera gotovine, dugotrajne imovine, materijala ili drugih predmeta. Tijekom postupka procjenjuje se sva imovina i obveze društva i njegovih podružnica. Sljedeći elementi podliježu provjeri:

• stalna imovinatvrtke koje su poslovale;
• nematerijalna imovina tvrtke;
• razna financijska ulaganja;
• roba i materijal;
• rad u tijeku;
• novac na računima i na ruci;
• vrijednosni papiri i SSO-ovi;
• namirenja sa suradnicima, kupcima, Federalnom poreznom službom, raznim fondovima i drugim dužnicima ili vjerovnicima;
• rezerve;
• imovina i obveze poduzeća.

Kada je potreban popis materijala? Takva se provjera provodi kada postoji sumnja da angažirani stručnjaci u tvrtki zlorabe svoje ovlasti, pa se otkriva krađa ili manjak.

Provjeri se ne podvrgava samo imovina u vlasništvu tvrtke, već i dragocjenosti koje se nalaze na izvanbilančnim računima. Poduzeće nema vlasnička prava na njima, ali se koriste u procesu rada na temelju ugovora o zakupu ili drugih ugovora.

Koraci procesa

Provođenje popisa imovine nužno uključuje provedbu uzastopnih radnji. Stoga je proces podijeljen u faze:

1. Naredbu izdaje voditelj o potrebi inventara.
2. Saziva se komisija za popis, a ona bi trebala uključivati stručnjake koji nisu zainteresirani za rezultate revizije.
3. Odredite vremenski okvir tijekom kojeg će se postupak izvesti.
4. Odabrana je nekretnina za procjenu.
5. Materijalodgovorne osobe tvrtke daju priznanice poslodavcu.
6. Ispišite popise vrijednosti u tvrtki, kreirane za svaku financijski odgovornu osobu.
7. Izvodi se izravna provjera koja se sastoji u vaganju, usporedbi stvarne količine s podacima iz dokumenata, mjerenju, brojanju i drugim sličnim radnjama.
8. Informacije s popisa inventara uspoređuju se s informacijama dostupnim u računovodstvenim dokumentima, što omogućuje prepoznavanje bilo kakvih neslaganja
9. Oblikuju se usporedni iskazi uz pomoć kojih je moguće identificirati uzroke odstupanja.
10. Sastavljaju se rezultati provjere, za što se sastavlja odgovarajući akt.
11. Ukoliko se utvrde nestašice i drugi problemi, tada se u tvrtki provodi istraga čija je svrha identificirati počinitelje.
12. Identificirani prekršitelji podliježu administrativnoj ili kaznenoj odgovornosti, ovisno o karakteristikama kršenja.

Popis je potrebno izvršiti prije neposredne pripreme, potpisivanja i podnošenja godišnjih izvješća Federalnoj poreznoj službi. Postupak inventure nužno završava posebnim izvješćem.

Pravila prijave

Izvješće se generira na temelju rezultata provjere. Sadrži sljedeće informacije:

• datum inventara;
• podaci o članovima popisne komisije;
• razdoblje tijekom kojeg je postupak izveden;
• provjerljivo vlasništvo tvrtke;
• Identificirani problemi i nestašice;
• potpisi svih inspektora.

Dok je inventar potreban prije pripreme godišnjeg računa, svaki izvršni direktor tvrtke može započeti proces bez dobrog razloga. Za to se izdaje odgovarajući nalog, nakon čega su zaposlenici poduzeća dužni slijediti proceduru.

Odgovornosti inventarne komisije

Inventar je obavezan po zakonu, tako da svaka tvrtka mora stvoriti posebno tijelo odgovorno za provjeru i računovodstvo. To se zove likvidacijsko povjerenstvo. Ona ima neke odgovornosti:

• primjena raznih preventivnih mjera u cilju očuvanja imovine poduzeća;
• sudjelovanje u raznim sporovima vezanim uz pohranu ili oštećenje imovinskih vrijednosti;
• kontrola ispravnosti izrade raznih dokumenata koji se odnose na imovinu tvrtke;
• inventar prema nalogu uprave tvrtke;
• priprema izvješća o rezultatima revizije;
• provođenje istrage s ciljem utvrđivanja krivca za razne prekršaje i probleme.

Sve ove radnje trebaju obavljati isključivo zaposlenici tvrtke koji nisu zainteresirani za rezultate revizije.

Tko je u komisiji

Prilikom formiranja komisije u rad se obično uključuju sljedeći stručnjaci:

• administrativni radnici;
• specijalisti računovodstvenog odjela;
• domaćerevizori;
• često su uključeni čak i neovisni stručnjaci;
• predstavnici različitih pozicija dostupnih u osoblju organizacije.

Ako tvrtka ima malu količinu različite imovine, tada se često odgovornost za provođenje popisa prebacuje na revizijsku komisiju, ako ona postoji u tvrtki.

Ako se tijekom inspekcijskog nadzora utvrdi da je i jedan član komisije odsutan, rezultati postupka se poništavaju.

Odgovornost za ne-inventar

Neki vlasnici poduzeća namjerno odbijaju reviziju iz različitih razloga. Zakon ne predviđa odgovornost za takvu odluku. No, Federalna porezna služba može kazniti tvrtku ako se pokaže da postoje nedosljednosti ili pogreške u primljenim financijskim izvještajima.

Preporuke stručnjaka

Prilikom inventure u poduzeću preporučljivo je koristiti određene preporuke. To uključuje sljedeće:

• 10 dana prije čeka, voditelj izdaje odgovarajući nalog, koji se bilježi u dnevnik.
• Dopušteno je formirati proviziju ne samo stalnu, već i jednokratnu ili radnu.
• Ako organizacija koristi mnogo robe i materijala, tada odluku o potrebi selektivnog popisa donosi menadžer na temelju trenutnog stanja u tvrtki.
• Svi članovi komisije trebaju biti uključeni u provjeru, inače se rezultati lako prepoznajunevažeći.
• U procesu su uključene odgovorne osobe.
• Uprava tvrtke mora osigurati da se proces izvede brzo i jednostavno.
• Provjera često može potrajati, posebno u tvrtkama koje koriste veliki broj materijala ili isporučuju i primaju puno robe.

Prilikom popisa, članovi komisije moraju uzeti u obzir zahtjeve zakona.

Rokovi

Šef tvrtke određuje koliko će se često provjera obavljati. No, pritom se uzimaju u obzir određene preporuke, stoga se inventura u skladištu obavlja najmanje jednom godišnje.

Trgovine se moraju provjeravati dva puta godišnje. Materijal i roba se ocjenjuju bez greške prije sastavljanja godišnjih izvješća. Provjera se obično provodi u roku od tri dana, ali ponekad se proces odgađa i nekoliko tjedana.

Zaključak

Inventar je obavezan proces za svaku tvrtku. Podrazumijeva usporedbu raspoloživog materijala i robe s količinom naznačenom u dokumentaciji tvrtke. Postupak provodi posebna komisija.

U zakonu nema informacija o odgovornosti za odbijanje inventure, ali ako porezni inspektori pronađu greške i prekršaje u prijavljivanju, tvrtka će morati platiti značajne kazne.