Organizacija upravljanja poduzećem: funkcije, metode i ciljevi

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Na poslovanje utječu brojni čimbenici: konkurencija u tekućim aktivnostima, ekonomska situacija stanovništva, kvaliteta robe i usluga koje se nudi, lokacija tvrtke i njezina udaljenost od prodajnih mjesta i tako dalje. No možda najvažnija stvar o kojoj ovisi uspjeh tvrtke je organizacija upravljanja poduzećem. Mnogo ovisi o ovom faktoru. Ako ne i sve. Pogrešnim menadžmentom čak i najbolji proizvod ili neće biti napravljen u potrebnom obimu ili će propustiti rokove za izvršenje. U ovom ćemo članku pogledati glavne organizacije za upravljanje poduzećima i analizirati pogreške koje se ne smiju činiti.

Suština procesa upravljanja organizacijom

Organizacija upravljanja poduzećem je svrsishodna i kontrolirana aktivnost, koja predstavlja kombinaciju različitih metoda motiviranja i kontrole rada tima za postizanje postavljenog zadatka (to uključuje kako globalni cilj organizacije tako i kratki -ročnih, kao što je povećanje prodajnog tržišta,poboljšanje kvalitete proizvoda, poboljšanje učinkovitosti prodaje i tako dalje).

Organizacija upravljačke strukture poduzeća podijeljena je na upravljački i upravljani dio, gdje je upravitelj direkcija, menadžer i odjel za informiranje (koji se naziva i administrativni i upravljački aparat), a upravljani su organizacijski odjeli uključeni u proces proizvodnje. Uspjeh organizacije leži u pravilnoj koordinaciji obje komponente.

Ciljevi sustava upravljanja poduzećem

Da bismo razumjeli problematiku organizacije sustava upravljanja poduzećem, potrebno je odrediti njegove ciljeve. Mogu biti različiti, ali su kombinirani u četiri glavna bloka:

• Ekonomičan - usmjeren na povećanje prodaje i povećanje dobiti poduzeća.
• Proizvodno-komercijalno - ispunjenje zadanog obujma proizvodnje i prodaje proizvoda, s ciljem osiguravanja ekonomskog cilja, ugovornih obveza i tako dalje.
• Znanstveni i tehnički - usmjereni na dobivanje potrebnih tehničkih karakteristika proizvoda, usmjerenih na poboljšanje kvalitete, kao i povećanje produktivnosti kao rezultat tehnološkog poboljšanja.
• Društveno - usmjereno na zadovoljavanje potreba izvršnog osoblja.

Ekonomski cilj je dominantan, dok ostala tri rade za njega, nadopunjuju se. Obično poduzeće radi istovremeno na svakom od njih, naravno, dijeleći odgovornosti izmeđuvoditelji različitih odjela. Pokazatelj uspješnog rada na provedbi ciljeva organizacije bit će povećanje prodaje i povećanje ukupne dobiti tvrtke, odnosno ispunjenje njenog ekonomskog cilja.

Funkcije sustava upravljanja poduzećem

Razdvajanje i specijalizacija menadžmenta i njegovih aktivnosti organizacije nazivaju funkcijama upravljanja poduzećem. Prema načelu dugoročnosti razlikuju se osnovne i specifične funkcije upravljanja. Glavne (također su stalne) funkcije su planiranje, organizacija, motivacija i kontrola.

• Planiranje je usmjereno na utvrđivanje perspektiva razvoja gospodarstva, predviđanje njegovog budućeg stanja i određivanje uloge poduzeća u nastaloj slici. Na temelju dobivenih rezultata izrađuje se daljnji plan djelovanja. Planiranje uključuje nekoliko uzastopnih faza: koncept (teorijska osnova, ideja), prognozu (predviđanje poslovnih prilika uz znanstvenu opravdanost), program (konačno formiranje daljnjih aktivnosti s izračunom sredstava potrebnih za provedbu).
• Organizacija je usmjerena na formiranje vodstva, regulaciju odnosa između upravljačkog i upravljanog sustava, također poboljšava učinkovitost svih ostalih funkcija zbog činjenice da stvara jasan sustav menadžera i osigurava njihov uspješan interakcija.
• Motivacija pomaže pronaći razloge koji pomažu timu u ostvarivanju zadataka koji su mu dodijeljeni, osigurava ih, potičući time učinkovitu aktivnost.
• Kontrola - završna faza, koja provodi promatranje u svrhu provjere. Glavni zadatak ove funkcije je ispraviti generiranu strategiju. Kontrola utvrđuje regulatorne pokazatelje, zatim ih mjeri i analizira, nakon čega utvrđuje radnje koje doprinose poboljšanju ovih pokazatelja. Preporuke mogu biti različite: revidiranje ciljeva, preraspodjela zadataka, privlačenje osoblja, poboljšanje organizacije upravljanja poduzećem.

