Opisi poslova administratora: odgovornosti i glavne funkcije

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Pod pozicijom administratora podrazumijeva se kvalificirani stručnjak koji ima ovlasti za upravljanje određenim područjem u tvrtki. Zaposlenik u ovom području je menadžer, odgovoran organizator, koji ima sposobnost upravljanja i administriranja procesa.

Ovaj zaposlenik analizira rad općeg mehanizma, identificira propuste u njegovom radu i otklanja ih, kako bi unaprijedio poslovanje tvrtke. Ranije je ova profesija utjecala samo na sferu upravljanja ljudskim potencijalima i aktivnosti odjela tvrtke. Sada opisi poslova administratora mogu uključivati upravljanje bazom podataka, informacijske sustave.

Što su administratori

Postoje administratori ljudskih resursa i poslovni radnici. Prvi kontroliraju kvalitetu i pravovremenost izvršavanja zadataka koji su im dodijeljeni od strane podređenih.zadataka. To mogu biti prodavači, konobari, barmeni i još mnogo toga.

Upravitelj mora osigurati da ti zaposlenici obavljaju svoj posao u skladu sa standardima i podzakonskim aktima tvrtke. Potonji upravljaju osobljem merchandisera, sklapaju ugovore u ime tvrtke, prihvaćaju i prenose robu i slično. Za više informacija o tome, pogledajte opis posla administratora.

Propisi

Zaposlenik koji je dobio poziciju administratora je specijalist. U trenutku njegove odsutnosti prava i obveze zaposlenika prelaze na drugog zaposlenika kojeg je uprava imenovala da ga zamjenjuje. Samo izvršni direktor može odlučiti hoće li zaposliti ili otpustiti administratora. Da bi dobio ovaj posao, kandidat mora imati diplomu srednje stručne spreme.

Osim toga, poslodavci često zahtijevaju da kandidati imaju radno iskustvo u sličnom području od godinu dana ili više. U osnovi, izravni nadzornik administratora je upravitelj. Opis posla upravitelja pretpostavlja da se u svojim aktivnostima mora rukovoditi statutom tvrtke, zakonskim aktima, nalozima i uputama svojih nadređenih. Također mora uzeti u obzir vladajuće akte i, zapravo, samu uputu.

Znanje

Kada se prijavljuje za posao, zaposlenik mora imati određena znanja, uključujući i upoznati se s propisima,upute, naredbe i drugi regulatorni materijali koji se odnose na djelokrug njegove djelatnosti. Osim toga, mora naučiti pravila i metode organizacije rada servisnog osoblja.

Zaposlenik mora poznavati organizacijsku i kadrovsku strukturu, odnosno koje dužnosti, ovlasti i uvjete rada imaju njegovi podređeni. Za pravilno i učinkovito obavljanje poslova administratora, zaposlenik mora proučiti vrste usluga koje pruža tvrtka u kojoj je zaposlen, znati pravilno sastaviti izvještajne dokumente, koristiti poslovnu komunikaciju i bonton u praksi. Također, zaposlenik mora imati znanje iz područja prava i marketinga.

Funkcije

Prilikom prijave za posao zaposleniku se dodjeljuju određene funkcije. Bavi se prevencijom i otklanjanjem sukoba, prihvaća tvrdnje i komentare klijenata na nekvalitetnu uslugu u ustanovi u kojoj je zaposlen. Osim toga, dužnosti administratora uključuju savjetovanje posjetitelja o pitanjima vezanim uz pružanje usluga i prodaju robe, kao i bonus programe i promocije. Mora poboljšati rad osoblja, povećati učinkovitost usluge, kao i stvoriti ugodne uvjete za posjetitelje i zaposlenike. Djelatnik kontrolira red, čistoću u posjetima i rad čistačica.

Odgovornosti

Glavne funkcije administratora uključuju informiranje osoblja o dolasku kupaca, bilježenje podataka posjetitelja ubaza klijenata, izvještavanje menadžmenta o problemima i konfliktnim situacijama. Osim toga, administrator je dužan pratiti poštivanje discipline od strane zaposlenika, te ostalih točaka statuta organizacije.

