Vrste sastanaka: protokol, struktura i sadržaj

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Nezamislivo je zamisliti rad bilo koje organizacije bez poslovne komunikacije. Pravilno izgrađena komunikacija među zaposlenicima omogućuje glatko i brzo rješavanje zadataka.

U organizacijama postoji mnogo vrsta sastanaka, a svaki od njih ima svoje karakteristike i zadatke. Poznavanje takvih nijansi pomoći će olakšati raspravu o poslovnim pitanjima. Ovaj članak će vam reći o vrstama sastanaka, pomoći će vam razumjeti zašto se održavaju i kako se bilježe u uredskom radu.

Ciljevi poslovnih sastanaka

Glavni cilj održavanja bilo koje vrste sastanaka i sastanaka je razviti specifična konstruktivna rješenja za hitne probleme i razmotriti hitna poslovna pitanja. Također, tijekom skupa zaposleni imaju priliku podijeliti mišljenja, ideje ili dati prijedlog najboljeg rješenja problema s višim menadžerima.

Bilo koja vrsta poslovnih sastanaka omogućuje vam da vidite sveobuhvatnu sliku situacije u organizaciji, da odredite njezine snage i slabosti. Treba napomenuti da prilikom sudjelovanja u ovom formatuposlovno komuniciranje je brza prilagodba novih zaposlenika tvrtke ili poduzeća.

Zadaci

Mogu se razlikovati sljedeći zadaci svih vrsta sastanaka:

• rješavanje trenutnih problema i problema;
• integracija aktivnosti odjela u skladu sa strateškim ciljem tvrtke;
• procjena tvrtke i njenih pojedinačnih strukturnih odjela;
• održavanje i razvoj politike tvrtke.

Da biste razumjeli u kojem formatu održati takav poslovni događaj, morate odlučiti koji će mu od gore navedenih zadataka odgovarati, a nakon toga možete razumjeti kojoj će klasifikaciji pripadati.

Vrste i klasifikacija

Sastanak, kao vrsta poslovne komunikacije, može imati drugačiji oblik održavanja, što određuje njegovu tematiku i popis prisutnih dužnosnika.

Treba istaknuti glavnu klasifikaciju sastanaka:

1. Regija vlasništva. Ovdje možemo razlikovati takve vrste sastanaka kao što su administrativni (koji osiguravaju raspravu o problematičnim pitanjima), znanstveni (seminari i konferencije čija je svrha raspravljanje o aktualnim znanstvenim pitanjima), politički (koji predviđaju sastanak članova bilo koje političke stranke i pokreti) i mješoviti tipovi.
2. Skala. Ovdje se izdvajaju međunarodne, gdje su uključeni stručnjaci iz drugih zemalja ili stranih partnera, nacionalni, regionalni, kao i gradski.
3. Redovnost. U bilo kojem formatu sastanka može bititrajno ili periodično.
4. Prema lokaciji - lokalno ili putujuće.

A također se sve vrste sastanaka mogu podijeliti na sljedeći način:

1. Poučno, pružajući direktivni format ponašanja, gdje nadređeni vođa prenosi informacije izravno svojim podređenima, koje se zatim razilaze i prenose duž vertikale moći. U takvoj poslovnoj komunikaciji najčešće se čuju nalozi predsjednika Uprave, koji mogu značajno utjecati na tijek poduzeća, a to mogu biti i norme ponašanja ili važne inovacije.
2. Operativno (kontrolne sobe). Svrha ovakvog sastanka je dobivanje informacija o stanju stvari u organizaciji ili poduzeću. Tijek informacija u ovom slučaju usmjeren je od podređenih prema voditeljima odjela ili glavnom direktoru. Uglavnom se na operativnim sastancima razmatraju pitanja provedbe putokaza, planiranih aktivnosti, strateških i operativnih planova. Bitna razlika između operativnog (otpremnog) sastanka i svih ostalih je u tome što se održavaju redovito i imaju fiksni popis sudionika. Također je vrijedno napomenuti da tijekom sastanka možda neće biti dnevnog reda.
3. Problematično. Takav se sastanak saziva u slučaju hitne potrebe za donošenjem odluke o završetku zadataka u kratkom vremenu ili rješavanju globalnog problema za poduzeće.

Uz sve navedeno, posebno se može izdvojiti jedan od najpopularnijih tipova proizvodnjesastanci – planiranje. U pravilu se takva priredba održava svakodnevno ili jednom tjedno, na kojoj su prisutni voditelj odjela i neposredni izvođači koji primaju zadatke za dan i razgovaraju o tijeku njihove provedbe.

Tema sastanka osoblja poduzeća na sastanku može biti bilo koja vrsta pitanja koja se pojave u tijeku poduzeća, a tijek rasprave može biti posvećen promjenama u vanjskom okruženju u kojom određena organizacija upravlja.

Organiziranje sastanka

Svaka vrsta sastanka, bez obzira na njegov format, zahtijeva pažljivu pripremu za njega, jer njegova učinkovitost ovisi o ovom trenutku. U početku morate odrediti sljedeće točke:

• target;
• razmotreni problemi;
• postavljanje zadataka za osoblje (na temelju funkcionalnosti i podređenosti);
• koraci za dovršavanje zadataka.

Danas se većina sastanaka odvija na vrlo osrednji način, zbog čega im se gubi smisao, a zadani zadaci mogu se loše obavljati. Stoga je iznimno važno promisliti cijeli tijek ovakvih poslovnih sastanaka i izgraditi radnu raspravu na način da ne oduzima samo vrijeme, već ima povratnu informaciju od tima.

