Stablo ciljeva organizacije: formiranje, shema

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Danas postoji alat za planiranje koji se zove stablo ciljeva. Primjeri i načini za njegovu izgradnju za organizaciju bit će obrađeni u ovom članku.

Svaka aktivnost počinje planiranjem. Da biste nešto učinili, prvo morate imati određeni akcijski model.

Kompetentno planiranje aktivnosti organizacije više je od polovice uspjeha cjelokupnog poslovanja.

Opći koncept pojma

Gotovo svatko može objasniti ovaj koncept. Cilj je željeni rezultat koji organizacija planira postići tijekom svog djelovanja. Svako poduzeće koje želi biti uspješno u poslovanju treba težiti tome. Postavljeni ciljevi služe ne samo kao mjerilo za aktivnost organizacije, već se također koriste za postavljanje njenih standarda i ocjenjivanje učinka.

Često postavljanje ciljeva za postizanje željenog temelji se na pretpostavkama o mogućem budućem razvoju, tako da se realnost njihove provedbe i adekvatnost temelji na točnostihipoteze.

Ciljevi imaju rok. Što je veća, to je veća neizvjesnost moguće budućnosti. Sukladno tome, ciljevi s dužim unaprijed određenim razdobljem postavljaju se u općenitijem obliku.

Najopćenitija izjava koja opravdava nastanak i djelovanje organizacije zove se misija.

Što je strategija

Uspješne tvrtke stavljaju veliki naglasak na strategiju. Ovo je glavni plan za provedbu određenih zadataka koji određuju njihovu važnost za organizaciju.

Drugim riječima, strategija je lanac ciljeva koji vodi do određenog planiranog ishoda događaja.

Koja je misija

Ovaj izraz se koristi u raznim poljima - medicinskim, vjerskim i drugim. Misija organizacije je filozofsko opravdanje djelatnosti tvrtke, njena ideološka komponenta, ideal kojemu tvrtka treba težiti tijekom svog postojanja.

Glavne komponente misije organizacije:

• Fokusirano na kupca.
• Istinitost. Misija mora biti iskreno izrečena, bez dvosmislenih tumačenja, a također mora odgovarati stvarnom stanju stvari.
• Jedinstvenost. Misija bi trebala biti nešto što vašu tvrtku čini jedinstvenom, što je razlikuje od konkurencije.

Ako misija postavlja opću smjernicu za sve aktivnosti organizacije, tada je cilj univerzalniji i specifičniji.

Načela formulacije

Prilikom formuliranja cilja važno je pridržavati se sljedećih principa:

• Posebno. Potrebno je što jasnije i preciznije formulirati ciljeve kako bi svi razumjeli o čemu je riječ.
• Mjerljivost. To je prilika da se kvantificira je li rezultat postignut. to se radi usporedbom s prethodno navedenim ciljem. Možete ga mjeriti prema kriterijima kao što su broj pozitivnih recenzija, omjer, učestalost onoga što se događa, vrijeme, prosjek i tako dalje.
• Dostupno. Cilj bi trebao biti u skladu s trenutnim mogućnostima tvrtke.
• Značaj. Cilj ne bi trebao biti u suprotnosti s misijom, kao ni s drugim težnjama organizacije.

Načela upravljanja organizacijom

Upravljanje se temelji na sljedećim principima:

• Razvijanje ciljeva do razine svakog pojedinog zaposlenika. Istovremeno, planovi zaposlenika i organizacija ne bi trebali biti u suprotnosti jedni s drugima.
• Sinkronizacija i prilagodba ciljeva zaposlenika u srednjim fazama procjene.
• Interakcija između menadžera i zaposlenika u formuliranju ciljeva, njihovoj koordinaciji.
• Provodite redovitu ocjenu rada i povratne informacije zaposlenika.

Metode postavljanja ciljeva u organizaciji

Planiranje u bilo kojoj tvrtki može biti centralizirano i decentralizirano.

• Decentralizirano planiranje je postavljanje ciljeva od strane svake strukturne jedinice tvrtke zasebno.
• Centralizirano planiranje aktivnosti u organizaciji podrazumijeva postojanje središnje vlasti odnmatično poduzeće koje direktivno postavlja ciljeve svojim podređenim tvrtkama. Svi resursi usmjereni na rješavanje postavljenih zadataka također su raspoređeni centralno.

