Kontrola gotovinskog poslovanja banke. Pregled sustava kontrole gotovinskih transakcija

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Blagajnik je ogroman porezni i računovodstveni sektor, koji reguliraju mnogi propisi i opsežni skupovi pravila. Sve organizacije i individualni poduzetnici koji se namiruju s drugim ugovornim stranama koristeći gotovinu dužni su ih se pridržavati. Budući da se u ovom području računovodstva često susreću razne vrste prijevara, iz godine u godinu kontrola gotovinskog prometa postaje sve kompliciranija, pooštrena i modernizirana. Ovaj članak govori o ulozi blagajne u poduzeću, pravilima ponašanja, kao io metodama i sustavima za kontrolu poslovanja.

Uloga blagajne u organizacijama i bankama

Blagajnik poduzeća je neophodan za organizacije koje prihvaćaju i izdaju gotovinu. Svrha ovih operacija može biti bilo koja: izdavanje plaća zaposlenicima, putni troškovi, uredski troškovi, primanje plaćanja od kupaca, obračuni s dobavljačima. Sve ove radnje moraju se provesti putem blagajne. Kontrola gotovinskog prometa povjerena je Poreznoj službi.

Kada ste u uobičajenoj rutiniU dijalogu se koristi riječ "blagajna", sama blagajna se pojavljuje pred vašim očima. Zapravo, u organizacijama to nije samo upravljačka i računalna oprema. Blagajna fizičke ili pravne osobe je cijeli sustav koji uključuje dobro opremljeno radno mjesto blagajnika, softver, sam uređaj, dostupnost izvješćivanja, poštivanje limita i pravila naplate. Stručnjak koji radi u ovom području također mora biti pravilno izdat.

Pravila za opremu sobe

Kontrola gotovinskog prometa počinje zahtjevima za prostor u kojem se nalazi sama blagajna. Bez odgovarajuće opreme i opreme, kako to zahtijevaju pravila i propisi Centralne banke, blagajna ne bi trebala funkcionirati. Naravno, sve organizacije ne poštuju propise. Takav pristup, prvo, može dovesti do novčanih kazni, a drugo, opasan je za novac i zaposlenika koji je za njih financijski odgovoran. Bankarske organizacije moraju se pridržavati svih zahtjeva, inače im može biti oduzeta licenca. U nastavku su navedeni opći uvjeti za opremanje blagajne:

• Prisutnost samo jednih vrata koja se zatvaraju iznutra. Brava na vratima mora biti sigurna, u nekim slučajevima se koriste željezni vijci i vijci, kao i lokoti tako da je nemoguće probiti vrata izvana.
• U prostoriji se nalazi prozor za kontakt s kupcima, primanje i izdavanje sredstava. Prozor također treba čvrsto zatvoriti i biti opremljen šarkamalokot. Usput, dimenzije vrata i prozora su jasno regulirane. Odstupanje od utvrđenih dimenzija dopušteno je ako poduzeće ima sigurnosnu jedinicu.
• Soba treba biti opremljena metalnim ormarićima. Moraju biti pričvršćeni na noseće konstrukcije zgrade kako se ne bi mogli izvaditi zajedno s unutarnjim detaljima na koje su pričvršćeni. Na kraju radnog dana, ormari se zaključavaju i zatvaraju.
• Ventilacija i prozori trebaju biti sigurno zatvoreni i opremljeni metalnim šipkama.
• U sobi moraju biti dva aparata za gašenje požara.
• Blagajna mora biti naoružana alarmima koji šalju signale iz različitih sigurnosnih krugova lokalnoj policijskoj postaji ili sigurnosnoj organizaciji.

