Elektronsko upravljanje dokumentima: prednosti i nedostaci, bit sustava, načini implementacije

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Sve više tvrtki prelazi na elektroničko upravljanje dokumentima, što uključuje korištenje različitih programa za izradu i pohranu dokumenata. Istodobno, organizacija nema arhivu koja sadrži papirnate kopije dokumenata. Postoje mnoge prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima, zbog kojih poduzetnici rado odbijaju korištenje papirnatih dokumenata. Ali da biste se prebacili na njega, morate instalirati specijalizirani softver na radna računala, kao i imenovati odgovornog zaposlenika koji će se baviti ovim tijekom rada.

Koncept upravljanja elektroničkim dokumentima

Predstavlja ga moderna metoda rada s raznolikom dokumentacijom. U toku rada svake organizacije nastaje mnogo različitih papira koji se moraju stalno tiskati i čuvati u posebnoj prostoriji na duže vrijeme.

Ako poduzetnik ili tvrtka ima ispravno izvršenuelektroničkim potpisom, koji dokumenti su ovjereni u elektroničkom obliku, tada nije potrebno ovu dokumentaciju ispisivati na papiru.

Prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima

Postoje mnoge prednosti prelaska na elektroničku dokumentaciju certificiranu od strane EDS-a. Upravo zbog prisutnosti brojnih pozitivnih parametara sve više poduzetnika prelazi na ovu metodu dokumentacije. Ali prvo biste trebali procijeniti prednosti i nedostatke elektroničkog upravljanja dokumentima. Ključne prednosti uključuju:

• promptno traži potrebnu dokumentaciju zbog kompetentnog strukturiranja i pouzdanosti pohrane;
• struktura tijeka rada je centralizirana;
• svi dokumenti mogu se elektronički pohraniti na različite medije, pa čak i na udaljene poslužitelje, pa čak i ako izbije požar u uredu, ne morate brinuti da će bilo koja važna dokumentacija biti uništena;
• svi dokumenti se lako registriraju i odobravaju;
• svi papiri su potpisani na temelju njihovog slanja putem elektroničkih komunikacijskih kanala, što zaposlenicima bilo kojeg poduzeća štedi značajnu količinu vremena i truda;
• ako je potrebno, možete napraviti kopiju željenog dokumenta za nekoliko sekundi;
• revizija je uvelike pojednostavljena, budući da se provodi u elektroničkom obliku, a za te svrhe možete pozvati i angažirane stručnjake koji dokumentaciju primaju putem elektroničkih kanala.

PrednostiSustavi elektroničkog upravljanja dokumentima su značajni i neosporni, ali prije nego što se prebacite na njih, trebali biste procijeniti negativne aspekte svakog sustava.

Nedostaci sustava

Prednosti implementacije sustava elektroničkog upravljanja dokumentima su neosporne, ali ovaj proces ima neke nedostatke. To uključuje:

• nužna registracija elektroničkog digitalnog potpisa, za čiju izradu se plaća veliki iznos sredstava;
• nema mogućnosti korištenja elektroničkih dokumenata ako partneri nisu prešli na elektroničko upravljanje dokumentima;
• mnogo novca i vremena se troši na instaliranje dodatnog softvera i zapošljavanje pouzdanog zaposlenika koji održava sve elektroničke zapise;
• još nisu popravljeni striktno unificirani formati takvog tijeka rada;
• mnogi izvođači i kupci sumnjaju u korištenje elektroničkih dokumenata potpisanih EDS-om.

Stoga, svaki poduzetnik mora prvo proučiti prednosti i nedostatke elektroničkog upravljanja dokumentima kako bi donio ispravnu i relevantnu odluku.

Razlog razvoja

Prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima brojne su i značajne. To dovodi do činjenice da se neprestano razvija i uvodi u rad raznih poduzeća, koja nisu samokomercijalne, ali i javne. Glavni preduvjeti za njegov učinkovit i kontinuirani razvoj su:

