Karakteristike vanjskog okruženja. Organizacijski čimbenici okoliša

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 10:29

Svatko tko se bavi poslom ili ga tek namjerava pokrenuti često misli da je najvažnije napisati dobar poslovni plan i organizirati aktivnosti tvrtke, pa se mogu postići dobri rezultati. Ali nije. Na uspjeh organizacije utječe ne samo koherentnost unutarnjih strukturnih elemenata, već i okolna stvarnost, koja se stalno mijenja. Analizirati karakteristike vanjskog okruženja, predvidjeti rizike za poduzeće i iskoristiti promjene u svoju korist jedan je od zadataka menadžerske razine. Vješto praćenje čimbenika izvan organizacije i koordinacija djelovanja u skladu s njihovim stanjem ključ je uspjeha tvrtke.

Na razvoj i aktivnosti poduzeća utječu različiti pokazatelji, kao što su inflacija, potražnja potrošača, tečajevi, kulturne karakteristike zemlje, carinske tarife,aktivnosti stranih konkurenata i još mnogo toga. Karakteristike vanjskog okruženja uvijek treba uzeti u obzir u strateškom planiranju.

Organizaciona struktura

Svaka tvrtka je simbioza međusobno povezanih elemenata koji čine interno okruženje. To uključuje zaposlenike, tehnologije koje se koriste u proizvodnji, strukturu poduzeća, njegove razvojne ciljeve, korporativnu kulturu, proizvodne tehnike i drugo. No najvažniji čimbenik je osoblje, jer uspjeh poduzeća uvelike ovisi o njihovoj kvalifikaciji, motivaciji, stavu prema poslu i usmjerenosti na rezultate.

Sastavna društva

U internom okruženju, u pravilu se može razlikovati nekoliko podsustava:

• društveno (ovo uključuje radnike na različitim razinama);
• organizacijski (ovo je režim rada, raspodjela ovlasti i dužnosti između zaposlenika);
• informativni (obuhvata sve informacije o tvrtki);
• proizvodno-tehnički (uključuje glavna sredstva proizvodnje, kao što su tehnička oprema, sirovine, itd.).

Na formiranje sastavnih elemenata poduzeća utječu njegovi ciljevi i zadaci, kao i financijske i materijalne mogućnosti.

Odnos s okolnom stvarnošću

Svaka tvrtka postoji u određenim uvjetima suvremenog svijeta, a oni na nju utječu na ovaj ili onaj način. Samo vanjsko okruženje je skup čimbenika koji izravno ili neizravno utječu na rad organizacije. Zarazličitim tvrtkama, to je individualno, jer u prisutnosti zajedničkih elemenata ima samo njemu svojstvene pokazatelje.

Elementi utjecaja na poduzeće

Čimbenici okoliša organizacije su:

• kupci (kupci) - oni kontroliraju potražnju i cijenu robe i usluga;
• partneri (dobavljači robe);
• konkurenti;
• država i njezine strukturne podjele;
• kultura i moral;
• ekonomija;
• politika;
• vanjski odnosi.

U ovoj strukturi vanjskog okruženja, prije svega, potrebno je istaknuti pokazatelje koji najaktivnije utječu na rad organizacije.

Vanjsko i interno okruženje poduzeća usko su povezane. Učinkovitost strukturnih odjela tvrtke uvelike ovisi o različitim pokazateljima okolnog svijeta, koji se često mijenjaju, pa je strateško planiranje potrebno provoditi uzimajući u obzir njihovo trenutno stanje i očekivane promjene.

Pokazatelji izravnog utjecaja

Svi elementi stvarnosti koji su važni za poduzeće mogu se podijeliti u dvije skupine: čimbenici izravnog utjecaja i neizravni (odnosno mikro- i makrookruženje organizacije).

Prva grupa uključuje:

• dobavljači (subjekti koji osiguravaju resurse potrebne za aktivnosti tvrtke);
• potrošači (oni formiraju potražnju za robom ili uslugama ove organizacije);
• konkurenti (navedite sličnoponuda potrošačima na tržištu);
• posrednici (omogućuju prijenos robe od tvrtke do kupaca, kreditnu podršku za transakcije, vlastitu prodaju, promicanje prodaje od strane organizacije);
• kontaktirajte publiku (ljudski resursi, regulatorne agencije, mediji, javnost, revizorske i konzultantske tvrtke).

Istovremeno postoji međusobna povezanost okolišnih čimbenika, pa i oni utječu jedni na druge.

Indirektni čimbenici

Drugu skupinu čine elementi koji nemaju izravan utjecaj na upravljanje organizacijom, ali njihovo stanje značajno utječe na aktivnosti tvrtke. To su čimbenici koji svjedoče o trenutnom stanju gospodarstva u cjelini, a to su: stanje gospodarstva zemlje, političke promjene, međunarodni odnosi, grupni interesi, razvoj znanstveno-tehnološkog napretka i društvene kulture.