Procedura za rad s blagajnikom

Kontrola gotovinskog prometa podrazumijeva određeni redoslijed rada. Po dolasku na svoje radno mjesto, primarna dužnost blagajnika je provjeriti ispravnost pečata na kutijama i sefu, te provjeriti ima li tragova provale i neovlaštenog ulaska u prostor. Ako se ne pronađu znakovi upozorenja, možete krenuti na posao. Ako postoje znakovi tuđe prisutnosti, potrebno je odmah pozvati organe za provođenje zakona i prije dolaska djelatnika osigurati nepovredivost dokumenata, opreme i namještaja koji se nalaze u blagajni. Provjeriti što je nedostajalo s mjesta događaja moguće je samo u prisustvu policijskih službenika. S njima se preračunava sadržaj sefa. Nakon pregledaprostorijama sastavlja se akt u četiri primjerka: jedan je namijenjen policijskim službenicima, drugi osiguravajućem društvu, a treći samoj tvrtki. Četvrta kopija je potrebna ako postoji matična organizacija.

Pristup prostoriji u kojoj se nalazi blagajna trebao bi biti dostupan samo blagajniku, izdanom prema svim zahtjevima Centralne banke i TKRF-a, te nadležnima. Komplet ključeva namijenjen nadređenima mora biti zapečaćen i čuvan na sigurnom mjestu. U blagajni ne smije biti osobnih stvari blagajnika. Tamo se nalazi samo ono što pripada gospodarskoj organizaciji.

Postoje i zahtjevi za iznos gotovine koji se može držati na blagajni organizacije. Potrebno je unaprijed izračunati i u odgovarajućim aktima dokumentirati limit sredstava preko kojeg na blagajni na kraju radnog dana ne smije biti gotovine. Za održavanje limita provodi se posebna operacija - naplata, što znači da specijalizirani prijevoz s pouzdanom zaštitom prevozi sredstva u banku. Male poslovnice banke svoja sredstva prikupljaju u glavne trezore, a organizacije - u banku s kojom imaju ugovor o usluzi i podršci. Ograničenje gotovine može se prekršiti samo u roku od tri dana, kada se isplate plaće zaposlenicima organizacije.

Procedura izdavanja gotovine na blagajni

Kontrola gotovinskog prometa banke i organizacija temelji se na jasnoj regulaciji fiksiranja svih radnji sU gotovini. Sve transakcije su ispravno dokumentirane i odražavaju se u različitim vrstama poslovnog računovodstva.

Sustav za kontrolu gotovinskih transakcija uključuje odraz svih manipulacija gotovinom korištenjem novčanih primitaka i izdataka, avansnih izvješća, čekova i akata o korištenim sredstvima izdatim po izvješću. Sve transakcije evidentiraju se u blagajničkoj knjizi. Na kraju radnog dana sastavlja se izvješće s priloženim konačnim fiskalnim računima ispisanim iz blagajne.

Sve operacije za izdavanje sredstava moraju biti potvrđene gotovinskim ulozima s potpisom osobe kojoj su izdane. U računovodstvenom programu u komentarima je navedena svrha izdavanja. Predujmove i uplate prema izvješću tada se moraju potvrditi provjerama, aktima obavljenog posla ili primljenim uslugama. Izdavanje plaće također je potvrđeno troškovnim novčanim nalogom, kao i platnim listom.

Kontrola gotovinskih i namirnih transakcija kategorički zabranjuje izdavanje sredstava namijenjenih jednoj osobi uz potpis druge.

Pravila blagajnika

Obračun i kontrola gotovinskih transakcija prvenstveno je dodijeljen stručnjaku koji se zove "blagajnik". U organizacijama s malim brojem osoblja, sljedeći službenici mogu obavljati njegovu ulogu:

• Glavni računovođa.
• Računovođa određene sekcije.
• Svaki zaposlenik s posebnim znanjem ivještine.

