Osnova, stilovi i struktura pregovaranja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

U životu svake osobe pregovori igraju važnu ulogu. Svaki dan se ljudi moraju oko nečega dogovoriti na poslu i kod kuće. Pregovori su od velike važnosti u životu gospodarstvenika, jer o takvoj poslovnoj komunikaciji ovisi uspješnost aktivnosti, a potom i financijski prihodi.

Međutim, nije dovoljno upoznati osobu i započeti razgovor s njom. Iskusni gospodarstvenici kažu da je potrebno poznavati strukturu poslovnih pregovora, njihove stilove i druge nijanse. Sve to može pomoći u onim trenucima kada je potrebno partnere uvjeriti ili pristati na nešto.

Dalje u članku će se detaljno razmotriti struktura pregovora, opisati njihove faze i funkcije. Dodatno će se klasificirati stilovi pregovaranja i nijanse poslovne komunikacije telefonom i s partnerima iz drugih zemalja.

Definicija pojma "pregovori"

Prije nego počnete proučavati strukturu pregovora, morate razumjeti što su oni i kakvu ulogu imaju općenito. Dakle, pregovori su poslovna komunikacija koja ima za cilj donošenje zajedničkih odluka o pitanjima o kojima se raspravlja. U pravilu pregovori značeje komunikacija ljudi koji imaju slično mišljenje i teže istim ciljevima.

Uloga pregovaranja u poslovanju

Treba razlikovati takvu komunikaciju od one kada se partneri u potpunosti slažu s međusobnim uvjerenjima ili su, obrnuto, kritični. Doista, u prvom slučaju to je već suradnja, a u drugom - konfrontacija. Glavni cilj pregovora je pronaći optimalna rješenja za obje strane i utvrditi zajednički plan djelovanja.

U pravilu, ako se stranke zbog toga sastanu, zainteresirane su za suradnju. Stoga je uloga pregovora razviti plodan radni odnos.

struktura pregovora

Svaka vrsta pregovora pretpostavlja istu strukturu. Iskusni poslovni ljudi pokušavaju izgraditi svoj razgovor slijedeći određene faze. Ovaj pristup štedi vrijeme i usmjeren je na uspješnu komunikaciju. Dakle, struktura pregovora uključuje četiri glavne faze:

1. Priprema.
2. Pregovaranje.
3. Završi pregovore.
4. Analiza rezultata.

Svaka od ovih faza jednako je važna u procesu poslovne komunikacije. Važno je napomenuti da je struktura procesa vođenja međunarodnih pregovora apsolutno slična gore navedenoj. Međutim, vrijedno je zapamtiti da komunikacija s partnerima iz drugih zemalja također zahtijeva dodatnu pripremu, jer postoji potreba za proučavanjem tradicije, normi komunikacije i drugih detalja onih ljudi s kojima ćete morati pregovarati. Vrijedno je detaljnije razmotriti svaki od njih.način.

Prva faza: priprema

Uspješnost svake poslovne komunikacije s partnerima u većoj mjeri ovisi o kvaliteti pripreme za pregovore. Stručnjaci u ovoj fazi strukture poslovnih pregovora predlažu korištenje sljedećeg modela pripreme:

1. Odredite predmet pregovora. Važno je razumjeti o čemu će se razgovarati, jer bez ovog trenutka nemoguće je imati koristi od komunikacije. Prema iskusnim menadžerima, inicijativa uvijek dolazi od nekoga tko je bolje upućen u temu o kojoj se raspravlja.
2. Potrebno je izraditi okvirni program pregovora. Neobičan scenarij pomoći će predvidjeti ishod komunikacije. Može postojati nekoliko scenarija ovisno o složenosti pregovora.
3. Potrebno je odrediti trenutke u kojima je moguće popustiti partnerima, a one u kojima je apsolutno nemoguće popustiti. Istodobno, potrebno je predvidjeti kakve ustupke u korist druge strane pregovora mogu donijeti.

Ovaj model je vrlo svestran. Međutim, nemoguće je provesti takav akcijski plan u pripremi za poslovnu komunikaciju ako sljedeća pitanja nisu prethodno proučena:

1. Svrha pregovora.
2. Partner (njegova pozicija na tržištu, stanje stvari, itd.).
3. Pregovarano.
4. Osobe prisutne na razgovorima.
5. Uvjeti i mogući uvjeti.

