Plan upravljanja projektom: opis, kompilacija, analiza

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Što je plan upravljanja projektom može se razumjeti razumijevanjem pojma upravljanje projektom. To je umjetnost i znanost u isto vrijeme, dobro etablirana u tržišnoj ekonomiji orijentiranoj na potrošače. Riječ je o strukturiranoj izradi plana rada s označavanjem međuciljeva za određene datume. U sklopu njegove provedbe imenuje se odgovorni projekt, koji će obavljati poslove, te regulatorna tijela koja će pratiti poštivanje propisa. Je li upravljanje projektima uvijek učinkovito? Tko ili što utječe na konačni rezultat?

Teoretski aspekt

Plan upravljanja projektom uvijek je povezan s inovativnim implementacijama i sastoji se od elemenata analize novog proizvoda, tržišta, kategorija potrošača. Njegova glavna svrha je riješiti planirani zadatak u najkraćem mogućem roku uz maksimalnu uštedu novca.resursi.

Po dizajnu, svaki projekt ima ograničen inovativni učinak. Inovacija se očituje u individualnom pristupu stvaranju roba koje se razlikuju od sličnih dobara ili usluga. Ova vam sposobnost omogućuje da sustavno precizirate i mijenjate svojstva proizvoda ili usluge.

Ovaj parametar je sastavni dio plana upravljanja komunikacijom projekta, razvoja novih proizvoda, popravka građevinskih radova ili izborne kampanje, formiranja informacijskog sustava u tvrtki.

Teorijski aspekt uključuje kombinirano znanje, vještine, načine i sredstva za stvaranje novog proizvoda i usluge. Kako bi se zadovoljili zahtjevi tržišta i očekivanja investitora, potrebno je pronaći optimalnu ravnotežu između troškova, rokova, ciljeva i kvalitete projekta koji se izvodi.

Plan projekta trebao bi logično povezati sva područja znanja s raspoloživim resursima i potencijalom izvođača.

Vrste sustava

Svaki zadatak, kao što je stvaranje novog proizvoda i zatim njegova prodaja, može se obaviti sa ili bez plana upravljanja projektom.

Prva opcija će se temeljiti na korištenju matričnog sustava, koji određuje odgovornog (menadžera) projekta. Podnosit će izvješće ravnatelju, a njegovu će skupinu činiti zaposlenici iz različitih odjela koji su za vrijeme trajanja projekta oslobođeni neposrednih radnih obveza. Takve kadrovske promjene zahtijevaju timsku koheziju i jasno razumijevanje ciljeva i rezultata projekta.

Druga opcija pretpostavlja da će jedan od voditelja odjela biti imenovan odgovornim. Sve projektne poslove obavljat će djelatnici ove jedinice. Ali općenito, zaposlenici neće imati potpuno razumijevanje ovog zadatka i doživljavat će ga kao dodatni teret. Kao rezultat toga, vrijeme i rezultati mogu biti nepredvidljivi.

Različiti projekti

Tvrtke koriste projekte na poslu kao netradicionalnu metodu poduzimanja inicijativa koja se ne može koristiti u svakodnevnim operacijama. Njihov udio u poduzećima raste svake godine.

Projekti su uvijek različiti, ali imaju nešto zajedničko. To su uvjeti ograničenog vremena, traženja kompetentnih izvođača i dodatnog novca. Razlikuju se sljedeći smjerovi:

1. Arhitektonski dizajn. Za uspjeh u poslovanju potrebno je sudjelovanje inženjera, dizajnera, potrošača i investitora. Upečatljiv primjer je izumitelj i arhitekt iz SAD-a, B. Fuller, koji je uspio zainteresirati ljude i razviti model modularnih kupaonica. Ove sobe su ekonomična opcija i koriste se i danas u izgradnji stambenih zgrada.
2. Konceptualna vizija. Poanta je stvoriti uvjete pogodne za stvaranje novih ideja. Primjer je projekt s telefonskim tvrtkama u SAD-u koji traže način zaštite telefonskih govornica od pljačkaša. Od mnogih opcija, odlučili smo se za konstrukciju od nehrđajućeg čelika. Danas se ovaj element može promatrati na ulaznim vratima.u mnogim zgradama.
3. Planiranje. Vrlo je važno izgraditi slijed izvođenja projekta. Na primjer, prema ovom kriteriju, Nacionalni park Yellowstone uspio je implementirati glavni plan za čvorište i njegovo održavanje.
4. Izgradnja objekata. Rad je usmjeren na poštivanje normi i pravila gradnje, kao i na sustavnu kontrolu svake faze. Odsutnost kontrolnog tijela može dovesti do uništenja objekta uz nepredviđenu štetu.

