Gotovinski dokumenti: registracija, provjera, pohrana. Postupak izdavanja primarnih novčanih dokumenata

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Gotovinski dokumenti su papiri koji se sastavljaju u vezi s kretanjem novčanih sredstava pravne osobe ili individualnog poduzetnika. Njihove obrasce odobrava Državni odbor za statistiku. Razmotrimo dalje koje gotovinske dokumente poduzeća mogu koristiti.

Narudžbe

Oni djeluju kao primarni novčani dokumenti. Narudžbe mogu biti dolazne i odlazne. Prvi se primjenjuje kada se primi gotovina. Nalog o primitku izdaje u jednom primjerku računovodstveni službenik i potpisuje Ch. računovođa ili službena osoba ovlaštena za to. U nedostatku odgovornih službenika, čelnik pravne osobe ili sam poduzetnik može ovjeriti primarne novčane dokumente. Potvrdu o kreditnom nalogu moraju potpisati ovlaštene osobe (računovođa i blagajnik), ovjerenu pečatom (pečatom). Osim toga, registriran je u relevantnom časopisu. Potvrda se daje subjektu koji je položio novac. Sam nalog za prijem ostaje na blagajni. Rashodni papir se popunjava prilikom izdavanja gotovine. Mora se reći da se gotovinski dokumenti sastavljaju ako poduzeće koristi i tradicionalne metode obrade informacija i BT alate. Odlazni nalog, kao i dolazni, izdaje se u 1 primjerku. Također ga moraju ovjeriti ovlaštene osobe i registrirati u odgovarajućem časopisu.

Punjenje

Kako izdati gore navedene gotovinske dokumente? Punjenje se vrši na sljedeći način:

1. Redak "Osnova" odnosi se na poslovnu transakciju.
2. U stupac "Uključujući" upisuje se iznos PDV-a. Napisano je brojevima. Ako se usluge, roba ili rad ne oporezuju, tada red pokazuje "bez PDV-a".
3. U retku "Dodatak" treba navesti popratne i druge radove, navodeći datume njihovog sastavljanja i brojeve.
4. U stupcu "Kredit, šifra pododjela" upisuje se odgovarajuća oznaka strukturnog odjela u koji se primaju sredstva.

Registracija

Gotovinski dokumenti moraju biti evidentirani u posebnom dnevniku. Registrira kako dolazne/odlazne narudžbe, tako i papire koji ih zamjenjuju. Potonje, na primjer, uključuju platne liste, zahtjeve za izdavanje sredstava, račune i drugo. Istodobno, treba napomenuti da se troškovni nalozi, koji se izdaju na platnom spisku za plaće i druge njemu ekvivalentne iznose, moraju registrirati nakon izdavanja isplata.

Knjiga gotovine

Upotrebljava se za obračun izdavanja i primitka gotovine. Knjiga je numerirana, vezana i ovjerena pečatom koji se stavlja na posljednju stranicu. Ovdje se također pravi zapis u kojem se navodi broj listova. Posljednja stranica mora biti potpisana. računovođa i voditelj poslovanja. Svaki list knjige podijeljen je na 2 jednaka dijela. Jedan (s horizontalnim ravnalom) treba ispuniti kao prvi primjerak, drugi kao drugi primjerak. Potonji se izdaje sa stražnje i prednje strane pomoću karbonskog papira. Obje instance su numerirane istim brojem. Prvi ostaju u knjizi, dok su drugi odvojivi. Potonji djeluju kao izvještajni novčani dokumenti. Do kraja svih operacija za tekući dan ne skidaju se. Unosi počinju na prednjoj strani prvog primjerka nakon stupca "Stanje na početku dana". Prije punjenja, plahta se mora presavijati duž linije kidanja. Odsječeni dio stavlja se ispod onog koji ostaje u knjizi. Za unos podataka nakon "Prijenos", strana za otkidanje postavlja se na prednju stranu drugog primjerka. Unosi se nastavljaju vodoravnom crtom na poleđini neodvojivog dijela.

Dodatni dokumenti

Gotovinski promet se može registrirati raznim papirima. Jedan od njih je, na primjer, unaprijed izvješće. Koristi se za obračun sredstava koja se izdaju odgovornim osobama za administrativne i poslovne troškove. Kako se pripremaju takvi dokumenti? Novčane transakcije ove vrste obračunava se izravno od strane izvještajnog subjekta, iTakođer računovođa. Unaprijed se izrađuju na papiru ili na računalnim medijima. Registracija novčanih dokumenata provodi se strogo u skladu s pravilima. Svaki obrazac ispunjava se u jednom primjerku. Na njegovoj poleđini odgovorna osoba iskazuje popis papira koji potvrđuju nastale troškove. To, na primjer, uključuje putnu potvrdu, teretnice, čekove, potvrde, itd. Ovdje predmet označava iznos troškova. Radovi koji se prilažu izvješću moraju biti numerirani redoslijedom kojim su navedeni. Provjeru novčanih dokumenata provode zaposlenici računovodstva. Zaposlenici, posebice, provode reviziju ciljanog trošenja sredstava, kompletnosti dostavljenih potkrepljujućih dokumenata, ispravnosti njihovog popunjavanja i obračuna iznosa. Na poleđini su naznačeni troškovi koji se prihvaćaju u računovodstvo, računi na čijem teretu su evidentirani.

