Što je primarna dokumentacija u računovodstvu? Definicija, vrste, značajke i zahtjevi za punjenje

2025 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2025-01-24 13:17

Računovodstvo bilo kojeg poduzeća bavi se primarnim izvještavanjem. Popis primarne dokumentacije u računovodstvu uključuje nekoliko obveznih radova. Svaki od njih povezan je s fazama poslovnog procesa. Ako zaposlenici organizacije ne održavaju primarnu dokumentaciju u "1C: Računovodstvu", tvrtka će se suočiti s opipljivim sankcijama.

Što je ovo?

Obračun primarne dokumentacije u računovodstvu je glavni prioritet. Sve aktivnosti koje se provode u ovom smjeru regulirane su Saveznim zakonom "O računovodstvu". Dakle, u prvom odlomku devetog poglavlja kaže se da se kao primarna dokumentacija može nazvati svaki papir koji je ispravno izrađen i ovjeren od strane uprave, a koji odražava različite epizode poslovanja društva. Usput, ove epizode se zovu:

• primanje novca za pruženu robu ili uslugepoduzeće;
• prijenos sredstava za primljenu robu i materijal.

Tako, uz obvezni popis primarne dokumentacije u računovodstvu, postoji i dodatna. Obično se sastavlja na zahtjev uprave poduzeća. I u njega unose obrasce koji sadrže podatke o međusobnim odbitcima koji nemaju financijsku osnovu.

Značajke rada s primarnom dokumentacijom u računovodstvu

Prva stvar na koju trebate obratiti pažnju je da svi "primarni" obrasci moraju biti povezani s prijenosom sredstava. Stoga ne biste trebali uključiti punomoć za primanje dokumenata na ovaj popis.

Skladištenje ove vrste papira provodi se najmanje pet godina od datuma potpisivanja. Prilikom poreznog nadzora inspektor zahtijeva primarnu dokumentaciju za razdoblje od jedne do tri godine. Tako se radovi s dužim rokom mogu slati u arhiv na pohranu. Nakon pet godina mogu se potpuno zbrinuti. Uništavanje "primarne" provodi se u skladu s internim statutom tvrtke i zakonodavstvom zemlje. Ovaj postupak je prilično složen i dugotrajan. Stoga mnoga poduzeća drže "primarnu" sve dok ima mjesta u računovodstvu. Razdoblje čuvanja radova u arhivu u Rusiji nije ni na koji način ograničeno.

Popis

Da biste razumjeli što je primarna dokumentacija u računovodstvu, morate znati koje vrste dokumenata uključuje. Treba zapamtiti taj govorradi se o radovima vezanim uz kretanje sredstava. Ovdje je popis onoga što je uključeno u primarnu dokumentaciju u računovodstvu:

1. Ugovor.
2. Račun za plaćanje.
3. Gotovina i potvrde o prodaji.
4. Obrasci za strogo izvješćivanje.
5. Djela.
6. Fakture.

Više informacija o svakom od ovih primarnih dokumenata nalazi se u sljedećim odlomcima.

Ugovor

Ova stavka izaziva dosta kontroverzi među zaposlenicima računovodstvenog odjela. Činjenica je da primarnu dokumentaciju u svakom slučaju treba čuvati u računovodstvu, ali ugovori ponekad završe kod odvjetnika ili čak u kadrovskoj službi. Ali postoji i druga strana medalje. Uostalom, upravo je ugovor temelj za transakciju koja se odnosi na kretanje novčanih tokova.

Faktura

Ovaj obrazac se odnosi na primarnu dokumentaciju u računovodstvu. Što je račun, zna svaki sudionik u poslovnom procesu. Zapravo, ovaj dokument je temelj za prijenos sredstava za primljenu robu ili usluge. Ako jedna od strana prihvati račun, to znači da ona prešutno pristaje na transakciju. Također može sadržavati informacije o ranijem sporazumu. Račun sadrži ne samo ove podatke, već i postupak povrata sredstava u slučaju ove potrebe.

tovarni list

Ovaj rad je jedan od najsjajnijih predstavnika primarne dokumentacije u računovodstvu. Poanta je da uoznačava potpunu listu robe koja se isporučuje kupcu. U ovom slučaju govorimo i o gotovim proizvodima i o sirovinama. Teretni list se sastavlja u neograničenom broju primjeraka. Ovaj trenutak nema jasnu regulativu i zapravo se temelji samo na tome koliko stranaka treba ovakav dokument. Odnosno, koliko sudionika u transakciji, toliko primjeraka treba osigurati. Vrijedi zapamtiti da su valjani samo oni obrasci na kojima je potpisan potpis odgovorne osobe. Pečat ili žig nisu potrebni u ovoj situaciji.

