Kontrola u poduzeću: alati, ciljevi i zadaci

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Oni koji prvi put čuju riječ "kontroliranje" obično zamišljaju kako kontroliraju nešto, ali zapravo to uopće nije slučaj. Kontroling u poduzeću je složen sustav koji je usmjeren na poboljšanje financijskih, kadrovskih i tehnoloških procesa kako bi se postiglo učinkovito funkcioniranje organizacije u cjelini. Za razliku od kontrole, koja je osmišljena kako bi identificirala probleme i pogreške napravljene u prošlosti, kontroling nastoji izgraditi sustav upravljanja procesima u tvrtki koji je fokusiran na sadašnje i buduće poslove. Zašto je ovo toliko važno?

Usluga kontrolinga u poduzeću je važan element, jer njegovi zaposlenici mogu minimizirati gubitak resursa, analizirati tekuće i buduće planove, te također identificirati moguće pogreške, odnosno one koje se mogu napraviti tijekom djelatnosti tvrtke. Međutim, da bismo razumjeli što je ova vrsta aktivnosti, važno je detaljnije proučiti njezine značajke i ključne točke. Ovaj će članak raspravljati o osnovnim konceptima, ciljevima i zadacimaupravljanje, kao i njegove koncepte, alate i funkcije.

Koncepti i definicije

Kontroliranje je novi smjer u sustavu upravljanja, pa danas ne postoji jednoznačna definicija ovog pojma. Međutim, postoji nekoliko definicija koje su najpopularnije i odražavaju bit ovog pojma.

Njegovo porijeklo je povezano s engleskim glagolom kontrolirati. U prijevodu, "controlling" je "upravljanje, nadzor, kontrola, upravljanje, regulacija". Međutim, takav opis nije dovoljan za razumijevanje suštine ovog fenomena, pa je vrijedno razmotriti sljedeće dvije preciznije definicije.

Kontroliranje je zasebno područje djelovanja u organizacijama koje je povezano s provedbom ekonomske funkcije i usmjereno je na donošenje ispravnih strateških i operativnih odluka od strane menadžmenta.

Kontroliranje je skup radnji usmjerenih na potporu svim procesima potrebnim informacijama i analitičkom podrškom za donošenje ispravnih upravljačkih odluka. Najčešće su usmjereni na povećanje dobiti u organizaciji.

Moderni kontroling u poduzeću mora nužno uključivati sustav upravljanja kvalitetom, upravljanje rizikom i sustav ključnih pokazatelja, kao i upravljanje procesima u provedbi bilo koje vrste planiranja.

Ciljevi i ciljevi

Na temelju osnovnih pojmova možemo zaključiti da je glavnisvrha kontrolinga u poduzeću je orijentacija svih procesa upravljanja prema postizanju određenih ciljeva, koji se mogu izraziti u poboljšanju proizvoda, postizanju odgovarajuće razine konkurentnosti i sl. Drugim riječima, cilj je održati učinkovito upravljanje organizacijom. Koja je njegova svrha?

Na temelju cilja razlikuju se sljedeće glavne zadaće kontrole pri upravljanju tvrtkom:

• razvoj metodologije planiranja i njezine organizacije;
• računovodstvo, uključujući prikupljanje informacija i njihovu obradu;
• control;
• organizacija posebnih događaja promatračkog sustava.

Ovi zadaci, sažeto, imaju posebne podzadatke koje mora obavljati služba ili odjel kojemu je povjerena kontrolna funkcija. Razvoj metodologije planiranja i njezina organizacija uključuje sljedeće:

• osiguravanje stvaranja regulatornog okvira koji će pomoći u provedbi predviđanja razvoja poduzeća;
• pružanje savjeta ljudima koji razvijaju strateške planove;
• koordinacija rada u pripremi raznih planova, u određivanju glavnih ciljeva tvrtke i proračunu;
• sudjelovanje u raspravama i definicijama parametara (kvalitativnih i kvantitativnih) rada.

Računovodstveni zadatak uključuje sljedeće:

• razvoj strukture za prijenos i primanje informacija;
• kreiranje sustava informacijske podrške za pružanje referenci, informacija iizvješćuje osobe odgovorne za određeni proces u upravljanju tvrtkom;
• odrediti potrebu davanja potrebnih informacija menadžerima ili drugim odgovornim osobama;
• usporedba planova i izvješća i sastavljanje dokumentacije privremenih izvješća koja pokazuje napredak planova;
• analiza odstupanja od planova, utvrđivanje mogućih uzroka i izrada prijedloga za sprječavanje utjecaja negativnih čimbenika koji su uzrokovali smetnje u radu.