Obvezni uvjet za sve dužnosnike koji obavljaju poslove blagajnika (čak i na pola radnog vremena) je ugovor o punoj odgovornosti. Ako se odluči da menadžer ili računovođa bude blagajnik, onda to uvijek mora biti ista osoba. Ako ide na bolovanje ili godišnji odmor, zamjenjuje ga drugi zaposlenik koji je naveden u nalogu voditelja, a također potpisuje novi ugovor o odgovornosti. Osim toga, potrebno je sastaviti akt o prihvatu i prijenosu materijalnih sredstava. U procesu njegove pripreme broji se gotovina, provjerava se stanje opreme, dostupnost svih dokumenata u prisutnosti komisije. Komisija je skupina ljudi od najmanje tri osobe. Najčešće uključuje glavnog računovođu i menadžment. Akt se sastavlja u tri primjerka.

Prilikom registracije blagajnika, uzorak njegovog potpisa šalje se uslužnoj banci organizacije ili sjedištu banke. Ona bi trebala biti na svim dokumentima vezanim uz rad blagajne.

Kandidat koji se prijavljuje za mjesto blagajnika mora biti pažljivo provjeren da ima neugodnih presedana u radu prije nego što bude primljen. Njegovi dokumenti i fotografija se prenose u sigurnosnu službu ili se traže podaci od agencija za provođenje zakona. Sada je Internet dobar pomoćnik poslodavcu u ovom pitanju. Postoje mnoge baze podataka u kojima organizacije dijele informacije o zaposlenicima koji su otpušteni i počinili nedolično ponašanje na radnom mjestu.

Ne preporučuje se rad s blagajnomdopustiti osobama ovisnicima o alkoholu i drogama, prijašnjim osuđivanjima, narušavačima javnog reda i mira, kao i s raznim psihičkim bolestima.

Kontrola registracije gotovinskih transakcija

Ispravno izvođenje i dostupnost svih dokumenata neizostavan je zahtjev Centralne banke, servisne banke, porezne službe i drugih kontrolnih tijela. Financijska kontrola gotovinskog prometa može se provoditi neplanirano, uz upozorenje, uz oduzimanje dokumentacije i gotovinske opreme. Mnoge organizacije, posebno financijske strukture, prakticiraju planiranu internu reviziju blagajne. U tom slučaju se sastavlja povjerenstvo koje se sastoji od vlastitih nadležnih djelatnika za ovu materiju ili se angažira posebna revizorska kuća koja obavlja sve provjere na stručnoj razini i izdaje izvješće o kvarovima, odstupanjima u gotovinskom prometu i dokumentaciji.

Terenske i druge vrste pregleda mogu utjecati na ugovore o radu, odgovornost, osobne podatke zaposlenika, stanje novčanih dokumenata, ispravnost i redovitost njihovog vođenja, fiskalnu memoriju blagajne, opremu i opremu ureda. blagajna, odraz transakcija, njihova valjanost u računovodstvu, gospodarskom i poreznom računovodstvu.

Oprema za blagajne

Popis opreme za kontrolu gotovinskih transakcija uključuje specijaliziranu blagajnu. Ovo ne možete kupiti u redovnim trgovinama hardvera. Za razliku odod pisača, faksa, računala i druge uredske opreme, KKM mogu prodavati samo organizacije koje su za to dobile posebnu licencu. U pravilu, iste organizacije služe upravljačkim i računalnim uređajima. Svaka blagajna mora biti registrirana u poreznoj upravi. Poseban memorijski uređaj stalno bilježi sve operacije koje blagajnik obavlja sa strojem. Nadalje, te se naznake prenose poreznoj službi radi usklađivanja s dostavljenim izvješćima poduzeća. Svi kvarovi, popravci, otpisi blagajne također se moraju prijaviti poreznoj upravi.

Sve pravne osobe (poduzeća) koje primaju gotovinu od kupaca dužne su raditi s blagajnom. Od uporabe kasa mogu biti izuzeti samo poduzetnici pojedinci. Imaju pravo izdavati čekove ručno, potvrđujući njihovu autentičnost vlastitim pečatom. No, ova olakšica ne vrijedi za sve poduzetnike. Neke aktivnosti zahtijevaju samo korištenje blagajne.