Prije odlučivanja za jedan od pristupa potrebno je izraditi plan upravljanja kvalitetom projekta. U proizvodnji medicinske opreme ili lijekova bolje je usredotočiti se na kvalitetu faza planiranja. U slučaju kada je gotov proizvod potrebno prenamijeniti iz jednog prostora u drugi, na primjer, ugradnja sustava klimatizacije i grijanja u višekatnicama, fokus je na kontroli.

faktor uspjeha

Plan upravljanja projektom danas je sastavni dio uspješnog ishoda. U prošlosti je njegovo stvaranje bilo karakteristično za tradicionalna područja proizvodnje (obrana, energetika, građevinarstvo). Trenutno ovaj pristup koristi gotovo svaka druga tvrtka, odnosno 45% svih organizacija. To uključuje financijske institucije koje pružaju usluge i robu tvrtki.

Često tvrtka usredotočena na proizvod osjeća potrebu da je sustavno modificira kao odgovor na nove zahtjeve kupaca. U ovom slučaju, stvaranjeplan upravljanja projektom. Danas većina organizacija funkcionira kroz ovaj pristup.

Savjeti za izradu plana

U praksi mnoge tvrtke u svojim nastojanjima nailaze na poteškoće i bankrotiraju. Primjerice, Lockheed, koji je propao sa zrakoplovom L-1011, ili projektom Deep Tunnel, imao je za cilj povećanje kanalizacijske infrastrukture grada Chicaga. Tvrtke su imale velike troškove, pokušavajući zadržati ono što su uspjele napraviti i donekle prodati - svoj proizvod.

Glavni razlog neuspjeha je taj što nije proveden detaljan razvoj plana upravljanja projektom, a menadžment tvrtke bio je u potpunosti fokusiran na krajnji rezultat, a ne na uzastopne faze postizanja cilja.

Za provedbu uspješnog poduzeća potrebno je razviti koncept s jasnim slijedom radnji, uzimajući u obzir sljedeće savjete:

1. Pogledajte projekt od treće strane. Ova tehnika će vam omogućiti da objektivno procijenite što se događa, iznova sagledate situacije, riješite probleme koji su se pojavili i pregledate troškove;
2. Delegirajte donošenje odluka. Takav pristup omogućit će razumijevanje međuciljeva projekta, povećati učinkovitost za nekoliko puta;
3. Napravite rezervni plan. Dodatne mogućnosti za rješavanje problema koji su se pojavili pomoći će uštedjeti vrijeme i novac. A dijeljenje koncepta na nekoliko dijelova približit će ga završetku.

Odgovoran za upravljanje

Plan upravljanja kvalitetomProjekt je tada učinkovit kada njegov voditelj ispunjava određene kriterije. Odabir osobe koja je sposobna obaviti potrebne aktivnosti i podići tvrtku na novu razinu riskantan je pothvat. Međutim, bolje je ne odgađati rješavanje problema.

Glavni atributi kandidata trebaju biti odgovornost, ambicija, sposobnost upravljanja ljudima i visoka razina kompetencije. U praksi to nije dovoljno, jer treba poznavati i sadržaj rada. Plan upravljanja opsegom projekta u većini slučajeva sastoji se od faza:

• izrada dokumentacije;
• raspodjela ovlasti i zadataka;
• odobrenje plana rada;
• kreiranje scenarija za neočekivane situacije.

Konačno, bolje je dati prednost motiviranim i samonominiranim kandidatima. Ovo pokazuje glavnu osobinu vođe - sposobnost brzog donošenja ozbiljnih odluka.

Rizici projekta

Plan upravljanja rizikom je strukturirani sustav za identificiranje čimbenika, njihovu procjenu i odgovor na njih. Sastoji se od dostupnih i prihvatljivih normi predviđanja u smislu posljedica scenarija.

