Projektni tim je Koncept, faze razvoja i upravljanja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Projektni tim je skupina ljudi o kojima ovisi njegov uspjeh. Dva glavna zadatka koja se rješavaju prilikom promišljanja nove ideje su: okupljanje tima, pripremanje za učinkovit rad. Budući da je organizacija projektnog tima važan i odgovoran događaj, detaljnije ćemo se zadržati na ovom pitanju.

Suština pojma

Ovisno o specifičnostima, vrsti, razmjerima inicijative koja se razmatra, u radu mogu sudjelovati i pojedini stručnjaci i nekoliko različitih organizacija. Svi su članovi projektnog tima u najširem smislu te riječi. Među predstavnicima inicijativne grupe su:

• investitori;
• izravni kupci;
• financijska poduzeća;
• dizajneri;
• poslovni konzultanti;
• dobavljači resursa i materijala;
• razni izvođači.

Svatko od njih izvodi nekeodređene funkcije, odgovoran je za određeni dio posla. Od svih zaposlenika odabire se mikrogrupa koja će rješavati određene probleme tijekom razvoja i implementacije inovativne ideje.

Učinkovit projektni tim su ljudi koji su izravno uključeni u provedbu nove inicijative, koji odgovaraju voditelju projekta. Njegovo stvaranje preduvjet je za uspješnu realizaciju ideje koja doprinosi stvaranju jedinstvenog proizvoda.

Važne točke

Projektni tim je tim koji se formira prije provedbe inicijative "u životu". Raspušta se odmah nakon što uspješno izvrši svoj zadatak.

Sastav projektnog tima odabiru profesionalci, što je skup i dugotrajan proces. Potrebno je uspostaviti prijateljske i izvodljive odnose među članovima grupe kako bi se očekivalo postizanje željenog rezultata. U nekim slučajevima u poduzeću se stvara radna skupina radi uštede materijalnih sredstava. Svrha njezina rada je izvršiti određeni zadatak koji je relevantan u određenom trenutku za organizaciju.

Operacija

Struktura projektnog tima i njegov broj variraju ovisno o specifičnostima ideje koja se provodi.

Svaki sudionik odgovoran je za određeni dio projekta, slijedeći osobne interese.

Stvaranje projektnog tima ne uključuje samo formiranjegrupe, ali i zajednički trening, komunikacija. Ovaj pristup doprinosi postizanju željenog rezultata. Uz povoljnu psihološku klimu među sudionicima, odluke se donose pokretno i uravnoteženo. Istomišljenici uzimaju u obzir vanjske i unutarnje čimbenike, pa se proces implementacije ideja u život ubrzava.

Princip stvaranja

Kako se formira projektni tim? Ova grupa ima niz značajnih razlika od stabilnog tima radnika. Budući da određene funkcije obavlja samo u određenom vremenskom intervalu. Postoje određeni principi njegovog formiranja. Zaustavimo se na ovom pitanju detaljnije.

Glavni akteri ideje (izvođač i kupac) stvaraju vlastite grupe koje vode profesionalni menadžeri. Po obostranom dogovoru između strana, upravitelj je upravitelj od kupca ili od izvođača.

Razvoj projektnog tima doprinosi postizanju zadatka u najkraćem mogućem roku. Menadžerska funkcija menadžera je obavljanje sljedećih zadataka:

• u planiranju provedbe inicijative;
• pružanje ideje s pravim osobljem;
• sustavno praćenje aktivnosti;
• motivirajte zaposlenike da postignu određeni rezultat.

Specifična implementacija ideje

Upravljanje projektnim timom utvrđuje se uzimajući u obzir specifičnosti provedene inicijative. To izravno utječe na strukturu grupe, brojnostpotrebni stručnjaci, zahtjevi za njihovim vještinama i sposobnostima.

Projektni tim je jedinstven mehanizam čija koordinacija određuje vrijeme potrebnog posla. Na primjer, ako se plan treba provesti u području zdravstvene skrbi, timu će biti potrebni certificirani medicinski administratori i liječnici.

Građevinski tim projekta su projektanti, arhitekti, graditelji, dobavljači, bez kojih je teško zamisliti ovaj sektor gospodarstva.

Organizacijsko-kulturno okruženje

Vanjski čimbenici imaju značajan utjecaj na rad poduzeća. Unutarnji elementi uključuju sljedeće aspekte: kohezija partnera, kolektivne norme rada, raspodjela funkcionalnih odgovornosti, komunikacijske vještine.

Odgovarajuće upravljanje projektnim timom pomaže minimiziranju takvih utjecaja. Bitna razlika između tima i klasičnog tipa radnog kolektiva je njegovo funkcioniranje na temelju profesionalnosti i poslovnih kvaliteta, a ne na primjeni tipičnog hijerarhijskog principa.

Metode formiranja

Nove inicijative mogu se pojaviti kako unutar jedne organizacije (tvrtke), tako i uz suradnju nekoliko malih tvrtki odjednom. Zato se formiranje projektnog tima provodi na različite načine. Ovo je važan uvjet.

Ovisno o cilju projektnog tima, koriste se određeni alati i pristupi. Na primjer, kada je suština ideje vezana uz restrukturiranje, proširenje, modernizaciju unutar određenog poduzeća, projektdio je svakodnevnog rada upravitelja i profesionalaca odabranih za taj posao.

Classic

Menadžer kojeg imenuje čelnik tvrtke, pored njegovih glavnih funkcionalnih dužnosti, također vodi ideju, provodi ovaj specifični plan.

Ima potpuni pristup potrebnom osoblju, ovlaštenje za koordinaciju svih radnji, planiranje faza rada. U općoj organizacijskoj strukturi poduzeća, prilikom promišljanja nove ideje, izdvaja se posebna strukturna jedinica.