Važne nijanse

Podaci koji se odnose na stranu valutu (stranica 1a na prednjoj strani i stupci 6 i 8 na poleđini) moraju se ispuniti samo ako odgovorna osoba prima sredstva ne u rubljama. Prethodno izvješće nakon provjere mora odobriti čelnik poduzeća ili osoba koju on ovlasti. Tek nakon toga se uzima u obzir. Ako predujam nije u potpunosti iskorišten, odgovorna osoba vraća stanje blagajniku. Istovremeno se popunjava nalog za prijem. Sredstva se otpisuju u skladu s podacima odobrenog izvješća.

Payrolls

Isplata gotovinskih dokumenata vrši se prilikom obračuna i isplate plaća zaposlenicima poduzeća. Računovodstvo sastavlja odgovarajući obračun u 1 primjerku. Obračun plaća vrši se prema podacima prisutnim u primarnoj dokumentaciji za obračun stvarno odrađenog vremena, učinka itd. U redcima "Obračunati" navedeni su iznosi u skladu s vrstama isplata s platnog spiska. Ovdje se dodaju i ostali prihodi (materijalne i socijalne naknade) koji se isplaćuju zaposleniku, otplaćuju na teret dobiti poduzeća i koji podliježu uključivanju u poreznu osnovicu. Istovremeno se obračunavaju odbici od plaće i utvrđuje iznos koji se predaje zaposleniku. Na naslovnoj stranici izjave stoji ukupan iznos koji treba isplatiti zaposlenicima. Čelnik poduzeća mora potpisati dozvolu za izdavanje plaća. U slučaju njegove odsutnosti, ovaj dokument izdaje ovlašteni djelatnik. Na kraju izvoda upisuju se iznosi deponiranih i isplaćenih plaća. Nakon roka utvrđenog za isplatu sredstava zaposlenicima, imena zaposlenika koji nisu primili novac u stupcu 23 označavaju se "Deponirano". Za izdani iznos sastavlja se troškovni nalog. Njegov broj i datum završetka moraju biti navedeni u platnom spisku na zadnjem listu.

Izvješće o pomoći

Ovaj dokument sadrži očitanja KKM brojila i prihod po smjeni (radni dan). Pomoć-izvješće se popunjava u 1 primjerku dnevno. Blagajnik ga mora potpisati i predati glavnom službeniku(šef tvrtke). Istovremeno se popunjava nalog za prijem. U malim tvrtkama novac se predaje izravno sakupljačima. Prilikom prijenosa gotovine ispunjavaju se relevantni novčani dokumenti banke. Prihod po smjeni (radni dan) utvrđuje se u skladu s pokazateljima brojača zbrajanja na početku i na kraju dana. Istodobno se odbijaju iznosi vraćeni kupcima na neiskorištenim čekovima. Utvrđeni prihod potvrđuju voditelji odjela. U knjiženju sredstava u izvješću potpisuje se viši blagajnik, kao i čelnik poduzeća. Referentno izvješće služi kao osnova za sastavljanje konsolidirane "Informacije o očitanjima KKM brojila i prihodima tvrtke".

Dnevnik blagajnika

Ovaj dokument je potreban za obračun troškova i primitka gotovine za svaki KKM poduzeća. Dnevnik također služi kao kontrolni i registracijski izvještaj očitanja brojila. Ovaj dokument je uvezan, numeriran i zapečaćen potpisima Ch. računovođa, voditelj tvrtke, kao i porezni inspektor. Časopis je također ovjeren pečatom poduzeća. Sve unose vrši blagajnik svaki dan. Postupak izdavanja novčanih dokumenata ne dopušta brisanja i mrlje u dnevniku. Sve učinjene ispravke moraju biti dogovorene i ovjerene potpisima ovlaštenih osoba. Ako se očitanja podudaraju, bilježe se za trenutnu smjenu na početku rada. Ovi podaci moraju biti ovjereni potpisima dežurnog administratora i blagajnika. Redak 15 označava iznose koji su upisaničekovi koje vraćaju kupci. Podaci za to su preuzeti iz relevantnog zakona. Isti stupac označava broj ispisanih nula čekova tijekom smjene. Na kraju radnog dana operater generira konačni izvještaj za smjenu i s njim predaje primljeni prihod. Ovo stvara dolazni nalog. Nakon očitanja brojila, provjerava se stvarni iznos primitaka, unosi se odgovarajući upis u dnevnik. Potvrđuje se potpisima pročelnika (dežurnog upravitelja), višeg blagajnika i blagajnika. U slučaju neslaganja između iznosa navedenih na kontrolnoj vrpci i iznosa prihoda, utvrđuje se razlog razlike. Pronađeni viškovi ili nestašice bilježe se u odgovarajućim redcima dnevnika.