Akt o prihvaćanju-prijenosu

Obradom primarne dokumentacije u računovodstvu se bave obični djelatnici ovog odjela. Kao popratni dokument najčešće dobivaju potvrde o obavljenim radovima (uslugama). Ovaj rad, kao što mu naziv govori, sastavlja se nakon pružanja usluga ili obavljanja posla. Akt o prihvatu i prijenosu, potpisan obostrano, smatra se valjanim. Postoje slučajevi kada jedna od ugovornih strana odbije odobriti dokument. U ovoj situaciji obrazac može ovjeriti samo jedna strana, ali uz uvjet da su promatrači prisutni prilikom potpisivanja. Osim osnovnih podataka, akt prihvaćanja i prijenosa može uključivati podatke pojašnjenja ili pojašnjenja. U pravilu se unose u posebno oblikovanu tablicu. Što se tiče odobrenja pečata, ono je uvijek dobrodošlo, ali ako nema otiska, to ne poništava papir. Vrijedno je napomenuti da prilikom održavanja primarne dokumentacije u računovodstvu, akt koji odražava kretanje dugotrajne imovinepoduzeća bi također trebala biti uključena u popis primarnih dokumenata.

Payroll

Ova vrsta primarne dokumentacije odražava kretanje sredstava između poduzeća i njegovih zaposlenika. Uz osnovni iznos plaće uključuje sve bonuse i naknade. U ovoj situaciji, glavni računovođa zajedno s voditeljem poduzeća djeluje kao svjedok izjave. Da bi dokument bio valjan i stupio na snagu mora biti ovjeren pečatom. Ako se to ne učini, obrazac se može smatrati nevažećim. Vrijedi napomenuti da ovaj pečat nije obavezan u dva gornja dokumenta.

Gotovinski dokumenti

Ovaj popis uključuje sljedeće obrasce:

• narudžba potvrde,
• napomena o isplati,
• bankarska knjiga.

Ova primarna dokumentacija sadrži najpotpunije informacije o kretanju sredstava. Novčani nalozi se dijele na nekoliko vrsta. Dakle, najčešće se u radu računovodstva koriste KO-1, KO-2 i KO-4. Oni odražavaju sve činjenice ekonomskog života organizacije. Tako su inspektori tijekom porezne revizije najizbirljiviji prema njima. Osim ovih vrsta, postoje oblici KO-3 i KO-5. Treći je registar novčanih naloga, a peti vodi računa o kretanju gotovine u poduzeću. Inspektori u pravilu puno manje pažnje posvećuju ovakvim vrstama primarne dokumentacije. Što se tiče njihove pohrane i registracije, ovih procesaprovedeno u skladu s općim postupkom.

Razdvajanje ovisno o fazi transakcije

Svaka transakcija je podijeljena u tri faze. I svaki od njih ima specifičnu dokumentaciju.

Prvo, strane se uvijek slažu o uvjetima transakcije. U ovom trenutku sklapaju ugovor i izdaju račune za plaćanje. Nakon toga jedna od stranaka daje doprinos na zahtjev. A u prilog tome uplatitelj je dužan priložiti popratne dokumente. Ako su sredstva poslana s tekućeg računa, potrebno je predočiti izvadak. Ako se plaćanje vrši gotovinom, potvrda se provodi davanjem blagajničkog čekova, obrasca strogih izvještaja ili potvrda. Završna faza svake transakcije je pružanje plaćene robe ili usluge. Ovaj trenutak mora biti potvrđen aktom obavljenog posla (usluga) ili teretnim listom, ako je riječ o raznim vrstama proizvoda.

Ispunite zahtjeve

Za pravilan tijek rada nije dovoljno samo znati što je primarna dokumentacija u računovodstvu. Važno je uzeti u obzir osnovne zahtjeve za popunjavanje. Prije svega, svaki obrazac mora imati svoj naziv. Također, sastavljač dokumenta dužan je navesti datum formiranja ovih izvješća i naziv poduzeća. Poduzeće se odnosi na dobavljača, izvođača ili kupca. Bankovni detalji,inicijali službenika i naziv operacije također se prikazuju u zasebnim stupcima primarne dokumentacije u računovodstvu. Svi znaju kako se zove operacija, samo zapamtite da ta vrijednost mora biti izražena u kvantitativnom obliku. Završni trenutak u izradi ove vrste papira je potpis i pečat odgovornih osoba.

Uređivanje

U radu s velikim brojem dokumenata zaposlenici često griješe. Moraju se ispraviti u skladu s pravilima utvrđenim zakonom. Postoje dvije vrste uređivanja:

1. Za strogu odgovornost. Ako je u obrascu potrebno napraviti manji ispravak, tada je odgovorna osoba dužna tankom linijom prekrižiti netočnu crtu i na njoj naznačiti točan upis. Za potvrdu točnosti unesenih promjena na papiru potrebno je napisati "Ispravljeno vjerujem" i obrazac ovjeriti potpisom i pečatom službene osobe. Ako se isprava ne može točkasto ispraviti, tada je odgovorna osoba dužna tankom crvenom linijom prekrižiti pogrešno sastavljen obrazac od kuta do kuta. Također mora biti označeno kao "Otkazano". Nakon kreiranja ispravne instance, pogrešnu je zabranjeno uništiti.
2. Za nestrogu dokumentaciju. U tom slučaju, oštećeni obrazac se uništava i stvara se papir s točnim podacima.

Vrijedi znati da precrtavanje treba raditi samo vrlo tankom linijom. Ako zaposlenikprekriži tekst na način da postane nečitljiv, ovo je vrlo velika pogreška.