Vrste ciljeva

Mogu se uvjetno podijeliti na strateške i taktičke.

• Strateški - to su oni čije će postizanje dovesti organizaciju na novu financijsku ili strukturnu razinu. Klasični primjeri strateških ciljeva su: inovacija i akcijsko planiranje, zauzimanje određenog tržišnog udjela. Međutim, svaka organizacija ima svoju strategiju.
• Taktički - to su oni koji odražavaju određene faze postizanja strateških. Oni su operativni (ciljevi za određeno vremensko razdoblje, kvartal, godinu i tako dalje).

Također, svi ciljevi se mogu podijeliti na jednostavne i složene. Jednostavni se izvode u jednom koraku. Složene podrazumijevaju čitav niz aktivnosti za njihovu provedbu. Ovisno o složenosti i fokusu zadataka, gradi se hijerarhija ciljeva.

Također su kratkoročni, srednjoročni i dugoročni. Ovisi o navedenom roku.

• Kratkoročni - to su oni ciljevi koji se ostvaruju u razdoblju do jedne godine. Oni zahtijevaju maksimalnu specifičnost i jasnoću teksta.
• Srednjoročni - to su ciljevi čija se realizacija planira od jedne do pet godina.
• Dugoročno - za čiju implementaciju je potrebno više od pet godina.

Također mogu biti:

• Operativno - izvodi se redovito tijekom dugog vremenavrijeme.
• Dizajn - izveden jednokratno.

Kako bi se pravilno izgradila struktura i hijerarhija ciljeva, ovisno o njihovoj hitnosti i značaju za tvrtku, često se koristi metoda stabla ciljeva. Ovaj pristup je jedan od najučinkovitijih alata za planiranje zadataka.

Što je stablo ciljeva

Ovaj se izraz pojavio ne tako davno, pa nisu svi upoznati s njegovom suštinom. Stablo ciljeva organizacije je hijerarhijska struktura svih ciljeva organizacije, prikazana kao grafikon ili tablica.

Za provedbu strateških planova tvrtke mogu se koristiti i operativni i projektni ciljevi različitih razina.

Metoda stabla ciljeva podrazumijeva takvu podjelu strateških zadataka organizacije na jednostavnije, tako da niži zadatak, koji se provodi, postaje oruđe za provedbu višeg. Pritom je svaki važan zadatak podijeljen na nekoliko jednostavnijih kako bi se postiglo maksimalno pojednostavljenje strukture.

Kako izgraditi stablo ciljeva

Razmotrimo detaljnije algoritam za formiranje stabla ciljeva organizacije.

• Prvo, utvrđuje se glavni strateški cilj organizacije. Formuliran je u jednoj ili dvije rečenice i trebao bi objasniti što bi se na kraju trebalo dogoditi.
• Tada se cilj razlaže - dijeli se na jednostavnije zadatke, čija će provedba zajedno dovesti do njegovog ostvarenja. Ovaj proces bi trebaoispuniti sljedeće zahtjeve:

-podjela mora biti potpuna, nijedna komponenta ne smije biti propuštena;

-podjela mora biti isključiva. Nijedan jednostavan zadatak ne može sadržavati drugi;

-podjela mora imati zajedničku osnovu za sve jednostavne probleme.

-podjela bi trebala biti ujednačena. Svaka razina mora biti sastavljena od zadataka istog opsega i značaja.

• Ustanovljavaju se ograničenja primjenjiva na svaku određenu organizaciju.
• Analiza opcija za svaki zadatak. Bilo koji od njih može se izvesti na različite načine. Analiziraju se sve moguće opcije implementacije i odabiru one najoptimalnije.
• Dalje, konstruiraju se zadaci i funkcije za zaposlenike i odjele.

Dijagram stabla ciljeva

Kao što znate, informacije se uvijek bolje percipiraju vizualno. Stoga je stablo ciljeva organizacije prikazano u obliku tablice ili slojevitog dijagrama, gdje je najviša razina glavni cilj organizacije.