Mnogi stručnjaci mogu biti uključeni u proces pripreme, međutim, osoba koja će biti izravno uključena u komunikaciju s partneromdužan je proučiti svaki detalj informacija koje su prethodno prikupljene. Vrijedi napomenuti da je kvaliteta pripreme ta koja određuje ishod donošenja odluka. Na primjer, prva faza strukture pregovaranja o prodaji ispituje što će se ponuditi klijentu, svrhu sastanka, klijentovu sposobnost plaćanja i druge pojedinosti koje će vam omogućiti da promovirate proizvod i zaključite posao.

Druga faza: pregovori

Pregovaračka struktura uključuje sljedeće metode vođenja u drugoj fazi:

1. Varijacijska metoda. Izgrađena je na temelju činjenice da je negativna reakcija partnera na postavljene uvjete unaprijed poznata. Takvi se pregovori mogu nazvati složenim. Stoga bi tijekom razgovora trebali raditi na pronalaženju najboljeg rješenja problema s diferenciranim pristupom.
2. Način integracije. Preporučljivo je posegnuti za ovom metodom kada je partner opsjednut vlastitim interesima, ali ne uzima u obzir nijanse društvenih odnosa. Ova metoda ima za cilj uvjeriti drugu stranu u svrsishodnost procjene gubitaka u slučaju zanemarivanja društvenih odnosa. Glavna svrha primjene ove metode je uvjeriti partnera da odgovornost za donošenje odluka o temi o kojoj se raspravlja snose sve strane u pregovorima.
3. Metoda balansiranja. Ova metoda uključuje odabir najboljih argumenata za uvjeravanje partnera. To mogu biti činjenice, statistike, izračuni itd. Važno je da se prilikom korištenja ove metode treba stajati namjesto partnera i procijenite situaciju s njegove strane. To vam omogućuje da odaberete najtočniji argument u pravo vrijeme.
4. Kompromisna metoda. Ova metoda podrazumijeva da su partneri spremni unaprijed tražiti kompromise, a u slučaju razilaženja stajališta dosljedno postići dogovor. Kompromisna metoda ne podrazumijeva odbacivanje izvornih uvjeta, ona je usmjerena na razmatranje problema koristeći sve mogućnosti. Vrijedi napomenuti da se kompromisna metoda koristi kada odbijanje pregovora i nemogućnost sklapanja određenih sporazuma prijeti dvjema stranama štetnim posljedicama.

Faze pregovora u drugoj fazi

Općenito se mogu razlikovati sljedeće faze pregovora, koje uključuju strukturu pregovora u drugoj fazi:

1. Sastanak i uspostavljanje kontakta. Pregovori počinju od trenutka kada se dogodio susret s partnerom, čak i ako je morao biti u pratnji zračne luke i željezničke stanice. Ova faza možda i nije toliko važna s gledišta predmeta pregovora, ali ovisno o tome kakav će dojam sugovornik ostaviti na svog partnera, dijelom će ovisiti i ishod pregovora.
2. Početak poslovnog dijela. U ovoj fazi, pozornost partnera se skreće na informaciju i predmet rasprave.
3. Prijenos informacija. Ova faza uključuje uvjeravanje druge strane da će postupiti mudro prihvaćajući vaša uvjerenja.
4. Detaljno obrazloženje. U ovoj fazi dolazi do argumentiranja vlastitih ideja i prijedloga. DrugiDrugim riječima, ako je partner zainteresiran za prijedloge, ali nije u potpunosti siguran ni u što, potrebno je argumentirati sve navedeno i otkloniti sve nedoumice.

Treća faza: završetak pregovora

Završna faza pregovaračke strukture je obavezni debrifing. Ako je tijek poslovne komunikacije bio vrlo pozitivan, onda završetak pregovora podrazumijeva kratak sažetak. To je neophodno kako bi svaka od strana bila sigurna da se svi savršeno razumiju. Nakon toga se raspravlja o izgledima za nove susrete.

U suprotnom, kada kao rezultat pregovora nisu postignuti dogovori, važno je održavati subjektivni kontakt s partnerom. Važno je sažeti ono što smo uspjeli pronaći zajednički jezik, te reći one točke koje ne odgovaraju jednoj od strana. Na kraju poslovnog sastanka koji ima negativan ishod, važno je ne izgubiti obraz i pokušati razblažiti atmosferu ležernim i prijateljskim oproštajem. Ali ni u kojem slučaju ne smijete grubo razgovarati s partnerom i svojim odlaskom naglo prekidati pregovore. Vrijedno je zapamtiti da je bolje ponuditi da o tom pitanju razgovarate malo kasnije, odgodite pregovore, pažljivije se pripremite za njih i pokušate pronaći takve argumente koji bi vam omogućili da u nešto uvjerite drugu stranu.

