Ganttov grafikon je vaš pomoćnik za planiranje. Što je Ganttov grafikon i kako ga napraviti?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Ganttov grafikon jedan je od najpopularnijih alata za vizualno ilustriranje rasporeda u upravljanju projektima.

Što je ovo?

Ganttov grafikon je dizajniran da ilustrira različite faze rada u području malih i srednjih poduzeća. Vizualno, to je jednostavan set traka koji se sastoji od dvije glavne osi: kućišta i vremena. Svakom vremenskom razdoblju dodjeljuje se određeni zadatak koji se mora izvršiti.

Na dijagramu, osim glavnih blokova, može postojati poseban dodatni stupac koji prikazuje postotak obavljenog posla. Posebne oznake - prekretnice - koriste se za isticanje dva ili više zadataka i demonstriranje slijeda njihove provedbe.

Ganttov grafikon je svojevrsni standard u području upravljanja projektima, jer uz njegovu pomoć postaje moguće jasno prikazati strukturu provedbe svih faza projekta.

Čemu služi Ganttov grafikon?

S obzirom na to da je većina ljudi vizualna, dijagram pruža priliku da riješi jedan od glavnih zadataka i pokaže osoblju na čemu treba raditi, koje resurse primijeniti u procesu i skoliko brzo izvršiti određene zadatke. Sve informacije su predstavljene u komprimiranom obliku, bez upotrebe zbunjujućih tablica i ogromne količine teksta. U isto vrijeme, suština je jasna i razumljiva svim, bez iznimke, sudionicima projekta.

Upotreba grafikona uvelike pojednostavljuje upravljanje malim projektima i omogućuje da se aktivnosti zaposlenika uvijek drže pod kontrolom.

Povijest pojavljivanja prve karte

Prvi format grafikona razvio je i testirao Henry L. Gant početkom 20. stoljeća. Znanstvenik je angažiran za upravljanje gradnjom brodova za korištenje u Prvom svjetskom ratu. Poseban raspored omogućio mu je koordiniranje rada nekoliko inženjera, kontrolirajući dovršetak zadataka na vrijeme. Gant je započeo izravno navođenjem svih potrebnih zadataka i rasporedom prema dostupnim resursima.

Važna faza bila je demonstracija ovisnosti nekih zadataka o drugima. Osim toga, Gant je svakoj osobi dodijelio vremenski period tijekom kojeg mora obaviti određenu vrstu aktivnosti, naznačio tko će i koji zadatak biti obavljen, uzimajući u obzir vrijeme predviđeno za projekt.

Ganttov grafikon radi se pomoću vertikalne osi koja predstavlja različite zadatke i vodoravne osi koja predstavlja vrijeme.

Ganttov grafikon u modernom svijetu

Ova metoda planiranja danas ne gubi na važnosti jer omogućuje grafički prikaz plana proizvodnje, pojednostavljuje praćenje napretka u implementacijidodijeljeni zadaci. Ganttov grafikon je postao toliko moćan analitički alat da gotovo 100 godina nije doživio nikakve promjene. Tek 90-ih godina prošlog stoljeća, kako bi se što detaljnije opisali odnosi, u njega su uvedene komunikacijske linije između različitih zadataka:

• "finish-start" - aktivnost B ne može započeti dok se aktivnost A ne završi;
• "start-finish" - radnja B ne može započeti dok ne počne radnja A;
• "start-start" - radnja B neće započeti prije akcije A;
• "finish-finish" - radnja B ne smije završiti prije nego što završi akcija A.

Postoje dokazi da je Ganttov grafikon korišten u izgradnji takvih divovskih inženjerskih građevina kao što su Hooverova brana (Las Vegas, 1939.) i sustav Eisenhower Highway (povezuje većinu velikih gradova u Sjedinjenim Državama).

Uputa: kako napraviti Ganttov grafikon u 5 koraka?

Sljedeće ćemo pogledati pravila za konstruiranje Ganttograma i pokušati ga sami stvoriti u Microsoft Excel proračunskoj tablici.

Korak 1. Prikupljanje podataka

Da bismo napravili graf, potrebni su nam sljedeći podaci:

• koordinate svih skupova podataka (gdje svaki od stupaca treba započeti);
• naziv svake faze;
• trajanje svake faze.

Radi praktičnosti, odmah ih unosimo u odgovarajuća polja tablice. Nakon što smo unijeli sve tražene podatke, možemo pristupiti izradi samog grafikona.

Važno: provjerite jesu li svi formati podatakasu točni: to se posebno odnosi na datume.

Korak 2. Formiranje izgleda

Dakle, znamo svrhu planiranja i ključne podatke na temelju kojih ćemo izgraditi raspored. Sada u prozoru proračunske tablice moramo prijeći na odjeljak "Umetni -> grafikon", a zatim kliknuti na stavku "Line". Ne trebamo uobičajeno, već s akumulacijom, jer samo on pruža drugi red podataka, koji će u našem slučaju biti glavni.

3. korak. Izbrišite sve ostalo

Da biste to učinili, program nudi posebne alate. Na grafikonu koji se pojavi na ekranu, trebate pomaknuti pokazivač miša preko plave trake, kliknuti je desnom tipkom miša i na izborniku koji se pojavi odaberite "Format Data Series". Prikazat će se prozor u kojem trebamo prijeći na stavku "Fill" i odabrati stavku "No fill". Nakon toga, grafikon će izgledati ovako:

4. korak. Završni detalji

Budući da su prema zadanim postavkama svi podaci u našem grafikonu redoslijed odozdo prema gore, morat ćemo ga malo izmijeniti. Da bismo to učinili, desnom tipkom miša kliknemo na os kategorije (onu pored koje imamo popis zadataka), idimo na prozor "Format Axis". Odmah se otvara kartica koja nam je potrebna - "Parametri osi". Označite okvir pored Obrnuti redoslijed kategorija. Zapravo, Ganttov grafikon je već spreman, ostalo je samo nekoliko korisnih sitnica.