Specifične funkcije utječu na određeno područje aktivnosti i nastaju zbog odvajanja upravljačke strukture. Objekt funkcije uzima se kao zasebna poveznica, na primjer, marketing, odjel prodaje, administrativni sustav. Obično su kratkoročni i fokusirani su na područje koje pokazuje nezadovoljavajuće rezultate u fazi kontrole.

Strukture upravljanja poduzećem

Na temelju definiranih funkcija, za čije su uspješno izvršavanje potrebne različite kompetencije, formira se sastav menadžmenta koji može biti jedna osoba, odjel ili odjel menadžera. Organizacija sustava upravljanja poduzećem podrazumijeva izbor najprikladnije opcije. Na temelju količine potrebnih ovlasti razlikuje se šest upravljačkih struktura:

• Linearno. U takvoj strukturi upravljanje se odvija od šefa do podređenog duž hijerarhije. Važna nijansa je da narudžbe dolaze samo od jedne osobe. Vrlo je važno odabrati optimalan broj zaposlenika za jednog menadžera, to će ovisiti o tomeučinkovitosti. Takav sustav ima svoje nedostatke, na primjer, složen proces donošenja odluka – da bi dobio odobrenje za bilo koju radnju, podređeni se treba obratiti svima višima u hijerarhiji, zbog čega dolazi do spore reakcije u odnos čak i prema najvažnijim pitanjima, plus korupcija i intrige također su rasprostranjeni.
• Funkcionalno. U takvoj organizaciji upravljanja poduzećem funkcije zajedničke za više odjela prenose se na jedan odjel ili osobu koja izvršava naloge više šefova. Prednost strukture je potpuno uklanjanje dupliciranja rada izvođača, minus je nedostatak jedinstva narudžbi, što, kako se složenost povećava, može usporiti tijek rada.
• Linearno-funkcionalno. Ova struktura kombinira prethodne dvije: odluke razvijaju kvalificirani stručnjaci, nakon čega se narudžbe daju niz hijerarhiju.
• Programski ciljano. Takvim upravljanjem organizacijom rada u poduzeću raspoređuju se voditelji svakog pojedinog projekta, nakon čega daju naredbe usmjerene na postizanje pojedinačnih ciljeva poduzeća. Rukovodilac dobiva zadatak od direktora ili njegovog zamjenika, dok mu je podređeno osoblje. S vremenom se ti odjeli često razvijaju u neovisne interne tvrtke.
• Matrix. Takva struktura istodobno kombinira linearnu, programski ciljanu i funkcionalnu organizaciju.
• Divizijska struktura kombinira proizvodna i regionalna načela. Temeljni dijelovi ovdje će biti odjeli obdareniodređena neovisnost, međusobno sklapanje ugovornih odnosa i samostalno financiranje kroz dobit. Istovremeno, menadžment donosi odluke dugoročno.

Društveni obrasci koji utječu na izbor strukture upravljanja poduzećem

Organizaciju upravljačke strukture poduzeća treba birati između određenih društvenih obrazaca koji utječu na tijek aktivnosti poduzeća u cjelini. Ovi zakoni uključuju:

• Tehnički i ekonomski zakon, koji otkriva bit tehničke strane proizvodnje, odražava odnos čovjeka prema tehnologiji i prirodi.
• Društveni i društveno-ekonomski zakoni koji pokazuju bit odnosa između pojedinih klasa.
• Pravno.
• Socio-psihološki zakoni koji pokazuju bit odnosa između zaposlenika i cijelih odjela u tvrtki, njihovu međusobnu interakciju.

Načelo učinkovite izgradnje upravljačke strukture poduzeća

Uspješna organizacija upravljanja poduzećem počinje određenim pravilima građenja, načelima na koja se mora pouzdati pri odabiru strukture i metoda upravljanja. Prvo, ne smijemo zaboraviti da je glavni izvor povećanja produktivnosti uvijek osoba, stoga, na temelju njegovih psiholoških i društvenih kvaliteta, treba izraditi učinkovit program rada tvrtke. Štoviše, ako zaposlenicima ili odjelima date nekeautonomije, njihova će se učinkovitost značajno povećati. Međutim, sloboda zaposlenika mora se kombinirati s centralizmom i prepustiti zaposlenicima glavne ciljeve - standarde kvalitete, politiku tvrtke.

Sljedeće načelo je da planiranje uvijek treba imati dugoročnu perspektivu i temeljiti se na tržištu koje se stalno mijenja. Tvrtka također mora biti spremna proširiti osoblje ako je potrebno. Prilikom odabira sustava upravljanja potrebno je usredotočiti se na najjednostavnije i razumljivije oblike, a ne komplicirati proces upravljanja. I naravno, ne zaboravite na interese potrošača.