Četvrta faza: analiza pregovora

Čak i ako su se strane pozdravile, pregovori u ovoj fazi nisu dovršeni. To se događa tek nakon njihove detaljne analize i izrade izvješća. Općenitoanaliza je neophodna za usporedbu ciljeva poslovne komunikacije i postignutog rezultata, utvrđivanje daljnjih radnji i procjenu postojećeg stanja. Recenzija može biti pisana (ako situacija to zahtijeva) ili refleksivna (ako nema potrebe za prijavom višem rukovodstvu).

Razumivajući strukturu pregovora s klijentima i partnerima, puno je lakše izgraditi komunikaciju. No, osim toga, potrebno je znati kakvi mogu biti stilovi pregovora.

Stilovi

Općenito, postoje takvi stilovi pregovora kao što su tvrdi, meki, trgovački i kooperativni. Tvrdi stil podrazumijeva postojanost i koncentraciju samo na vlastite zahtjeve. Soft je strategija smještaja. Najčešće se koristi kada je jednoj strani važnije održati prijateljske odnose.

Stil trgovanja podrazumijeva princip kompromisa, kada jedna strana čini ustupke, ali istovremeno za sebe “cjenka” određene ustupke. Suradnički stil je komunikacija koja je usmjerena na zadovoljavanje interesa obiju strana.

Kratki skup pravila pregovaranja

Stručnjaci iz područja poslovne komunikacije preporučuju pridržavanje sljedećeg skupa pravila koja će pomoći uspostaviti zajednički jezik sa bilo kojim partnerom:

1. Ne možete postati osobni i poniziti partnerovu osobnost.
2. Nemojte zanemariti partnerove strahove, izjave i osjećaje.
3. Ne samo da trebate postavljati pitanja, već i objasniti svrhu dobivanja odgovora.
4. Akosugovornik želi nešto razjasniti ili traži da ponovi ono što je rečeno, nemojte se živcirati. Moramo pokušati prenijeti informacije na način koji svi mogu razumjeti.
5. Ne budi emocionalan.

Pored ovog kratkog sažetka, vrijedi zapamtiti da se treba dobro pripremiti, unaprijed analizirati strukturu pregovora i ovladati stilovima njihovog vođenja. Sve će to pomoći da se puno bolje nosite sa zadatkom.

Pravila uvjeravanja u pregovorima

Postoji nekoliko savjeta psihologa i iskusnih menadžera koji mogu biti korisni u onim trenucima kada je potrebno partnera u nešto uvjeriti. Prije svega, morate naučiti kako prezentirati argumente. Prvo morate dati jak argument, zatim malo slabiji, a na kraju iznijeti najjači, da tako kažem, argument aduta.

Drugo, morate imati na umu da sugovornika ne možete staviti u neugodan položaj ili voziti u kut. Poštovanje je ključ dobronamjernog odnosa, a u nešto možete uvjeriti samo kada je osoba pozitivna.

Treće, važno je da se predloženi argumenti presijecaju s interesima partnera. U takvoj situaciji postoji velika vjerojatnost da će partner izraziti svoj pristanak.

Telefonski razgovori

Ponekad morate pregovarati o tehničkim sredstvima komunikacije. Naravno, to malo otežava komunikaciju, jer postaje teže razumjeti reakciju sugovornika.

Važno je zapamtiti da je struktura telefonskih razgovora apsolutnoisto kao i za osobni poslovni sastanak:

1. Pozdrav.
2. Započnite pregovore.
3. Završavanje.
4. Analiza.

Općeprihvaćena pravila pregovaranja vrijede za poslovne razgovore putem telefona. Jedina stvar koju je važno zapamtiti je da ne možete prekinuti nečiji govor na telefonu, čak i ako njegove riječi nečemu proturječe.

Zaključak

Rezimirajući, vrijedi napomenuti da je pregovaranje umjetnost, svladavši ga, možete postići sve. Kako je postalo poznato, poznavajući 4 faze strukture pregovora, možete predvidjeti ishod poslovne komunikacije i predvidjeti mnoge korake partnera.

Najvažnija stvar za postizanje dobrih rezultata kroz pregovore je slijediti gore navedena pravila i poštivati one s kojima morate o bilo čemu pregovarati.