Obrada primarne dokumentacije: zahtjevi, primjer. Primarna računovodstvena dokumentacija

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Djelatnost svakog poduzeća usko je povezana s održavanjem i obradom primarne dokumentacije. Neophodan je za izvještavanje, obračun poreznih plaćanja, donošenje upravljačkih odluka. U članku ćemo razmotriti što je to - primarna dokumentacija u računovodstvu - i kako se obrađuje.

Osnovni koncepti

Primarna dokumentacija u računovodstvu - što je to? Zove se dokaz o činjenici poslovne transakcije, koji se odražava na papiru. Trenutno se mnogi dokumenti sastavljaju u automatiziranom sustavu "1C". Obrada primarne dokumentacije uključuje registraciju i obračun podataka o obavljenim poslovnim transakcijama.

Primarno računovodstvo je početna faza popravljanja događaja koji se događaju u poduzeću. Poslovne transakcije su radnje koje za sobom povlače promjene u stanju imovine ili kapitala organizacije.

Obrada primarne dokumentacije u računovodstvu: primjer sheme

U pravilu, u poduzećima pod konceptom "rad sadokumentacija" podrazumijeva:

• Dobivanje primarnih podataka.
• Informacije za prethodnu obradu.
• Dokumentacija.
• Odobrenje uprave ili stručnjaka ovlaštenih naredbom direktora.
• Ponovna obrada primarne dokumentacije.
• Izvođenje radnji potrebnih za obavljanje poslovne transakcije.

Klasifikacija

Postoji jednokratna i kumulativna primarna dokumentacija. Obrada informacija sadržanih u takvim dokumentima ima niz značajki.

Jednokratna dokumentacija namijenjena je jednom potvrdi događaja. Sukladno tome, postupak njegove obrade značajno je pojednostavljen. Kumulativna dokumentacija se koristi za određeno vrijeme. U pravilu odražava operaciju izvedenu nekoliko puta. U tom slučaju, prilikom obrade primarne dokumentacije, podaci iz nje se prenose u posebne registre.

Zahtjevi za dokumentaciju

Primarna dokumentacija se izrađuje u trenutku operacije ili neposredno nakon njezina završetka.

Refleksija informacija provodi se na posebnim jedinstvenim obrascima. U nedostatku odobrenih obrazaca, poduzeće ih može samostalno razvijati.

Fape obrade primarne računovodstvene dokumentacije

U svakom poduzeću u državi postoji zaposlenik odgovoran za rad s primarnim informacijama. Ovaj stručnjak bi trebao znatipravila obrade primarne dokumentacije, strogo se pridržavati zahtjeva zakona i redoslijeda radnji.

Faze primarne obrade dokumentacije su:

• Taxi. To je procjena transakcije prikazana na papiru, naznaka iznosa povezanih s njenom provedbom.
• Grupiranje. U ovoj fazi, dokumenti se distribuiraju prema zajedničkim značajkama.
• Računovodstvo. Pretpostavlja oznaku zaduženja i kredita.
• Gašenje. Kako bi spriječio ponovno plaćanje na primarnim dokumentima, računovođa stavlja oznaku "plaćeno".

Greške u dokumentima

Mogu se pojaviti iz raznih razloga. U osnovi, njihov izgled uzrokovan je nemarnim odnosom zaposlenika prema poslu koji obavlja, nepismenošću stručnjaka i neispravnošću opreme.

Ispravak dokumenata je vrlo obeshrabren. Međutim, u nekim slučajevima nemoguće je bez ispravljanja pogrešaka. Računovođa mora ispraviti pogrešku učinjenu u primarnoj dokumentaciji na sljedeći način:

• Prekrižite netočan unos tankom linijom tako da bude jasno vidljiv.
• Napišite točne podatke iznad precrtane crte.
• Provjerite "ispravljeno vjerovati".
• Navedite datum prilagodbe.
• Potpis.

Upotreba korektivnih sredstava nije dopuštena.

