Primarni računovodstveni dokumenti: vrste, obrada i skladištenje

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Provođenje računovodstva u poduzećima različitih oblika vlasništva nemoguće je bez dokumentarne refleksije. Niti jedan postupak, niti jedan projekt, niti jedna poslovna transakcija ne provodi se bez ispravno izrađenog dokumenta, reguliranog internim naredbama poduzeća i vanjskim zakonskim normama. Svaka radnja koju izvrši zaposlenik, na primjer, trgovačkog društva, počevši od operatera za primanje zahtjeva do direktora, odražava se u dokumentarnoj bazi koja se temelji na popisu primarnih dokumenata.

Koncept i značaj

Vjerojatno je teško zamisliti funkcioniranje postojećeg poduzeća u bilo kojem mogućem području djelovanja bez dokumenata koji potvrđuju poslovne transakcije. Kao iu svakom drugom pitanju, dokumentacija ovdje igra vrlo važnu ulogu. Teško možete zamislitikvalitetan i zakonski opravdan rad zračne luke, koji putniku omogućuje odlazak bez dokumenata koji dokazuju njegov identitet - putovnice i identifikacijske šifre građanina. Isto tako, teško je pretpostaviti dopuštenje u promet automobila čiji vozač nema odgovarajuću dokumentaciju u vidu dozvole i tehničke putovnice za automobil koji vozi. Isto tako i primarni računovodstveni dokumenti. Svaka tvrtka registrirana na državnoj listi poduzetnika mora imati niz dokumenata potrebnih za računovodstvo, koji su temeljna osnova i početna karika u lancu regulatorne regulacije njezinih poslovnih procesa.

Primarna računovodstvena dokumentacija je skup potvrda, akata, naloga, faktura, izvoda i izvještaja, putem kojih se evidentira poslovanje društva i reguliraju njegovi poslovni postupci..

Vrste dokumenata

Klasifikacija računovodstvenog tijeka rada uključuje sljedeće glavne vrste primarnih dokumenata:

• po funkcionalnoj namjeni - računovodstvo, upravljanje, osoblje;
• prema stupnju regulacije - unutarnje i vanjske.

Prvi smjer klasifikacije omogućuje međusobno razlikovanje dokumenata triju glavnih funkcionalnih razina svakog poslovnog društva prema prirodi njihove namjene, a drugi - prema načinu organiziranja pravnog reguliranje ekonomskih odnosa. Svaki od smjerova uključuje masuodređene vrste dokumenata koji odražavaju izvođenje određenih radnji od strane zaposlenika tvrtke.

Računovodstvena dokumentacija

Ako uzmemo u obzir primarne računovodstvene isprave, one su pak podijeljene na regulaciju triju faza poslovnih transakcija.

Prvu fazu karakterizira zaključenje transakcije. Ovdje primarnu knjigovodstvenu dokumentaciju predstavlja sklapanje ugovora i izdavanje računa za plaćanje. Sporazum je dokument kojim se regulira odnos između dviju strana kako bi se uspostavili uvjeti za interakciju između njih. Račun za plaćanje je zahtjev s definicijom određenog iznosa koji, prema uvjetima ugovora, kupac mora platiti prodavatelju za prodanu robu ili pruženu uslugu.

Druga faza poduzetničke aktivnosti odražava se u platnim dokumentima i naziva se faza plaćanja za transakciju. S obzirom na to da se plaćanje može izvršiti bezgotovinskim putem ili gotovinom, primarni dokumenti za nju se prikazuju ili kao izvodi s tekućeg računa i nalozi za plaćanje ili blagajnički čekovi i potvrde za dolazne gotovinske naloge.

Treća, posljednja faza određena je posebno primanjem proizvoda ili usluge. Sukladno tome, regulirano je i primarnom dokumentacijom u obliku otpremnice, prodajnog računa i akta prijema i prijenosa proizvoda ili akta obavljenog posla u slučaju pružanja bilo koje vrste usluge.

Dokumentacija upravljačkog računovodstva

Razlika između računovodstvenog i upravljačkog tijeka rada uglavnom leži u činjenici da je računovodstvena djelatnost regulirana državnim zakonodavstvom s okvirom za odražavanje poslovnih operacija koje su posebno utvrdile vlasti, a upravljanje je određeno internim odlukama i osobnim preferencijama direktor ili izravni vlasnik određene tvrtke. Drugim riječima, primarne računovodstvene isprave imaju strogi oblik kontroliran zajedničkim regulatornim okvirom, dok se upravljački dokumenti izrađuju isključivo na razini poduzeća. Koji dokumenti kontroliraju vođenje upravljačkog računovodstva u poduzeću? Među glavnima su sljedeće:

• kod internih propisa o radu;
• računovodstvena politika poduzeća;
• kolektivni ugovor;
• propisi i nalozi direktora tvrtke;
• opisi poslova;
• administrativni dokumenti.

