PDCA-ciklus - filozofija stalnog unapređenja poslovanja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

PDCA-ciklus (Demingov ciklus) jedan je od osnovnih pojmova u modernoj teoriji upravljanja. Također podupire seriju standarda ISO 9000, koji se koriste u cijelom svijetu za upravljanje kvalitetom u poduzećima svih veličina i vrsta.

Definicija

PDCA Demingov ciklus je tehnologija za kontinuirano poboljšanje procesa u poslovanju i bilo kojem drugom području djelovanja. Naziv ove metode je skraćenica od 4 engleske riječi, što znači logičan slijed faza poboljšanja:

• P - Plan (plan);
• D - Uradi (uradi);
• C - Provjerite (provjerite, analizirajte);
• A - Djelujte (djelujte).

Sve je logično i jednostavno: prvo morate razmisliti o akcijama. Zatim se izvršavaju prema planu. Treći korak je analiza dobivenih rezultata. I konačno, posljednja faza - Djelovanje - uključuje uvođenje specifičnih promjena za poboljšanje procesa i/ili postavljanje novih ciljeva. Nakon toga ponovno počinje faza planiranja u kojoj treba uzeti u obzir sve što je prije urađeno.

Šematski, PDCA kontrolni ciklus je prikazan kaokotačić, koji pokazuje kontinuitet ovog procesa.

Sada pogledajmo svaki korak detaljno.

Plan (Plan)

Prvi korak je planiranje. Potrebno je jasno formulirati problem, zatim odrediti glavna područja za rad i doći do najboljeg rješenja.

Uobičajena pogreška je razvijanje plana temeljenog na subjektivnim nagađanjima i pretpostavkama menadžmenta. Bez poznavanja temeljnih uzroka problema moguće je, u najboljem slučaju, neutralizirati njegove posljedice, i to samo privremeno. Koji se alati mogu koristiti za to?

Metoda "5 zašto"

Razvijen je još 40-ih godina, ali je stekao popularnost 30 godina kasnije, kada ga je Toyota počela aktivno koristiti. Kako se takva analiza provodi?

Prvo morate formulirati i zapisati problem. Zatim postavite pitanje: "Zašto se to događa?" i napiši sve razloge. Nakon toga morate učiniti isto za svaki odgovor. Zatim slijedimo isti obrazac, sve do pitanja "Zašto?" neće se pitati 5 puta. U pravilu je pravi razlog peti odgovor.

Ishikawa dijagram

Ova metoda vam omogućuje da grafički prikažete uzročno-posljedične veze bilo koje pojave u poslovanju. Nazvan po svom tvorcu, kemičarki Kaori Ishikawi, i naširoko se koristi u menadžmentu.

Prilikom izrade dijagrama postoji 5 vjerojatnih izvora problema: ljudi, materijali, okoliš (okolina), oprema i metode. Svaki od njih, zauzvrat, može sadržavati detaljnije razloge. Na primjer,rad zaposlenika ovisi o razini vještina, zdravlju, osobnim problemima itd.

Slijed konstruiranja Ishikawa dijagrama:

1. Nacrtajte vodoravnu strelicu udesno i napišite dobro definiran problem blizu vrha.
2. Koso prema glavnoj strelici, prikazuje 5 glavnih utjecajnih osoba o kojima smo gore govorili.
3. Upotrijebite male strelice za prikaz detaljnih razloga. Po potrebi se mogu dodati manje grane. To se radi sve dok se ne otpišu svi vjerojatni uzroci.

Nakon toga, sve primljene opcije ispisuju se u stupac, od najrealnije do najmanje.

"Brainstorm"

Grupna rasprava sa stručnjacima i ključnim osobljem, u kojoj je zadatak svakog sudionika navesti što više mogućih uzroka i rješenja problema, uključujući i one najfantastičnije.

Nakon teorijske analize potrebno je pronaći stvarne činjenične podatke koji potvrđuju da su uzroci problema ispravno identificirani. Ne možete se ponašati na temelju predosjećaja ("najvjerojatnije…").

Što se tiče samog planiranja, ovdje su važne i specifičnosti. Važno je postaviti rokove, zacrtati jasan slijed radnji i mjerljivih rezultata (uključujući i one srednje) do kojih bi trebali dovesti.

Učini (uradi)

Druga faza ciklusa PDCA je provedba plana, provedba promjena. Najčešće je svrsishodnije prvo provesti odluke donesene umalih razmjera, provedite "terenski test" i provjerite kako funkcionira na maloj površini ili objektu. Ako ima kašnjenja, kašnjenja, važno je razumjeti što je razlog (nerealno planiranje ili nedostatak discipline od strane zaposlenika). Dodatno, uvodi se sustav srednjeg upravljanja koji omogućuje ne samo čekanje na rezultate, već i stalno praćenje onoga što je već učinjeno.

Provjera

Jednostavno rečeno, sada moramo odgovoriti na jedno jedino pitanje: "Što smo naučili?". PDCA ciklus podrazumijeva stalnu procjenu postignutih rezultata. Potrebno je ocijeniti napredak u odnosu na postavljene ciljeve, utvrditi što dobro funkcionira, a što treba poboljšati. Uglavnom se provodi provjerom izvješća i druge dokumentacije poduzeća.

Za uspješnu implementaciju Shewhart-Demingovog ciklusa (PDCA) u poslovanju potrebno je uspostaviti redovito izvještavanje o obavljenom poslu i razgovor o rezultatima sa zaposlenicima. Idealan alat za to je uvođenje KPI ključnih pokazatelja uspješnosti, na temelju kojih se gradi sustav motivacije i nagrađivanja najproduktivnijih zaposlenika.

Akt

Posljednji korak je zapravo akcija. Ovdje može biti nekoliko opcija:

• provedite promjenu;
• odbacite odluku ako se ispostavi da je neučinkovita;
• ponovite sve faze ciklusa PDCA ponovo, ali uvedite određeneprilagodbe.

Ako nešto dobro funkcionira i može se replicirati, rješenje treba standardizirati. Da bi se to postiglo, unose se odgovarajuće izmjene u dokumentaciju poduzeća: pravilnik o radu, upute, kontrolne liste za provjeru uspješnosti rada, programi osposobljavanja zaposlenika itd. Paralelno, treba procijeniti mogućnost uvođenja poboljšanja u druge poslovne procese u kojima se mogu pojaviti slični problemi..

Ako razvijeni akcijski plan nije donio očekivane rezultate, potrebno je analizirati razloge neuspjeha, a zatim se vratiti na prvu fazu (Plan) i isprobati drugu strategiju.