Mora ispunjavati sve upute svog šefa, kontrolirati sigurnost robe i druge materijalne imovine, normative za uređenje dvorana, postavljanje, stanje i zamjenu reklamnih proizvoda. Također, ovaj zaposlenik je taj koji osigurava da svo osoblje slijedi naredbe svojih nadređenih.

Ostale funkcije

Opis posla administratora sugerira da prije pregovora s budućim klijentima i partnerima tvrtke pripremi materijalnu i tehničku podršku. Zaposlenik vodi evidenciju i to dokumentira. Osim toga, vodi telefonske razgovore, obrađuje zahtjeve klijenata, suradnika drugih organizacija i državnih službenika.

Prava

Uputa o zaštiti na radu za upravitelja pretpostavlja da zaposlenik ima određena prava, uključujući donošenje samostalnih odluka, ako ona ne izlaze iz okvira njegove nadležnosti. Također, ovaj stručnjak ima pravo zastupati interese tvrtke, prestati obavljati svoje funkcije ako postoji opasna situacija koja ugrožava njegovo zdravlje i život, potpisati dokumentaciju koja je u njegovoj nadležnosti.

Zaposlenik ima pravo obavijestiti menadžment o identificiranim problemimau radu organizacije i ponuditi načine za njihovo rješavanje, kao i davati prijedloge za poboljšanje učinkovitosti svog djelovanja i rada cijele tvrtke. Ima pravo surađivati s drugim odjelima ustanove u rješavanju zadataka koji su mu dodijeljeni, zahtijevati informacije i dokumente, te zahtijevati od uprave da stvori normalne radne uvjete.

Odgovornost

Zaposlenik je odgovoran za nepropisno obavljanje svojih dužnosti, kao i za kršenje pravila protupožarne sigurnosti za administratora. Može se smatrati odgovornim ako je svojoj upravi ili klijentima organizacije dao lažne informacije. Odgovoran je za kvalitetu prijavnih dokumenata, za kršenje etiketa u ophođenju s posjetiteljima i za posljedice vlastitih odluka.

Može biti kazneno gonjen ako je pogrešno postupao s osobnim podacima kupaca, otkrio povjerljive informacije i otkrio poslovne tajne. Odgovoran je za nanošenje materijalne štete tvrtki u kojoj je zaposlen, državi, izvođačima ili zaposlenicima poduzeća. Osim toga, zaposlenik je odgovoran za kršenje pravila i statuta tvrtke.

Zahtjevi administratora

Kad se profesija tek uvodila u poslovnu sferu zemlje, zahtjevi za zaposlenicima nisu bili previše ozbiljni, dovoljno je bilo i samo srednjoškolsko obrazovanje. Radno iskustvo je također slabo zanimalo poslodavce. Sada su uvjeti postali teži, a tvrtke zahtijevaju ne samo kandidatevisoko obrazovanje iz područja ekonomije ili menadžmenta, ali i znanje stranih jezika, sposobnost korištenja osobnog računala i vođenja poslovne evidencije.

Što se tiče osobnih kvaliteta, posao će dobiti osoba s dobro izvedenim govorom, ugodnog izgleda. Komunikacijske vještine, sposobnost pravilnog vođenja telefonskih razgovora i rješavanja konfliktnih situacija vrlo su važni.

Zaključak

Tipične upute administratora sadrže osnovne informacije potrebne kako bi zaposlenik razumio svoje mjesto u tvrtki. Njegove točke mogu varirati ovisno o organizaciji, njezinoj veličini i potrebama menadžmenta. Bez odobrenja ovog dokumenta, zaposlenik nema pravo započeti svoje dužnosti. Za dobivanje radnog mjesta kandidat mora ispunjavati zahtjeve tvrtke, imati određena znanja i osobne kvalitete potrebne za kvalitetno obavljanje funkcija koje su mu dodijeljene i zadataka dodijeljenih zaposleniku.