Podaci o očitanjima KKM brojila i prihodu

Koriste se za generiranje sažetog izvješća za trenutnu smjenu. Ovi podaci služe kao dodatak izjavi blagajnika, koja se sastavlja svakodnevno. Podaci o indikacijama i prihodima formiraju se u jednom primjerku. Zajedno s nalozima za izdatke i primitke, potvrdama-izvješćima blagajnika, prenose se u računovodstvo poduzeća do sljedeće smjene. Uzorak novčanih dokumenata, sukladno očitanjima brojila, na početku i na kraju radnog dana za svaku blagajnu uključuje obračun prihoda. Istodobno je, između ostalog, naznačena njegova distribucija po odjelima. Potonje mora biti potvrđeno potpisima upravitelja. Na kraju popunjene tablice prikazuju se rezultati prema očitanjima brojača svih blagajni, aprihodi poduzeća također se zbrajaju s raspodjelom sredstava po odjelima. Sukladno aktima, naveden je ukupan iznos novca koji je kupcima izdat na čekovima koje su vratili. Ovaj iznos smanjuje ukupni prihod poduzeća. Podatke moraju potpisati viši blagajnik i čelnik poduzeća.

Preporuke za punjenje

Prilikom sastavljanja gotovinskih dokumenata, morate se pridržavati procedure utvrđene zakonskim i drugim regulatornim aktima. Osim toga, postoji nekoliko prilično jednostavnih pravila čije će poštivanje izbjeći netočnosti prilikom ispunjavanja dokumentacije:

1. Iznos u riječima uvijek treba pisati velikim slovom. U ovom slučaju, novčići se smiju pisati brojevima. Na primjer: osamnaest tisuća rubalja 10 kopejki.
2. Papirologija se može izvršiti ručno ili pomoću tehničkih sredstava (na primjer, računala).
3. Regulatorni akti dopuštaju prilagodbu informacija u gotovinskim dokumentima. Međutim, mora se ispuniti niz zahtjeva. Netočan unos treba pažljivo precrtati jednom linijom. Točne informacije navedene su pored ili (ako je moguće) iznad njih. Ovdje biste također trebali napraviti postscript: "Vjerujte ispravljeno", "Precrtano je nevažeće" ili "Točno". Uz ovaj unos treba biti potpisan pogl. računovođa i voditelj organizacije (ili individualni poduzetnik).
4. Ako postoje mrlje, brisanja, mrlje s "crtom" i druge slične metode ispravljanja, dokument se smatra nevažećim.

Dodatna pravila

Skladištenje novčanih dokumenata, u skladu s važećim zakonima, obavlja se 5 godina. Obračun ovog roka počinje 1. siječnja godine koja slijedi nakon završetka uredskog posla. Ovo pravilo se smatra općim. Za obračune plaća ustanovljen je poseban postupak. Ako zaposlenici nemaju osobne račune, ti se dokumenti čuvaju u poduzeću 75 godina. Po isteku tog roka sva dokumentacija može se prenijeti u arhiv ili uništiti ako o njoj nema sudskih sporova, nesuglasica ili sporova. Prilikom rada s papirima potrebno je poštivati sljedeća pravila:

1. Formiranje dokumenata u spajalice treba izvršiti za svaki dan najkasnije sljedeći radni dan ili prvi slobodan dan.
2. Prije prijenosa papira u arhivu potrebno je napraviti njihov popis.
3. Kontrolu formiranja predmeta vrši blagajnik ili izravni upravitelj poduzeća.
4. U procesu izrade klamerice, papiri se prikupljaju uzlaznim redoslijedom brojeva računa (prvo po zaduženju, a zatim po kreditu).

Odgovornost za sigurnost novčanih dokumenata snosi čelnik poduzeća. U slučaju nepoštivanja navedenih pravila, prekršitelju se može primijeniti upravna kazna u obliku novčane kazne. Visina kazne određena je u skladu sa zakonom.

Zaključak

Zadržavanjegotovinska dokumentacija smatra se prilično odgovornim poslom. Ispunjavanju papirologije treba pristupiti sa svom odgovornošću. Gotovinski dokumenti koriste se prilikom sažimanja raznih podataka, izvješćivanja, računovodstva. U tom smislu, pogreške napravljene u početnim fazama fiksiranja transakcija mogu dovesti do ozbiljnih izobličenja u završnim radovima. Zaposlenik koji se imenuje na radno mjesto odgovorno za obradu gotovinskih dokumenata mora imati relevantno znanje i iskustvo. Mora se imati na umu da sve dokumente koje operater ispunjava pregledavaju visoki dužnosnici i odobrava ih čelnik tvrtke. Posebnu pozornost treba posvetiti registraciji dokumenata. Upisi u časopise i knjige moraju se izvršiti na vrijeme u skladu s pravilima. Budući da se za izradu izvješća koriste novčani dokumenti, svi se ispravci u njima provode strogo određenim redoslijedom. Ako se ne poštuju utvrđena pravila, papiri gube na važnosti, a podatke u njima tvrtka ne može koristiti u daljnjem upravljačkom radu.