Popis primarnih računovodstvenih dokumenata i pravila za njihovo izvršavanje

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

U poduzeću se svakodnevno izvode mnoge operacije. Računovođe ispostavljaju račune suradnicima i šalju im novac, obračunavaju plaće, penale, obračunavaju amortizaciju, pripremaju izvješća itd. Dnevno se izdaju deseci dokumenata raznih vrsta: upravnih, izvršnih, primarnih. Posljednja grupa je od velike važnosti za aktivnosti poduzeća.

Što su "primarni dokumenti"?

Svaki događaj u gospodarskom životu organizacije mora biti potvrđen papirom. Formira se u trenutku operacije ili neposredno nakon njezina završetka. Izrada knjiženja, izvještavanje se provodi na temelju podataka navedenih u primarnim računovodstvenim dokumentima računovodstva. Njihov popis je velik. U članku ćemo razmotriti glavne, najčešće korištenedokumenti.

Zašto nam treba primarni?

Primarna dokumentacija je sastavni element računovodstva. Kao što je gore spomenuto, formira se u trenutku transakcije ili neposredno nakon završetka transakcije i dokaz je stvarnosti jedne ili druge činjenice ekonomskog života poduzeća.

Popis primarnih računovodstvenih dokumenata za jednu transakciju može uključivati:

1. Ugovor.
2. Račun.
3. Gotovinski račun ili drugi dokument o plaćanju.
4. tovarni list.
5. Akt dovršetka.

Obavezni detalji

Trenutno postoje jedinstveni oblici primarnih računovodstvenih dokumenata. Koriste se za odražavanje informacija o različitim operacijama, odnosno popis stupaca u njima je drugačiji. U međuvremenu, svi primarni dokumenti sadrže jedinstvene obvezne podatke. Među njima:

1. Naziv tvrtke.
2. Naziv dokumenta (na primjer, "Vaučer za gotovinu").
3. Datum formiranja.
4. Sadržaj operacije na kojoj je dokument sastavljen. Na primjer, prilikom ispunjavanja računa, odgovarajući stupac može naznačiti "Prijenos materijala na obradu".
5. Novac i prirodni pokazatelji. Prvi se koriste za odraz troškova, drugi - količine, težine, itd.
6. Pozicije odgovornih djelatnika ("glavni računovođa", "skladištar" itd.).
7. Potpisi osoba uključenih u transakciju.

Važan trenutak

Primarni dokument koji sadrži sve potrebne pojedinosti ima pravnu snagu.

Napominjemo da se pravilno izrađeni papiri mogu koristiti u pravnim postupcima kao dokaz valjanosti (ili nevaljanosti) zahtjeva. Mnoge dokumente sastavljaju izvođači. Potrebno je pažljivo provjeriti ispravnost registracije i ni u kojem slučaju ne stavljati potpise za dobavljače (izvođače i sl.) ako to nisu učinili.

Primarna dokumentacija mora se pažljivo čuvati.

Trebam li primarni pečat?

U praksi, mnoge druge ugovorne strane tvrde da ga nema na TTN obrascu i nekim drugim dokumentima. Podsjetimo, od 2015. godine većina organizacija izuzeta je od obveze posjedovanja pečata. Takva poduzeća ga mogu koristiti prema vlastitom nahođenju. Ako jest, tada se podaci o njegovoj prisutnosti moraju upisati u računovodstvenu politiku.

U slučaju da druga strana inzistira na korištenju pečata pri registraciji primarne, a tvrtka ga ima pravo ne staviti na zakonsku osnovu, drugoj strani mora biti poslana pismena obavijest s poveznicama na propise koji uređuju ovo problem.

Ugovor

Ako je druga ugovorna strana dugogodišnji partner, onda je sasvim moguće sklopiti ugovor za više transakcija. U ovom slučaju važno je jasno definirati rokove za ispunjenje obveza, redoslijed i postupak izračuna i druge nijanse. Ugovor se može sastaviti za prodaju robe, pružanje uslugaili proizvodni rad. Vrijedi reći da građansko pravo dopušta i usmeno sklapanje sporazuma. Međutim, u poslovnim djelatnostima u pravilu se koriste pisani oblici ugovora.

