Horizontalna komunikacija: osnovni koncepti, vrste, metode upravljanja u organizaciji

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Komunikacija se obično naziva raznim oblicima prijenosa informacija. Što se poslovnog okruženja tiče, uobičajeno je razlikovati vertikalne i horizontalne komunikacije. Svaki od njih ima svoje karakteristike, karakteristične značajke interakcije sudionika. Ovaj članak će to detaljnije istražiti. Istaknimo glavne razlike između ovih vrsta komunikacije.

Što je ovo?

Prvo, razmotrite ključni koncept. Dakle, komunikacija je proces prijenosa informacija koji koriste ljudi. Može se pojaviti u nekoliko oblika:

• Izričito. Ovo je korištenje govornog jezika, teksta ili neke vrste grafičkih slika, vizuala, itd.
• Implicitno. Komunikacija kroz neverbalne geste, izraze lica, određene izraze lica.

Što se tiče glavnih sredstava poslovne komunikacije, ona su sljedeća:

• Sastanak.
• Videokonferencija.
• E-pošta.
• Telefonski razgovori.
• Prijenos bilješki.
• Osobnorazgovor.
• Upotreba internetskih tehnologija (chatovi, instant messengeri).
• Podnošenje izvješća.

Uobičajeno je izdvojiti sljedeće komunikacijske elemente:

• Pošiljatelji. To su osobe koje formiraju, kodiraju podatke i prenose ih drugim sudionicima u procesu.
• Poruke. Kodirani podaci specifični za pošiljatelja.
• Kanali. Ovdje se ističu sredstva komunikacije, okruženja u kojima se informacije mogu širiti.
• Primatelj. Osoba kojoj je informacija poslana. Element koji tumači informacije.

Interne i vanjske grupe

Okomite i horizontalne komunikacije u organizaciji su po prirodi potkategorije.

Poslovne komunikacije općenito se dijele na eksterne i interne. Potonje predstavljaju komunikacija koja se odvija izravno unutar organizacije, posebice između pojedinih zaposlenika, odjela, radionica, odjela tvrtke. Eksterna komunikacija je komunikacija s vanjskim subjektima. Oni mogu biti izvođači, dobavljači, kupci, uslužne organizacije, predstavnici vladinih agencija, itd.

Zauzvrat, interne komunikacije u organizaciji predstavljaju horizontalne i vertikalne, kao i komunikacijske mreže. Vertikalne se dalje dijele u još dvije kategorije:

• Obrnuto (princip odozdo prema gore).
• Hijerarhijski (princip odozgo prema dolje).

Obilježja ovihpredstavljene sorte bit će detaljno obrađene u članku.

Horizontalna komunikacija

Kako to misliš? Horizontalna komunikacija je razmjena službenih, poslovnih informacija između zaposlenika koji zauzimaju isti, ravnopravan položaj u poduzeću. Ovdje komunikacija može biti relevantna kako između radnika iste radionice, odjeljenja, grane, tako i između radnika ekvivalentnih odjela radionica i podružnica.

Horizontalna komunikacija je komunikacija između menadžera koji imaju isti opseg kompetencija, kao i između zaposlenika koji imaju istu kategoriju, nalaze se na jednakim pozicijama, imaju jednak skup ovlasti i odgovornosti.

Horizontalne komunikacije u organizaciji su prije svega potrebne za stvaranje zdrave, prijateljske, ugodne radne atmosfere. Ovo je organizacija punopravne, plodne poslovne komunikacije. Pravilno organiziran sustav horizontalne komunikacije omogućuje postizanje pozitivnih rezultata na temelju rezultata rada svakog člana tima.

Mogući problemi

Ovakva poslovna komunikacija može biti zasjenjena određenim problemima. Evo glavnih koje su karakteristične za horizontalne komunikacije u menadžmentu:

• Upotreba profesionalnog žargona. Novozaposlenim zaposlenicima, zaposlenicima drugog odjela može biti neshvatljivo.
• Sporovi o važnosti njihove određene stranice, njihove posebne vrste aktivnosti.
• Smanjenje poslovne komunikacije nakućanstvo, rasprava o osobnim problemima. Pojava na temelju toga glasina, razgovora iza leđa, rasprava koje odvlače pažnju od procesa rada.
• Učinkovitost poslovne komunikacije može se smanjiti zbog pojave lajkova, osobnih nesviđanja itd.

Rješavanje problema

Kako bi interne horizontalne komunikacije u tvrtki spriječile takve probleme, menadžer bi trebao učiniti sljedeće:

• Zamolite podređene, kolege da komuniciraju na jeziku razumljivom svima, da dešifriraju profesionalne pojmove.
• Regulirajte komunikaciju između svojih podređenih, neutralizirajte sporove i nesporazume među njima.
• Održavajte glavne sastanke, uključujući i neformalne, kako bi zaposlenici mogli međusobno komunicirati.

Okomiti tip

Horizontalne komunikacije su komunikacije između zaposlenika iste organizacije, poslovna komunikacija između radnika istog odjela, radionice, na ravnopravnim pozicijama. Vertikalna komunikacija u poslovnom okruženju je prijenos informacija između menadžmenta i podređenih. Uključuje sljedeće oblike:

• Narudžbe.
• Preporuke.
• Narudžbe.