Rad s dolaznim dokumentima

Proces obrade pristiglih papira uključuje:

• Određivanje vrste dokumenta. Računovodstveni papiri uvijek sadrže podatke o obavljenim poslovnim transakcijama. Na primjer, uključuju fakturu, nalog za primanje sredstava, itd.
• Provjera podataka o primatelju. Dokument mora biti naslovljen na određenu tvrtku ili njezinog zaposlenika. U praksi se događa da se dokumenti za nabavu materijala posebno izdaju tvrtki, iako ugovor s dobavljačem nije sklopljen.
• Provjera potpisa, pečata. Osobe koje potpisuju dokument moraju imati ovlaštenje za to. Ako uočavanje primarnih papira nije u nadležnosti zaposlenika, oni se poništavaju. Što se tiče otisaka, u praksi se greške često javljaju u onim poduzećima koja imaju nekoliko pečata. Podaci na otisku moraju odgovarati vrsti dokumenta na kojem se nalazi.
• Provjera statusa dokumenata. U slučaju otkrivanja oštećenja na papirima ili nedostatka listova, potrebno je sastaviti akt, čiju kopiju treba poslati drugoj strani.
• Provjera valjanosti događaja prikazanog u dokumentu. Zaposlenici poduzeća moraju potvrditi informacije o činjenici transakcije. Dokumente o prihvaćanju dragocjenosti ovjerava upravitelj skladišta, uvjete ugovora potvrđuje prodavač. U praksi postoje situacije kada dobavljač dobije račun za robu koju tvrtka nije dobila.
• Odredite razdoblje kojem dokument pripada. Prilikom obrade primarnih radova važno je ne bilježiti iste podatke dvaput.
• Definirajte odjeljak računovodstva. Po primitku primarnogdokumentacije, potrebno je utvrditi za koje će se svrhe koristiti dostavljene vrijednosti. Mogu djelovati kao dugotrajna imovina, materijal, nematerijalna imovina, roba.
• Odredite registar u koji će dokument biti upisan.
• Registarski papir. Provodi se nakon svih provjera.

Rad s odlaznim papirima

Obrada ove vrste dokumentacije donekle se razlikuje od gore navedene.

Prvo, ovlašteni zaposlenik poduzeća formira nacrt odlaznog dokumenta. Na temelju toga izrađuje se nacrt dokumenta. Šalje se upravitelju na odobrenje. Međutim, drugi zaposlenik s odgovarajućim ovlaštenjima također može odobriti nacrt dokumenta.

Nakon certifikacije, projekt se izrađuje prema utvrđenim pravilima i šalje primatelju.

Planiranje tijeka rada

Ova faza je neophodna kako bi se osigurao brzi primitak, slanje i obrada dokumentacije. Za kompetentnu organizaciju cirkulacije dokumenata u poduzeću izrađuju se posebni rasporedi. Oni označavaju:

• Mjesto i rok registracije primarnih papira.
• Ime i položaj osobe koja je pripremila i predala dokumente.
• Računi izvedeni iz vrijednosnih papira.
• Vrijeme i mjesto za čuvanje dokumentacije.

Računovodstveni registri

Potrebni su za registraciju primarne dokumentacije. U isto vrijeme, naradovi su označeni knjigovodstvenom oznakom. Potrebno je spriječiti ponovnu registraciju dokumenata.

Primarni dokumenti mogu se pohraniti u elektroničke registre. Međutim, na zahtjev vladinih agencija ili drugih strana, poduzeće mora dostaviti tiskane primjerke.

Značajke oporavka dokumenata

Trenutno ne postoji jasna procedura za restauraciju papira u propisima. U praksi, ovaj proces uključuje sljedeće aktivnosti:

• Imenovanje komisije koja će istražiti razloge gubitka ili uništenja dokumenata. Ako je potrebno, čelnik poduzeća može uključiti tijela za provedbu zakona u postupak.
• Žalba bankovnoj organizaciji, drugim stranama za kopije primarnih dokumenata.
• Ispravak prijave poreza na dohodak. Potreba za podnošenjem ažuriranog izvješća nastala je zbog činjenice da se nedokumentirani troškovi ne priznaju kao rashod za porezne svrhe.

U slučaju gubitka primarne dokumentacije, IFTS će izračunati iznos poreznih odbitaka na temelju dostupnih dokumenata. Istovremeno, postoji mogućnost da će porezno tijelo primijeniti mjere odgovornosti u vidu novčane kazne.

Uobičajene greške u postupku izdavanja primarnih papira

Uobičajeno, zapisničari počine sljedeće prekršaje:

• Ispunite obrasce koji nisu jedinstveni ili odobreni od strane čelnika poduzeća.
• Nemojte navesti pojedinosti iliodražavajte ih s pogreškama.
• Ne odobravajte dokumente s njihovim potpisom niti dopuštajte zaposlenicima koji nemaju ovlasti da potpisuju papire.

Dokumentacija koja potvrđuje činjenice o poslovnim transakcijama izuzetno je važna za poduzeće. Njegovom dizajnu treba pristupiti vrlo pažljivo. Svaka pogreška može dovesti do negativnih posljedica.