Faktura

U ovom dokumentu dobavljač naznačuje iznos koji treba prenijeti drugoj ugovornoj strani za robu, usluge ili radove. Prilikom plaćanja, prema zadanim postavkama, pretpostavlja se da je subjekt suglasan s transakcijom.

Račun mora biti prisutan:

1. Naziv dokumenta.
2. Naziv usluga (roba, radova) za koje se plaća.
3. Cijena.
4. Ukupni iznos.
5. Pojedinosti za plaćanje.

Trenutno je cijeli popis računovodstvenih dokumenata sadržan u programu 1C, tako da se obrađuju automatski.

Napominjemo da je faktura od male vrijednosti za regulatorna tijela. U njemu prodavatelj fiksira zadanu cijenu. Iz pozicije računovođe, račun je najvažniji primarni dokument na temelju kojeg se formiraju knjigovodstveni knjiženja.

Faktura djeluje kao vrsta fakture. Ovaj rad sadrži poseban redak za određivanje iznosa PDV-a.

Dokumentacija o plaćanju

Činjenicu plaćanja možete potvrditi gotovinskim računom ili drugim sličnim dokumentom. Plaćanje potvrđuje činjenicu plaćanja za isporuku proizvoda, usluga, rada. Specifična vrsta dokumenta odabire se ovisno o metodiplaćanje: gotovinom ili bankovnim prijenosom.

Jedan od najpopularnijih dokumenata za namirenje je nalog za plaćanje. To je nalog vlasnika računa da banka prenese sredstva na navedeni račun. Dokument se može koristiti za plaćanje usluga, robe, za plaćanje predujma, otplatu kredita itd.

U slučaju odbitaka u proračun, popunjava se polje 22 "Šifra". U nalogu za plaćanje ovaj stupac označava UIN (jedinstveni identifikator). Zahvaljujući njemu, fiskalno tijelo prepoznaje platitelja.

Polje "Šifra" u nalogu za plaćanje može se ispuniti na različite načine. Ovisi o tome kako točno subjekt ispunjava svoju obvezu prema proračunu: dobrovoljno ili na zahtjev regulatornog tijela.

tovarni list

TTN obrazac sastavlja pošiljatelj. Teretnica je osnova za prijenos robe primatelju. Dokument je sastavljen u 4 primjerka. Prema TTN-u, prodavatelj uzima u obzir prodaju, a kupac prima isporuku robe.

Napominjemo da se TTN sastavlja prilikom prijevoza robe vlastitim snagama. Ako prijevoz obavlja tvrtka treće strane, izdaje se obrazac 1-T.

Još jedna važna točka: podaci u TTN-u moraju odgovarati podacima na fakturi.

Akt o obavljenom radu

Ovaj dokument sastavljaju kupac i dobavljač. Akt je potvrda izvršenja posla, pružanja usluga po ugovorenoj cijeni u uvjetima utvrđenim ugovorom. Jednostavno rečeno, ovoizvješće izvođača za kupca.

Trenutno nije odobren jedinstveni oblik akta. Tvrtka ima pravo samostalno izraditi obrazac i popraviti ga u računovodstvenoj politici.

Glavni detalji čina su:

1. Broj i datum registracije u računovodstvenim evidencijama.
2. Datum kompilacije.
3. Pojedinosti ugovora u skladu s kojim je akt formiran.
4. Termin, obujam, cijena rada.
5. Pojedinosti računa za koji se plaća.
6. Ime kupca i izvođača.
7. Potpisi strana u transakciji.

Akt se uvijek sastavlja u dva primjerka.

Obrazac M-15

Ova se kratica koristi za označavanje fakture za izdavanje odlazne robe. Treba napomenuti da ovaj dokument nije obavezan, ali ga poduzeća često koriste.

