Planiranje projekta je Faze i značajke procesa, razvoj i priprema plana

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Tijekom planiranja donose se kvalitativne i kvantitativne odluke kako bi se postigli dugoročni ciljevi organizacije. Štoviše, tijekom takvog rada moguće je precizno odrediti optimalne putove. Planiranje projekta je izrada precizne sheme prema kojoj će se odvijati razvoj organizacije. To vam omogućuje da razmislite o svim detaljima, odaberete načine rješavanja problema i ostvarite svoje ciljeve. Kako se takav posao izvodi, bit će razmotreno kasnije.

Zakazivanje termina

Planiranje projekta važan je proces u poslovnom upravljanju. Izuzetno je važan, zbog čega danas gotovo svaka tvrtka obavlja ovaj posao. Potrebno je malo vremena i sredstava, ali se isplati.

Od kvalitete planiranja do upravljanja projektimaovisi o njihovoj daljnjoj provedbi. Tijekom takvog postupka provodi se inicijacija u kojoj se odobrava povelja, registar sudionika i odabire strateški smjer daljnjeg razvoja.

Najprije se razrađuje redoslijed glavnih radnji. Nakon njihovog odobrenja, detalji se razrađuju.

Nakon što je ocrtao koncept budućeg projekta i glavne faze njegovog napretka, menadžment će moći ispraviti sve njegove faze, odabrati najbolje načine za postizanje postavljenih ciljeva.

Planiranje projekta je važan proces u upravljanju. Omogućuje vam naknadno praćenje, pravodobno ispravljanje kretanja na putu razvoja. Stvarni pokazatelji uspoređuju se s planiranim, čime se otkrivaju podaci o stupnju provedbe planiranih zadataka. Prilikom praćenja vodi se računa o stalnom ažuriranju informacija iz vanjskih i internih izvora. Uvjeti postavljeni u planu, uvjeti i pokazatelji podložni su promjenama, jer moraju odgovarati stvarnom stanju.

Planiranje izravno utječe na sve procese upravljanja projektom. Stoga ga provodi svaka organizacija. Nemoguće je ništa upravljati ako nema jasno utvrđenog slijeda radnji. Ove faze su zadaci čija provedba dovodi do postizanja cilja. Ako nešto počne ići po zlu kako je planirano, menadžer identificira uzroke takvih pojava, donose se odluke o ispravnim radnjama u datim okolnostima.

Proces planiranja je početna faza životnog ciklusa projekta. Bez toga je nemogućepostići željeni rezultat.

Zadaci planiranja

Planiranje ciljeva projekta uključuje razvoj sustava zadataka koji, poput koraka, vode do njihovog ostvarenja. Prikazani rad omogućuje vam da utvrdite i prije početka rada može li odabrana vrsta aktivnosti donijeti profit. Svaki investitor nastoji uložiti svoja sredstva u najprofitabilniji, najprofitabilniji projekt. Moguće je ocrtati glavne parametre i rezultate budućih aktivnosti, odabrati adekvatne, realne načine za njihovo postizanje tijekom planiranja.

Da bi bila produktivna, organizacija će se morati suočiti s nizom izazova. Ako se tijekom izračuna pokaže da je rezultat takvih aktivnosti negativan (poduzeće će dobiti gubitak), nedovoljno visok, potrebno je identificirati razloge za ovu pojavu. Određenim prilagodbama moguće je povećati učinkovitost projekta. Izmjene se mogu izvršiti u svakoj fazi provedbe zadataka. Mogu biti kako slijedi:

• Detalji, pojašnjavanje svrhe (ili ciljeva) dizajna, određivanje željenog rezultata događaja.
• Određivanje opsega i sastava budućeg rada.
• Procijenite vrijeme svake faze.
• Izračunajte proračunski trošak projekta.
• Izradite raspored i izračunajte proračun za svaku fazu.
• Potreba za resursima je određena. Obračun se radi za svaku fazu projekta i aktivnosti organizacije u tom smjeru u cjelini.
• Logistički plan u tijeku.
• Provodi se procjena rizika, izrađuje se metodologija za ispravan odgovor u slučaju opasnih situacija.
• Detalji događaja su detaljno objašnjeni investitoru.
• Detalji su dogovoreni sa svim sudionicima u procesu.
• Odgovornost za obavljanje poslova i ispunjavanje zadanih zadataka raspoređena je između izvršitelja i rukovoditelja.
• Planirane interakcije i postupci upravljačkog planiranja se specificiraju.

Upravljanje projektom i planiranje projekta usko su povezani. Samo dosljedno ispunjavanje postavljenih zadataka u dogovorenom roku iu cijelosti može jamčiti postizanje cilja, ostvarivanje dobiti u poslovanju tvrtke.