Metode sustava upravljanja poduzećima

Metoda upravljanja je način utjecaja na zaposlenike i tim u cjelini, čija je svrha osigurati koordinaciju njihovog rada za postizanje potrebnih rezultata. Prema sadržaju, metode organizacije upravljanja poduzećem podijeljene su u tri široke skupine:

• Administrativne metode temelje se na podređenosti zaposlenika niz hijerarhiju i dijele se na organizacijske i upravljačke. Prvi pokrivaju cijele upravljačke strukture i daju jasnu podjelu odgovornosti, pojavljuju se u općim uputama i normama poduzeća. Potonji predstavljaju brz odgovor i pojavljuju se u obliku naloga.
• Ekonomske metode temelje se na interesu za rezultate proizvodnje i usmjerene su na poticanje zaposlenika da ostvare ciljeve koje im je postavio menadžment. To uključuje novčane poticaje za zaposlenike u obliku bonusa, kao i materijalneodgovornost za obavljeni posao.
• Socijalno-psihološke metode temelje se na psihičkom stanju zaposlenika i uključuju razni odgojno-obrazovni rad, stvaranje povoljnog radnog okruženja i sređivanje društvenih veza u timu, sudjelovanje zaposlenika u upravljanju.

Sastav vodstva organizacije

Organizacija upravljanja osobljem u poduzeću provodi se uz pomoć višeg rukovodstva kojeg imenuje vlasnik poduzeća ili odbor osnivača. Upravljački aparat trebao bi uključivati četiri područja: opće, tehničko, ekonomsko i operativno.

Opća uprava objedinjuje sve linijske rukovodioce, a na njenom čelu je direktor poduzeća, koji se pak oslanja na zamjenike i pomoćnike. Voditelj tehničkog smjera je glavni inženjer organizacije, koji je obično prvi zamjenik direktora poduzeća. Međutim, njegova je glavna zadaća upravljanje istraživačkim radom. Gospodarsku službu vodi glavni računovođa, koji je podređen odjelu za planiranje i gospodarstvo, odjelu rada, odjelu računovodstva, odjelu logistike, odjelu financija i odjelu marketinga.

Služba operativnog upravljanja sastoji se od odjela za proizvodnju i otpremu te ureda za planiranje i otpremu. Za voditelja operativne službe imenuje se dežurni dispečer.

Daljnje upravljanje određuje se na temelju obujma proizvodnje i uključuje voditelje trgovina, predradnike gradilišta.

Rad s osobljem poduzeća

Potrebno je detaljnije analizirati rad s osobljem poduzeća. Kao što je gore spomenuto, osoba je glavni resurs organizacije, stoga joj treba posvetiti maksimalnu pažnju.

Rad s osobljem počinje prilagodbom. Ovaj proces uključuje praktično upoznavanje ljudi s njihovim odgovornostima, jasno im priopćavanje svih potrebnih informacija, pravila i propisa poduzeća, njegovih ciljeva, kao i uspostavljanje međuljudskih odnosa među zaposlenicima.

Ne smijemo zaboraviti na razvoj osoblja, poboljšanje njihove profesionalnosti. Sve počinje razumijevanjem zaposlenika o potrebi stalnog usavršavanja i samorazvoja, svjesnošću svoje uloge u timu i povećanom odgovornošću za svoje rezultate. U te se svrhe održavaju edukativni događaji i treninzi. Razvoj se temelji na učenju, kojim organizacija mora upravljati i financirati ga. Važna prednost za zaposlenike bit će prilika za razvoj karijere uz naprednu obuku.

Analiza organizacije upravljanja poduzećem jasno pokazuje visoku ulogu motivacije osoblja. Motivacija je proces poticanja zaposlenika na učinkovit rad i temelji se na administrativnim, ekonomskim i socio-psihološkim metodama utjecaja. Struktura bilo kojeg od motiva sastoji se od tri glavna dijela: utvrđivanje potreba zaposlenika, nagrada koju zaposlenik može dobiti i dodjela radnje potrebne za zadovoljenje potrebe.

Za potrebe motivacije osoblja, nprpotrebe, kao što su fiziološke, socijalne, psihološke, prepoznavanje od strane društva njegove osobnosti, potreba za samoizražavanjem, uključenost u dobro obavljen posao i druge.

Zaključak

Organizacija planiranja upravljanja poduzećem složen je i višestruki proces koji zahtijeva kvalificirani razvoj od strane profesionalaca. S rastom poduzeća postoji tendencija kompliciranja organizacijske i upravljačke strukture, povećavajući njezin razmjer. Glavni cilj svakog poduzeća je implementacija propisanih standarda, za što je potrebno dovesti razinu discipline na potrebnu razinu. Da bi to učinila, svaka tvrtka odabire najprikladnije metode utjecaja i upravljanja za svoju strukturu.

Ekonomija i upravljanje poduzećem usko su povezani. Pravilnim pristupom odabiru menadžmenta tvrtke, radom sa zaposlenicima, metodama stimuliranja osoblja za postizanje željenih rezultata, tvrtka će se razvijati i povećavati svoju dobit. S pogrešnim pristupom sve će biti upravo suprotno. Zato upravljačka organizacija treba posvetiti maksimalnu pažnju i povremeno analizirati rezultate upravljačkih aktivnosti.