5. korak. Formatiranje

Dakle, nastavljamo raditi na grafikonu. Kao što vidite, još uvijek izgleda neugledno, a sada ćemo to popraviti pomoću same proračunske tablice:

1. Rastežite grafikon do željene veličine pomoću strelice u gornjem desnom kutu.
2. Odaberite sve datume u tablici, kliknite na područje odabira desnom tipkom miša i idite na "Format Cells-> Number". Ovaj odjeljak predstavlja glavne formate brojeva s kojima radimo. Kako se natpisi ne bi međusobno preklapali, savjetujemo vam da odaberete kraću verziju unosa. Zatim, ponovno, desnom tipkom miša kliknite na os s datumima na grafikonu, odaberite "Format Axis -> Number" i potvrdite okvir pored "Veza na izvor".
3. Odaberite legendu (simboli "Datum" i "Trajanje" na desnoj strani) i pritisnite tipku Delete na tipkovnici.
4. Otvorite "Format Axis -> Parameters" i postavite minimalne i maksimalne vrijednosti (postavili smo 15. prosinca, jer je ponedjeljak, i 3. siječnja). Ovdje možemo postaviti cijenu glavnih podjela (ovo je zgodno u slučajevima kada će, primjerice, rad na projektu trajati nekoliko tjedana ili mjeseci). U našem slučaju, prikladnije je ostaviti zadanu vrijednost (2.0).

Još malo eksperimentiranja s formatiranjem - i to je ono što ćemo na kraju dobiti. Ovdje je gotov Ganttov grafikon. Primjer koji smo naveli je, naravno, vrlo jednostavan – ali je dovoljan da se shvati bit ove metode planiranja ivizualna demonstracija procesa obavljanja određenih zadataka.

Drugi programi za crtanje

Naravno, postoje mnogi drugi, bolji programi koji olakšavaju upravljanje projektima. Ganttov grafikon bilo koje složenosti može se jednostavno izraditi korištenjem aplikacija kao što su:

• SchedRoll;
• Gantt dizajner;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project i mnogi drugi.

Osim toga, postoji niz online usluga koje svojim korisnicima pružaju mogućnost ne samo planiranja svojih poslova, već i primanja redovitih izvješća, obavijesti o trenutnom statusu zadataka putem e-maila. Međutim, ne može se poreći činjenica da je povjerljivost podataka pohranjenih na mreži ugrožena, a stacionarni softver koji se instalira izravno na računalo korisnika u pravilu ima puno širu funkcionalnost i pouzdaniji je u radu.

Prednosti i nedostaci metode

Na kraju, vrijedno je detaljno razmotriti glavne prednosti i nedostatke opisane metode planiranja i upravljanja.

Glavna prednost je, bez sumnje, grafički prikaz materijala. Poduzetnicima je u pravilu prikladno raditi s Ganttovim grafikonima - sviđa im se mogućnost jasnog prepoznavanja i označavanja faza rada na projektu. Predstavljanjem zadataka u obliku traka različitih boja, svi članovi tima mogu doslovno na prvi pogled prepoznati svoje zadatke.

Treba napomenuti da su Ganttovi grafikoniizvrstan alat za prezentaciju koji je u stanju demonstrirati ključne prioritete projekta. To jest, čim voditelji dodijele i distribuiraju svaki od dostupnih resursa, tim odmah sazna za to i slijedi daljnje upute. Ova značajka Ganttograma iznimno je korisna za više menadžere - koristeći je, puno je lakše pripremiti detaljan, opsežan izvještaj o statusu raznih projekata.

Međutim, kao i svaka druga metoda planiranja, Ganttov grafikon ima svoje nedostatke. Jedna od njih je ovisnost o zadatku. Često u procesu predstavljanja projekata menadžeri trebaju pokazati koji su od tih zadataka međusobno povezani. Ali, nažalost, sam format grafikona to ne dopušta. Kako bi zaobišli ovo ograničenje, menadžeri pribjegavaju raznim trikovima: na primjer, grafikonu dodaju posebne okomite linije koje pokazuju ključne ovisnosti. Međutim, ovo je samo privremeno rješenje, ne može prenijeti informacije u cijelosti.

Još jedan nedostatak Ganttovih grafikona je njihova nefleksibilnost. Danas projekti nisu statični - stalno prolaze kroz neke promjene, pomake, što je jednostavno nemoguće uzeti u obzir u dijagramu. Prije nego počnu graditi graf, menadžeri moraju sve izračunati do najsitnijih detalja, jer se uz najmanju promjenu procjene cijeli dijagram mora ispočetka nacrtati. I to da ne spominjemo mogućnost ilustriranja nekoliko različitih načina planiranja u isto vrijemetakođer nedostaje.

Bez obzira zašto vam je potreban Ganttogram, program (čak ni najnapredniji) neće moći prikazati značaj i intenzitet resursa pojedinih djela, njihovu bit. Stoga se rijetko koristi za projekte osobito velikih razmjera.

Unatoč tome, nemoguće je poreći da je ova metoda iznimno česta u praksi upravljanja projektima - tijekom više od stoljeća njezine upotrebe ljudi su imali priliku provjeriti njezinu učinkovitost i visoku učinkovitost.