Treba razumjeti da su svi gore navedeni pokazatelji međusobno povezani, a odluke koje donosi tvrtka izravno ovise o povezanosti pojedinog elementa vanjskog okruženja sa segmentom u strukturi organizacije. Primjerice, gospodarstvo izravno utječe na trošak, isplativost i profit, prirodni čimbenici utječu na dobavljače sirovina i potrebu pronalaženja novih dobavljača u slučaju iscrpljivanja prijašnjih, demografska situacija utječe na prodajno tržište i potražnju potrošača itd.. Stoga analizu čimbenika vanjskog okruženja organizacije treba provoditi ne zasebno, već u sustavu i uzimajući u obzir ono štopromjene će podrazumijevati promjenu barem jednog elementa i kako će to utjecati na aktivnosti poduzeća u cjelini.

Načini poboljšanja učinkovitosti

Da biste kvalitativno izračunali stanje gore navedenih karakteristika, trebate imati skupinu zaposlenika (ili odgovarajući odjel) koji će proučavati vanjsko i interno okruženje, analizirati aktivnosti organizacije kroz duži period, razmotriti publikacije u specijaliziranim izvorima, voditi rasprave unutar tvrtke, sudjelovati na tematskim konferencijama, itd.

Vrlo je uspješno kada menadžment definira skup samo onih objekata vanjskog okruženja koji najviše utječu na uspjeh tvrtke, razvija i nudi načine za brzo reagiranje na njih. To vam omogućuje da kvalitativno regulirate utjecaj mnogih elemenata na uspješnost organizacije, kao i spriječite nastanak rizika za to.

Svojstva utjecajnih elemenata

Prilikom analize pokazatelja stvarnosti potrebno je uzeti u obzir karakteristike vanjskog okruženja. Istaknimo glavne.

• Međusobna povezanost čimbenika. Njihovo proučavanje treba provoditi sustavno, budući da promjena u nekim komponentama gotovo uvijek povlači promjenu u drugim.
• Složenost: na neke organizacije utječu svi elementi, na druge samo neki. U težoj situaciji bit će poduzeća koja koriste mnogo tehnologija koje se brzo razvijaju, jer riskiraju biti izložene ekonomskim prijetnjama.sigurnost.
• Mobilnost je brzina kojom se razvijaju okolišni čimbenici. Tempo promjena je jednostavno brz. I upravo taj pokazatelj stvara nestabilnost za razvoj tvrtke. Prije odlučivanja o inovacijama (razvoj vrste proizvoda, promjena u korištenim tehnologijama, povećanje obujma prodaje itd.), potrebno je uzeti u obzir ovaj parametar, jer ako se zanemari, postoji opasnost za učinkovitost poduzeća.
• Neizvjesnost je količina informacija u tvrtki o stanju gore navedenih čimbenika i njezinoj pouzdanosti. Nedostatak informacija ili njihovo iskrivljenje ne omogućuje objektivnu procjenu uvjeta u kojima tvrtka posluje i njihovog utjecaja na organizaciju.

Kada postoji visoka razina neizvjesnosti, postoje dva načina za rješavanje problema.

1) Prilagodba poduzeća promjenama u vanjskom okruženju, odnosno stvaranje fleksibilne interne strukture koja će omogućiti stalno praćenje stanja čimbenika i trenutačno reagirati na njegove promjene donošenjem važnih odluka i preraspodjela funkcija i zadataka među zaposlenicima.

2) Izravno utjecati na performanse svijeta putem oglašavanja, natjecanja, odnosa s javnošću i sudjelovanja u političkom životu zemlje.

Odnosno, možemo reći da je vanjsko okruženje oni čimbenici koji su izvan organizacije, ali s kojima je u interakciji i koji su, na neki način, uvjeti za njezino djelovanje.

Značenje analize stvarnosti

Vrijednost praćenja okolišaza organizaciju ovisi o vrsti gospodarstva i tržišnom modelu. Dakle, u zapovjednoj ekonomiji o svemu je odlučivala država, pa je utjecaj vanjskih čimbenika bio minimalan i nije zahtijevao proučavanje poduzeća. U suvremenom tržišnom gospodarstvu poduzeća su samofunkcionalne jedinice koje se razvijaju prema strateškom planiranju na vlastitu odgovornost i rizik. Stoga je vrijednost pokazatelja stvarnosti značajno porasla, a rezultat aktivnosti organizacije sada izravno ovisi o karakteristikama vanjskog okruženja.

Stvarnost oko nas prilično je promjenjiva. I sve promjene moraju se uzeti u obzir za učinkovito poslovanje poduzeća. Ispravna procjena situacije u okolnom svijetu omogućuje predviđanje prijetnji gospodarskoj sigurnosti, ispravno planiranje daljnjih koraka u razvoju organizacije, povećanje pozitivnog utjecaja čimbenika i smanjenje negativnog. U današnjem svijetu koji se brzo razvija samo će tvrtka koja će se uspješno obnoviti i prilagoditi uvjetima vanjskog okruženja moći uspjeti i održati ga.