Postoji nekoliko razina upravljanja rizicima u poslovanju:

• prepoznavanje pristupa i izrada akcijskog plana;
• tražite rizike koji mogu promijeniti rezultat projekta;
• kvalitativna i kvantitativna procjena rizika;
• razvoj metoda i postupaka za smanjenje mogućih prijetnji;
• praćenje izvođenja cijelog ciklusa projekta.

Resursi

Možete utjecati na povećanje konačnih rezultata koncepta, kao i na smanjenje troškova i vremena rada, odabirom suvremenih tehnologija, kvalificiranih djelatnika i financijskih sredstava za završetak zadatka. Korištene tehnologije i plan upravljanja projektnim resursima smatraju se ključnim alatima za uspjeh tvrtke.

Zajedno s ključem, postoje dodatni alati potrebni za upravljanje ključem. Na primjer, mogu se sklopiti ugovori koji vam omogućuju privlačenje potrebnih resursa u pravo vrijeme. Brodovi pripisuju sustav upravljanja osobljem i sam koncept, formiranje informacijske interakcije svih sudionika.

Ocjena

Analiza planova upravljanja projektom uključuje dva elementa: procjenu strukture i ispitivanje stupnja provedbe. Analiza je potrebna da bi se u potpunosti razumjelo koliko je koncept učinkovit u smislu uloženih resursa.

Prvi element uključuje procjenu od strane zaposlenika pokazatelja, zadataka, konačnih rezultata rada. Ovdje se vrše prilagodbe budućem radnom procesu. Svi daljnji procesi bit će povezani s elementom analize učinka, u kojem se bilježi obavljeni rad i razvijaju prognoze.

Većina tvrtki koristi sustav ocjenjivanja konceptualnih kriterija, gdje ocjenjuju troškove, trajanje rada i njihovu kvalitetu. Ako neki od kriterija nije zadovoljen, formira se plan upravljanja promjenama projekta. U ovom slučaju dolazi do revizije vrijednosti pokazatelja, zadatakaprilagođava se.

Završna faza analize je usporedba postignutih rezultata s planiranim.

Nepredviđene okolnosti

Pribranost direktora u nepredviđenim situacijama i njegova adekvatna procjena nastalih problema igra važnu ulogu u provedbi plana upravljanja projektom.

Nedostatak ove kvalitete kod vođe i nedostatak vremena za razmatranje posljedica nekih odluka glavni su uzroci problema. Neriješeni zadaci koji su se pojavili na samom početku rada možda neće biti riješeni, što će dovesti do propuštanja rokova ili nepotrebnih ekonomskih troškova. Istovremeno, strah i neizvjesnost u postupcima vodstva mogu se brzo proširiti na cijelu radnu skupinu. Ovo je psihološko ponašanje. Zato je vrlo važno da vođa ima koncentraciju i ne gubi prisebnost skrivajući emocije.

Svestranost projekta

Svaki plan upravljanja projektom zahtijeva istovremeno rješavanje mnogih zadataka. Pritom se na svako pitanje mora odgovoriti točno i detaljno. Svaka nova nijansa određuje sudbinu samog projekta. Pitanje prevencije rizika uglavnom se rješava kompetentnim pristupom stručnjaka.

Za provedbu uspješnog projekta potrebno je promatrati brzinu izvršavanja zadataka, pokazati pažnju na detalje, delegirati posao kolegama i ocijeniti njegovu kvalitetu u svim fazama pokretanja projekta.

Pozor na detalje

Provedite analizu tržišta, SWOT analizu, izračun novčanog toka iostali ključni pokazatelji osiguravaju povećanje učinkovitosti projekta. Poslovni plan upravljanja projektom ne samo da definira vrstu pothvata koji se provodi, već uključuje i projekcije prihoda i rashoda. Uključuje sljedeće stavke:

• opis poslovanja;
• marketinška strategija;
• procjena konkurenata;
• operativni postupci;
• osoblje.

Plan u cjelini

Svi zaposlenici projekta djeluju kao dio jedne cjeline, jer konačni rezultat ovisi o njihovom djelovanju.

Svaki sudionik, u okviru svog područja odgovornosti, utječe na duh radne skupine i učinkovitost rada općenito. U menadžmentu je važno ne voditi stalnu kampanju za provedbu postavljenih zadataka kako bi se postigli traženi pokazatelji uspješnosti, već osigurati da svaki sudionik osjeća svoju važnost u zajedničkoj stvari.