Kontrolni zadatak uključuje:

• praćenje provedbe planova usmjerenih na postizanje strateških ciljeva;
• praćenje stanja okolišnih uvjeta vezanih za izradu strateških planova;
• praćenje slabosti koje su identificirane tijekom planiranja ili pregleda napretka programa.

Zadatak organiziranja događaja za poseban sustav promatranja predviđa sljedeće:

• razvoj regulatornog okvira za dobivanje i pružanje informacija unutar organizacije;
• razvoj aktivnosti za dodatne informacije i analitičku podršku.

Posebno mjesto u sustavu kontrole financija, osoblja i resursa zauzima računovodstvo. Tradicionalno izvještavanje u pravilu podrazumijeva usmjerenost na prošlost i prikaz činjeničnih podataka o prošlim procesima i pojavama, dok je izvješćivanje u kontrolingu usmjereno na budućnost.

Dakle, možete vidjeti da organizacija kontrolinga u poduzeću doprinosi stvaranjutekuća kontrola nad procesima radi utvrđivanja posljedica pojedinih upravljačkih odluka. Također se može reći da vam uvođenje kontrolinga omogućuje da spasite menadžment tvrtke od donošenja ishitrenih ili neisplativih odluka koje za sobom povlače rasipanje resursa.

Metode

Za ispunjenje svih zadataka postavljenih prilikom upravljanja organizacijom, kontrola uključuje korištenje sljedećih općih znanstvenih metoda:

• analiza;
• odbitak;
• indukcija;
• specifikacija;
• apstrakcija;
• sinteza;
• analogija;
• simulacija.

Nakon što su razmotreni ciljevi, ciljevi i metode ovog područja djelovanja, iznimno je važno zadržati se na njegovim funkcijama.

Funkcije

Sustav kontrole u poduzeću uključuje takve osnovne funkcije kao što su:

• informativni;
• računovodstvo i kontrola;
• analitički;
• funkcija planiranja.

A također, uvjetno, mogu se razlikovati tri funkcije, koje će biti kombinacija gore navedenog - usluga, komentiranje i upravljanje.

Razlozi za kontrolu

Na prijelazu iz devetnaestog u dvadeseto stoljeće, mnogi američki čelnici u procesu upravljanja organizacijama suočili su se s hitnom potrebom za poboljšanjem metoda ekonomskog računovodstva i financijske kontrole. Prvi pokušaji poboljšanja računovodstvenog sustava izgledali su ovakonačin - čelnici poduzeća dodijelili su glavnom financijeru i tajniku poduzeća zadatak pružanja analitičkih informacija o pitanjima gospodarskog i gospodarskog dijela. Tako je uspostavljen blizak radni odnos između financijske službe i osobe koja pomaže izvršnom direktoru. Naknadno se pokazalo da je zbog raznolikosti informacija i potrebe za njihovim detaljima svrsishodnije ovu zadaću povjeriti pojedinim službenicima. Tako je došlo do uvođenja kontrolinga u poduzeće.

Mogu se razlikovati sljedeći preduvjeti za nastanak kontrolinga:

• globalna ekonomska kriza;
• kompliciranje i pooštravanje poreznog sustava za poduzetnike;
• kompliciranje oblika financiranja.

Razvoj kontrolinga kao grane ekonomske znanosti posljedica je sljedećih razloga:

• internacionalizacija i diferencijacija poduzeća;
• promjena tehnologija uključenih u proizvodna područja;
• komplikacija sustava upravljanja poduzećem;
• komplikacija vanjskog okruženja;
• kompliciranje komunikacijskih procesa za donošenje upravljačkih odluka, što je dovelo do hitne potrebe za kompetentnim osobljem u području sistemskog inženjerstva i organizacije.

Danas mnogi čelnici stranih poduzeća primjećuju da je nakon stvaranja kontrolnih odjela u poduzeću, na primjer, povećan prihod tvrtke, korištenje financijskih, ljudskih i drugih vrsta resursa postalo je ispravnije i uspjelo značajan način.smanjiti troškove.

Služba kontrolinga u organizaciji suočava se s vrlo ozbiljnim zadatkom - osigurati brzo prikupljanje i pripremu detaljne analize informacija o svim raspoloživim troškovima u svrhu upravljanja poduzećem. Direktor poduzeća, voditelj financijske službe i voditelji proizvodnih odjela moraju pravovremeno i redovito dobivati informacije kako bi u slučaju eventualnih odstupanja mogli poduzeti prave mjere i ispraviti rad cijelog poduzeća.