Račun za puštanje materijala na stranu izdaje se ako je potrebno prenijeti dragocjenosti iz glavnog (glavnog) ureda u udaljene odjele ili druge tvrtke (ako postoji poseban dogovor).

Pravila obrasca M-15

U prvom dijelu rada stavlja se broj, u skladu s tijekom dokumenata poduzeća. Ovdje također treba navesti puni naziv tvrtke i OKPO.

Prva tablica odražava datum dokumenta, šifru transakcije (ako se koristi odgovarajući sustav), naziv strukturne jedinice, područje djelatnosti poduzeća koje izdaje račun.

Sličnonaznačeni su podaci o primatelju i osobi odgovornoj za dostavu. Slijedi poveznica na dokument u skladu s kojim se izdaje račun. To može biti ugovor, narudžba itd.

U glavnoj tablici, stupci 1 i 2 označavaju računovodstveni podračun i analitičku računovodstvenu šifru za sve materijale za otpis.

Dalje, sljedeći podaci se unose u stupce 3-15:

• naziv materijala s individualnim karakteristikama, marka, veličina, razred;
• broj dionice (ako ga nema, ćelija nije popunjena);
• šifra jedinice;
• naziv mjerne jedinice;
• prenesena količina robe;
• informacije o stvarnim predmetima puštenim iz skladišta (popunjava skladištar);
• ukupni trošak materijala;
• cijena bez PDV-a;
• dodijeljeni iznos PDV-a;
• ukupni trošak uključujući PDV;
• broj inventara materijala;
• broj putovnice (ako je dostupan);
• broj evidencije prema kartici računa.

Račun potpisuju računovođa, djelatnik odgovoran za ispuštanje dragocjenosti iz skladišta i primatelj.

Napredna izvješća u "1C"

Formiranje izvještajnih dokumenata jedna je od najčešćih radnji računovođe. Mnoga namirenja koja se provode u gotovini su napravljena unaprijed dokumentima. To uključuje putne troškove, kupnju za kućanstvo itd.

Često zaposlenici poduzeća primaju sredstva iz blagajne za kućne troškove. Nakon nabave potrebnih dragocjenosti (na primjer, tiskanice), zaposlenici prijavljuju i dostavljaju prateću dokumentaciju računovodstvu.

Računovođa, zauzvrat, mora evidentirati sve troškove u računovodstvenom sustavu. Možete otvoriti "Napredna izvješća" u "1C" u odjeljku "Banka i blagajna", pododjeljak "Blagajna". Uvođenje novog dokumenta vrši se tipkom "Kreiraj".

Na vrhu obrasca naznačeno je:

1. Naziv tvrtke.
2. Skladište u koje će se kreditirati novoprimljene dragocjenosti.
3. Izvještavanje zaposlenika o sredstvima primljenim na temelju izvješća.

Dokument sadrži 5 oznaka. U odjeljku "Napredak" odaberite dokument za koji su sredstva izdana:

1. Novčani dokument.
2. Troškovni gotovinski nalog.
3. Debit s računa.

Ako je roba kupljena izdanim sredstvima, ona se odražava na kartici s istim nazivom. U odjeljku "Spremnik" navedite podatke o povratnom spremniku (na primjer, boce za vodu). Kartica "Plaćanje" prikazuje informacije o gotovini plaćenoj dobavljačima za kupnju predmeta ili izdanoj uz nadolazeću isporuku.

U odjeljku "Ostalo" navedeni su podaci o putnim troškovima: dnevnice, troškovi goriva, karte itd.

"Univerzalni" obrazac

Na popisu primarnih računovodstvenih dokumenata nalazi se jedan papir koji se može koristiti u raznim situacijama. Koristi se u formiranju i računovodstva iporezno izvješćivanje. Riječ je o računovodstvu. Obrazac je potreban, ako je potrebno, za ispravljanje učinjene greške. Osim toga, dokument je neophodan pri obavljanju operacija koje zahtijevaju objašnjenja, odraz obračuna, potvrdu transakcije, ako nema drugih papira.