Glavni procesi

U procesu organiziranja projektnog planiranja provodi se niz obveznih i fakultativnih radnji. Neovisno o djelatnostima organizacije, primjenjuju se u stvaranju sveukupne strateške vizije. Obvezni procesi uključuju sljedeće:

• Opis i daljnja dokumentacija svih planiranih zadataka, sadržaj projekta.
• Definicija glavnih faza projekta, njihova naknadna detaljizacija.
• Priprema procjene procjene. Izračunava se ukupni trošak svih resursa potrebnih za završetak projekta.
• Izrada akcijskog plana korak po korak, čija će provedba dovesti do postizanja vaših ciljeva.
• Opisuje slijed rada.
• Ovisnosti tehničke prirode, kao i ograničenja obavljenog posla.
• Izračun potrebnog vremena zazavršetak svake faze rada, određivanje troškova rada i drugih resursa koji će biti potrebni u svakoj fazi proizvodnog ciklusa.
• Određivanje vrste, skupa resursa, kao i njihovog volumena.
• Označavanje stvarnog vremena rada, ako su resursi ograničeni.
• Izradite proračun i povežite procijenjene troškove za svaku vrstu posla.
• Izradite gotov plan.
• Prikupljanje rezultata ostalih istraživačkih radova tijekom projektiranja, raspored planiranih vrijednosti u jednom dokumentu.

Tijekom planiranja i razvoja projekta, ove radnje su obvezne.

Pomoćni postupci

Tijekom planiranja provedbe projekta neki procesi možda neće biti potrebni. Tek kada se za njima ukaže potreba, upravitelj ih uključuje u opći popis. Ovi prateći procesi uključuju sljedeće:

• Planiranje standarda kvalitete, postavljanje njihovog maksimalnog dopuštenog raspona. Također se raspravlja o načinima postizanja potrebne razine karakteristika gotovog proizvoda.
• Planiranje u području organizacije, što podrazumijeva raspodjelu funkcionalnih kompetencija, odgovornosti i subordinacije među svim sudionicima projekta.
• Odabir osoblja s odgovarajućom razinom kvalifikacija, radnim iskustvom, čije će aktivnosti omogućiti što skoriju implementaciju projekta. U nekim slučajevima potrebno je formiranje dobro koordiniranog timskog rada.
• Uspostavite komunikaciju sa sigurnim članovimaprojekt s informacijama koje su vam potrebne.
• Identifikacija vrsta projektnih rizika, njihova procjena i dokumentacija. To vam omogućuje da identificirate i eliminirate nesigurnosti čak iu fazi planiranja, kako biste procijenili stupanj njihovog mogućeg utjecaja na projekt. U ovoj fazi izračunavaju se i povoljni i nepovoljni scenariji za razvoj situacije tijekom provedbe odabrane strategije.
• Planiranje logističkih procedura. Precizno je propisano koje će se sirovine, ostali potrebni materijali i resursi nabavljati od vanjskih organizacija, u kojoj količini, kao i kojom će se učestalošću vršiti isporuke.

Druge aktivnosti mogu biti potrebne tijekom planiranja procesa projekta. Ovisi o ciljevima koje organizacija ostvaruje tijekom svog posla.

Koraci planiranja

Postoje 4 glavne faze planiranja projekta. Ponudila ih je konzultantska tvrtka Booz Allen & Hamilton.

Standardni model planiranja je sljedeći:

Faza 1. Formiranje ciljeva

Postavljaju se dvije vrste ciljeva. Mogu biti formalne ili stvarne. U prvom slučaju postavljaju se kriteriji za određivanje korisnosti projekta. Formalni ciljevi proizlaze iz motivacije menadžera. Pravi ciljevi su načini na koje se formalni ciljevi mogu postići.

Korak 2. Analiza problema

Tijekom ove faze planiranja utvrđuje se stvarno stanje organizacije. Zatim se izrađuje prognoza njegovog budućeg stanja. Nakonprovodi se identifikacija postojećih problema, za što se sustavi ciljeva suprotstavljaju rezultatima prediktivne analize. To omogućuje da se problemi na kraju strukturiraju.

3. faza. Tražite alternative

Ovo su rješenja koja se međusobno isključuju.

Faza 4. Evaluacija alternativa

Utvrđuje se prihvatljivost svakog od postojećih scenarija. Ocjenjuje se učinkovitost i stupanj rizika svake odluke, nakon čega se donosi odgovarajuća odluka. Optimalna alternativa trebala bi biti ne samo praktički izvediva, već i legalna, omogućujući vam da se što više približite cilju. Istodobno se uzimaju u obzir postojeća ograničenja u vremenu, resursima itd.

Prilikom izrade projekta planiranja za teritorijalni, industrijski ili drugi tip, svakako ga primijenite u budućnosti kako biste usporedili stvarne rezultate s planiranim. To vam omogućuje da upravljate napretkom prema zajedničkom cilju, napravite odgovarajuće prilagodbe na vrijeme.