Koncepti

Danas se u ekonomskoj literaturi razlikuju njemački i američki koncept kontrolinga. Općenito, ovi koncepti su međusobno vrlo slični, ali je njihova glavna razlika u tome što je prvi više usmjeren na razmatranje problema internog računovodstva i analize unutarnjeg okruženja organizacije, a drugi je više usmjeren na probleme unutarnjeg računovodstva. vanjsko okruženje s kojim je tvrtka usko povezana.

Vrijedi napomenuti da je njemački koncept stekao šire prihvaćanje. Prema ovom konceptu, središnji zadatak je rješavanje problema internog računovodstva u planskom, kontrolnom i dokumentarnom obliku.

Američki koncept također u prvi plan stavlja rješavanje pitanja vezanih uz planski, kontrolni i dokumentarni oblik internog računovodstva, ali i ovdje središnje mjesto ima rješavanje problema procjene vanjskog okruženja i njegovog detaljnog analiza.

Alati

Alati za upravljanje skup su radnji koje vam omogućuju obavljanje određenih funkcija i zadataka. Ovi alati se mogu klasificirati kaokriteriji:

• razdoblje valjanosti (strateško ili operativno);
• opseg (ovisno o zadacima).

Kako biste jasno razumjeli koji su glavni alati koji se koriste u kontroli i pod kojim okolnostima ih je najbolje koristiti, razmotrite donju tablicu.

Opseg primjene	Alati	Razdoblje valjanosti
Računovodstvo	Izvješća o poslovnim aktivnostima Obrasci za evidenciju Obračunske brojke Metode analize izvješćivanja	Operativno
Organizacija tokova informacija	Sustav upravljanja dokumentima	Strateški
Planiranje	Rad s količinama narudžbi analiza prijelomne točke ABC analiza Analiza slabosti poduzeća Analiza investicijskih projekata Analiza popusta Analiza obrazaca prodaje i potrošnje Procjena isplativosti pokretanja proizvodnje sirovina za proizvodnju vlastitih proizvoda Procjena krivulje učenja logističke metode Benchmarking Procjena potencijala tvrtke SWOT analiza karte percepcije Mjerenje kvalitete usluge Ganttov grafikon Izračun razine zaliha Planiranje kapaciteta Cijene Analiza ulaznih barijera Mrežno planiranje i više	Strateški
Nadzor i kontrola	Sustav ranog upozorenja Analiza troškova Analiza korespondencije pokazatelja (planiranih i stvarnih) analiza jaza	Strateški

Pitanju odabira alata u kontrolingu treba pristupiti s krajnjim oprezom. Na primjer, za organizaciju koja posluje na tržištu oligopola ili monopola, apsolutno nema smisla koristiti analizu konkurencije.

Navedeni alati u kontroli financija mogu uvelike pojednostaviti proceduru gospodarskog razvoja i pripremu planske i izvještajne dokumentacije.

Strateški i operativni kontroling

Postoje dvije vrste kontrolinga, koje se razlikuju po vremenu djelovanja, kao i zadacima i načinima rješavanja.

Strateški kontroling je usmjeren na provedbu dugoročnih programa, strategija. Njegov cilj je formiranje jasnog sustava planiranja koji će vam omogućiti pouzdano upravljanje tvrtkom, što će dovesti do povećanja dobiti.

A. Galweiter (znanstvenik-ekonomist) je u svojim spisima identificirao osam područja koja bi strateški kontroling trebao pokriti, i to:

1. Utvrđivanje cjelovitosti planova tvrtke, kao i njihovog formalnog i financijskog sadržaja.
2. Kontrola nestabilnostiuvjeti unutar organizacije i u vanjskom okruženju, koji su usko povezani s provedbom strateških planova tvrtke.
3. Kontrola nad donošenjem važnih odluka i njihovom provedbom, na temelju aspekta vremena.
4. Praćenje provedbe planova, posebno u teškim ili važnim fazama njegove provedbe.
5. Pravovremeni odgovor na nepovoljne vanjske i unutarnje uvjete koji mogu uzrokovati financijsku štetu organizaciji ili dati nusproizvod aktivnosti.
6. Praćenje strateške situacije tvrtke na temelju redovitih recenzija.
7. Provjera razgraničenja strateških jedinica poduzeća.
8. Praćenje usklađenosti s definirajućim načelima poduzeća, koja su prethodno definirana.

Mogu se razlikovati sljedeće zadaće ove vrste kontrolinga:

• definirajte kvantitativne i kvalitativne ciljeve;
• odgovornost za planiranje;
• razrada sustava alternativnih strategija;
• određivanje kritičnih točaka u unutarnjem i vanjskom okruženju za sustav alternativnih strategija;
• prepoznavanje i upravljanje organizacijskim slabostima;
• formiranje tablice rezultata;
• upravljanje odstupanjima i njihovim pokazateljima;
• upravljanje motivacijom u ustanovi;
• upravljanje ekonomskim potencijalom.