Kontrola gotovinskih transakcija

Osim provjere od strane vanjskih servisa, potrebna je interna provjera. Pravila održavanja blagajne predviđaju sljedeći raspored zakazanih inspekcijskih nadzora: prije podnošenja godišnjeg izvješća, prije podnošenja tromjesečnih izvješća, u slučajevima kada se promijeni financijsko odgovorna osoba koja je radila na ovoj blagajni. Provodi se i kontrola blagajne i gotovinskog prometa, ako je zaposlenik bio osumnjičen za nepoštenje, otkrivene činjenice krađe ili prijevare, iznos gotovine ne odgovara onom prikazanom u dokumentima..

Uprava nekih organizacija ima politiku čestih neplaniranih inspekcija, kako zaposlenici ne bi bili u iskušenju iskoristiti svoj službeni položaj i bliski kontakt s gotovinom. Za svaku provjeru imenuje se posebno povjerenstvo koje se svaki put sastoji od različitih osoba koje nisu povezane s formiranjem sadržaja blagajne. Sastav komisije bilježi se u aktu ovjere. Često je sam proces popraćen video snimkom.

Posebnosti bankovnih gotovinskih transakcija

Sustav kontrole gotovinskih transakcija banke podrazumijeva složeniju konfiguraciju. U podružnicama financijskih institucija postoji nekoliko razina provjere koje provode različiti stručnjaci. Budući da kroz banku prolazi mnogo više novca nego u običnim organizacijama, složenost i povećani zahtjevi za sustavom kontrole u potpunosti su opravdani. Unatoč činjenici da svake godine pokušavaju automatizirati sve poslove u bankama, potrebna su najmanje dva djelatnika koji su odgovorni za ispravno vođenje poslovanja: blagajnik-operater i blagajnik voditelj. Prvi obavlja transakcije tijekom radnog dana, drugi izdaje iznos predujma, prikuplja i broji stanja, popunjava gotovinsku dokumentaciju, prikuplja sredstva iznad gotovinskog limita i vrši dnevnu kontrolu na primarnoj razini.

Kontrola gotovine i drugi sustavi kontrole blagajne

Kontrola nad provođenjem gotovinskih transakcija sve više se provodi korištenjem najnovijih tehnologija. Njihova je svrha snimanje radnjiblagajnik, klijent, kao i podaci iz fiskalne memorije blagajni. Ovi podaci omogućuju vam da dokažete nedolično ponašanje, prijevaru, krađu i druge prijevare. Na sudu će ova videosnimka biti neosporan dokaz, jer više nije moguće promijeniti kombinirano svjedočenje dvaju izvora.

Cash Control je sustav kontrole blagajne, koji se sastoji od blagajne, video kamera u boji visoke rezolucije, video servera, programa koji sinkronizira materijal snimljen kamerom s očitanjima teksta blagajne, kao i udaljeno radno mjesto za stručnjaka za sigurnost. Danas na tržištu postoji mnogo takvih sustava. Svi se temelje na istom načinu rada, s razlikama u funkcionalnosti, cijeni, dizajnu te metodama povezivanja i analize. Među njima su sljedeći kontrolni sustavi:

• DIT-POS - cijena ovisi o postavkama poslužitelja, povezuje do 16 kasa, pohranjuje video i tekstualne informacije u kompleksu.
• POS-inspektor - ruski razvoj, košta oko 6.000 rubalja, ima funkciju traženja operacije prema parametrima računa.
• POS-intelekt - također ruski razvoj, odlikuje se sposobnošću integracije s raznim sustavima trgovanja, tekst na videu nije samo prekriven, već je integriran programski, traženje video fragmenata se izvodi automatski.
• CHEKTV je još jedan ruski razvoj s mogućnošću integracije s blagajnama i trgovačkim sustavima, s univerzalnim sustavom za snimanje videa, softverskom integracijom teksta i videa, s mogućnošću hardveraanaliza podataka i automatsko traženje fragmenata.