• Predviđena je mogućnost njegove primjene u poreznom zakonodavstvu. Određene vrste poreznih prijava mogu se podnijeti samo elektroničkim putem. To se odnosi na izvješća o premijama osiguranja navedenim u PF-u za zaposlenike, kao i na 3-NDFL izjavu koja se podnosi Federalnoj poreznoj službi za svakog zaposlenika poduzeća. Čak se i SZV-M izvješće za sve zaposlenike tvrtke podnosi elektroničkim putem ako organizacija zapošljava više od 25 ljudi. Stoga su neke tvrtke jednostavno prisiljene prijeći na elektroničku dokumentaciju, jer ionako moraju izdati EDS.
• Glavne prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima uključuju mogućnost popravljanja u računovodstvu. Na temelju Saveznog zakona br. 402, primarna računovodstvena dokumentacija može se generirati ne samo u papirnatom obliku, već iu elektroničkom obliku, ako je moguće ovjeriti je elektroničkim potpisom.
• Od 2017. godine započeo je učinkovit razvoj ovog toka dokumenata u pravnim postupcima. Sada svaka sudska odluka mora biti objavljena u otvorenim izvorima. Osim toga, sve tvrtke i pojedinci imaju mogućnost podnijeti zahtjev ili žalbu elektroničkim putem, za što je potreban EDS. Stoga elektronički potpis ne izdaju samo velike tvrtke, već čak i pojedinci.
• Razvoj elektroničkih tehnologija odvija se ubrzano, tako da sada gotovo svi imaju pristup internetu, što uvelike pojednostavljuje proces komunikacije s drugimaljudi i državnih službenika.

Stoga se može tvrditi da upotreba takvog tijeka rada postaje sve traženija.

Još jedna značajna prednost

Osim toga, mnoge tvrtke surađuju s poduzećima u drugim regijama ili državama, pa je mnogo lakše razmjenjivati različite dokumente prilikom vođenja elektroničkog upravljanja dokumentima. To vam omogućuje značajno povećanje prodajnih tržišta i uspostavljanje kontakata s izravnim proizvođačima.

Ovo je dodatna značajna prednost elektroničkog upravljanja dokumentima. Poboljšanje kvalitete upravljanja uočeno je od prvog dana uvođenja odgovarajućeg sustava.

Kako ući?

U početku, čelnik poduzeća procjenjuje prednosti i nedostatke elektroničkog sustava upravljanja dokumentima. Ako se donese odluka o uvođenju u tvrtku, tada se za to provode sljedeći koraci:

• Održava se skupština dioničara na kojoj se glasa za implementaciju ovog sustava.
• Ako je odluka pozitivna, tada odgovarajuću naredbu izdaje direktor tvrtke.
• Preporučljivo je izraditi interni propis koji regulira pravila korištenja elektroničke dokumentacije.
• Odaberite potpis koji će se koristiti u procesu potpisivanja raznih dokumenata.
• Ako se odabere jednostavan potpis, onda se on stavlja na temelju kodova i lozinki, kao i na druge načine, i pristupa muograničen je, stoga se imenuje određena osoba koja će se baviti odobravanjem elektroničke dokumentacije.
• Odabrano je tijelo za izdavanje certifikata. Predstavlja ga specijalizirana organizacija koja se bavi elektroničkim upravljanjem dokumentima. Važno je odabrati tvrtku s kojom će biti isplativo i ugodno surađivati. Trebali biste unaprijed procijeniti cijenu ponuđenih usluga, kao i različite funkcije koje se mogu koristiti tijekom suradnje. Utvrđuje se kakvu odgovornost snosi odabrani centar za razne greške koje mogu nastati u procesu održavanja elektroničkog upravljanja dokumentima.
• U pripremi su dokumenti na temelju kojih se sklapa ugovor s odabranim centrom.
• Ugovor s odabranom organizacijom se objašnjava. Nakon toga, centar kreira i izdaje EDS certifikat ključa svom klijentu.
• Izravno je uvođenje elektroničkog upravljanja dokumentima u rad organizacije. Za to se svi papirnati dokumenti pretvaraju u elektronički oblik, te se uspostavlja postupak razmjene elektroničke dokumentacije.

Računi se mogu sastaviti elektroničkim putem, ali prvo se trebate uvjeriti da će korištenje takve dokumentacije odgovarati drugoj strani. To je zbog činjenice da tvrtka mora imati tehnička sredstva za obradu ovih dokumenata.

Izbor EDS-a

U prednostima elektroničkog upravljanja dokumentima uključeni su i smanjeni troškovi pripremebrojni papirnati dokumenti. Ali u svakom slučaju, morat ćete snositi određene troškove. Oni se odnose na izvršenje elektroničkog potpisa koji se koristi u postupku odobravanja elektroničke dokumentacije.

ETS se može predstaviti u nekvalificiranom ili kvalificiranom obliku.