Sastanci

Treba napomenuti da velike tvrtke i organizacije koje žele steći određeni tržišni udio i razviti svoju tvrtku s ciljem ostvarivanja velikih profita ulažu veliku okladuraspravljati o važnim pitanjima upravo kroz sastanke. Iz prakse uspješnih menadžera možete formirati sljedeći skup pravila kako se pripremiti za sastanak:

Najprije se utvrđuje lista sudionika. Trebalo bi biti jasno koga pozvati na sastanak i kakvu će ulogu na njemu igrati. Često se događa da pozvane osobe možda ne razumiju problem, pa budu pozvane "za svaki slučaj", ali u tom trenutku bi mogle obavljati svoje poslove i ne gubiti vrijeme.

Važno je pripremiti dnevni red. Ako je sastanak zakazan, tada se unaprijed izrađuje dnevni red koji ukazuje na pitanja o kojima će se raspravljati, a također se određuju glavni govornici. Važno je zapamtiti da ovaj dokument treba poslati odgovornima za pripremu informacija i onima koji će biti prisutni kako bi svi sudionici mogli pripremiti izvješća, prijedloge i dodatna pitanja. Ako je potrebno, dnevni red se može prilagoditi.

Glavna i strateška pitanja trebaju se staviti u prvi plan sastanka. Govornici ovakvih problema moraju nužno biti osobe (šefovi odjela, odjela, radionica) koji su osobno odgovorni za provedbu svih strateških aktivnosti tvrtke.

Važne točke

Važno je zapamtiti da svaki sastanak ima dvije glavne faze - pripremu za njega i samo održavanje. Prva faza uključuje utvrđivanje relevantnosti poslovanjazbornik, naznačeni su zadaci, glavni i sporedni ciljevi, formira se lista sudionika i govornika, pripremaju se izvješća, izlaganja i izvješće prema temi ili unaprijed definiranom dnevnom redu. Druga faza uključuje provedbu prethodno planiranog tijeka sastanka, slušanje izvješća i raspravu o aktualnim i strateškim pitanjima.

Ako je tijekom takve poslovne komunikacije potrebno odlučiti što i kome učiniti od zaposlenika, onda možemo izdvojiti treću fazu – donošenje odluka. U pravilu odluke donosi predsjedavajući, koji predsjedava sastankom, na temelju vlastitog nahođenja ili raspravom ili zajedničkim glasovanjem.

Primjer plana sastanka

S jasnim planom ispred sebe, svaki menadžer može učinkovito i djelotvorno provesti sastanak, što će vam omogućiti da dobijete povratne informacije od osoblja i postavite im prave zadatke. Ovaj plan može uključivati sljedeće:

• pozdravni govor;
• preslušavanje izvješća i zbrajanje za određeno vremensko razdoblje (kvart, tjedan, polugodište, mjesec);
• pokrivanje aktualnih problema relevantnih za tvrtku;
• slušanje prijedloga za rješavanje problema (brainstorming);
• procjena predloženih opcija i rasprava o njihovoj provedbi;
• akumulacija opcija;
• glasovanje za usvajanje jedne ili druge opcije;
• određivanje granica tijekom rješavanja problema (određivanje tko je odgovoran, vremena, metoda i metoda).

Snimanje

Velikineke vrste sastanaka potrebno je fiksirati na papiru (dokumentu), što se zove protokol. Čuvanje ove vrste dokumentacije omogućuje vam legitimiranje donesenih odluka. A također, zahvaljujući protokolu, uvijek možete pratiti napredak provedbe aktivnosti, te u slučaju neuspjeha u izvršavanju zadataka odrediti tko je za to odgovoran.

Punkciju, u pravilu, provodi tajnik voditelja koji je predsjedavajući sastanka. Međutim, ovu funkciju često mogu obavljati i drugi radnici.

Funkcije i zadaci tajnice

Prije početka poslovnih sastanaka, tajnik bi trebao biti upoznat s popisom pozvanih i popisom pitanja o kojima se raspravlja. Međutim, vrijedi napomenuti da ako se sastanak održava redovito, onda je taj dužnosnik taj koji prikuplja svu dokumentaciju (liste, planove, dnevni red, itd.) i pomaže voditelju da se pripremi za sastanak.

Najprije i ako je potrebno, tajnik može zamoliti osobe koje se pojave da ispune upisni list, gdje će biti navedena njihova puna imena. i položaj. To će biti potrebno prilikom izrade protokola. Zatim tajnik objavljuje dnevni red, čime se označava početak sjednice. Nadalje, kada prisutni počnu raspravljati o pitanjima, tajnik bilježi napredak ovog događaja. Na kraju sastanka, ovaj službenik priprema gotovu verziju zapisnika, nakon čega ga potpisuje s predsjedavajućim i sve šalje uključenim osobama.

Izuzetno je važno da tajnik, prilikom sastavljanja, plati dospjeloobratiti pozornost na izgled zapisnika sa sastanka. Mora sadržavati zaglavlje, mjesto, popis sudionika, pitanja o kojima se raspravljalo i donesene odluke.

Zaključak

Iz gornjih informacija postaje jasno da je održavanje sastanaka u poduzećima izuzetno važno. Međutim, uvijek je vrijedno zapamtiti da kvalitetna priprema za takve događaje nosi više od 50% ključa uspjeha u pokrivanju informacija, postavljanju ciljeva i njihovoj visokokvalitetnoj provedbi.