Nijansa

Vrijedi reći da poduzeće ima pravo potvrditi dovršetak transakcija koje ne zahtijevaju izvršavanje standardnih (standardnih, unificiranih) obrazaca, ne uz pomoć potvrde, već kroz samostalno razvijeno primarno računovodstvo dokumente. Njihov popis, međutim, trebao bi biti fiksiran u financijskoj politici tvrtke.

Pravila za sastavljanje certifikata

Jedan jedinstveni obrazac nije odobren za ovaj dokument. U skladu s tim, stručnjaci ga mogu sastaviti u slobodnom obliku ili koristiti predloške razvijene u poduzeću. Među obaveznim podacima koje certifikat treba sadržavati treba istaknuti:

1. Informacije o poduzeću.
2. Datum i razlozi za sastavljanje.
3. Primarni računovodstveni dokumenti i računovodstveni registri, uz koje je priložena potvrda.
4. Potpis odgovornog djelatnika.

Možete pisati na običnom bijelom A4 listu ili na memorandumu tvrtke.

Prilikom sastavljanja morate biti vrlo oprezni da ne pogriješite. Što je referenca detaljnija, inspektori imaju manje dodatnih pitanja.

Dokument bi, naravno, trebao sadržavati samo pouzdane informacije. Ako, tijekompravopisne pogreške bit će identificirane, preporučljivo je ponovo sastaviti potvrdu.

Značajke pohrane

Sve što se odnosi na primarne računovodstvene dokumente mora se čuvati u poduzeću najmanje 5 godina. Obračun ovog razdoblja počinje od datuma završetka izvještajnog razdoblja u kojem su papiri izdani.

Extra

Primary se može izdati u papirnatom ili elektroničkom obliku. U posljednje vrijeme sve više poduzeća preferira elektroničko upravljanje dokumentima. To je razumljivo: potrebno je mnogo manje vremena za obradu i slanje papira.

Elektronski dokumenti moraju biti ovjereni digitalnim potpisom (poboljšani ili redoviti - po dogovoru između ugovornih strana).

Odgovornost

Primarna dokumentacija je najvažniji element poslovnog života poduzeća. U njegovom nedostatku, tvrtka će se suočiti s ozbiljnim sankcijama od strane regulatornih tijela. Kazne će biti izrečene i u slučaju otkrivanja pogrešaka u primarnoj dokumentaciji, netočnih podataka.

Kršenje propisa kažnjivo je ne samo Poreznim zakonom, već i Zakonom o upravnim prekršajima. Ako postoje razlozi, počinitelji se također mogu kazneno goniti.

Zaključak

U radu poduzeća mogu se koristiti različiti dokumenti. U isto vrijeme, neki od njih mogu imati jedinstveni oblik, a neke može samostalno razvijati tvrtka. Bez obzira na to, svi potrebni detalji moraju biti prisutni u dokumentima.

Neke tvrtke prakticiraju korištenje kombiniranih dokumenata. Govorriječ je o jedinstvenim oblicima, dopunjenim u skladu sa specifičnostima djelatnosti organizacije.

Važno je odraziti odabrane vrste primarne dokumentacije u računovodstvenoj politici poduzeća. Tijekom poslovanja tvrtke može se pojaviti potreba za novim dokumentima. Ako ih razvija poduzeće, onda ih treba spomenuti u računovodstvenoj politici.

Napominjemo da druga strana također može samostalno razviti određene oblike vrijednosnih papira. U financijskoj politici potrebno je naznačiti da društvo prihvaća takve dokumente od ugovornih strana.

Za bilježenje mnogih transakcija, organizacije ne smiju koristiti objedinjene oblike primarne dokumentacije. No, ako je riječ o gotovinskom prometu, onda se oni izvršavaju isključivo odobrenim nalozima i drugim platnim dokumentima.