Ovo se šalje od šefa njegovim podređenima. Zaposlenici šalju izvješća, poruke, izvješća itd. kao odgovor upravitelju.

Okomita komunikacija podijeljena je u dvije vrste:

• Između odjela, odjela, radionica smještenih na različitim hijerarhijskim razinamau društvu.
• Izravno između podređenih i vodstva.

Prijenos informacija ovdje je dostupan u dva oblika - nizvodno (hijerarhijski) i uzvodno (obrnuto). Predstavimo ih konkretno.

Grupa odozgo prema dolje

Ovdje će informacije dolaziti s viših razina hijerarhije na niže. Odnosno, od šefa do njegovih podređenih. Unutar ove skupine mogu se razlikovati sljedeći oblici poslovne komunikacije:

• Narudžbe i narudžbe. Može biti popraćeno objašnjenjima o postizanju ciljeva, provedbi zadataka, primjeni određenih tehnika i metoda.
• Dokumenti-procjene napora podređenih.
• Podrška i kontrola.
• Poticaji za zaposlenike.

Problemi s hijerarhijskim podtipovima

Problemi poslovne komunikacije tipa "top-down" (komunikacija menadžera s podređenima) uključuju sljedeće:

• Nesporazum. Može doći do situacije da šefovi i izvođači govore različite jezike - doslovno i figurativno. Čak i ako je ruski jasno odabran kao jezik komunikacije, različite razine stručnog usavršavanja i dalje će ostaviti prostora za nesporazume. Na primjer, ako šef zlorabi profesionalni, tehnički vokabular u komunikaciji s niskokvalificiranim osobljem. Drugi primjer: čelnik međunarodne tvrtke ne može uvijek pronaći zajednički jezik sa zaposlenicima koji su predstavnici druge nacionalne kulture. Oni, čak i poznavajući strani jezik, možda ne razumiju osobitosti govora njegovog izvornog govornika - iste kratice, žargon, igru riječi.
• Količina informacija. Menadžeri ne šalju uvijek potrebne informacije u odgovarajućoj količini. U nekim situacijama podređeni je teško izvršiti dodijeljeni zadatak zbog nedostatka potrebnih informacija. A u drugim slučajevima, izvođač pati od potrebe da proučava suvišne, beskorisne, nebitne informacije.

Grupa odozdo prema gore

Ovo je informacija koja se šalje od podređenih vođi. Ovdje se ističu sljedeći oblici:

• Memorials.
• Izvješća.
• Poruke o fazama obavljenog posla.
• Izvještava o nastanku nepredviđenih problema tijekom rješavanja servisnog zadatka.
• Prijedlozi s inovativnim idejama, načini poboljšanja proizvodnje, uvođenje novih tehnologija i metoda djelovanja u poduzeću.

Takve povratne informacije nisu ništa manje važne za menadžere nego da im sami daju narudžbe. Upravo od podređenih možete dobiti najnovije informacije o stanju u tvrtki. Ova informacija nam omogućuje da procijenimo kolektivno raspoloženje, da identificiramo rastuće nezadovoljstvo zaposlenika u pupoljku.

Problemi s obrnutom podvrstom

Povratne informacije između izvođača i uprave mogu biti poremećene sljedećim problemima:

• Podređeni rijetko šalju negativne povratne informacije, pritužbe svojoj upravi čak i na one aspekte koji su priličnoozbiljan. Razlog je jednostavan - strah od otkaza.
• Često čak i komentari i prijedlozi poslani od strane zaposlenika ostaju bez odgovora. Razlog je ili pretjerana zaposlenost menadžera, ili nedostatak poštovanja prema vlastitim zaposlenicima. Smatra da nije važno analizirati njihove poruke. Kao odgovor, radnici su uvjereni da su takve povratne informacije beskorisne.
• Poslana kritika možda uopće neće dosegnuti svoje konačno odredište. Na primjer, u slučaju kada zaposlenik pošalje pismo izvršnom direktoru s pritužbom na njegovo izravno upravljanje. Podređeni šef može spriječiti takve povratne informacije, jer će to rezultirati negativnim posljedicama za njega.
• Za pojašnjenje nejasnih tema, pomoć u rješavanju problema koji su se iznenada pojavili, zaposlenici se u većini slučajeva radije obraćaju kolegama nego menadžerima. Razlog može biti taj što se ne nadaju punopravnoj, kvalificiranoj pomoći, boje se da će biti optuženi za nesposobnost.
• Često postoji teritorijalni, geografski razlog za nemogućnost takve veze. Uredi u kojima se nalaze podređeni i zapovjedno osoblje mogu se nalaziti u različitim dijelovima naselja, pa čak i u različitim gradovima, državama.

Načini rješavanja problema

Svi gore navedeni problemi mogu se riješiti na sljedeći način:

• Definirajte anonimnu poštu i pretince e-pošte u kojima su zaposlenicimoći će slati anonimne pritužbe i prijedloge.
• Razvijte sustav nagrađivanja zaposlenika koji koriste povratne informacije od uprave.
• Stvorite komunikacijske sheme između jednostavnog radnika i visokopozicioniranog šefa bez srednjih prepreka u obliku izravnog usmjeravanja zaposlenika.
• Uvesti registraciju svih žalbi koje primaju menadžeri od podređenih s potrebom izvješćivanja o mjerama poduzetim kao odgovor.