Sljedeća podrazina bit će ti ciljevi, čija će provedba dovesti do postizanja glavnog.

Slijede ciljevi koji će dovesti do implementacije onih na višoj razini. Svaki od njih podliježe razgradnji sve dok ima logičkog smisla. Broj razina u stablu ciljeva ovisi o složenosti i veličini organizacije.

Što je poduzeće veće, složenija je njegova struktura, u stablu će biti više razina razgradnje. Dakle, hijerarhija ciljeva organizacije izravno je povezana s njezinom strukturom iznačajke.

Radi jasnoće, cijeli dijagram treba biti prikazan na jednom listu.

Dok čitate dijagram, trebalo bi biti jasno kako postići bilo koji od predstavljenih ciljeva, i glavnih i jednostavnih.

Jasnoća razumijevanja kako postići postavljene ciljeve je kriterij za ocjenu stabla u smislu njegove prikladnosti za daljnji rad.

Funkcije stabla ciljeva

Detaljna, vizualno prikazana shema svih ciljeva neophodna je ne samo za velike tvrtke u kojima postoji mnogo odjela, zaposlenika i zadataka.

Stablo ciljeva organizacije pojednostavljuje svaku aktivnost, služi kao vodič u svim mogućim izborima, čini da imate na umu sve potrebne elemente poslovanja.

Stablo ciljeva na primjeru hotela

Misija ove ustanove je pružiti kvalitetan smještaj gostima grada u atmosferi udobnosti, udobnosti i lakoće.

Svi hoteli teže maksimiziranju dobiti.

Stablo ciljeva malog hotela može se izgraditi na sljedeći način:

Ciljana razina	Opis
Glavni cilj	Ostvarivanje najveće moguće zarade
Glavni ciljevi	Poboljšajte kvalitetu usluge				Proširivanje raspona mogućih usluga			Uvod u oglašavanje i marketing
Podciljevi prve razine	Poboljšajte kvalitetu proizvodnog procesa		Poboljšajte interakciju s osobljem		Uslugekonferencije i banketi		Pružanje ugostiteljskih usluga	Oglašavanje i privlačenje novih kupaca		Povećanje lojalnosti kupaca
Podciljevi druge razine	Kupnja nove opreme za učinkovitije održavanje kuće	Izrada CRM-a - sustava za ubrzane rezervacije i usluge	Obuka osoblja	Novi sustav motivacije osoblja	Dodjela i renoviranje sobe za sastanke	Izrada konferencijske sobe	Kafić ili restoran na lokaciji	Internetsko oglašavanje	Distribucija komercijalnih ponuda za poslovna putovanja zaposlenika u organizacije	Klubske kartice za stalne kupce s bonusima i popustima

Istovremeno se izrađuje popis zadataka i resursa za njihovu provedbu za svaki cilj druge razine.

Na primjer, da biste dodijelili sobu za sastanke i popravili je, kreira se sljedeći popis zadataka:

Uvjet - mora postojati slobodna soba u prostorijama hotela ili mogućnost oslobađanja i prenamjene jedne od soba. Istodobno, takva inovacija mora biti financijski izvediva. Stoga će zadaci biti:

1. Izračunajte mogući profit od posjedovanja sobe za sastanke.
2. Izračunajte cijenu popravka.
3. Dogovorite se s timom za popravak i postavite potrebni vremenski okvir.
4. Dogovorite pregovore za klijente.

Namjena restorana ili kafića na teritoriju hotela je manje specifična, treba je dodatno raščlaniti naviše razina. Zašto to nismo učinili?

Činjenica je da je otvaranje ugostiteljske jedinice vrlo težak zadatak. Povezan je praktički s otvaranjem drugog obrta. Stoga su najprije napisani svi mogući načini ostvarenja ovog cilja. Obično ima dvije alternative:

• Poziv na suradnju s partnerom ugostiteljem.
• Otvaranje restorana od strane osnivača hotela.

Na temelju omjera koristi i rizika bira se jedan put. Na temelju toga se sastavlja novo stablo ciljeva za otvaranje restorana na teritoriju hotela.