Ovaj model je klasičan oblik, koristi se uglavnom u velikim poduzećima. Pretpostavlja prioritet inovacije nad svakodnevnim aktivnostima, budući da menadžer ne dodiruje tipičnu hijerarhiju uspostavljenu u poduzeću. Voditelj i glavni članovi tima na neko su vrijeme oslobođeni svojih izravnih funkcionalnih dužnosti. Za kustosa grupe imenuje se čelnik društva ili njegov zamjenik.

Mješoviti oblik

Prikladan je za srednje tvrtke. Bit stvaranja projektnog tima je da inovaciju vodi vanjski menadžer. On je taj koji je zaslužan za uspjeh provedbe ideje. Da bi izvršio zadatak koji mu je dodijeljen, takav stručnjak može uključiti zaposlenike drugih odjela u projekt. Razlika je u tome što, osim što rade na inovacijama, nastavljaju ispunjavati glavne odgovornosti.

Ako ideju implementira nekoliko tvrtki odjednom, projektni tim uključujepredstavnici svih poduzeća zainteresiranih za uspjeh. Takva organizacija procesa smatra se standardnom, u kojoj se za svaku ideju stvara posebna skupina izvođača.

Osnovni pristupi izgradnji tima

Trenutno se koriste četiri osnovna principa:

• postavljanje ciljeva;
• međuljudski;
• igranje uloga;
• problematično - orijentacijsko.

Prvi uključuje postavljanje krajnjeg cilja kao vodiča za rad projektnog tima, preliminarno promišljanje načina da ga se postigne.

Interpersonalni princip sastoji se u povećanoj pozornosti na odnos između članova tima. Uspješnost rada izravno ovisi o uspostavljanju komunikacijskih odnosa povjerenja, pa voditelj projekta često pribjegava pomoći profesionalnog psihologa.

Načelo uloge usmjereno je na dijeljenje osnovnih ovlasti između članova grupe, dajući svakoj osobi svoja prava i odgovornosti.

Zadnje načelo doprinosi rješavanju svih spornih pitanja u okviru zajedničkih sporova, što značajno ubrzava provedbu plana i povećava njegovu učinkovitost.

Kriteriji odabira zaposlenika

Posebna pažnja posvećena je iskustvu i profesionalnosti ljudi koji će biti uključeni u razvoj i implementaciju novih artikala važnih za tvrtku. Zaposlenici uključeni u projekt moraju biti proaktivni, spremni preuzeti odgovornost za odluke koje donose. Želja da se maksimalno posveti poslu je dobrodošla, itakođer neovisnost u planiranju faza aktivnosti.

Ne postoje posebni zahtjevi za dobni sastav pri stvaranju projektnog tima. Kako bi ujedinio novi mali tim, voditelj organizira zajedničke događaje: praznike, pješačke izlete, korporativne zabave.

Struktura je razvijena uzimajući u obzir funkcije koje obavljaju stručnjaci, kao i njihov odnos. Među grupnim procesima koji utječu na učinkovitost postizanja cilja ističemo grupni pritisak, dinamičke pokazatelje, promišljanje zajedničkih odluka. Među čimbenicima koji negativno utječu na brzinu projekta ističemo nedostatak jasno formuliranog cilja, plana rada, stalne interne sukobe, kao i nedostatak resursa i nezainteresiranost voditelja za promicanje projekta.

U stvarnosti naše zemlje, prilikom privlačenja vrijednih stručnjaka iz drugih odjela u tim, javljaju se različiti sukobi između voditelja odjela i rukovoditelja. Najveće poteškoće javljaju se mladim i perspektivnim zaposlenicima koji primaju odgovoran zadatak od voditelja. Problem u takvim situacijama treba riješiti konstruktivnim pregovorima, a menadžment treba staviti pravi naglasak na tim.

Fazije formiranja i ciklus "života"

Nakon pojave zanimljive ideje do njezine uspješne implementacije u stvarnost, prolazi nekoliko uzastopnih faza odjednom. U ovom trenutku, odnosi između privatnih trgovaca se uspostavljaju, izgrađujući dobronamjeran i učinkovitsuradnja. Voditelj promatra procese koji se odvijaju unutar grupe, zaustavlja sukobe i nesporazume te usmjerava sudionike prema konačnom rezultatu.

U fazi orijentacije provodi se početno površno upoznavanje svih članova nove grupe. Oni su u stanju neizvjesnosti i neizvjesnosti u svojim snagama i sposobnostima, pa je važno da vođa stvori ispravan stav u ovoj fazi.

Menadžer ne samo da usmjerava svoje istomišljenike, već i odgovara na pitanja, formira popis pravila, cilj, metode za postizanje.

U procesu komunikacije pojavljuju se sukobi i nesuglasice oko raspodjele funkcija u timu. Voditelj treba smanjiti trajanje ove faze, kako bi u što kraćem vremenu rasporedio uloge među članovima grupe.

Entuzijazam svakog zaposlenika, njegova želja da pokaže inicijativu, neovisnost i originalnost pri planiranju glavnih faza aktivnosti, izravno ovisi o interesu samog menadžera.

U fazi suradnje očekuje se uspostavljanje odnosa povjerenja, jasna raspodjela uloga i dosljedan rad na razmatranju plana rada.

Radna faza je vrijeme, neposredno vrijeme za provedbu svih ideja u stvarnom životu. Njegovo trajanje je povezano sa specifičnostima ideje koja se razmatra, kao i financijskim mogućnostima tvrtke koja provodi projekt.

Završna faza je procjena učinkovitosti projekta, cjelovitosti postizanja cilja postavljenog na početku rada.