Tekuća, prethodna i završna kontrola: zašto i kako se provodi

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Učinkovitost upravljanja određuje se postizanjem cilja, u svim fazama kretanja prema rezultatu menadžer mora vršiti kontrolu i nadzor nad procesom, resursima, okolinom. Kontrola je jedna od najvažnijih funkcionalnih svrha vođe.

Koncept kontrole u upravljanju

Menadžment je neophodan za učinkovito organiziranje aktivnosti, racionalno trošenje resursa i postizanje ciljeva. Menadžment tradicionalno ima pet osnovnih funkcija: planiranje, organiziranje, motiviranje, kontrolu i koordinaciju. Svaki od njih ima svoju specifičnost i značaj. Dakle, kontrola, trenutna ili strateška, važna je aktivnost menadžera za usporedbu rezultata rada s planom u svim fazama proizvodnog procesa, provjeru rezultata na usklađenost sa standardima i normama te otklanjanje odstupanja koja se pojavljuju.

Važnost kontrole objašnjava se potrebom da se otkloni neizvjesnost o stanju stvari u poduzeću i napretku proizvodnog procesa. Također, kontrola je preduvjet za uspješnu aktivnost. Onomogućuje procjenu situacije i sprječavanje nastanka kriza. Kontrola i nadzor su neophodni, ali mogu imati različite oblike i obavljati različite funkcije. Ovisno o stilu vođenja u organizaciji, kontrola može biti koncentrirana u rukama jednog menadžera, obično višeg menadžera, ili delegirana na nekoliko zaposlenika.

Kontrolne funkcije

Kontrola je neugodan trenutak rada i za voditelja i za izvođača, ali je nužna. U menadžmentu je uobičajeno govoriti o nekoliko osnovnih kontrolnih funkcija:

- Procjena okoline, vanjske i unutarnje. Tijekom kontrole voditelj prikuplja informacije i otklanja nesigurnost u razumijevanju trenutnog procesa. Provođenje kontrole omogućuje vam otkrivanje negativnih ili prijetećih čimbenika u vanjskom i unutarnjem okruženju i pronalaženje mogućnosti da ih otklonite ili uzmete u obzir u obavljanju aktivnosti.

- Odgovaranje na odstupanja. Menadžer kontrolira kako bi bio svjestan svih detalja proizvodnog procesa i kako bi imao vremena reagirati na promjene i odstupanja. Kontrola vam omogućuje da na vrijeme uočite pogreške i prijetnje i brzo obnovite proizvodni proces.

- Dodjela resursa. Taktičko-tehnička kontrola omogućuju najracionalnije korištenje raspoloživog novca, opreme, pronalaženje pravog mjesta za kompetencije zaposlenika. U isto vrijeme, kontrola vam omogućuje da identificirate rezerve i produktivno ih koristite.

- Održavanje povratnih informacija. Interaktivna funkcija kontrole je da tijekom njezine provedbeuspostavlja se interakcija između svih elemenata sustava, između upravitelja i izvršitelja.

- Evaluacija rada osoblja. Kako bismo kompetentno motivirali zaposlenike i učinkovito platili njihov rad, potrebno je izgraditi jasan sustav evaluacije, pri čemu menadžer pomaže u kontroli u svim fazama proizvodnje.

Vrste kontrole

Složenost procesa nadzora rezultira višestrukim kontrolnim kvalifikacijama.

Prema učestalosti postupaka razlikuju se:

- Preliminarna kontrola. Već prije početka rada treba poduzeti radnje za praćenje i evaluaciju ključnih resursa: materijalnih, ljudskih, proizvodnih. Njegova je svrha spriječiti mogućnost negativnih posljedica djelovanja izvođača. Omogućuje vam da prilagodite plan čak i prije nego što se počne provoditi i prije nego što se naprave pogreške.

- Trenutna kontrola. Provodi se tijekom izvođenja radova, a svrha mu je identificirati u fazi nastanka i spriječiti pogreške i odstupanja. Cilj mu je pratiti usklađenost s normama i standardima. Trenutna kontrola zahtijeva stalan protok informacija i brzo ispravljanje pogrešaka.

- Završna kontrola. Provodi se u fazi zbrajanja i evaluacije ostvarenih rezultata. Glavna svrha ove vrste kontrole je spriječiti slične pogreške u budućnosti. Podaci dobiveni tijekom ove faze postaju osnova za izradu novih planova.