Raspored

Vrijedi napomenuti da se zakazivanje projekta temelji na malo drugačijoj shemi. Ističe 5 glavnih faza:

1. Definiranje poslova i njihovo pisanje kao popis. U nekim slučajevima menadžeri griješe tako što ne navode sve procese odjednom. Kako bi se isključio ovaj fenomen, preporuča se primijeniti metodu sekvencijalne dekompozicije u tijeku određivanja nadolazećeg rada.
2. Za svaku odabranu poziciju određuje se redoslijed i trajanje. Ovisi otehnološke značajke nadolazećeg rada. Za to se također koristi tehnika dekompozicije, koja je dopunjena stručnim procjenama. To vam omogućuje da točno odredite planirano trajanje svake operacije. Da biste to učinili, možete koristiti tehniku brainstorminga, koja vam omogućuje da razmotrite značajke tehnologije s različitih stajališta.
3. Određuje vrstu resursa i njihovu dostupnost. To mogu biti financije, materijali, rad, informacije i tako dalje. Raspored izvedenih radova u korelaciji je s rasporedom logistike, financiranja itd. Sve faze moraju biti međusobno povezane, činiti kontinuirani proces. Time se izbjegavaju smetnje u proizvodnom procesu. Istodobno, oskudni resursi zahtijevaju odvojeno razmatranje. Oni uvelike određuju trajanje i slijed cjelokupnog spektra nadolazećih radova.
4. Ograničenja se postavljaju izvana. To uključuje sezonskost proizvodnje, produktivnost zaliha opreme i druge vanjske čimbenike.
5. Stvara se sustav za odgovor na nove rizike tijekom upravljanja projektom. Planiranje projekta počinje njihovom analizom. Za najvjerojatnije i najopasnije prijetnje razvijaju se odgovarajuće mjere odgovora.

Načela planiranja

U toku planiranja poslovnog projekta, menadžer se mora pridržavati određenih načela. Glavni su:

• Svrha. Provedba projekta slijedi jasan, konačni cilj, bez prskanja na beznačajne zadatke.
• Sustavno. Buduće upravljanje projektima treba biti holističko i sveobuhvatno. Istodobno se uzimaju u obzir značajke njegovog razvoja i sastavljanja. U nekim slučajevima, projekt se može podijeliti na podsustave. Oni će također biti povezani. Istodobno, promjene u jednom sustavu povlače promjene u drugoj strukturi. Rastavljanje projekta na nekoliko dijelova omogućuje vam praćenje unutarnjih veza i interakcija elemenata, odabir najučinkovitije strukture. Evaluacija provedbe projekta u ovom slučaju može se dati u smislu kvalitativnih i kvantitativnih procesa.
• Složenost. Pojave se razmatraju s gledišta njihove povezanosti i ovisnosti. Za to se koriste različite metode i pristupi upravljanju.
• Sigurnost. Tijekom planiranja projektnog rada predviđeno je da se sve aktivnosti osposobe s potrebnim resursima.
• Prioritet. Glavna pažnja u razvoju projekta posvećena je glavnim, najvažnijim zadacima. Njihova definicija ovisi o cjelokupnom konceptu razvoja u budućnosti.
• Ekonomska sigurnost. Izračunava se stupanj gubitaka i gubitaka koje je pretrpjela organizacija u slučaju neispunjenja namjeravanog događaja. Rizici se uopće ne mogu izbjeći, ali se moraju procijeniti i opravdati odluke u tom smjeru.

Strukturiranje projekta

U tijeku planiranja rada projekta potrebno je strukturiranje. Hijerarhijski slijed rada uključuje razbijanje cijelog projekta na zasebne dijelove. To vam omogućuje detaljan prikaz kompleksa na različitim razinama. Takavpristup pojednostavljuje upravljanje procesima.

Strukturiranje vam omogućuje da učinite sljedeće:

• Definirajte opseg rada za postizanje ciljeva srednjeg tipa.
• Kontrolirajte stupanj napretka projekta, procijenite mogućnost postizanja svih njegovih ciljeva.
• Izvještavanje se kreira prema optimalnoj strukturi.
• Prekretnice su postavljene za mjerenje napretka projekta.
• Odgovornost je pravilno raspoređena među izvođačima.
• Svi članovi tima dobivaju objektivne, razumljive informacije o ciljevima i ciljevima projekta.

Pogreške u strukturiranju

Pojedini menadžeri griješe tijekom strukturiranja, što negativno utječe na postizanje ciljeva. Glavni su sljedeći:

• Faza strukturiranja se općenito preskače. Voditelj ide ravno u potragu za rješenjima za probleme tekućeg razdoblja.
• Upotrebljavaju se samo organizacijske jedinice, bez primijenjenih konačnih proizvoda ili resursa.
• Strukturiranje ne pokriva cijeli projekt.
• Elementi strukture se ponavljaju.
• Nema integracije struktura u skladu sa specifičnostima izrade projektne dokumentacije i financijskog izvješćivanja.
• Struktura je previše ili premalo detaljna.
• Pojedinačni elementi projekta ne mogu se obraditi na računalu.
• Nematerijalni finalni proizvodi (usluge, usluge itd.) se ne uzimaju u obzir.

Osnove za strukturiranje

Planiranje projekta je odgovoran posao. Strukturiranje mora biti izvedeno ispravno. Izvodi se po sljedećim osnovama:

• Razdoblja životnog ciklusa projekta koji se stvara.
• Značajke strukture podjela.
• Komponente rezultata koji će se dobiti nakon završetka projekta.
• Proces, funkcionalni elementi rada tvrtke.
• Geografski položaj objekata.