HR dokumentacija

Što se tiče popisa primarnih dokumenata koji reguliraju međurazinske odnose zaposlenika u poduzeću, kao i kontrolu postupka obračuna plaća i utvrđivanja odgovornosti svakog zaposlenika poduzeća, ovdje radna dokumentacija uključuje sljedeće glavne vrste:

• osoblje - uključuje ukupnost svih radnih mjesta u poduzeću, odraz njihovog broja i broja kadrovskih jedinica, kao i opis razine njihovih plaćanaknade, postupak za bonuse, odvezivanje, prihvaćanje odredbi o naknadama;
• raspored rada - uključuje podatke o radnom danu, organizacijskim i administrativnim pitanjima, pravilima zapošljavanja i otpuštanja zaposlenika, kao i uvjete za njihovo napredovanje kao dodatnu naknadu za rad ili osudu u obliku opomene i odbici od plaća;
• opis posla - rad kadrovske službe svakog poduzeća temelji se na skupu prava i obveza, općih odredbi, zadataka, odgovornosti, kvalifikacijskih zahtjeva i odnosa u smislu subordinacije između različitih razina kadrovskih jedinica u poduzeće.

Potrebni dokumenti

Svaka tvrtka koja je registrirana i posluje legalno ima popis obveznih dokumenata koji se moraju pojaviti u okviru svoje djelatnosti. Obavezni primarni dokumenti su sljedeći:

• ugovor - bez obzira na posao, ovaj dokument je temeljna osnova za početak odnosa između dva poduzetnika, između prodavača i kupca, između ponude i potražnje;
• izdani račun - prilikom donošenja odluke o prodaji robe ili pružanju usluga, prodavač izdaje račun kupcu kao preduvjet za transakciju;
• obrasci strogog izvješćivanja - u postupku dogovora nije potpuna bez čekova, gotovinskih i robnih dokumenata vezanih za popis obveznih;
• roba-tovarni list - dokument koji označava primatelja, prijevoznika, pošiljatelja robe, samu robu u asortimanu njezine nomenklature, broj otpremljenih proizvoda, cijenu i iznos;
• Akt prijema i prijenosa završenog posla ili otpremljene robe.

Interni dokumenti

Kao što je ranije spomenuto, rad svake tvrtke podrazumijeva prisutnost vanjske i interne dokumentacije. Glavni primarni dokumenti za interne potrebe su popis svih onih obrazaca, potvrda, izjava, naredbi, uputa koji se izrađuju izravno unutar poduzeća i odnose se samo na osoblje koje u njemu funkcionira, bez ikakvog zakonodavnog utjecaja na društvo koji nadilazi ova tvrtka.

vanjski dokumenti

Dokumentacija vanjske namjene podrazumijeva višu hijerarhijsku razinu subordinacije, budući da su vanjski dokumenti oni koji su regulirani državom i njezinim zakonodavnim okvirom. Razvijene odredbe o računovodstvu, skup računa računovodstvene korespondencije, standardi računovodstva i financijskog izvještavanja - sve to ima regulatornu pozadinu i regulirano je pravnim okvirom države.

Obrasci za dokumente

Obrasci primarnih dokumenata su višestruki po svojoj prirodi namjene, vrsti dizajna i vlasništvu. Zakonski se razlikuju sljedeće glavne podjele:

• obrasci kadrovske evidencije (nalozi, nalozi, rasporedi,redovni načini i rasporedi);
• oblici obračuna plaća i radnog vremena (vremenski listovi, osobni računi, dnevnici, platni spiskovi);
• računovodstveni obrasci kapitalne izgradnje (potvrde, dnevnici, akti);
• obrasci računovodstva proizvoda (akti i registri inventara, utezi, stranačke iskaznice, izvješća o kretanju zaliha);
• obrasci za knjigovodstvo novca (dnevnik blagajne, akti o prijenosima i gotovina na blagajni);
• obrasci za knjigovodstvo trgovine (narudžbe, fakture, akti, specifikacije, certifikati kvalitete);
• oblici računovodstva gotovinskih transakcija (unaprijed izvješće, PKO, RKO, dnevnik njihove registracije);
• obrasci za bilježenje rezultata inventara (popisne liste, akti, potvrde, dnevnici, izjave).

Osim navedenog, postoje i obrasci primarnih dokumenata za računovodstvo građevinskih strojeva i mehanizama, cestovnog prometa, dugotrajne imovine i nematerijalne imovine, materijala, niskovrijednih predmeta, poljoprivrednih proizvoda i sirovina.

Procedura registracije

Primarni dokumenti se sastavljaju zbog određenih zahtjeva koji moraju biti ispunjeni. Primjerice, upisi u dokumentaciju moraju se vršiti isključivo plavom tintom, a moraju biti uredni i čitljivi. Također, dokument mora sadržavati niz podataka potrebnih za svaku vrstu i biti ovjeren osobnim potpisom voditelja, glavnog računovođe ili ovlaštene osobe, a također mora biti zapečaćen pečatom poduzeća. Brojevi u novčanim dokumentimatakođer treba biti napisan riječima, a tamo gdje je stupac dokumenta prazan, mora biti crtica kako bi se izbjeglo naknadno popunjavanje lažnih brojeva od strane bilo kojeg zlonamjernika.

Skladište

Skladištenje primarnih dokumenata vrši se izravno u poduzeću. Ili možete koristiti usluge privatnog (ili državnog) arhiva. Ako revizija porezne inspekcije otkrije nepostojanje primarnog dokumenta, poduzeću se izriče novčana kazna čiji se iznos utvrđuje ovisno o specifičnoj vrsti i broju izgubljenih dokumenata. Prema važećem zakonodavstvu Ruske Federacije, primarni dokumenti se čuvaju u poduzeću najmanje pet godina.