Nekvalificirano

Izdaje se pomoću kriptografske transformacije podataka, za što se koristi poseban ključ koji je dostupan vlasniku EDS-a. Važno je unaprijed odlučiti tko će točno u tvrtki potpisivati elektroničke papire.

Uz pomoć takvog potpisa možete otkriti razne promjene učinjene u dokumentaciji nakon što je potpisana.

Kvalificirani

Za to tvrtka dobiva poseban certifikat koji sadrži EDS verifikacijski ključ. Za izradu takvog potpisa uzimaju se u obzir zahtjevi navedeni u Federalnom zakonu br. 63.

Obično se takav EDS koristi u velikim tvrtkama koje nastoje čuvati poslovnu tajnu, stoga je zahvaljujući poboljšanom kvalificiranom EDS-u osigurana sigurnost elektroničkih dokumenata.

Nakon odabira određene vrste elektroničkog potpisa sklapa se ugovor s odabranim certifikacijskim centrom.

Pravila za uvođenje sustava u rad tvrtke

Prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima u odnosu na papirnate smatraju se neospornim, ali često se u procesu njegove implementacije u rad organizacije javljaju određene poteškoće. Stoga pravila ovog procesa uključuju:

• u početku se nalogom voditelja imenuje specijalist, koji će se baviti prevođenjem papirnatih dokumenata u elektronički oblik;
• na svakom radnom računalu instaliran je poseban softver koji vam omogućuje potpisivanje dokumenata s prethodno izdanim EDS-om;
• prilikom sastavljanja, obrade i ugovaranja različite dokumentacije uzimaju se u obzir osnovna pravila uredskog rada koja vrijede i za papirnate dokumente;
• elektronički dokumenti moraju imati sve potrebne podatke, pečate i EDS;
• podaci se mogu unijeti u propise tvrtke o tome koje metode potvrđivanja radnji s ovim dokumentima će se primijeniti.

Proces se ne smatra previše teškim ako se dobro razumije.

Pravila suradnje s drugim tvrtkama

Svaka tvrtka koja implementira takav sustav u svoj rad želi koristiti elektroničku dokumentaciju u suradnji sa svojim glavnim suradnicima. Da biste to učinili, prilikom sklapanja ugovora s drugom tvrtkom, u tekst dokumenta treba uključiti klauzulu da će se svi papiri prenositi putem elektroničkih komunikacijskih kanala. Nakon toga se sastavlja potrebna dokumentacija i potpisuje prethodno izdani EDS. Svi EDS alati moraju biti certificirani, inače se ne mogu koristiti tijekom rada tvrtke.

Puno je lakše uspostaviti takav tijek rada s raznim vladinim agencijama, na primjer, s Federalnom poreznom službom ili mirovinskim fondom. To je zbog činjenice da takve organizacije već imaju potreban softver zarad s elektroničkom dokumentacijom.

Kako se pohranjuju dokumenti?

Glavna prednost elektroničkog upravljanja dokumentima je u tome što u organizaciji nije potrebno izdvojiti posebnu prostoriju za izradu arhive, budući da se svi radovi pohranjuju na računalima, poslužiteljima ili raznim elektroničkim medijima. Ipak, svaka tvrtka mora platiti propisno skladištenje dokumentacije kako joj ne bi pristupile neovlaštene osobe ili organizacije.

Prilikom pohrane elektroničkih dokumenata uzimaju se u obzir sljedeća pravila:

• obavezno se sastavlja nomenklatura predmeta za cijelu tvrtku, a njezin izgled i sadržaj ovise o području djelatnosti u kojem tvrtka posluje;
• vrši se ispitivanje vrijednosti dokumenata;
• svaka dokumentacija označena je korištenjem elektroničkog upravljanja dokumentima;
• svi dokumenti moraju biti arhivirani.

Kada se ova pravila uzmu u obzir, neće biti teško ispravno pohraniti dokumentaciju u elektroničkom obliku.

Zaključak

Postoje mnoge prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima. Poboljšanje kvalitete rada tvrtke posljedica je njegove implementacije. Da biste to učinili, važno je donijeti odgovarajuću odluku za upravljanje poduzećem, odabrati certifikacijski centar i izdati EDS. Na računalima je instaliran poseban softver, a potrebne su izmjene u regulatornim lokalnim aktima tvrtke.

Uz pomoć elektroničke dokumentacije uvelike je pojednostavljenoposlovanje tvrtke, kao i jednostavnost suradnje s drugim tvrtkama i državnim organizacijama.