Operativni kontroling u poduzeću razlikuje se od strateškog po tome što je usmjeren na pomoć menadžerima da postignu rezultate u kratkoročnim ciljevima. Valja napomenuti da je njegova glavna zadaća spriječiti krizustatus u organizaciji i pratiti trenutni napredak planiranih aktivnosti.

Da biste razumjeli razlike između ove dvije vrste, razmotrite donju tablicu.

Znakovi	Strateški kontroling	Operativna kontrola
Orijentacija	Unutarnje okruženje Vanjsko okruženje	Profitabilnost Učinkovitost troškova
Kontrolna razina	Strateški (dugoročni)	Taktički i operativni
Golovi	Stvaranje uvjeta za opstanak Provođenje mjera protiv krize Održavanje uspješnog potencijala	Osiguravanje likvidnosti i profitabilnosti
Glavni zadaci	Definirajte kvantitativne i kvalitativne ciljeve Odgovornost planiranja Razvijanje sustava alternativnih strategija Određivanje kritičnih točaka u unutarnjem i vanjskom okruženju za sustav alternativnih strategija Identifikacija i upravljanje organizacijskim slabostima Analiza isplativosti	Metodološka pomoć u izradi proračuna Tražite slabosti za taktičku kontrolu Određivanje skupa upravljivih indikatora u skladu sa strujomgolovi Usporedba planiranih i stvarnih pokazatelja Utvrđivanje utjecaja odstupanja na izvršenje tekućih planova Motivacija

Odnos između operativnog i strateškog kontrolinga

Ove dvije vrste kontrolinga sastavni su dijelovi jedan drugog. Najvažniji zadatak strateškog kontrolinga je osiguranje dugoročnog postojanja određenog poduzeća, a operativno - tekuće planiranje i provedba određenih planova za ostvarivanje dobiti.

Odnos ove dvije vrste može se predstaviti kao takve izreke:

• "raditi pravu stvar" je strateški kontroliranje;
• "raditi pravu stvar" je operativno.

Dakle, možemo zaključiti da je operativni kontroling sastavni dio provedbe strateškog.

Uvod i organizacija usluge

Ako je čelnik poduzeća odlučio implementirati kontrolni sustav, tada će prvo morati izvršiti promjene u organizacijskoj strukturi i stvoriti službu (odjel) koja mora biti izravno podređena generalnom direktoru ili šefu izvršni. Služba kontrole može uključivati sljedeće stručnjake:

• voditelj službe;
• kontrolor-kustos radionica (odjeli/odjeli/odjeli);
• računovođa;
• Specijalist za informacijske sustave.

Ako obujam proizvodnje iliveličina organizacije je mala, tada možete kombinirati funkcije ovih područja i isključiti jednu poziciju.

Za pravilnu organizaciju rada prilikom implementacije ovakvog sustava, svakom stručnjaku treba dati opis poslova čija će se funkcionalnost odrediti na temelju potreba poduzeća.

Svaki vođa, posebno ona poduzeća koja se nalaze na post-sovjetskim područjima, mora imati na umu da uvođenje inovativnih metoda upravljanja može izazvati kritiku osoblja, au nekim slučajevima čak i potpuno odbijanje. Stoga je prije početka rada službe kontrolinga potrebno predstaviti inovacije i svim zaposlenicima prenijeti glavne zadatke, ciljeve i glavne funkcije koje će ova strukturna jedinica obavljati.

Također je vrijedno napomenuti da implementacija takve usluge treba biti u fazama i uključivati pripremnu fazu u kojoj se proučava stanje poduzeća, zatim sama implementacija i na kraju, ako je potrebno, fazu automatizacije.

Zaključak

Općenito, kontroling odražava ogroman raspon znanstvenih ekonomskih i menadžerskih disciplina - menadžment, strateško planiranje, kibernetika, ekonomska teorija i tako dalje. Zahvaljujući tome, profesionalni menadžer ili tim od nekoliko stručnjaka kojima je povjerena kontrolna funkcija može riješiti proizvodna, gospodarska i kadrovska pitanja, uzimajući u obzir raznolikost i širok raspon problema ove djelatnosti. Zato prisutnost uspostavljenog sustava kontrolinga u poduzeću omogućuje rješavanje, a često i predviđanje problema, što zauzvrat dovodi do pravovremenog reagiranja i minimiziranja raznih troškova i ozbiljnih financijskih gubitaka.