Na temelju učestalosti kontrolnih radnji, strateških, taktičkih ioperativna kontrola. Po funkcionalnoj pripadnosti stručnjaci nazivaju financijsku, proizvodnu, marketinšku i kadrovsku vrstu kontrole. Također možete razlikovati vanjske i unutarnje vrste kontrole na temelju smjera djelovanja.

Strateška i taktička kontrola

Najvažniji alat za provedbu planova poduzeća su strateška i taktička kontrola. Zadaća ovih vrsta upravljačkih aktivnosti je praćenje ispravnosti planova i tekućih akcija. Strateška kontrola je sustavna provjera usklađenosti s globalnim ciljevima, strateškim programima i akcijama. Ciljevi ove vrste aktivnosti su: utvrđivanje ispravnosti odabranih dugoročnih ciljeva i ispravnosti načina njihovog ostvarivanja, identificiranje potencijalnih prilika za poduzeće. Taktička kontrola povezana je s provjerom ostvarenja kratkoročnih, neposrednih ciljeva. Njegov alat je tehnička kontrola, koja ima za cilj identificirati striktnu usklađenost proizvodnog procesa s propisima, standardima i propisima.

Kontrola u fazama pripreme

Cijeli proces upravljanja prožet je kontrolnim fazama. Postoji tradicija scenskog razvrstavanja, u ovom slučaju postoje: prethodna, tekuća i završna kontrola. Svaki od njih obavlja svoje funkcije i ima karakteristične značajke. Preliminarna kontrola prethodi početku radova, sastavni je dio planiranja. Njegova je svrha stvoriti uvjete za učinkovito pokretanje proizvodnje. Na ovoU fazi se ocjenjuje spremnost i kompetentnost osoblja, raspoloživost potrebnih resursa, te dokumentacija aktivnosti.

Trenutna kontrola, za razliku od preliminarne, vremenski se poklapa s fazama proizvodnje. Njegova glavna funkcija je poboljšati tijek rada. Voditelj stalno prati usklađenost svih proizvodnih operacija i radnji izvođača s odobrenim planovima i standardima. Ponekad se ova faza naziva i "srednja kontrola", čime se naglašava njezino glavno obilježje - prepoznavanje nedostataka i odstupanja na putu do cilja. Primjenjuje se na procjenu rješenja kako tekućih tako i strateških problema. Od posebne je važnosti završna ili završna kontrola. Vrlo se razlikuje od ostalih faza u svojim zadacima i toku.

Završna kontrola: specifičnosti

Završna faza proizvodnog procesa uključuje rješavanje nekoliko važnih zadataka. To je utvrđivanje stupnja usklađenosti s postavljenim ciljevima i rezultatima, procjena rada osoblja, sastavljanje popisa pogrešnih proračuna i pogrešaka kako bi se na temelju njih prešlo u novu fazu planiranja. Završnu kontrolu treba provesti prema utvrđenim kriterijima, kako bi izvođači shvatili kako se njihov rad provjerava i kako će to utjecati na njihovu naknadu. Ova vrsta nadzora povezana je s procjenom utroška sredstava, utvrđivanjem učinkovitosti strategija i taktika, te procjenom ispravnosti ranije donesenih odluka. Rezultati ove faze iznimno su važni za budućnost organizacije, budući da njeni rezultati moguizbjegavajte pogreške pri stvaranju planova za budućnost.

Kontrolni postupak

Kontrola, trenutna i konačna, provodi se prema jednom algoritmu.

U prvoj fazi prikupljaju se informacije, zatim se formuliraju kriteriji evaluacije za svaku operaciju i proces, zatim određuju ciljevi i metode kontrole. Ovo je pripremna faza. Nadalje, kontrola ulazi u fazu stvarne evaluacije procesa i radnji. Posljednja faza je analiza primljenih informacija i formuliranje zaključaka, sinonim je za završnu kontrolu. Kao rezultat svih ovih radnji, trebala bi se roditi menadžerska odluka.

Načela kontrole

Menadžer koji provodi kontrolu, trenutnu, stratešku ili konačnu, mora zapamtiti osnovna načela njezine provedbe. To uključuje:

- Pravovremenost. Između kontrolnih postupaka treba proći neko vrijeme, ne smije biti prečesto kako zaposlenik ne bi osjetio da mu se ne vjeruje. Ali to se ne smije činiti prerijetko kako zaposlenik ne bi imao dojam nedostatka kontrole.

- Fleksibilnost. Mora se prilagoditi trenutnim uvjetima.

- Profitabilnost. Njegov je cilj uštedjeti resurse, tako da ne bi trebao zahtijevati velika ulaganja.